Le casse-tête de la planification par services

N'hésitez pas à partager cet article :

Les boutiques multimarques ne pourront opérer que si leurs sections sont clairement différenciées pour qu’il y ait un certain ordre.

Cela implique que chaque employé ait reçu une formation spécifique dans chaque section. D’où la nécessité de planifier le personnel de la manière la plus efficace possible sur la base d’une estimation de la demande prévue des clients pour chaque section.

Il est impératif de le faire avec un bon logiciel de gestion des horaires de travail. 

Si vous ne le gérez toujours pas dans votre entreprise, ce qui suit peut vous intéresser. Alors, quels sont les bénéfices liés à l’utilisation d’un logiciel de planification du personnel ?

Le casse-tête de la planification par services

 

1. Contrôle total des horaires

L’un des problèmes liés à l’utilisation des outils habituels pour gérer des horaires est que le document est envoyé à tous les employés. 

Il peut arriver que certains employés ne soient pas disponibles aux horaires ou aux jours prévus. Sur la base de ces erreurs, le document devra être envoyé à plusieurs reprises, et cela pourrait entraîner une grande confusion.

Pour éviter ces problèmes, il est possible d’utiliser un logiciel de planification du personnel. Il permettra d’obtenir un contrôle optimal des horaires, évitant ainsi de générer une grande disparité de documents qui ne mèneront nulle part.

Avec ce type de logiciel, nous pourrons suivre un calendrier-guide à tout moment. Toute modification apportée pourra être ajustée et sera visible dès le départ.

 

2. Une disponibilité depuis n’importe où

Lorsque les horaires de travail sont envoyés avec un programme classique, il est possible que l’employé ne puisse pas l’ouvrir. Cela pourrait se produire parce que ce logiciel est très limité, et seul le document du bureau pourrait s’afficher, ou devant un ordinateur de bureau.

À nouveau, un logiciel de planification du personnel est la solution à ce problème. Ce logiciel a généralement des planificateurs personnels en ligne. Voilà pourquoi il sera possible d’afficher les horaires de travail, ou tout autre type de document, aussi bien sur le téléphone portable que sur l’ordinateur.

 

3. Une manière efficace de faire des changements de service

Différentes éventualités nécessitant un changement de service pourraient avoir lieu. Par exemple, un événement ou si un employé est tombé malade.

En général, le logiciel de planification du personnel permet aux employés d’accéder à leur programme de planification et de chercher un remplaçant pour son service.

Mais cela ne veut pas dire qu’ils peuvent faire ce dont ils ont envie. Toute modification apportée devra être approuvée par un planificateur. 

C’est une bonne option qui permet de gagner du temps, car cela évite de chercher des remplacements en contactant tous les membres du personnel.

 

4. Invitation d’invités à des services

À certains moments, il faut trouver un employé disponible d’urgence. Cela peut avoir lieu si un travailleur a eu un accident à un moment donné.

Chercher un remplacement est un travail qui prendra plus de temps que ce que nous serions en droit d’attendre, et la raison en est qu’il faudra faire des appels à de nombreux employés.

Mais avec ce type de logiciel, nous avons une solution intéressante. Il est possible de créer une invitation des employés sélectionnés pour qu’ils puissent couvrir un service.

Les travailleurs recevront une notification par e-mail ou type push à travers une application spéciale. Ainsi, l’employé intéressé peut couvrir le service et le planificateur recevra directement les informations, le délestant ainsi d’une importante charge de travail.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :  Qu’est-ce que le management fonctionnel pour les entreprises ?

 

5. Plus d’informations sur la disponibilité

Avec les programmes de contrôle classiques, il est très compliqué d’avoir le contrôle de la disponibilité en temps réel des employés. 

Avec le bon logiciel, cela peut se faire sans effort. Les employés peuvent communiquer leur disponibilité et cela apparaît directement dans le programme. Ainsi, le planificateur peut construire un bon calendrier pour définir un horaire satisfaisant pour tous les employés.

Dans les anciennes solutions, le planificateur devait effectuer l’envoi par SMS ou par e-mail. Lorsqu’il fallait changer quelque chose, cela impliquait d’envoyer maintes fois le même fichier aux parties intéressées.

 

6. Contrôle des absences

Les absences sont une part très importante de la planification du personnel. Par exemple, lorsqu’un employé est en vacances ou en congé maladie.

Il est très important que le planificateur puisse avoir connaissance de ces absences pour programmer un horaire logique. Si le programme ne les affiche pas, il est possible qu’un horaire soit créé avec des erreurs monumentales.

 

7. Avoir des informations sur le coût salarial

Certains programmes de planification du personnel permettent de saisir certaines données économiques comme, par exemple, le salaire horaire des employés. Ainsi, l’entreprise pourra connaître à tout moment les frais de personnel qu’elle prend en charge.

Avec un bon logiciel de planification du personnel, le casse-tête de la planification par services auquel sont confrontées au quotidien les entreprises multimarques est terminé.

 

Julien Godefroy 160

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


N'hésitez pas à partager cet article :

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

%d blogueurs aiment cette page :