Le cerveau humain est « capable » de faire plusieurs choses à la fois. Il est par exemple possible de parler et de marcher en même temps, de regarder un film et de boire une bière en même temps ou encore de conduire et d’avoir une discussion en même temps. Alors, le multitasking est-il efficace dans toutes les situations ?

En effet, certaines personnes essaient d’associer deux ou plusieurs activités afin d’être plus productives. Il s’agit du concept de multitasking (ou de multitâche). Car oui, nous avons tous la faculté de faire plusieurs tâches en même temps, mais le fait d’exécuter plusieurs tâches en simultané optimise-t-il efficacement notre productivité ?

 

Le terme « multitâche » : définition & limites

Le multitasking a été inventé par le géant du numérique IBM, en 1965. Ce terme illustre alors les capacités de son système innovant de traitement des informations. 

Actuellement, les OS ou système d’exploitation disponibles sur PC, smartphone et tablette sont multitâches. Il suffit de consulter le gestionnaire de tâches de son ordinateur pour découvrir l’ensemble des programmes qui fonctionnent en arrière-plan. 

À terme, la notion de « multitasking » s’est développée dans le domaine des entreprises. Celles-ci recherchent aujourd’hui des collaborateurs capables d’assurer plusieurs tâches en même temps et le multitasking est parfois (et à tort) associé au profil d’un polyvalent. 

Un professionnel devrait être capable de réaliser ses missions principales ainsi que ses missions connexes « en même temps ». Cela implique une charge de travail plus importante ainsi qu’une gestion du temps plus complexe. Mais est-ce vraiment pertinent ? Ne s’éparpille-t-on pas en pratiquant le multitasking ? Car rappelons-le, le multitasking est la capacité à réaliser plusieurs tâches simultanément.

Sans surprise, les cerveaux ne sont pas en mesure d’égaler un processeur ni n’ont la capacité de traiter plusieurs activités de manière simultanée. Et ceci, indépendamment des niveaux d’intelligence et de la rapidité des connexions neuronales.

La réalisation de plusieurs tâches à la fois est donc défavorable à la productivité. Cela peut, au contraire, nuire considérablement à celle-ci. En outre, la qualité de travail risque de se détériorer lorsqu’un sujet insiste sur le fait de gérer plusieurs projets « de concert ». 

Ainsi, la plupart des tâches sont incompatibles avec le multitasking.

 

Mais alors, pourquoi pratique-t-on le multitasking ?

Plusieurs raisons peuvent motiver une personne à entreprendre une tâche alors qu’elle est en train d’en exécuter une autre.

 

Les prédispositions humaines

D’abord, il existe une cause d’ordre humain. En quête d’amélioration continue, l’homme ne cesserait de rechercher de nouveaux stimuli. Ainsi, il suffit de consulter sa boite mail pour éviter de succomber à l’ennui lors d’une réunion professionnelle qui traîne en longueur. Réaliser des « choses » ou faire des actions permettrait donc de stimuler notre cerveau et comblerait notre besoin de satisfaction.

 

L’aspect sociétal

Ensuite, notons qu’il existe un facteur corrélé à notre vie professionnelle. Nous exigeons des membres de notre équipe, de notre entreprise, et de notre société d’être capables de réaliser des tâches simultanées. Il s’agit d’un critère de choix parmi les candidats à tel ou tel poste au sein des entreprises. 

La raison ? Selon les idées reçues, le multitasking ferait gagner du temps. Être capable de gérer plusieurs projets en simultané serait le signe d’une productivité importante. 

Malheureusement, il s’agit d’un mythe « qui a la vie dure ».

 

Les outils

Enfin, nous pratiquons le multitasking, car nous avons les outils pour nous en imprégner. 

Les outils de production, les logiciels de commande, les plateformes interactives, etc. Nous pouvons travailler simultanément sur un iPad, sur notre MacBook ou sur notre PC Windows quotidiennement. 

Nul besoin d’interrompre telle ou telle tâche en cours grâce au mode multipages de nos interfaces. La technologie favorise le multitâche, tandis que notre cerveau traîne en longueur.

 

Multitasking : mauvais ami de la productivité ?

Être efficace au travail, cela supposerait d’être multitâche. Le fait de mener plusieurs tâches serait donc un gage de productivité. Mais nous avons vu que cela est FAUX. Plusieurs études illustrent ce propos à merveille : réaliser simultanément deux tâches est contreproductif !

 

Faire une tâche à la fois et aller jusqu’au bout de celle-ci 

Être productif, cela suppose donc de ne faire qu’une tâche à la fois, de la faire bien et jusqu’au bout. 

Dans le cas contraire, il est conseillé de ne pas commencer telle ou telle tâche tout simplement, et encore moins une tâche complètement différente de celle que nous avions pour objectif de commencer.

 

Le multitasking est chronophage

Il est prouvé scientifiquement que l’homme n’a pas le moyen de gérer deux activités à la fois à la différence de son ordinateur portable. Le fait de mener une action différente conduit surtout à perte de temps considérable. Cela nous est expliqué dans les lois de la gestion du temps.

Notre cerveau mettrait environ 20 min pour se (re)concentrer sur une autre tâche et aurait donc besoin de temps pour réaliser des tâches qui sont nouvelles pour lui, bien qu’elles aient été traitées antérieurement.

 

Le multitasking et la capacité d’adaptation 

Ce qui est qualifié de multitâche est tout simplement la faculté de jongler entre deux opérations à la fois et de s’adapter rapidement à la réalisation d’une tâche différente ou annexe. 

Le cerveau se concentre d’abord sur l’activité A, puis il va interrompre la tâche pour se focaliser sur l’activité B. Il aura besoin d’un certain temps d’adaptation pour migrer d’une tâche à l’autre. 

Il est donc naturel d’être moins efficace lorsque plusieurs travaux en simultanée sont confiés à la même personne.

 

Le multitasking et la perte de concentration

Un autre inconvénient du multitasking ? La diminution de la concentration. 

Le cerveau n’est pas en mesure de rester attentif sur deux éléments distincts. Par exemple, une personne éprouvera des difficultés à écouter ses collègues dès lors qu’elle sera en train de consulter sa boite mail.

 

Le multitasking : une source de stress important

Passer d’une activité à l’autre est déconseillé, et ce, afin de préserver le bien-être et la santé mentale des personnes qui en font amèrement les frais. Interrompre son travail en permanence afin de passer à une autre tâche libère des hormones de stress. 

S’adonner à plusieurs tâches est anxiogène, car celles-ci vont solliciter davantage de capacités intellectuelles simultanées. Le multitasking peut donc conduire au surmenage voire au burn-out. À proscrire, donc !

 

Le multitasking et l’indice d’erreurs

Enfin, le multitasking réduit drastiquement l’attention des individus. Ainsi, un « multitasker » a plus de chance de commettre des erreurs qu’une personne effectuant son travail normalement.

 

Faire du multitasking intelligemment, est-ce possible ? 

En règle générale, le multitâche est donc néfaste à la productivité. 

Toutefois, cela n’implique pas de le supprimer de nos habitudes. Il existe quelques solutions pour bénéficier de ses avantages au quotidien sans tomber dans le piège de la contre-productivité.

 

Les activités complémentaires 

La première astuce consiste à avoir des activités simultanées qui requièrent une attention complémentaire. En effet, certaines activités ne font pas appel aux mêmes sens. Vous pouvez par exemple écouter un podcast intéressant en conduisant. Vous pouvez aussi marcher et avoir une conversation téléphonique.

 

Le multitasking pour les tâches de la même « catégorie »

Enfin, il est important de différencier le bon et le mauvais multitâche concernant les tâches elles-mêmes. L’optimisation de la productivité est possible dès lors que les tâches associées sont « logiquement associables » et appartiennent à la même catégorie (ex. faire son bilan et son CDR pour sa comptabilité). 

En revanche, l’effet sera catastrophique si l’employé s’active à mener deux opérations qui ont besoin d’une concentration élevée et qui n’ont rien à voir l’une avec l’autre (faire sa comptabilité et démarcher des clients). 

Bien qu’il soit parfois difficile de différencier ces deux types de multitasking, il est nécessaire de faire appel au bon sens. 

En cas de doute, vous pouvez délaisser l’une des deux actions en cours.

 

En conclusion : l’organisation est la clef 

Faire plusieurs choses en même temps ou faire deux choses en simultanée, céder aux distractions et échouer à faire une seule chose à la fois, faire fonctionner les deux hémisphères en vain, gérer différentes tâches en même temps, souhaiter aller au-delà de ce que les neurosciences révèlent et continuer de gérer plusieurs tâches à la fois, etc. La gestion des tâches est aussi simple que le principe suivant : il ne faut PAS gérer plusieurs tâches simultanément. Cela est chronophage et contreproductif ! 

Bien que certaines tâches puissent être réalisées simultanément, la gestion des tâches doit être réalisée « une par une ». Vous pouvez toujours vous inspirer du diagramme de Gantt ou autre logiciel performant appartenant au domaine de la robotique et des processeurs pour vous aider à réaliser des tâches multiples, mais ne comptez certainement pas sur votre cerveau. 

Votre cortex, votre lobe frontal, votre lobe préfrontal et vos capacités cognitives ne sont PAS adaptés au multitasking ! 

L’organisation est le meilleur moyen d’être plus efficace. Et cela vous permettra d’être plus zen. Le planning vous permettra de vous imprégner de tâches qui peuvent être simultanément gérées par différents collaborateurs (grâce à un logiciel de gestion adapté). 

Non seulement vous serez plus coopératif, mais aussi plus productif et vos stimuli seront adaptés à une seule tâche que vous mènerez à bien, correctement, et sans interruption ni distraction.

Ainsi, l’incapacité à accomplir plusieurs tâches, à effectuer plusieurs tâches n’est pas corrélée aux millisecondes nécessaires à votre cerveau et à ses neurones potentiellement réfractaires pour capter telle ou telle information, mais bien le fait de sa structure organique.