Gestion des mails : 5 erreurs à éviter

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J’ai beaucoup de difficultés à imaginer ce que pouvait être le monde du travail sans les mails. Je suis de cette génération qui n’a pas connu le travail sans l’informatique. Je pense que c’est une vraie chance en termes d’efficacité dans la communication. Nous pouvons communiquer plus et mieux. Nous sommes donc plus efficaces. Cependant, avec l’apparition de l’informatique au travail, nous sommes confrontés à une nouvelle problématique : la gestion des mails.

Finalement, en tant qu’utilisateur, internet n’est pas si vieux. Il s’est déployé auprès du grand public depuis une vingtaine d’années. Les premières voitures ont été vendues à la fin du 19e siècle. Un siècle plus tard, elles se sont profondément améliorées et nous commençons à sortir des modèles fonctionnant avec de nouvelles énergies. Alors 20 ans, finalement, c’est très peu pour une révolution, en l’occurrence, la révolution numérique.

Tout comme la conduite a évolué et progressé, il faut apprendre à conduire ses mails alors que finalement, nous sommes tous des novices de la révolution numérique. Nous commençons tout juste à parler du droit à la déconnexion. Comme si, pour l’instant, nous étions dans l’obligation de rester connectés ou « accro » à la connexion. Nous devons donc apprendre à maitriser les impacts de cette technologie.

Un point particulier me fait réagir : la gestion des mails. Je pense que nous pouvons devenir « accros » à nos mails et donc mettre en place de mauvaises habitudes. Sans y prendre garde, nous gaspillons beaucoup de temps sur la gestion des mails et nous risquons d’être moins efficaces. Voici, selon moi, 5 erreurs à éviter dans la gestion des mails.

Gestion des mails : 5 erreurs à éviter

 

1 – Checker ses mails tout au long de la journée

Dans la gestion des mails, la première erreur est selon moi de regarder régulièrement ses mails tout au long de la journée. Sans nous en rendre compte, nous perdons un temps très précieux. Passer 10 minutes par-ci par-là, représente plusieurs heures à la fin de la journée. 10 minutes toutes les heures, sur une journée qui peut compter 10 heures d’amplitude, c’est 1h40 que nous passons à regarder nos mails.

De plus, l’efficacité n’est pas au rendez-vous. Ce n’est pas en 10 minutes que nous avons le temps de consulter tous nos mails et d’y répondre correctement. Finalement, c’est juste un besoin de se rassurer ou un réflexe pour s’occuper. Mais sans nous en rendre compte, nous y passons beaucoup de temps.

Enfin, nous monopolisons notre cerveau avec des informations que nous n’avons pas le temps de traiter correctement. Soit, nous prenons connaissance des emails et ne pouvant pas les traiter, ils tournent en boucle dans notre tête. Pire, nous pourrions tomber sur un email qui nous stresse et sur lequel nous ne pouvons pas agir. Nous avons donc modifié notre humeur pour une chose sur laquelle nous n’avons pas prise.

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2 – Ne pas regrouper le traitement des mails

L’efficacité dans la gestion des mails est de regrouper le traitement de ceux-ci. Au lieu de passer 10 minutes toutes les heures, mieux vaut y passer 1h30 en une seule fois. Nous serons efficaces pour plusieurs raisons.

La première est ce que nous appelons le temps de préchauffage. Pour nous mettre à traiter ses mails, nous devons ouvrir la messagerie et attendre qu’elle réceptionne les mails. Ensuite, nous allons trier les mails et commencer progressivement à les traiter. Nous allons donc nous « chauffer » au fur et à mesure jusqu’au moment où nous allons atteindre un niveau de concentration et d’organisation optimal. C’est à ce moment précis que nous serons au maximum de notre efficacité.

Mais il faut bien compter entre 5 et 10 minutes pour que le préchauffage se termine. Traiter ses mails régulièrement tout au long de la journée consomme beaucoup de préchauffage, mais ne récolte pas de périodes d’efficacité maximale. À l’inverse, regrouper le traitement des mails sur des plages horaires plus larges ne consomme qu’un seul préchauffage et nous permet de récolter une longue phase d’efficacité.

Enfin, regrouper le traitement de ses mails, c’est se libérer du temps lorsque nous ne les traitons pas. En effet, fini les 10 minutes par-ci par-là. Regrouper le traitement des mails, c’est se concentrer pleinement aux autres tâches et ne pas remplir son cerveau d’informations inutiles lorsque ce n’est pas le moment.

 

3 – Ne pas planifier la gestion des mails

Dans la gestion des mails, ne pas les checker toute la journée et regrouper leur traitement signifie que nous devons planifier leur gestion. L’idée qui se cache derrière cette planification est de ne pas subir les mails, mais bien d’en être acteur. Décider de quand je vais traiter mes mails me rend acteur. Je redeviens maitre de mon temps et je peux donc choisir d’être efficace.

Suivant votre métier, vous pouvez prévoir de les traiter une ou deux fois par jour. Une fois le matin et une fois le soir pour se rassurer avant de rentrer chez soi. Cela peut être plusieurs fois par semaine. Vous pouvez adapter en fonction de vos besoins, mais il faut prévoir des créneaux et s’y tenir.

Si vous avez un métier où vous pouvez recevoir des mails de dernières minutes nécessitant beaucoup de temps de traitement, n’hésitez pas à prévoir des créneaux vides dans la semaine. Ainsi, vous pourrez traiter ces mails. En effet, il est possible de gérer les imprévus : en prévoyant des créneaux horaires libres pendant la semaine, nous pouvons y glisser les imprévus et ainsi avoir du temps pour les gérer. Au contraire, si notre agenda est plein, il est certain qu’en cas d’imprévu, nous n’aurons pas le temps ou bien nous devrons modifier notre planning ce qui nécessitera un temps important.

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4 – Mettre une alerte pour ses mails

Dans la gestion des mails, mettre une alerte lorsqu’un nouveau message arrive est une erreur grave. En effet, nous venons de voir que nous devons planifier la gestion de nos mails pour (re) devenir maitres de notre temps. Mettre une alerte nous incite à consulter immédiatement le message.

De plus, l’alerte viendra nous perturber pendant notre tâche en cours. Nous risquons donc de perdre notre concentration et de devoir relancer un préchauffage pour retrouver toute notre efficacité. Notre cerveau étant en train de traiter l’information reçue dans le mail, il mettra aussi plus de temps à se « chauffer » sur la tâche que nous étions en train de réaliser.

Certaines fois, nous pourrions mettre une alerte pour nos mails afin de nous assurer qu’aucune urgence ne soit à traiter. Personnellement, je pense qu’il ne devrait jamais y avoir d’urgence par mail. Ainsi, il faudrait définir ce qu’est une tâche urgente (par exemple, un problème de sécurité grave) et utiliser un autre canal de communication lorsque cela arrive : le téléphone, un SMS, WhatsApp. Ainsi, nous savons qu’aucune urgence n’arrive par mail.

Enfin, vous pouvez informer vos équipes ou toutes les personnes avec qui vous travaillez que vous avez besoin de 12, 24 ou 48 h pour répondre à vos mails. Ainsi, vous êtes maitre de votre temps. Vous pouvez planifier la gestion des mails. Ce qui est aussi intéressant, c’est que les personnes, connaissant votre méthode de travail, s’adaptent en fonction.

Si elles savent qu’elles ont une demande non urgente à faire et qu’il vous faut 24h pour traiter vos mails, elles finiront par anticiper pour avoir leur réponse dans les temps sans avoir à mettre la pression.

 

5 – Ne pas avoir d’organisation pour la gestion des mails

Enfin, nous venons de voir la gestion des mails dans les situations urgentes. De manière générale, une grave erreur serait de ne pas avoir d’organisation pour dans la gestion des mails.

Le premier est de définir dans quel ordre de priorité nous allons gérer nos mails. Pour cela, la matrice Eisenhower reste toujours d’actualité :

  • Urgent et important : mails à traiter en priorité
  • Urgent et non important : mails à déléguer ou à traiter en 2e position (si nous avons le temps)
  • Non urgent et important : mail à planifier ou à traiter en 3e position (si nous avons le temps)
  • Non urgent et non important : personnellement, je les supprimerai. En cas de doute, vous pouvez créer un dossier spécial pour ces mails. Si au bout de 2 mois vous n’y avez pas répondu, je pense qu’il serait judicieux de les supprimer.

Une fois l’ordre de priorité défini, nous allons pouvoir commencer à traiter notre boite mail. Une astuce consiste à l’épurer avant de commencer. Ainsi, nous viderons notre boite mail. Cela nous rassurera et nous permettra d’y voir plus clair. Nous pourrons aussi nous préchauffer.

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Tous les mails qui ne nécessitent pas de réponse doivent être archivés, ensuite, tous les mails nécessitant des réponses très courtes, par exemple : « Merci », « Bien reçu », « Peux-tu m’envoyer ce document en complément ? » doivent être traités. Enfin, nous continuerons à traiter les mails importants et urgents, puis urgents et pas importants (si ce n’est pas possible de les déléguer) et enfin non urgents, mais importants (si nous avons le temps. Sinon, nous devons les planifier).

Dernière clé pour être le plus efficace possible : couper l’arrivée automatique de nouveaux mails. En effet, ils viendront perturber votre concentration et votre organisation. Se concentrer sur les mails dans notre boite nous permettra d’être plus efficaces.

 

En complément sur la gestion des mails

Pour la gestion des mails, il faut faire attention, selon moi, à ne pas avoir une organisation trop lourde et trop de dossiers. Attention aux multiples dossiers classant les mails en fonction de leur priorité. Passer trop de temps à classifier les mails à traiter au lieu de les traiter n’est pas très efficace.

De plus, une fois que les mails sont dans des dossiers, il faut avoir l’envie d’ouvrir les dossiers pour les traiter. Nous prenons le risque de ne jamais traiter les mails et de nous y habituer. Je pense qu’il faut rester simple et efface : ce qui est dans notre boite de réception doit être traité.

Dans le cas où nous n’arrivons jamais à vider notre boite de réception, nous pouvons nous poser les questions suivantes :

  • Est-ce que je prévois assez de temps dans la semaine pour traiter mes mails ?
  • Sais-je quoi faire de tous mes mails ? Peut-être que certains traînent parce que je ne sais pas quoi en faire. Il faut alors prendre quelques instants pour décider comment les traiter.
  • Est-ce que je n’ai pas envie de traiter certains mails et pour cette raison, ils restent dans ma boite ? Dans ce cas, je dois commencer par ceux-ci la prochaine fois. Nous avons plus d’énergie au début. Et il faut de l’énergie pour traiter ces mails.

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