Liste de contrôle des tâches (checklist) : 6 étapes et 6 conseils

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Réaliser une liste de contrôle des tâches (checklist) permet d’accompagner la gestion de projet grâce au suivi des tâches et à leur synchronisation, d’effectuer des tâches simples, d’assigner une tâche, d’en déléguer une autre, de visualiser chaque date d’échéances par l’intermédiaire d’un planning ou d’un planificateur tel que le diagramme de Gantt ou des outils délivrés par Trello (une version gratuite est disponible), 

La checklist permet l’accomplissement de la gestion de projet par l’intermédiaire d’un logiciel de gestion de projet qu’il est nécessaire de choisir en amont.

L’objectif ? Créer des listes de tâches, lister les tâches, attribuer des tâches, regrouper des tâches, gérer ses tâches et prioriser afin de gagner en productivité. 

Qu’est-ce que la checklist ? 

Une liste de contrôle des tâches permet d’ajouter une activité, d’accomplir différentes tâches planifiées et de suivre l’avancement des tâches. 

Une telle liste (checklist) indique les tâches à réaliser ainsi que le temps nécessaire et son état d’avancement (à faire, en cours et terminé).

Faire des listes ou réaliser une liste des tâches à accomplir au sein d’un seul et même document (au format papier ou numérique) permet une planification du projet avec la mise en place de jalons, et ce, jusqu’à la fin du projet. 

Cela permet de ne rien oublier, de mettre en valeur les dépendances, d’accomplir plusieurs tâches en même temps et de catégoriser en tâche récurrente, tâche ponctuelle, tâches urgentes, etc.

Todo-list et checklist : quelles différences ? La checklist se différencie de la « todo-list » en ce qu’elle permet de vérifier l’accomplissement des tâches définies.  Une todo-list n’existe que parce qu’elle fait l’« inventaire » de la liste des choses à faire.

Liste de contrôle des tâches (checklist) : 6 étapes et 6 conseils

 

Quelles sont les étapes pour réaliser une nouvelle liste de contrôle des tâches (checklist) ? 

La liste de contrôle des tâches à accomplir est un avant tout un outil d’organisation parmi les outils de gestion de projet. C’est un outil pour gérer la planification du projet. Quelles sont les étapes à suivre pour réaliser une nouvelle liste ?

 

Étape 1 : Choisir le logiciel de gestion de projet qui vous correspond 

Il s’agit d’abord et surtout de bien choisir le logiciel qui vous correspond : Microsoft Project (Ms-Project) ou logiciel de planification tel que Sharepoint. D’autres outils d’organisation peuvent être utiles en bureautique comme Google Keep, Google Drive, Google Agenda, Azendoo, Trello, etc.

Un logiciel de gestion de projets doit être à la hauteur de l’ampleur de votre projet.

 

Étape 2 : Créer une nouvelle liste de contrôle des tâches (checklist)

Cette étape est relativement simple. Par analogie, elle consiste à faire un brainstorming, c’est-à-dire à assembler l’ensemble de vos idées telles qu’elles viennent, dans le désordre. Présenter des tâches sur une feuille de papier ou directement sur le logiciel de gestion que vous avez choisi en fonction des idées qui vous viennent à l’esprit. 

Regrouper les tâches dans le désordre permet de ne rien oublier. Ce travail peut (et doit) être réalisé en équipe lors de la gestion de projet.

 

Étape 3 : Prioriser et classer

Cette étape est charnière. 

Il est nécessaire de classer les tâches au sein du tableau de bord : les tâches les plus simples, les tâches urgentes, les tâches récurrentes et d’identifier les dépendances. Vous pouvez également définir dans quelle mesure vous pourrez réaliser plusieurs tâches sur telle ou telle partie du projet. 

La priorisation peut s’appuyer sur l’un des indispensables de la gestion de projet : la matrice d’Eisenhower.

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Aussi, certaines tâches seront considérées comme indispensables pour mener à bien le projet. Elles doivent être mises en valeur.

 

Étape 4 : Estimer et poser des jalons 

Le projet a une date de début ainsi qu’une date d’échéance, autrement dit un début et une fin. Il doit être découpé en différentes étapes et jalons qui doivent être communiqués aux membres de l’équipe. L’estimation des tâches requiert de l’expérience, une connaissance du secteur d’activité, et doit être réaliste pour être valable.

 

Étape 5 : Assigner des tâches

Les tâches doivent être assignées aux collaborateurs, en fonction de leur ancienneté (rapidité de travail), de leur expertise et de leurs appétences.

 

Étape 6 : Réaliser les tâches/accomplir vos tâches 

Il s’agira ensuite de réaliser ses tâches (celles qui vous sont assignées aussi) et de procéder au suivi de l’avancement du projet.

 

Liste de contrôle des tâches (checklist) et méthodologie

Afin de réaliser un gestionnaire de tâches fonctionnel, vous pouvez suivre ces quelques conseils.

 

1. Favoriser la simplicité

Dans le cas où votre projet est relativement simple, vous pouvez aussi vous aider d’un tableur Excel.

Dans la première colonne, on peut introduire le délai à respecter. Puis, dans la seconde colonne peut apparaitre la liste des tâches à faire dans l’ordre chronologique. Enfin, dans la troisième colonne peut être inscrit l’état d’avancement de l’opération concernée.

 

2. Plusieurs listes de contrôle des tâches (checklists)

En fonction de la complexité des activités, vous pouvez ajouter des lignes de contrôle. Par exemple lorsque des itérations sur les différentes tâches sont nécessaires.

 

3. Créer une liste en équipe

Identifier les tâches de création, définir une tâche, procéder à la gestion du temps, organiser les dépendances, affecter les tâches, réaliser différentes tâches… autant de gestion des tâches qui requiert l’ensemble des membres de l’équipe. 

Cela est d’autant plus vrai que le projet est complexe et coordonné par des experts en développement informatique ou autres domaines particuliers. 

Les différentes (et autres) parties prenantes doivent également être conviées. 

Afin d’établir des délais en cas de mise en conformité, des juristes de l’entreprise, par exemple, devraient être conviés à la réunion d’équipe.

 

4. Créer des tâches précises 

Les tâches doivent être les plus précises possible et scindées autant que possible afin d’éviter les mauvaises surprises.

 

5. Identifier les dépendances 

Les dépendances surtout, doivent être mises en valeur, car celles-ci vont influencer la structure, l’organisation et la chronologie du planificateur. Un manque d’anticipation des dépendances peut s’avérer chronophage.

 

6. L’importance de la priorisation 

Prioriser permet de gagner du temps et de l’argent, d’anticiper l’urgence, d’affecter des tâches essentielles avant celles qui sont non essentielles. Il s’agit de l’étape la plus importante lorsque vous réalisez votre liste de choses à faire. Planifier et suivre est aussi essentiel. Mais la condition à une bonne planification et à un bon suivi est de savoir quelles sont les tâches les plus importantes et quelles sont les tâches les plus urgentes. 

La matrice d’Eisenhower citée plus haut permet de classifier en différentes catégories les tâches, et cela peut s’avérer utile dans le cadre de votre gestion de projet : 

  • Tâches importantes et urgentes = je fais
  • Les tâches non importantes et urgentes = je délègue
  • Tâches importantes et non urgentes = je planifie
  • Les tâches non importantes et non urgentes = je supprime

En fonction de la réponse que vous apportez à chacune des tâches (est-elle urgente ? est-elle importante ?), vous pourrez planifier les missions à accomplir.

 

Les avantages de la liste de contrôle des tâches (checklist)

Qu’il s’agisse de la checklist concernant les emails à écrire, classer, stocker ou de la liste de choses à faire concernant un projet d’envergure, la checklist est indispensable ! 

Achever la tâche est une chose, achever une succession de tâches en est une autre.

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La checklist est indispensable en termes de gestion de projet, car elle permet de regrouper la liste de choses à faire, de les prioriser, de les ordonner, de les déléguer, et de mettre en évidence des dépendances. 

De nombreux outils permettent la mise en place d’organisations collaboratives, intuitives, et encouragent la cohésion au sein des équipes.

Mener à bien des tâches en équipe, travailler sur des projets en même temps et au même moment peut s’avérer être un véritable casse-tête.

C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises de services nous proposent aujourd’hui de nous faciliter la vie, de faciliter la vie de notre équipe et de permettre à notre entreprise de gagner en productivité.

La checklist, la liste de choses ou le gestionnaire de tâche permet d’ajouter des tâches, de classer et prioriser les tâches, d’établir des échéances, d’assigner des tâches ou d’attribuer des tâches, de suivre les tâches (suivi de l’avancement) et de savoir si le chef de projet est en avance ou en retard. 

Véritables outils de lutte contre la procrastination, les diagrammes et tableaux sont aussi efficaces qu’un emploi du temps. Vous n’avez plus le choix lorsqu’il s’agit de commencer une tâche. Vous recevez des notifications des logiciels de gestion : tâches accomplies, tâches en cours, tâches à commencer… c’est un véritable outil collaboratif !

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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