Comment améliorer sa concentration en 7 actions (surtout si nous sommes multitâches !) ?

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Comment améliorer sa concentration ?Une des principales caractéristiques du manager est d’être continuellement en train de passer d’une tâche à l’autre. En effet, il doit jongler entre différentes urgences et importances qui se manifestent de manière plus ou moins prévisible. Il a beau s’organiser au mieux et même laisser de la place à l’imprévu, il ne lui en reste pas moins une grosse problématique : comment améliorer sa concentration lorsque nous sommes dérangés régulièrement ?

Ainsi, il est nécessaire de savoir comment gérer les événements qui nous coupent, mais aussi, savoir comment se remettre sur la tâche que nous faisions. Plus nous serons efficaces dans notre capacité à nous concentrer, moins nous perdrons de temps.

Une des meilleures méthodes d’organisation et d’efficacité est le regroupement des tâches. Par exemple, au lieu de regarder 30 fois par jour ses mails, nous n’allons les regarder que 3 fois par jour. L’avantage est que nous n’avons qu’à nous mettre 3 fois par jour sur nos mails. Nous ne devons nous préchauffer que 3 fois. Une fois lancés, nous serons très efficaces. Si nous nous y mettons 30 fois par jour, il y aura 30 préchauffages et une fois lancée, il n’y aura que peu de mails à traiter. Le livre de Timothy Ferriss « La semaine de 4 heures » illustre parfaitement cela.

Cependant, lorsque nous sommes continuellement dérangés, nous nous retrouvons dans une situation où nous regardons 30 fois par jour nos mails. Nous avons beau regrouper et prévoir un créneau horaire, nous sommes coupés dans notre action. La seule solution est donc d’être capable de rapidement se (re) concentrer. Des techniques existent pour cela. Je vous en dévoile 7.

Comment améliorer sa concentration en 7 actions ?

 

1 – Se prévenir de certaines coupures

Dès qu’un risque peut surgir, en l’occurrence le fait d’être dérangé, il faut mettre en place des actions pour prévenir les risques. En tant que manager, il est difficile de se couper de ses équipes, certes, nous pouvons fermer la porte de notre bureau, mais personnellement, je trouve que le message envoyé n’est pas bon : merci de ne pas me déranger, j’ai plus important à faire…

Chacun est libre de faire comme il le souhaite. Cependant, il est tout à fait possible de réduire les risques d’autres coupures. Je veux parler de toutes les alertes que nous pouvons recevoir tous les jours : alertes mails, alertes sur le téléphone, appels téléphoniques, notifications sur l’ordinateur. Savoir comment améliorer sa concentration c’est commencer par supprimer tout ce qui peut la gêner.

 

Exemple

Par exemple, nous pouvons recevoir une alerte sur notre téléphone nous informant qu’il y a eu un tremblement de terre à l’autre bout du monde. Non seulement nous sommes coupés dans notre tâche, mais en plus nous recevons une mauvaise nouvelle qui va nous attrister. Enfin, nous n’avons aucun levier pour faire quoi que ce soit. Conclusion : quel est l’intérêt de recevoir des notifications à ce moment précis ? Si nous voulons connaitre les actualités, nous n’avons qu’à aller sur le site du journal qui nous intéresse. La différence ? Nous subissons une notification alors nous décidons de nous rendre sur un site internet. L’une nous dérange, l’autre nous fait plaisir. Je n’ai pas prise sur la première alors que j’ai prise sur la seconde.

 

Un exercice simple

Entre les mails, les notifications et autres, cela peut aller de 20 à 50 voire 100 coupures par jour. Je vous propose de faire un exercice que j’ai moi-même fait : coupez toutes les notifications de mails, de news ou encore de réseaux sociaux pendant une semaine. Si vous éprouvez le moindre manque, vous pourrez les remettre. Sinon, laissez-les inactives. Personnellement, j’ai fait cette expérience (sauf pour les notifications des messages de mes amis), j’ai gagné un temps fou, car je suis beau oui moins dérangé !

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2 – Faire du tri dans son esprit

Autre point majeur pour prévenir les risques de coupure et savoir comment améliorer sa concentration : faire du tri dans son esprit.

 

Les tâches de moins de 2 minutes

Pour faire du tri dans son esprit multitâches et se prémunir de pensées qui pourraient nous perturber, il existe plusieurs méthodes. Je vais en retenir 2 que je préconiserai d’utiliser conjointement : avant de commencer une tâche, traiter toutes les tâches qui durent moins de 2 minutes. Ainsi, nous pourrons nous ôter de l’esprit toutes les petites tâches qui pourraient nous prendre de la mémoire vive.

Par contre, il faut faire attention à ne pas le faire au fur et à mesure que les tâches arrivent. Il faut traiter les tâches de moins de 2 minutes ensemble pour être plus efficace. C’est la 2e astuce importante : regrouper les tâches. Ainsi, je dois imprimer un document important pour une réunion. Si cela prend moins de 2 minutes, alors je le fais tout de suite avec d’autres tâches de moins de 2 minutes. Avec le temps, toutes ces petites tâches auront beaucoup diminué et notre esprit sera moins encombré.

Lorsque nous nous sommes lancés dans notre tâche principale, si nous apercevons de nouvelles tâches de moins de 2 minutes qui arrivent, il faudra les lister pour la prochaine « session » de tâches qui durent moins de 2 minutes.

Attention, il nous faut moins de 2 minutes pour répondre à la plupart des mails, mais je préconise de regrouper les tâches identiques. Ainsi, il faut prévoir deux ou trois créneaux par jour pour répondre au mail et ne pas les traiter au fur et à mesure. Cela nous fera gagner en efficacité. Autre exemple : si nous avons 1 photocopie qui dure moins de 2 minutes, alors nous l’inclurons dans un créneau horaire « tâches de moins de 2 minutes ». Si nous avons plusieurs photocopies à faire et que cela prend plus de 2 minutes, nous créerons un créneau horaire spécial.

 

L’environnement de travail

Je le précise même si cette action est connue de tous : avoir un bureau rangé permet une meilleure concentration. En effet, même si notre regard est focalisé sur l’action en cours, il voit aussi ce qui se passe à côté. Il enregistre donc des informations que notre cerveau doit traiter. Cela peut donc ralentir et diminuer notre concentration. Apprendre à ranger permet donc de mieux savoir comment améliorer sa concentration. Il est de même pour le bruit.

 

3 – Gérer les coupures

Après avoir supprimé ce qui peut gêner, pour savoir comment améliorer sa concentration, il faudra gérer au mieux les coupures. En effet, sentir que la nouvelle situation est gérée nous permettra de nous remettre à notre tâche initiale plus facilement et donc de retrouver notre concentration.

Plusieurs solutions vont se proposer à nous. Nous pouvons nous inspirer de la matrice d’Eisenhower. Si la situation est :

  • Urgente et importante : nous devons la traiter immédiatement
  • Non urgente et importante : nous devons la planifier immédiatement
  • Urgente et non importante : nous devons la déléguer immédiatement
  • Non urgente et non importante : nous devons l’oublier immédiatement. Nous pouvons aussi informer notre interlocuteur que ce genre de situation ne vaut pas la peine qu’il se déplace en donnant tout le sens nécessaire. Ainsi, nous préviendrons-nous de futures coupures.

Chaque situation ayant entrainé une coupure a donc une manière d’être gérée. De plus, je préconise de gérer « immédiatement » la situation. En effet, j’ai le sentiment que le cerveau continue de « mouliner » tant qu’il n’a pas le sentiment d’avoir géré la situation. Il vaut donc mieux prendre quelques minutes pour le rassurer et regagner en sérénité plutôt que de fermer les yeux et de ne plus pouvoir retrouver sa concentration ensuite.

 

4 – Être clair sur ses objectifs et devenir séquentiel

Savoir comment améliorer sa concentration c’est… toujours garder en tête l’objet de notre concentration ! Comment pouvons-nous rester concentrés si finalement nous sommes toujours coupés et que nous oublions notre tâche principale, celle qui doit retenir toute notre attention ?

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L’idée est donc d’avoir toujours des objectifs clairs et surtout de ne jamais commencer une nouvelle tâche avant une autre. Dans un métier qui à la base, nous oblige souvent à mener plusieurs batailles à la fois, si nous nous fixons plusieurs objectifs en même temps, il va être très difficile de poursuivre.

L’idée est donc d’être séquentiel et de traiter les objectifs les uns après les autres. Ainsi, lorsque nous sommes coupés, nous minimisons les risques de procrastination. Nous savons précisément quelle est la tâche que nous devons reprendre. Nous sommes donc « focus » et pouvons nous (re) concentrer à nouveau.

 

5 – Mettre en place des routines

Dans la même idée, je recommande aussi de mettre en place des routines pour savoir comment améliorer sa concentration. L’objectif n’est pas de toujours faire la même chose, mais de prévoir, d’une semaine sur l’autre, de faire la même chose. La différence ? Ce n’est pas parce que nous le prévoyons que cela va se passer de cette manière. Par contre, prévoir des routines permet de se concentrer plus facilement sur nos objectifs et nos priorités.

Par exemple, nous savons que le lundi matin, nous devons faire un point sur les résultats de la semaine dernière. C’est une activité régulière d’une semaine sur l’autre. Ainsi, même si le lundi matin nous sommes coupés par d’autres activités, il est ancré dans notre esprit que nous devons faire le point sur les résultats de la semaine précédente. Dès que nous aurons du temps, nous nous centrerons et nous nous concentrerons directement sur ces objectifs par habitude.

 

6 – Gérer ses émotions

Autre point essentiel pour savoir comment améliorer sa concentration : être à l’écoute de nos émotions. Que nous le voulions ou pas, elles sont présentes et elles peuvent soit nous motiver soit nous bloquer. Si elles nous motivent, elles nous aideront à nous concentrer. Cependant, elles peuvent aussi nous bloquer. Dans ce cas, tant que nous ne gérons pas l’émotion, nous risquons de ne pas pouvoir améliorer notre concentration. Je préconise de prendre le temps de gérer son émotion, même si cela doit prendre plusieurs heures, plutôt que de perdre son temps à vouloir faire quelque chose sans concentration. En effet, nous allons avoir des difficultés à obtenir des résultats.

 

La colère

Prenons l’exemple de la colère. Personnellement lorsque je suis en colère, j’ai beaucoup de difficultés à me concentrer. J’ai donc le réflexe de partir me promener. Sur le moment, je peux y passer 1 heure ou 1 heure 30, mais finalement, je reviens beaucoup plus apaisé et il m’est plus facile de retrouver ma concentration. Pour gérer la colère, n’hésitez pas à vous rendre sur cet article : « Comment contrôler sa colère ou celle d’un salarié ? »

 

La tristesse

Autre exemple, celui de la tristesse. Elle survient en cas de manque. Par exemple, un collègue quitte l’entreprise. Il va nous manquer et nous sommes donc très tristes. Il sera essentiel de prendre le temps de digérer ce manque. Ainsi, prendre le temps de pleurer et d’accepter sera essentiel pour retrouver une pleine concentration. Certes, il peut être souvent long de digérer le départ d’un collègue. En acceptant de prendre du temps régulièrement pour accepter, nous retrouverons à chaque fois un peu plus de concentration.

 

La peur

Enfin, la peur peut nous empêcher d’améliorer notre concentration. Elle est présente lorsqu’un danger est là. Il faudra donc identifier le danger pour agir dessus et ainsi retrouver notre pleine capacité de concentration.

Certes, gérer les émotions peut prendre du temps, mais si nous voulons retrouver nos pleines capacités de concentration, il faudra prendre le taureau par les cornes et les affronter. Car en les gérant, nous les atténuerons et saurons comment améliorer notre concentration.

 

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7 – Utiliser la méthode Pomodoro

Enfin, la méthode Pomodoro est une des plus efficace pour savoir comment améliorer sa concentration.

 

Fonctionnement

Elle est très simple :

  • prenez la fonction minuteur de votre téléphone
  • réglez-le sur 25 minutes et lancez-le
  • travaillez non-stop pendant 25 minutes
  • lorsqu’il sonne, arrêtez et prenez une pause de 5 minutes
  • recommencez
  • toutes les 4 sessions, faites une pause de 15 minutes

 

Avantages

Cette méthode a 2 grands avantages. Le premier est qu’elle nous pousse à l’action. Souvent, nous pouvons penser à la tâche à faire et à ses contraintes. Nous pouvons avoir du mal à nous mettre à travailler. Ici, il suffit d’appuyer sur le bouton « départ » du minuteur pour créer l’impulsion de se mettre à travailler. C’est simple, mais terriblement efficace. Avec le temps et l’habitude, le cerveau passe d’un état où il peut penser à plusieurs choses en même temps, à un état où il est concentré sur la tâche. Le lancement du minuteur crée un déclic pour le cerveau et la concentration.

Le deuxième avantage, est que cette méthode utilise notre concentration 25 minutes : ni trop, ni pas suffisamment. C’est suffisant pour pouvoir avancer dans son énergie du moment sur la tâche de manière concentrée et ce n’est pas trop long pour que notre concentration reste optimale. On optimise donc sa concentration grâce à une durée optimale.

Dès que nous sommes coupés, nous pouvons donc (re) lancer un Pomodoro pour nous donner l’impulsion de nous (re) mettre sur la tâche, mais aussi optimiser sa concentration. Nous sommes donc très efficaces. N’hésitez pas à consulter mon article sur cette méthode en cliquant ici.

 

En complément pour mieux savoir comment améliorer sa concentration

En complément, j’aimerais apporter une dernière petite astuce. On peut souvent l’entendre. C’est utiliser l’énergie du moment pour faire telle ou telle tâche. Qu’est-ce que cela signifie ? Cela veut dire que vous avez prévu de faire une tâche, mais que vous n’êtes vraiment pas motivés. Par contre, vous avez une grande motivation pour en faire une autre. Cela peut donc être l’occasion de changer.

Certes, ce n’est pas toujours possible, car nous avons des contraintes. En effet, il est difficile de remplacer une réunion où de nombreuses personnes ont été conviées par le remplissage d’un reporting. Cependant, certaines fois, nous en aurons tout de même l’opportunité. Plus nous serons motivés, plus nous nous mettrons rapidement sur la tâche et nous pourrons nous concentrer. Si l’on ne le sent pas, il sera difficile d’avoir une bonne concentration.

Enfin, si vous cherchez à mieux vous organiser et à gagner en productivité en plus de savoir comment améliorer sa concentration, n’hésitez pas à consulter ces articles :


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