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Le management d’équipe est un levier essentiel de la gestion de projet et de l’organisation du travail en général. Le changement peut faire peur, mais vous auriez énormément à gagner en laissant sa chance à ce nouveau mode de gestion du travail.

Ainsi, vous avez tout à gagner en optant pour des solutions de management plus évolutives comme le management visuel, une méthode de lean management qui vise la performance par l’optimisation.

Le management visuel présente de nombreux avantages, dont le fait de : 

• Booster la motivation de vos équipes,
• Mobiliser vos salariés,
• Faciliter le travail d’équipe, 
• Développer l’autonomie et la prise de décision.

Dans certaines sociétés, le management visuel fait partie intégrante de la culture d’entreprise et de l’environnement de travail, c’est un véritable changement du fonctionnement de l’équipe. 

Si le management visuel vous intéresse et que vous envisagez de tester certaines méthodes avec vos équipes, n’hésitez pas consulter sesa-systems.com pour plus d’informations.

Vous verrez, l’essayer, c’est l’adopter !

 

Qu’est-ce que le management visuel ?

Le principe du management visuel est extrêmement simple. 

Il s’agit de l’utilisation de supports et d’outils visuels pour communiquer des informations de manière pédagogique afin qu’elles soient compréhensibles et accessibles à tous. 

L’heure n’est plus à la délégation ! Avec le management, tout le monde est investi dans le processus. Tous les supports contenant lesdites informations clés sont exposés dans leur ensemble pour inclure vos équipes dans l’organisation et la répartition des tâches et surtout pour qu’ils puissent y accéder à n’importe quel moment.

C’est également une opportunité de renforcer le dialogue avec vos collaborateurs. Soyez à l’écoute, prenez en compte les remarques et retours que l’on vous fera, c’est comme cela que vous pourrez mettre au point des méthodes 100 % adaptées à vos besoins et faire avancer les choses ensemble.

Le but est de repenser les méthodes managériales traditionnelles et d’optimiser l’environnement de travail de manière à utiliser des méthodes ludiques et des outils visuels.

Le management visuel a pour but de : 

• Responsabiliser et aider à la prise de décision,
• Simplifier la communication interne, 
• D’impliquer davantage vos équipes dans les décisions collectives,
• Faciliter le traitement et la transmission des informations.

Le management visuel se veut transparent, les informations clés sont disponibles et à la vue de tous afin d’impliquer les collaborateurs dans des démarches d’amélioration continue et de remplir les objectifs de l’entreprise.

Cependant, passer des traditionnels tableaux de bord aux méthodes de management visuel nécessite de prendre du recul afin d’adopter cette nouvelle manière de réfléchir et de collaborer.

 

Quels sont les avantages du management visuel ?

Les outils de management visuel sont des ressources qui ont pour but de bénéficier à l’entreprise, bien évidemment, mais pas seulement. Le principe d’une telle méthode est que tout le monde s’y retrouve pour avancer ensemble.

Avec un management visuel efficace, vous constaterez une nette amélioration au niveau : 

• Du travail d’équipe,
• De la gestion de projet,
• Du management.

Un management visuel concluant aura comme avantages de booster la productivité de vos équipes et d’encourager la prise d’initiative, mais pas seulement !

Parmi les nombreux avantages du management visuel, vous et vos collaborateurs serez satisfaits par : 

• L’accès plus rapide aux informations ;
• La communication plus fluide ;
• Le partage d’idée plus facile ; 
• Les feed-back plus réguliers à chaque étape du process ;
• Le meilleur suivi de l’avancement des tâches ;
• L’incitation à la prise de décision et d’initiative.

C’est un excellent moyen de communiquer des informations avec vos équipes et de réfléchir ensemble à une organisation et à des solutions si vous rencontrez des difficultés. En réalité, le lean management peut s’avérer utile, même en dehors du cadre de la gestion de projet. Car c’est une autre manière d’envisager la direction qui a déjà fait ses preuves.

 

Les supports et outils

Pour mettre en place un management visuel efficace, vous aurez besoin de trouver les outils et les méthodes qui correspondront le mieux à vos projets et à vos équipes. 

Avant de choisir telle ou telle méthode, vous devez vous assurer de plusieurs choses. Tout d’abord de leur simplicité de compréhension et d’exécution. Si vos collaborateurs ne sont pas en mesure de l’utiliser sans vous, alors l’outil devient inutile, du moins, il ne remplira pas tous vos objectifs.

Voici les outils de management visuel les plus utilisés en entreprise.

 

La méthode KANBAN 

La méthode Kanban, très utile, notamment en gestion de projet, permet un suivi des tâches en temps réel par collaborateur. 

Comment ça marche ? 

Vos équipes utilisent des tableaux, Post-its et autres marqueurs visuels, à vous de trouver vos propres codes !

Les tâches sont réparties sur trois colonnes qui indiquent leur état d’avancement : 

• À faire
• En cours
• Terminée.

Notez chaque tâche sur un Post-it que vous rangerez ensuite dans la colonne « À faire ». Chaque collaborateur peut alors choisir une tâche et la marquer « En cours ». 

Vous aurez un plus net aperçu de leur avancement et de la répartition de la charge de travail. Ce n’est que lorsque et seulement lorsque la tâche est terminée qu’elle sera rangée dans la colonne « Terminé ».

Idéale pour responsabiliser vos équipes, cette méthode vous donnera une vue d’ensemble sur la répartition des tâches. Ceci vous évitera les possibles doublons et vous permettra de vite repérer les incohérences.

 

Le Mind Mapping

Le Mind Mapping, ou carte mentale (ou carte heuristique), est un schéma de type arborescence qui expose différentes idées rassemblées par relation et associations d’idées.

La carte s’articule ainsi : une idée centrale, liée à des thèmes principaux et secondaires. Généralement utilisée lors de brainstorming, cette méthode permet d’avoir une vue d’ensemble de vos idées et de les synthétiser.

 

Les matrices

Les matrices (comme le diagramme d’Eisenhower ou de Venn) sont des outils utilisés pour faciliter l’analyse et la comparaison des informations et des priorités.

Généralement, les informations sont triées selon différents axes ou critères. 

La matrice d’Eisenhower sert à hiérarchiser les urgences pour réguler la répartition des missions : 

•  Les tâches importantes et urgentes ;
•  Les tâches importantes, non urgentes ;
•  Les activités non importantes, urgentes ;
•  Les tâches non importantes et non urgentes.

 

D’autres matrices comme la méthode PDCA (Plan Do Check Act), la matrice SWOT et bien d’autres pourront vous aider à renouveler votre organisation du travail et vos méthodes de gestion de projet.

 

Les Diagrammes

Existent également des supports beaucoup plus détaillés comme les diagrammes de Gantt ou de PERT qui vous seront très utiles tout particulièrement dans la planification des différentes étapes du projet.

Le diagramme de Gantt est un outil qui vous aidera dans la planification des tâches. 

Les tâches sont placées dans l’ordre chronologique et des flèches indiquent les tâches qui dépendent les unes des autres. Ces dernières sont représentées par des barres horizontales sur un graphique où sera précisée leur durée ce qui permettra d’anticiper les retards dans la mesure du possible.

 

Le diagramme de PERT (Program Evaluation Review Technique), un peu plus complexe, présente les différentes tâches à venir, leurs durées et les liens qu’elles ont entre elles.

 

Ce diagramme est généralement utilisé au début du projet pour mieux visualiser le processus dans sa globalité que comme un outil d’organisation en temps réel.

Très précieux pour planifier les différentes tâches principales qui interviendront même dans vos projets les plus complexes, le diagramme de PERT vous permet d’échelonner les tâches et de calculer une marge d’exécution afin de minimiser l’impact des possibles retards sur la livraison du projet.

Cependant, le diagramme de PERT est légèrement plus complexe à comprendre que celui de Gantt. Même si les deux n’interviennent pas au même moment. Il sera sûrement plus compliqué à mettre en place au début, cependant pas d’inquiétude, lorsque vos équipes l’auront adopté, vous ne pourrez plus vous en passer ! 

L’avantage de toutes ces méthodes est qu’elles sont complémentaires. Nul besoin de choisir, car toutes peuvent intervenir à chaque étape de votre projet.

 

En conclusion sur le management visuel

Cet article est une liste non exhaustive d’outils qui peuvent vous aider à renouveler vos méthodes et à faire du management visuel un véritable mode de travail. La mise en place de ces méthodes, nouvelles pour vos employés, nécessitera sans doute un temps d’adaptation. Mais n’ayez pas peur de challenger votre organisation, surtout lorsque ce défi peut s’avérer payant. 

Consultez vos collaborateurs avant de mettre en place ces changements. Il est très important de ne rien imposer, mais de prendre les bonnes décisions ensemble. N’oubliez pas que l’implication de vos équipes dans ces changements est primordiale. Car ce sont elles qui les feront vivre sur le long terme. C’est un changement qui se veut avant tout constructif !