Change Manager : comment utiliser le Change Management ?

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Le change manager s’inspire du change management pour mener à bien sa mission. Il s’agit d’un poste nouvellement créé en raison de la transformation digitale (management digital).

Depuis la création des prologiciels de gestion intégrés (PGI), les postes dits de « Change Manager » (CM) sont apparus.  Également appelé coach d’organisation, le change manager intervient lors des transformations opérées au sein des entreprises. 

Le rôle du CM est de mener à bien des projets d’envergure tels que le développement de l’organisation d’une entreprise, la restructuration d’un service ou encore le déploiement d’une nouvelle stratégie.

Le Change manager est particulier en ce que ses outils sont issus du « change management ». 

Le change management comprend l’ensemble des processus qui permettent de faciliter le changement au sein de l’entreprise et donc d’adapter l’organisation.

Le rôle du change manager est d’accompagner les organisations ainsi que les entreprises dans leur expansion. Ceci afin de déployer une méthode spécifiquement adaptée à la structure, qu’il développe en plusieurs phases. Cela est d’une importance capitale, car il s’agit d’un avantage concurrentiel en termes structurels. 

De tels change managers vont s’adapter aux particularités du marché, à l’environnement économique, et adapter la réorganisation de la structure, en s’inspirant notamment de la méthode agile, afin d’accompagner l’entreprise dans sa volonté d’innover.

Le coach d’organisation établit les différents changements à opérer, permet aux salariés d’actualiser leur méthode de travail et/ou leur expertise et développe les points forts de l’organisation en procédant à d’éventuelles modifications. Le CM est capable d’intervenir au sein des entreprises aux tailles variables, qu’elles soient petites, de tailles intermédiaires, ou grandes.

Change Manager : comment utiliser le Change Management ?

 

Les domaines d’intervention du Change Manager

Le Change manager est un professionnel, un expert dont le rôle est d’accompagner le changement, d’expliciter les restructurations et leur intérêt, de former les managers et parfois même l’équipe de direction, de communiquer ses idées et leur mise en pratique. 

Aussi, ses domaines d’intervention sont multiples.

 

Le personnel

Le coach d’organisation va réorganiser les services et cela a d’abord des conséquences sur les ressources humaines. Il est donc tenu de communiquer avec l’ensemble du personnel les changements à opérer. C’est en réalité le facteur le plus important, car les changements opérés au sein des organisations dépendent de l’acceptation (ou non) des ressources humaines.

 

La communication

L’ensemble des salariés est donc tenu informé grâce à la mise en place d’une stratégie de communication en interne. Le CM doit se poser la question de savoir comment faire passer ses messages au plus grand nombre, le plus clairement et le plus rapidement possible.

 

La disponibilité 

Le CM peut également détecter les points de friction et se rendre disponible pour des explications complémentaires, individualisées. 

La transition ayant un effet sur le quotidien de l’employé, le coach doit être disponible en cas de nécessité. 

 

L’engagement nécessaire

Un manquement sur ce point pourrait s’avérer néfaste pour l’entreprise dont les besoins en termes de cohésion d’équipe et d’entente entre les différents services sont essentiels au fonctionnement de l’entreprise.

 

La pédagogie 

Pour ce faire, il est possible que des besoins en formation soient déterminés par le CM. Le change manager sera en capacité d’identifier les aléas liés au changement et anticiper une baisse de productivité momentanée, une perte de temps (donc d’argent) et une réticence au changement ayant pour conséquence un manque d’engagement. Il procède au pilotage du changement au travers de la pédagogie. Et ce, grâce à son leadership.

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Accompagner le changement

Le rôle du coach et celui de la direction est d’accompagner leurs collaborateurs dans le changement. Il s’agit de faire confiance aux compétences et aux capacités de chacun et d’adopter une stratégie agile de réorganisation, d’impliquer les parties prenantes.

 

Facilitateur de réorganisation

La stratégie agile du change manager va permettre à l’équipe de trouver des solutions novatrices, et ce, par l’intermédiaire des réunions entre ses membres. Le fait de choisir ensemble permet d’intégrer les collaborateurs aux réorganisations. Il est plus facile d’anticiper les éventuelles réticences afin d’adapter l’organisation en conséquence. Lors de tels ateliers « agiles », le coach a le rôle d’animateur-acteur.

 

Le change manager & ses missions 

Le Change manager est avant tout un expert en management.

 

Les missions du change manager

Multicasquette, ce coach est tantôt commercial, tantôt gestionnaire, tantôt consultant ou encore chef d’équipe. Il est le garant de la gestion d’un projet et à l’origine de sa coordination.

Souvent, le CM est le chef d’une équipe de consultants, qui permettent de mener à bien la mission de restructuration et d’atteindre les objectifs financiers fixés. 

Expert en systèmes, il comprend rapidement les enjeux, les évolutions potentielles, ainsi que les stratégies à mettre en place : réorganisation entre service, restructuration des procédures, nouveaux modes de fonctionnement ou encore changement du style de management.

Il repère les écueils et rectifie le tir pour permettre à terme, le gain de productivité.

 

Le changement, quels changements ?

Les restructurations peuvent avoir lieu dans plusieurs domaines d’activité.

 

Itération des technologies 

Le Change manager doit être en capacité de maîtriser les outils permettant de gagner en productivité qu’il s’agisse des logiciels SaaS, des outils, des CRMs ou autres programmes numériques. 

Le coach en organisation est non seulement en mesure de s’imprégner des nouveaux outils. Mais il est surtout en capacité de conseiller, puis de transmettre leur usage par les équipes de travail. Il doit être capable de transmettre et de convaincre quant à de tels usages les Directeurs des systèmes d’information (DSI) ou encore les Chief Digital Officers (CDO). Ce sont ces derniers qui auront le dernier mot quant au budget à prévoir en vue de telles transformations en termes de management. 

De concert, ils permettent d’accompagner leurs collaborateurs dans le changement, et ce, avec agilité et sérénité.

 

Restructuration du personnel 

Le change management intègre toujours l’ensemble (ou une partie) des collaborateurs de l’entreprise. Ce sont leurs méthodes de travail qui sont analysées puis itérées. 

Le coach doit se poser la question de la nécessité du changement, de la question de savoir quels sont les changements à opérer, et de savoir qui sera concerné par de tels changements. 

En communiquant au mieux ses idées, le CM permet d’intégrer les collaborateurs à la stratégie agile. Le changement s’insère peu à peu dans leurs activités et donc dans leur quotidien.

 

Identifier les points de friction

La résistance au changement fait la vie dure à l’innovation. C’est un phénomène classique en termes de science comportementale. Qui accepterait de sortir naturellement de sa zone de confort ? Personne ! 

C’est la raison pour laquelle il est nécessaire de convaincre les différentes parties prenantes, de valoriser la nécessité de la restructuration et d’expliciter les résultats attendus (compétences communicationnelles). 

Au-delà de ces résistances classiques, il est nécessaire de faire face aux résistances potentielles. 

Afin d’appréhender au mieux de telles résistances qui pourraient générer de la frustration voire de l’aigreur au sein des collaborateurs, des entretiens individuels peuvent déceler des résistances inhérentes à certains salariés. 

Les collaborateurs sont inquiets, les collaborateurs sont incertains, et la seule solution est d’échanger avec ces derniers, de communiquer efficacement, afin que la transition se passe de la meilleure manière possible.

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Mise en place du plan de restructuration

La restructuration suit généralement plusieurs étapes, bien que le plan précis dépende du secteur d’activité et de l’ampleur du changement opéré.

 

Phase 1 – Les tables rondes 

Dans un premier temps, il est nécessaire de faire en sorte que chaque collaborateur puisse s’exprimer quant au processus de changement. Ensuite, il doit être capable d’opérer le changement, et de les piloter dans ses activités professionnelles quotidiennes. Les collaborateurs sont impliqués aux procédures de changement.

 

Phase 2 – La négociation

Le coach doit encourager le dialogue, animer les conversations, organiser des points d’information, et être ouvert aux négociations, aux points de friction, ainsi qu’aux réticences de chacun. Son rôle est de rassurer, de coordonner et d’anticiper d’éventuelles nuisances sur le long-terme quant à la nouvelle organisation adoptée.

 

Phase 3 – L’optimisation

Avant de commencer sa mission, le coach en organisation dispose généralement d’une série d’objectifs à atteindre. Son management consiste aussi et surtout à gérer des projets en vue de l’atteinte des objectifs. Une fois ces objectifs atteints, ou presque atteints, le change manager aura la possibilité de les analyser. Il s’agit de comprendre les erreurs éventuelles, de procéder à d’éventuelles corrections empreintes d’agilité et de se remettre en question dans ses décisions.

 

Les compétences du Change manager

Le change manager est avant tout un expert, d’un secteur d’activité en particulier. Il dispose donc des compétences techniques permettant d’exercer sa fonction et de mener à bien sa mission. 

Doté de capacités d’analyse poussées, le change manager est capable d’identifier les problèmes au sein des entreprises, les « endroits de friction » qui ralentissent la croissance. 

Ce dernier doit être créatif et exposer les solutions qu’il voudrait éventuellement apporter. 

Pour cela, il doit être capable d’échanger avec la direction, de communiquer son plan d’action. 

Le CM est un leader capable de mettre en œuvre son plan d’action. Il sait convaincre ses collaborateurs de la nécessité de sa mise en place.

Devenir un manager agile requiert une expérience professionnelle solide, mais surtout des qualités interpersonnelles indispensables.

 

En conclusion sur le change management et le change manager

Les personnes diplômées d’école d’ingénieurs, de masters en gestion de projet, en conduite du changement, en management des entreprises, ou encore en management des processus et en méthodes informatiques peuvent devenir change manager ou, si elles n’ont pas l’expérience professionnelle suffisante, suivre une formation à la conduite du changement. 

Management social, management en ressources humaines… de multiples formations sont proposées pour devenir change manager.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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