Activités chronophages : comment les identifier et les arrêter au travail ?

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Le terme chronophage est d’origine sociologique et signifie : « Se dit de ce qui demande beaucoup de temps ou qui en fait perdre » (larousse.fr). Par exemple, « les écrans sont chronophages », mais également les activités, ou les personnes.

Synonyme de ce qui est prenant, le terme chronophage vient du grec « chronos » qui signifie « temps » et de « phage » qui veut dire « manger ». Quelque chose de chronophage « mange le temps ». En anglais, on dirait qu’elle est « time-consuming ».

Qu’est-ce qu’une activité chronophage ?

Les activités chronophages sont nombreuses et c’est aussi bien le cas dans notre vie personnelle que dans notre environnement professionnel. Il s’agit, par exemple, des réseaux sociaux, de la télévision (des écrans en général), de nos collaborateurs envahissants, des réunions incessantes ou encore des flots d’e-mails qui ne cessent de s’accumuler dans la boite mail. Les activités chronophages doivent d’abord être repérées, afin de prendre des mesures correctives.

Activités chronophages : comment les identifier et les arrêter au travail ?

 

Identifier les activités chronophages, c’est mieux les appréhender

Nous l’avons déjà souligné, identifier les activités chronophages permet de mieux les appréhender au sein de votre entreprise, que vous soyez le dirigeant ou que vous fassiez partie de ses collaborateurs.

 

1. Checker et utiliser constamment les e-mails

Désormais, il existe des outils tels que Slack qui peuvent permettre de discuter instantanément et permettent d’envoyer des messages (à l’instar d’un réseau social d’entreprise) plutôt que de rédiger des mails, dont le formalisme est de coutume, et clairement lourd à supporter pour certains collaborateurs. 

L’une des activités chronophages consiste d’ailleurs à « traiter ses mails », c’est-à-dire les catégoriser, y répondre ou encore les supprimer lorsqu’ils ne sont d’aucune utilité.

 

2. La réunionite fait partie des activités chronophages

Certains de vos collaborateurs (et managers) seront des personnes enclines à désirer contrôler le projet, souhaiter contrôler les membres de l’équipe et vouloir s’assurer que vous fassiez votre travail correctement. Vous serez alors contraint d’assister à des réunions qui trainent en longueur. 

Rien de pire pour perdre du temps, et rien de tel pour être qualifiée d’activité chronophage.

 

3. Les demandes à la hiérarchie

Lorsque vous êtes dans une société paternaliste par exemple vous devrez sans cesse demander la permission à votre hiérarchie afin de prendre une quelconque initiative. 

Au-delà d’être chronophage, ce phénomène inhibe la proactivité, pourtant essentielle aux entreprises, qui appartiennent à un monde en mouvance permanente, et qui doivent s’adapter pour survivre sur le plan économique.

 

4. Les reportings sont des activités chronophages

Nombreux sont vos collaborateurs à vous demander des reportings pour tout et n’importe quoi ?

C’est une activité bel et bien chronophage, la valeur apportée rapportée au temps passé ne justifie pas qu’ils soient « à ce point » demandés.

 

5. Ne pas savoir dire non et vouloir tout faire

Vous voulez constamment donner une bonne image de vous ou vous assurer que les autres vous aiment bien. Rien de tel que de dire oui à tout et ainsi perdre du temps sur des tâches qui ne répondent pas à vos objectifs. Apprenez à savoir dire non!

 

6. Être trop gentil au travail

Dans la même logique que celle de ne pas savoir dire non, nous pouvons être amenés à être trop gentils pour ne pas froisser les autres ou nous assurer que l’ambiance au travail soit vraiment au top. Cependant, même si la gentillesse est une qualité, il faut savoir mettre des limites et oser être un peu moins gentil pour ne pas tomber dans des activités chronophages.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :  Liste de contrôle des tâches (checklist) : 6 étapes et 6 conseils

 

7. Les tâches administratives

Rien de tel que les tâches administratives pour trainer en longueur. Mais ces dernières sont le fruit de notre héritage culturel. 

Nous n’avons donc pas le choix de nous y astreindre. 

Autant déléguer de telles tâches. Au-delà d’être contraignantes, elles sont ennuyeuses et requièrent de la concentration.

 

8. Les commérages et autres potins sont des activités chronophages

Stéphanie est enceinte, Patrick est en train de divorcer et Nono va bientôt démissionner.

Oui, mais les commérages et les potins sont particulièrement chronophages, et aussi sans intérêt, au passage.

 

9. Vouloir tout contrôler

Vos collaborateurs bâclent leur travail ou vous n’avez confiance en personne.

Rien de tel pour repasser derrière, perdre du temps, et donc s’astreindre à une activité clairement chronophage.

 

10. Les collaborateurs qui monopolisent votre temps

Attention à bien s’éloigner de vos collaborateurs « toxiques » ou en tout cas « énergivores ». Ceux qui se disent victimes du système, qui n’ont jamais le temps, qui ont sans cesse besoin d’aide, et qui sont incapables de faire preuve d’autonomie dans leur travail. 

Le fait d’avoir de tels collaborateurs pourrait bien s’avérer couteux (en termes de temps, et donc d’énergie).

 

11. Les outils de gestion, censés vous aider, mais qui deviennent des activités chronophages

Le grand patron s’est laissé convaincre par la dernière nouveauté en termes de technologie ? 

Pour l’instant, vous ne voyez pas l’intérêt, car tout ce que vous avez gagné, c’est du temps en moins pour vous consacrer à vos dossiers. L’outil est tellement compliqué que vous passez des heures à comprendre tandis qu’avant quelques minutes suffisaient à envoyer votre devis aux clients.

 

Comment arrêter les activités chronophages ? 

L’une des premières solutions afin de cesser les activités chronophages est bien évidemment de repérer les activités chronophages (citées plus haut). 

Vous pouvez cependant prendre le temps de lire ces quelques conseils afin de minimiser la perte de temps dans votre quotidien.

 

1. Être séquentiel : une chose à la fois

Le multitasking est à proscrire, pourquoi ? Votre cerveau n’est clairement pas conditionné pour se concentrer sur plusieurs tâches en même temps. De plus, cela lui prend plusieurs dizaines de minutes pour se reconcentrer sur une tâche tombée dans l’oubli. Il est donc d’une importance CAPITALE de faire une chose à la fois, et surtout de terminer la tâche que vous avez commencée. Il faut être séquentiel.

 

2. Alterner les tâches pour ne pas céder aux activités chronophages

Il ne suffit pas de déterminer la liste des tâches à réaliser, mais bien de les combiner les unes aux autres et d’intégrer à votre planning (dans une même journée) des activités de comptabilité, de prospection ou encore de communication ! Le fait de se concentrer sur différentes « sphères » vous permettra de ne pas céder aux activités chronophages en raison de votre ennui qui pointe le bout de son nez.

 

3. Les outils contre les activités chronophages

Désormais, les réseaux sociaux peuvent vous indiquer quel est votre temps de consommation, et des outils peuvent vous permettre de gérer les activités chronophages, de ne pas recevoir de notifications à certains moments de la journée. 

Cela peut s’avérer essentiel au quotidien et vous permettre de gagner en efficacité, en productivité, et atteindre vos objectifs plus facilement.

 

4. La méthode Pomodoro

Éviter les activités chronophages, cela passe clairement par une bonne maîtrise de son temps. Afin de gérer au mieux son temps, il existe certaines méthodes, telles que la planification, l’emploi du temps, l’agenda ou encore avoir une bonne organisation quotidienne.

Mais il est également possible de s’assigner aux tâches prévues grâce à la méthode Pomodoro. Celle-ci permet de chronométrer les tâches que vous devez réaliser. Par exemple, prendre 30 min (top chrono) pour remplir sa déclaration fiscale. C’est idéal, car votre concentration est focalisée sur une seule chose, et vous savez que vous devez respecter le temps imparti. La méthode Pomodoro fait des miracles !

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5. Les pauses & la méditation

Les activités chronophages, vous y cédez (aussi), car votre cerveau a besoin de repos. Il est donc nécessaire de profiter des moments de relaxation pour ne penser à rien, laisser votre esprit divaguer. 

Si cela vous semble impensable, vous pouvez toujours planifier quelques minutes de méditation chaque jour ou intégrer ces séances à votre routine matinale. 

La méditation, le yoga, les activités sportives, autant de manières de favoriser la concentration au quotidien, et donc de ne pas céder à la tentation des activités chronophages.

 

En conclusion sur les activités chronophages

Nous l’avons vu, les activités chronophages ne sont pas nécessairement de notre fait. Dans notre vie professionnelle, nous sommes souvent contraints de perdre du temps en raison des modes d’organisation qui nous sont imposés. 

Cependant, notre quotidien est rythmé par des activités chronophages, et il est clairement nécessaire de les identifier, et de prendre des mesures correctives.

Les réseaux sociaux sont des voleurs de temps particulièrement importants. Vous pourrez consulter le temps passé sur ces derniers (c’est indiqué pour Instagram). Vous serez surpris des heures que vous « dépensez » sur votre téléphone…

Ces derniers sont créés pour nous encourager à rester sur la plateforme, à commenter, à liker, à se comparer. Ils sont non seulement chronophages, mais surtout la raison pour laquelle de nombreuses personnes manquent de confiance en elles.

Il est donc requis de se rapprocher de ce qui nous fait « vraiment » du bien, et de s’éloigner de ces mangeurs de temps une bonne fois pour toutes. D’ailleurs, c’est le choix de plus en plus d’individus : s’éloigner définitivement des réseaux sociaux.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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