Plan d’action : 7 étapes pour bien le mettre en œuvre et réussir ?

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Nous rencontrons tous au quotidien dans notre vie personnelle et professionnelle des situations qui ne nous conviennent pas. Par exemple, au travail, un de nos clients n’est pas satisfait de notre prestation. En tant que managers ou collaborateurs engagés, nous allons vouloir corriger nos actions et nous assurer un bon niveau de satisfaction de la part du client. C’est ici que la rédaction d’un bon plan d’action prendra tout son sens.

En effet, parce qu’il nous permettra de mieux structurer nos actions et d’engager pleinement les personnes et moyens nécessaires, le plan d’action favorisera la résolution de nos problèmes. De plus, parce qu’il nous projettera, il nous rassurera et rendra la situation plus sereine pour nous. Enfin, il nous aidera à optimiser l’énergie, le temps et les moyens à mettre en œuvre. Le plan d’action nous permet donc d’être beaucoup plus rentables et efficaces.

Les avantages d’une telle procédure sont donc nombreux. Pour autant, il s’agit de ne pas rater l’élaboration du plan d’action pour s’assurer un franc succès. Pour cela, voici selon moi, les 7 étapes d’un bon plan d’action.

Plan d'action : 7 étapes pour bien le mettre en œuvre et réussir ?

 

1. Verbaliser la situation qui pose problème

La première étape consistera à mettre des mots sur la situation problématique. À première vue, cette étape semble évidente. Pour autant, il est essentiel de bien déterminer ce que nous voulons changer. En effet, cette première réflexion est cruciale. Se tromper maintenant nous amènerait à ne pas obtenir de bons résultats. Or, réaliser le meilleur des plans d’action, mais se tromper d’objectif est complètement inutile.

Pour être précis, il s’agira de prendre le temps d’analyser la situation et d’interroger les personnes concernées. Dans l’exemple du client qui n’est pas satisfait de notre prestation, nous allons simplement lui demander le problème. Il peut nous évoquer un travail mal fait, un retard dans la prestation, une mauvaise relation avec les intervenants ou encore un service après-vente de mauvaise qualité.

Ainsi, comprenons-nous immédiatement les grandes différences qu’il peut y avoir entre tous ces problèmes. Nous n’hésiterons donc pas à prendre le temps de faire un bon diagnostic. Car c’est bien de celui-ci que découle principalement le succès du plan d’action.

 

2. Définir l’objectif pour un bon plan d’action

Ensuite, une fois que nous aurons une bonne compréhension de la situation qui pose problème, nous allons la transcrire en un objectif. C’est lui qui nous permettra de nous projeter et de commencer le passage à l’action.

Pour être bien défini et permettre la meilleure des mises en dynamique, un objectif doit répondre aux critères SMART :

  • Il est spécifique à la situation.
  • Il est mesurable avec un ou plusieurs indicateurs.
  • Il est ambitieux et cherche à sortir du problème.
  • Il est réaliste et donc réalisable.
  • Il est défini dans le temps avec une date butoir.

Si nous reprenons notre exemple du client non satisfait, nous pouvons dire qu’il n’est pas enchanté par la prestation. En effet, il souhaitait la pose de portes de sécurité, mais elles ne sont pas bien fixées. L’objectif SMART est donc :

  • Spécifique : Fixer convenablement les portes de sécurité du client.
  • Mesurable : Il y a deux portes dont il faudra tester la vitesse de fermeture en cas de souci.
  • Ambitieux : Nous passons d’une situation avec un problème à une situation sereine.
  • Réalisable : Nous avons bien la compétence de le faire.
  • Temporel : Nous allons le réaliser le 12 février.
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3. Solliciter l’avis des personnes concernées

Une fois le but défini, il va être question de solliciter l’avis de toutes les personnes concernées par le problème et l’objectif. Ainsi, pourrons-nous nous assurer que tout est cohérent et commencer à entrevoir les actions à mettre en œuvre.

Par exemple, nous allons nous assurer auprès du responsable des équipes opérationnelles qu’il a bien des techniciens disponibles et compétents. Ainsi, serons-nous certains de pouvoir réaliser les travaux. Nous pourrons aussi lui demander s’il a bien tous les moyens nécessaires. Enfin, il pourra nous faire part des actions qu’il souhaite entreprendre pour s’assurer du succès de la mission.

Nous pourrons aussi solliciter l’avis du client pour savoir s’il est bien disponible à la date définie. De plus, nous pourrons aussi recueillir son avis sur notre intervention. Peut-être a-t-il des éléments pertinents à nous communiquer et qui permettraient de nous assurer le succès de cette mission.

 

4. Faire des travaux de groupe pour définir le plan d’action

Si nous souhaitons aller plus loin dans l’engagement des personnes concernées par l’objectif et la mission, nous pouvons les réunir pour les faire travailler sur le plan d’action. En effet, parce que les personnes vont pleinement participer à l’élaboration des actions à entreprendre, elles seront pleinement impliquées dans la démarche.

Par exemple, nous pouvons réunir tous les techniciens qui vont intervenir. Nous allons leur demander comment faire pour réparer les deux portes de sécurité du client. Ainsi, vont-ils définir collectivement toutes les étapes de l’intervention, mais aussi les moyens matériels ou encore financiers nécessaires. Enfin, ils pourront se prononcer sur le timing nécessaire.

Parce que les techniciens sont les plus compétents pour savoir ce qu’il y a à faire, le plan d’action sera plus précis et plus pertinent. De plus, parce qu’ils se seront exprimés lors des travaux de groupe, ils seront plus motivés et engagés dans les actions à mener. Ces deux aspects, que sont la compétence et l’engagement, permettront de maximiser les chances de succès.

 

5. Rédiger une feuille de route

L’idée de la feuille de route est de regrouper l’objectif et toutes les actions à mener au sein d’un même document. Cela permet de faciliter son suivi et de savoir où nous en sommes. Nous retrouverons donc au sein de ce document :

– L’objectif principal : par exemple, aller chercher 5% de croissance de chiffre d’affaires.

– Les sous-objectifs : par exemple, augmenter la visibilité, convertir plus de clients et créer de nouveaux produits.

– Les actions à mener : pour la visibilité, il peut s’agir de distribuer plus de tracts, d’augmenter la présence sur les réseaux sociaux et de faire du démarchage téléphonique.

– Les moyens nécessaires : cela peut être le budget et la maquette pour les tracts, de recruter un social media manager pour les réseaux sociaux et d’acheter un listing pour les appels téléphoniques.

– Les indicateurs : à savoir le nombre de tracts à distribuer, le nombre de vues sur les réseaux sociaux ou encore le nombre d’appels téléphoniques.

– Les dates butoirs : par exemple au trimestre pour les tracts, au mois pour les vues supplémentaires sur les réseaux sociaux et à la semaine pour les appels téléphoniques.

– Les personnes responsables : il peut s’agir du directeur marketing, du social media manager et du responsable de la plateforme téléphonique.

Toutes ces informations seront regroupées sur le même document. Ainsi, toutes les données nécessaires au bon déroulement du plan d’action et de son suivi seront-elles facilement consultables.

 

6. Animer la feuille de route régulièrement

Pour nous assurer de la pertinence du plan d’action et de sa bonne mise en œuvre, nous animerons régulièrement la feuille de route. L’organisation de réunions régulières permettra de regrouper tous les acteurs pour suivre l’avancement de l’objectif et des sous-objectifs.

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Ces réunions peuvent être quotidiennes, hebdomadaires ou encore mensuelles. Nous pourrons les ajuster en fonction de nos besoins. Chacun pourra intervenir pour donner l’état d’avancement du projet. En fonction des résultats obtenus, des ajustements pourront avoir lieu afin de s’assurer du succès de la mission. C’est ici que les indicateurs nous permettront de mesurer l’avancement des tâches.

Chaque personne responsable d’un sous-objectif pourra aussi animer ses propres équipes afin de faire le suivi de l’état d’avancement de ses actions. En effet, pour avoir un bon niveau de détail du plan d’action global, chaque personne engagée s’assurera que ses sous-objectifs sont bien en cours de réalisation.

 

7. Fêter les victoires et la réalisation du plan d’action

Enfin, la dernière étape importante est de fêter l’atteinte des objectifs. Bien évidemment, nous ne célébrerons pas de la même manière des objectifs d’importances différentes. Par exemple, lorsque nous aurons réparé les portes de notre client mécontent, nous pourrons simplement féliciter nos équipes.

Par contre, sur un objectif annuel comme la croissance de 5% du chiffre d’affaires de notre entreprise, nous pourrons organiser une soirée. En effet, il est important d’adapter la reconnaissance en fonction de l’importance de l’objectif ou encore de la difficulté du plan d’action.

Mais cette démarche est cruciale. Elle permet de mettre un terme à l’objectif. Ainsi, envoyons-nous à nos équipes le message que nous allons passer sur de nouvelles actions et donc un nouveau plan d’action. Nous nous préparons donc à mettre en œuvre à nouveau les 7 étapes pour réaliser un bon plan d’action.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.

 


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