Méthode Pomodoro : une méthode d’organisation pour gagner du temps

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Le temps est une denrée rare. Pour cette raison, nous voulons mettre en œuvre une méthode d’organisation qui va nous faire gagner du temps. En effet, grâce à une technique de productivité, nous pourrons faire plus de tâches avec le même temps. L’efficacité est donc au cœur de nos préoccupations. La méthode Pomodoro va nous aider.

La méthode Pomodoro est une méthode de productivité inventée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Franscesco est italien et initialement, il utilisait un minuteur en forme de tomate. « Pomodori » signifie « tomates » en italien.

Le nom de « Pomodoro » est utilisé pour symboliser cette technique de productivité. Il utilisa le terme « Pomodoro » pour représenter une durée de 25 minutes.

Avec la méthode Pomodoro, nous pouvons être plus efficaces sur l’instant, immédiatement. Voici les 5 clés pour mieux comprendre le fonctionnement et les avantages de cette méthode d’organisation.

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1 – Comment fonctionne la méthode Pomodoro ?

En elle-même, la méthode Pomodoro est déjà efficace : il suffit d’un minuteur. Grâce à nos téléphones, nous en avons constamment un sur nous. Ensuite, elle se décompose en 5 étapes simples :

1. Décider de l’action à entreprendre
2. Lancer le minuteur réglé sur 25 minutes
3. Travailler sur la tâche décidée
4. Lorsque le minuteur sonne, nous pouvons faire une pause de 5 minutes.
5. Tous les 4 Pomodori, nous pouvons prendre une pause de 15 minutes.


L’importance de la gestion des priorités

Ainsi, comme nous venons de le voir, la première étape consiste à décider de la première action à entreprendre. Pour cela, il faudra savoir quelles sont nos priorités et dans quel ordre nous souhaitons les réaliser.

En effet, l’efficacité consiste à réaliser des tâches qui ont de l’importance pour nous. Réaliser efficacement des tâches inutiles n’a aucun sens.

Je vous invite à consulter mon article « Gestion du temps et des priorités au travail : une méthodologie » qui vous aidera à décider de vos priorités, mais aussi à mettre en œuvre une organisation plus globale pour gagner du temps. La méthode Pomodoro s’intégrera parfaitement, car elle vous aidera lors des phases de « production ».


L’importance de bien comprendre le fonctionnement de la méthode Pomodoro

On ne peut pas faire de méthode d’organisation plus simple. C’est un bon début en ce qui concerne l’efficacité, mais ce n’est pas suffisant. Il est essentiel de bien comprendre les avantages de cette technique de productivité.

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En effet, derrière l’aspect simpliste de cette méthode d’organisation, il faut noter et se convaincre des raisons pour lesquelles elle nous fait gagner du temps pour la rendre pleinement efficace.

Alors, quels sont les avantages de la méthode Pomodoro ?

2 – S’obliger à commencer une tâche

Souvent, nous pouvons perdre du temps pour nous mettre en dynamique. Nous savons que nous avons une tâche à faire, mais nous ne sommes pas très motivés et nous procrastinons.

Par contre, il est très simple de lancer un minuteur. Cette action donnera l’impulsion pour commencer à travailler sur notre tâche. Souvent, il nous manque un peu d’élan. Démarrer le minuteur servira donc de rampe de lancement et nous obligera à commencer.

L’efficacité est donc de gagner du temps grâce à cette technique de productivité sur le lancement de nos tâches prioritaires.

3 – La méthode Pomodoro vise à regrouper les tâches et à rester focalisé

Dans la méthode Pomodoro, chaque Pomodoro de 25 minutes ne doit comporter qu’une seule tâche. Ainsi, nous devons nous obliger à être séquentiels et à ne traiter qu’une seule tâche à la fois. Toute notre énergie est mise au même endroit pour une efficacité optimale.


Regrouper les tâches similaires

Prenons l’exemple du traitement de nos mails. Nous pourrions considérer que chaque mail est différent et donc que le traitement de chaque mail est une tâche bien distincte.

Cependant, la manière de traiter ces mails est analogue : nous ouvrons la boite mail, utilisons un ordinateur, répondons par écrit (ou ponctuellement par téléphone), etc.

Nous voyons bien que toutes ces tâches sont similaires. Nous pouvons donc les regrouper pour les faire toutes ensemble. Ainsi, nous pourrons gagner du temps.

Grâce à la méthode Pomodoro, nous regrouperons le traitement de plusieurs mails dans la même séquence. Il n’y aura donc qu’un seul temps de « préchauffage » pour plusieurs mails et cela nous évitera de passer du traitement d’un mail à une autre action. Nous éviterons donc les pertes de temps lié aux changements de tâches.


Se focaliser sur une seule tâche

En restant focalisé sur une seule tâche, notre cerveau va se calibrer et il sera de plus en plus efficace. En effet, si nous reprenons l’exemple des mails, notre cerveau va commencer à se calibrer et à prendre des réflexes lors du traitement des premiers mails.

Progressivement, il va aller de plus en plus vite, car il aura l’habitude de certaines choses qu’il reproduira plus rapidement, le tout, en nous demandant de moins en moins d’énergie.

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Nous allons donc être de plus en plus productifs et gagner du temps. L’efficacité vient avec le regroupement des tâches et en sachant rester focalisé sur celles que nous avons décidé de réaliser.


4 – Se concentrer et se maintenir concentré

Le fait que la méthode Pomodoro ne dure que 25 minutes nous permet d’avoir une concentration maximale. Des pauses entre chaque Pomodoro sont prévues pour entretenir cette concentration à chaque séquence.

En effet, inutile de préciser que plus nous restons focalisés sur une tâche pendant longtemps, plus nous allons nous fatiguer et plus notre concentration décroit. Dans cette méthode, nous ne visons que des niveaux de concentration optimum.

De plus, lorsque nous effectuons une tâche, nous pouvons avoir des sauts de concentration. L’avantage du minuteur, c’est que lorsque nous nous déconcentrons, nous nous sentons obligés de nous reconcentrer immédiatement car nous savons que la séquence n’est pas terminée.

Nous n’avons pas à réfléchir. Nous devons nous remettre dans notre tâche immédiatement. C’est suffisant pour se remettre au travail et retrouver de la concentration.


5 – Une méthode d’organisation 20/80

Le 20/80 fait référence à une célèbre loi d’organisation. C’est le principe de Pareto ou la loi du 20/80. Pareto a montré qu’un minimum de tâches et d’actions nous permettait d’obtenir la majorité de nos résultats.

Joseph Juran est allé plus loin en montrant qu’en général, il trouvait que 20% des actions conduisaient à 80% des résultats. L’efficacité est donc de réaliser uniquement les tâches qui rapportent beaucoup de résultats.


Réduire les tâches à l’essentiel pour gagner du temps

L’idée est donc de réduire nos tâches à l’essentiel tout en atteignant un maximum de résultat. Il ne faut donc garder que les tâches qui nous permettent d’obtenir des résultats.

Cette technique de productivité sous-entend que la majorité des tâches que nous faisons ne produisent aucun résultat. Il faut donc savoir simplifier nos organisations.

Par conséquent, en réduisant nos tâches à l’essentiel, nous réduirons notre temps de travail. Nous gagnerons donc du temps avec cette méthode d’organisation et serons plus efficaces. L’efficacité étant le rapport entre le temps passé et le résultat (gain) obtenu.


Réduire son temps de travail pour réduire les tâches à l’essentiel

Le complément du 80/20 est de réduire le temps de travail pour réduire les tâches à l’essentiel. En effet, si nous limitons notre temps disponible, nous n’aurons pas d’autres choix que de réduire le nombre de nos tâches.

Par conséquent, pour nous assurer d’être vraiment efficaces et de tenir nos objectifs, nous ne pourrons garder que nos priorités. Cette notion rejointe la loi de Parkinson qui nous incite à limiter le temps dédie à une tâche pour nous assurer de ne faire que l’essentiel.

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Avec la technique de productivité Pomodoro, nous minutons notre activité et donc nous nous obligeons à aller à l’essentiel. Par exemple, lorsque nous devons faire une nouvelle tâche, nous ne savons pas combien de temps elle va prendre. Nous pourrions prévoir 2 heures alors qu’en réalité il faudrait une heure.

Malheureusement en prévoyant 2 heures, nous aurons tendance à les utiliser dans leur intégralité. Avec la méthode Pomodoro, en mettant en place des séquences de 25 minutes, nous nous obligeons à aller à l’essentiel à chaque fois et donc à gagner du temps.


En complément sur la méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro est donc une technique de productivité qui nous permet de gagner du temps lors de la production d’une tâche. L’idée est donc de :

1. Décider de l’action à entreprendre
2. Lancer le minuteur réglé sur 25 minutes
3. Travailler sur la tâche décidée
4. Lorsque le minuteur sonne, nous pouvons faire une pause de 5 minutes.
5. Tous les 4 Pomodori, nous pouvons prendre une pause de 15 minutes.

 

Cette méthode d’organisation s’intègre à des méthodes plus globales. Il est important de compléter la méthode Pomodoro avec des techniques d’organisation plus larges. 

Pour aller plus loin dans l’efficacité, la gestion du temps et le choix des priorités, je peux vous conseiller les articles suivants :


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