Organigramme des tâches : outil visuel indispensable en gestion de projet

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L’organigramme des tâches désigne un outil visuel indispensable pour la gestion de projet. Il est également connu sous le terme WBS, qui se traduit par Work Breakdown Structure. Dans le cadre d’un management de projet, une liste de tâches précise et détaillée est obligatoirement requise pour atteindre les objectifs visés par l’entreprise dans les délais.

L’organigramme des tâches propose un visuel détaillé de l’ensemble des travaux à effectuer pour mener un projet à terme. Il permet de structurer précisément la portée du projet ainsi que la totalité des livrables du plan de projet. Les chefs de projet utilisent généralement un logiciel de gestion associé à un outil de planification de tâches pour le construire.

En effet, il s’agit d’un outil de gestion de projet particulièrement adapté à des projets complexes. Il permet de décomposer le projet en plusieurs étapes constituées par un groupe de tâches individuelles subdivisées en multiples sous-tâches. L’objectif principal est de faciliter la gestion du projet, de mettre en place une bonne organisation du travail et d’optimiser la productivité de l’équipe projet.

Organigramme des tâches : outil visuel indispensable en gestion de projet

 

Pourquoi utiliser un organigramme des tâches ?

La conception d’un organigramme des tâches propose de nombreux avantages pendant la gestion de projet. La représentation visuelle de tous les travaux à faire favorise la création d’un planning de projet clair et précis. En même temps, cela aide le maître d’ouvrage à établir un budget de projet pertinent. De plus, le suivi en temps réel de l’avancement du projet est garanti.

L’organigramme des tâches constitue également un excellent moyen pour simplifier la communication tout au long du projet. Les échanges et les concertations entre les parties prenantes sont tout simplement efficaces et rentables. En effet, la mise en place de ce système d’organisation du travail apporte plus de transparence. Les risques de malentendus et de désaccords sont ainsi réduits.

En outre, un organigramme des tâches bien élaborées permet de visionner clairement l’étendue du projet. Le chef de projet peut facilement organiser la mobilisation des moyens nécessaires pour réaliser le projet. Une bonne allocation des ressources est également possible grâce à la structuration de chaque étape en plusieurs sous-tâches. Cela favorise ainsi une meilleure gestion du temps.

Enfin, l’organigramme des tâches représente une excellente initiative pour gérer des projets de grande envergure. La décomposition du projet en multiples sous-étapes facilite l’organisation du travail et le traitement des tâches complexes. De plus, la méthode offre l’opportunité de partager une vision claire et commune de l’état actuel du projet. Ce qui assure une meilleure orientation et une sécurité d’action.

 

Quels sont les éléments constitutifs d’un organigramme des tâches ?

L’organigramme des tâches fait référence à un plan de projet bien détaillé. Le contenu doit être à l’image d’une charte de projet bien établie afin de présenter un ensemble d’informations pertinentes aux parties prenantes. De ce fait, il est important de mentionner dans un organigramme des tâches la totalité des éléments clés du projet tels que les objectifs et les livrables.

En outre, l’établissement du lexique de l’organigramme est primordial. Il s’agit d’un document qui détaille de manière plus complète et plus précise chaque tâche ou sous-tâche du projet. Le lexique sert généralement à indiquer les tâches attribuées à chaque membre de l’équipe projet. Pour garantir un suivi pertinent du planning du projet, il importe de prendre en considération quelques points essentiels.

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Élément 1 – Le principal responsable de la tâche

Désigner le responsable de chaque tâche permet avant tout de clarifier le rôle et les missions de chaque membre de l’équipe du projet. Cet acte a également pour but de faciliter la communication à tous les niveaux. En effet, il est crucial de définir le périmètre d’actions et les responsabilités de chacun pour bien coordonner le travail. Cela réduit les risques de conflit de ressources ou de chevauchement.

 

Élément 2 – La description complète de la tâche

La description de tâche constitue un élément clé de l’organigramme. Il s’agit de quelques informations essentielles permettant aux acteurs du projet de connaître la finalité de la tâche énoncée. Un titre clairement centré sur la tâche constitue un bon début pour établir une bonne description. Ensuite, il convient de décrire en quelques mots les objectifs de la tâche.

 

Élément 3 – Le budget nécessaire pour réaliser la tâche

La case « budget de la tâche » n’est obligatoire que pour les projets complexes à budget conséquent. Dans ces contextes, il se peut même que le chef de projet soit contraint de limiter les budgets de réalisation de certaines tâches. En même temps, un suivi permanent est requis pour éviter les excès de dépenses. Sans oublier de contrôler de près le coût individuel pour bien respecter la marge définie.

 

Élément 4 – Le statut actuel de la tâche

Le statut des tâches sert à évaluer la situation actuelle de l’avancement du projet. Cet indicateur aide également le chef de projet à connaître l’état de la productivité de son équipe à tout moment. Par conséquent, il est possible de bien équilibrer la charge de travail attribuée à l’équipe projet. En pratique, il suffit d’utiliser des mots simples et courts pour définir le statut des tâches : en cours, à faire ou terminé.

 

Élément 5 – La date d’achèvement de la tâche

La date d’achèvement désigne le moment convenu pour terminer une tâche quelconque. Mais il arrive toutefois qu’elle soit modifiée en cours de route suite à des situations imprévues ou inattendues. Pour résoudre ce problème, l’idéal serait d’ajouter à chaque tâche son propre calendrier. De ce fait, les écarts de planning et les problèmes d’échéances deviennent plus faciles à gérer.

 

Comment créer un organigramme des tâches de projet ?

L’objectif principal d’un organigramme des tâches est de représenter schématiquement les tâches du projet. L’utilisation d’une méthode de gestion visuelle est alors requise pour créer un organigramme des tâches bien structuré. Parmi les outils visuels les plus utilisés actuellement, on peut citer les tableaux Kanban, les calendriers et les diagrammes de Gantt. Le choix du logiciel de gestion de projet à adopter varie en fonction des équipes.

 

Méthode visuelle 1 : les tableaux Kanban

Le tableau Kanban constitue une excellente initiative pour créer des organigrammes. Cet outil offre l’opportunité de gérer efficacement les ressources au quotidien. Il est également très apprécié pour sa capacité à fournir des détails clairs et précis de l’ensemble des tâches du projet. De plus, son utilisation facilite la conception du lexique de l’organigramme des tâches.

 

Méthode visuelle 2 : les calendriers

Les calendriers des tâches font également partie des alternatives efficaces pour visualiser un projet. Leurs utilisations pour la construction d’un organigramme des tâches proposent une expérience visuelle appropriée. Cependant, ils sont plus adaptés à la gestion des tâches des projets de grande envergure. Dans ces contextes, la cohérence de l’équipe par rapport aux tâches, aux dépendances et aux délais est garantie.

 

Méthode visuelle 3 : les diagrammes de Gantt

Le diagramme de Gantt désigne un excellent support pour les travaux visuels. Il comprend plusieurs fonctionnalités essentielles pour créer un organigramme des tâches agréables à la vue. De plus, ses bienfaits sur la gestion des tâches sont multiples : attribution des responsables, suivie de l’avancement, modification des tâches, etc. Autant de fonctionnalités qui permettent de personnaliser l’organigramme selon le besoin de l’équipe.

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Quelques conseils à suivre pour créer un bon organigramme des tâches

L’organigramme des tâches est considéré comme un référentiel indispensable pour mener un projet à terme. Sa réalisation requiert une décomposition étape par étape de toutes les tâches du projet. Les travaux mentionnés dans un organigramme doivent également être clairs et précis pour aboutir à des résultats concluants. De ce fait, il convient de le rédiger minutieusement afin de profiter de tous ses bienfaits tout au long du cycle de vie du projet.

 

Créer l’organigramme des tâches en équipe

Pour créer un organigramme des tâches clair et précis, il convient de mobiliser tous les membres constitutifs de l’équipe pour sa conception. L’expérience professionnelle et le savoir-faire de chacun sont nécessaires pour parvenir à décomposer chaque phase du projet en multiples sous-tâches pertinentes. De plus, cela encourage le travail collaboratif qui s’avère indispensable pour créer une bonne cohésion d’équipe.

 

Établir des règles pour garantir la réalisation des tâches

Une fois que toutes les tâches du projet sont parfaitement définies, il est important de suivre quelques règles essentielles pour garantir leurs réalisations. En premier, chaque tâche ou sous-tâche doit être attribuée à un responsable unique. Ensuite, en second, le résultat attendu doit être réalisable. Enfin, en dernier, les ressources nécessaires doivent être facilement accessibles.

 

Être bref et précis

Pour proposer un référentiel de projet agréable à la vue, il convient d’éviter de créer un organigramme des tâches trop long. Mieux vaut être bref et précis. L’idéal est de concevoir un document capable de se tenir facilement sur un papier de format A4. Cependant, il se peut que l’organigramme d’un projet de grande envergure n’entre pas dans cette dimension. L’idéal est de penser à segmenter le projet en plusieurs sous-projets pour garantir l’efficacité de l’organigramme des tâches.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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