Gestion du temps et des priorités au travail : une méthodologie

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La gestion du temps et des priorités au travail repose sur plusieurs étapes. Nous avions vu lors d’un précédent article « Comment être organisé et ne pas perdre de temps ? » l’importance de simplifier et réduire toutes nos tâches. En effet, chercher à supprimer les tâches inutiles est la première étape pour développer ses capacités organisationnelles.

À l’image de quelqu’un qui voudrait faire des économies d’eau en optimisant ses douches, machines à laver et lave-vaisselle, si les tuyaux sont en mauvais état et fuient, les économies d’eau ne seront pas optimisées. Nous devons donc poursuivre les fuites de temps et tâches inutiles avant de passer à la suite.

La deuxième étape serait celle de la gestion du temps et des priorités au travail. Maintenant que nous avons réduit nos tâches, il va être important de savoir dans quel ordre nous allons devoir les traiter. L’ordre a un impact fort sur notre efficacité pour plusieurs raisons.

Voici une méthode globale de gestion du temps et des priorités au travail en 3 étapes.

Gestion du temps et des priorités au travail : une méthodologie

 

1 – Le système de note

Dans la gestion du temps et des priorités au travail ou en dehors, la mise en place d’un système de notes est impérative. Gérer ses priorités n’est pas seulement une question de déterminer dans quel ordre nous allons traiter les tâches. C’est aussi une question de connaitre les tâches à prioriser. Et même si cette idée semble très simple, dans les faits, c’est plus compliqué.

Je préconise d’utiliser un système de note sur téléphone portable. Ainsi, nous pouvons toujours l’avoir sur nous. Ensuite, je pense qu’il est important de le connecter avec son ordinateur ainsi que sa tablette (système de cloud, système de note Apple ou Google). Cela nous permet de consulter les mêmes notes sur tous les supports que nous avons. Nous avons donc un peu plus de confort et pouvons passer d’un support à une autre sans perdre quoi que ce soit.

 

Pour recenser les tâches

Le premier avantage d’un système de note est qu’il nous permet de recenser au fur et à mesure que les projets et idées surviennent tout ce que nous avons à faire. Ainsi, tout est regroupé au même endroit. Lorsque nous prenons le temps de faire un point sur notre agenda, il nous reste qu’à ouvrir nos notes pour venir nous organiser.

Toutes les tâches étant au même endroit, nous sommes très efficaces. Nous n’avons pas besoin de consulter notre cahier, notre carnet, notre téléphone, notre bannette et nos post its pour savoir les tâches en cours. Regrouper ses notes en un seul et même endroit n’est qu’une question d’habitudes et de réflexes. Mais cela ne consomme pas plus de temps. Au contraire, c’est même beaucoup plus facile et cela nous permet de gagner du temps. C’est donc une action 100% efficace.

 

Pour ne rien oublier

Le deuxième avantage du système de note c’est qu’il permet de ne rien oublier. J’ai souvent entendu « La mémoire est dans le poignet ». Personnellement, je suis d’accord. Nous pouvons facilement oublier ce qui vient d’être dit. Mais si nous le notons, il est certain que nous ne pourrons pas l’oublier.

J’insiste, mais pour pouvoir gérer et définir ses priorités, il y a un aspect essentiel : connaitre toutes les tâches en cours. Nous avons tous oublié, au moins une fois, que nous avions un examen. Si nous nous en étions souvenus, il est certain que nous en aurions fait une priorité. Mais le fait de l’avoir oublié nous a conduits à l’ignorer. Bien gérer ses priorités c’est aussi ne rien oublier.

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Pour faire évoluer facilement

Enfin, le troisième avantage du système de notes dans la gestion du temps et des priorités au travail, c’est que nous pouvons travailler sur nos tâches et faire évoluer nos organisations. Les priorités d’hier ne sont pas forcément les priorités d’aujourd’hui. Nous devons régulièrement revoir nos priorités, car notre environnement est changeant.

Nous pouvons aussi faire évoluer nos organisations et les organisations d’hier convenaient aux organisations d’hier. Aujourd’hui, nos organisations ont peut-être besoin d’évoluer et le système de note, surtout s’il est informatique, va évoluer en fonction.

Par exemple, nous pouvions avoir une note « Vrac » ou nous notions toutes les tâches à faire avant de les traiter. Avec le temps, nous pourrions adapter nos notes en fonction de thématique « marketing », « commerce », « économique », « feedback client », « feedbacks équipes », etc. Plus nos notes évoluent en fonction de nos besoins, plus nous pourrons être efficaces.

De plus, les notes informatiques peuvent aussi être partagées. Plusieurs personnes concernées par la note peuvent interagir dessus pour la faire évoluer. Cela maximise les chances qu’elles soient mieux adaptées, mais aussi de ne rien oublier et de tout recenser.

 

2 – Pourquoi gérer par priorité ?

 

Les différents styles de priorité

Cette vidéo est très inspirante et riche d’enseignement sur la gestion du temps et des priorités au travail. Le premier point intéressant est de revenir sur nos 4 sphères de vie :

1 – La sphère personnelle (santé, ce que nous faisons pour nous : loisirs, sport, etc.)

2 – La sphère familiale (conjoint, enfants, famille proche)

3 – La sphère sociale (amis, relations lors de nos activités, vie associative, les personnes que nous connaissons).

4 – La sphère professionnelle (tout ce qui touche au travail)

Il est donc essentiel de savoir ce qui est important. Mais, nous devons tout de même prendre conscience d’une chose. Nous avons besoin que ces 4 sphères soient actives pour avoir un bon équilibre. Nous pouvons avoir seulement 1, 2 ou 3 sphères actives. Le risque est que nous sentions un manque et que nous ne soyons pas pleinement équilibrés.

De plus, régulièrement dans notre vie ces sphères évoluent. Si nous en perdons une, nous pouvons nous reposer sur les autres en attendant de la reconstruire. Si nous n’en avions qu’une seule et que nous la perdons, le risque est très grand et la reconstruction peut être beaucoup plus difficile.

Par exemple, si nous perdons notre travail, nous pourrons nous appuyer un peu plus sur les amis pour maintenir notre équilibre et notre motivation. Si nous perdons notre travail et qu’il était la seule sphère de notre vie, nous risquons de nous sentir seuls et démunis.

Nous prenons donc conscience que la gestion du temps et des priorités ne concerne pas que le travail, mais bien 3 autres aspects.

 

Importance de mettre les priorités en premier

Autre apprentissage de cette vidéo sur la gestion du temps et des priorités au travail, c’est qu’il est important de mettre les priorités en premier sous peine de ne pas avoir assez de temps ou de place dans sa vie pour les faire.

En effet, le temps a une fin. Les journées durent 24 heures et pas plus. Nous devons donc déterminer ce que nous souhaitons faire de nos journées. Il est tout à fait possible de remplir ces journées avec du sable et dons des tâches sans impacts sur notre travail ou sur notre vie. Nous pouvons aussi remplir avec des tâches plus importantes avec une vraie création de valeur.

 

Importance d’être séquentiel

Enfin, un autre apprentissage important pour la gestion du temps et des priorités au travail est que nous ne pouvons pas tout faire à fois. Nous ne pouvons pas mettre les gros cailloux, les moyens, les petits et le sable en même temps, car cela pourrait déborder. En d’autres termes, nous ne serions pas maitres de ce qui pourrait rester dans le pot et de ce qui pourrait en sortir. Nous serions ainsi en train de subir notre vie et les décisions qui la rythment.

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Nous avons aussi vu que nous fonctionnons de manière séquentielle, nous pouvons optimiser le remplissage du pot et de notre vie. Mettre en premier les gros cailloux, puis les moyens, ensuite les petits et enfin le sable et l’eau nous permettent d’optimiser le remplissage de nos vies.

 

3 – Les différentes méthodes de gestion des priorités

Je pense que savoir s’adapter est la meilleure forme de gestion du temps et des priorités au travail. Être psychorigide sur sa manière de travail n’est pas forcément bon. En effet, pour s’améliorer et être efficace, il faut savoir sortir de sa zone de confort et tester de nouvelles manières de faire.

Je pense qu’il en est de même dans la gestion des priorités. Pour cette raison, je vais vous proposer plusieurs méthodes de gestion des priorités. La référence est la matrice Eisenhower, mais les autres sont de bons compléments en effet, si nous avons une tâche importante et urgente (matrice Eisenhower), nous allons la faire en priorité.

Mais si ce que nous avons à faire n’est ni important ni urgent, nous pourrions tester la troisième méthode. Ainsi nous réaliserions les tâches que nous avons l’énergie de faire. C’est très efficace de gérer ses mails lorsque nous sentons que nous avons l’énergie de rester derrière un ordinateur à lire et cirer. À l’inverse, si nous avons l’énergie pour communiquer avec les autres, nous pourrions faire de la prospection, de rencontrer un collègue ou appeler un client.

 

La matrice Eisenhower

La matrice Eisenhower nous invite à classifier les tâches que nous avons à faire en fonction de 4 grandes priorités :

  • Ce qui est important et urgent
  • Les tâches qui sont importantes et non urgentes
  • Les tâches non importantes et urgentes
  • Ce qui est non important et non urgent

En fonction de la classification de notre tâche, nous allons appliquer un mode de traitement différent.

Si nous sommes dans le premier cas avec des tâches importantes et urgentes, nous allons alors les faire immédiatement. Ce sont nos tâches les plus prioritaires.

Dans le second cas, nous sommes confrontés à des tâches importantes et non urgentes. Nous avons donc du temps avant de devoir les faire. Nous devons donc les planifier et pouvons les faire plus tard.

Ensuite, avec les tâches non importantes et urgentes, nous avons moins de temps. Le degré d’importance étant moins haut, nous pouvons les déléguer. Ainsi, elles seront faites rapidement. S’il n’est pas possible de les déléguer, car personne dans nos équipes n’a la compétence ou que nous n’avons pas d’équipe, elles devront être faites après les tâches importantes et urgentes. Nous devrons tout de même nous assurer de respecter les créneaux horaires des tâches importantes, mais non urgentes. Car nous ne devons pas oublier que nos priorités doivent se centrer sur les points importants. En effet, les tâches importantes sont celles qui créent le plus de valeur ajoutée.

Enfin, concernant les tâches non importantes et non urgentes, nous pourrons les reporter ou les supprimer. Nous pourrions créer une note spéciale qui recenserait toutes les tâches non importantes et non urgentes. Lorsque nous aurons toutes les autres actions, s’il nous reste du temps, nous pourrons alors les réaliser.

 

Les tâches de moins de 2 minutes

En complément sur la gestion du temps et des priorités au travail, nous avons d’autres méthodes d’actions. Si nous avons beaucoup de tâches à réaliser et qu’il est difficile d’y voir clair, nous pourrions faire le tri en faisant immédiatement toutes les tâches qui durent moins de 2 minutes.

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Ainsi, nous supprimerions beaucoup de tâches de nos notes, de notre esprit ou de notre agenda sans que cela nous prenne trop de temps. Certes, la matrice Eisenhower reste une méthode efficace. Mais, certaines fois, nous avons besoin de « passer un coup de balai » pour y voir plus clair, pour nous rassurer ou encore pour nous mettre en dynamique. Cette méthode est tout à fait adaptée.

 

L’énergie du moment

Ensuite, nous n’avons pas tous les jours la même énergie. Certaines fois, le degré d’importance et d’urgence d’une tâche nous obligera à la faire immédiatement. Mais, si nous ne sommes pas dans cette situation, nous pourrions envisager de mener des actions en fonction de notre énergie du moment.

Si nous sommes d’une humeur à communiquer avec les autres, il pourrait être judicieux de se concentrer sur les tâches nécessitant des interactions avec les autres. À l’inverse, si nous sommes plus dans un moment solitaire, se mettre à jour sur ses mails peut se révéler plus efficace.

Les jours où notre motivation est forte peuvent nous conduire à mener de gros projets lourds et complexes nécessitant une implication et une concentration forte. D’autres jours, si la motivation est moins forte, n’hésitez pas à consulter mon article sur ce sujet en cliquant ici.

 

Le plus dur en premier

Enfin, une dernière méthode qui peut nous aider à trouver nos priorités est de faire le plus dur en premier. Si nous avons plusieurs tâches importantes et urgentes à traiter, commencer par la plus difficile ou celle que nous aimons le moins nous permettra d’être plus efficaces.

En effet, nous avons tendance à être plus efficaces au début de nos activités. Alors qu’en fin de journée, nous avons déjà dépensé beaucoup d’énergie. Nous pourrions donc avoir un manque d’énergie à nous mettre à travailler sur des tâches que nous n’aimons pas ou qui seraient difficiles.

 

En complément sur la gestion du temps et des priorités au travail

Nous avions donc vu comment réduire le nombre de tâches à faire. Maintenant, nous savons mieux gérer nos priorités. Désormais, il nous faut des méthodes de travail efficaces pour pouvoir les réaliser.

Selon moi, la première est la méthode agile qui vise la division de chaque tâche en plusieurs sous-tâches. Ainsi, nous découpons les priorités en sous-tâches plus faciles à réaliser et accessibles. Découvrez mon article sur la méthode agile en cliquant ici.

Ensuite, lorsque nous sommes face à une tâche ou une sous-tâche, la méthode Pomodoro est très adaptée pour produire avec un niveau de concentration et donc d’efficacité optimal. Cliquez ici pour découvrir la méthode Pomodoro.

Enfin, une méthode globale de gestion du temps et des priorités au travail très efficace est la méthode NERAC. Elle reprend ce que nous avons vu et l’applique au quotidien. Cliquez ici pour consulter mon article sur la méthode NERAC.

Grâce à ces 3 méthodes, vous pourrez réaliser vos priorités de manière beaucoup plus efficace.


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