Méthode Kanban : un outil visuel efficace pour bien gérer les tâches

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La méthode Kanban est une technique de travail initialement utilisée par Toyota dans les années 1950. Il s’agit notamment d’une méthodologie basée sur le flux tiré ou pull system. Créé par Taiichi Ōno et fondé sur les principes du Lean, Kanban prône l’amélioration continue des processus de fabrication. En pratique, il permet d’établir un bon équilibre entre la production et la demande des clients.

Le Kanban fait partie des méthodes agiles efficaces pour comprendre les flux de travail. Ce terme signifie « signal visuel ». Les entreprises l’adoptent pour faciliter la priorisation des tâches et faire un suivi régulier de l’avancement du travail. L’objectif principal est de réduire le gaspillage et la surproduction. Sans oublier que la conception d’un tableau Kanban est un moyen idéal pour maîtriser les coûts et les délais de production.

Le tableau Kanban désigne un outil visuel indispensable dans la gestion de projet Agile. L’équipe de développement l’utilise pour organiser les tâches quotidiennes afin d’optimiser la productivité et l’efficacité. En principe, un tableau Kanban regroupe la totalité des activités du cycle de vie d’un projet. Ils aident les intervenants à réaliser les tâches prioritaires et à anticiper les éventuels problèmes de retard.

Méthode Kanban : un outil visuel efficace pour bien gérer les tâches

 

Les éléments constitutifs d’un tableau Kanban

Les signaux visuels constituent l’élément principal sur un tableau Kanban. Il peut s’agir de cartes visuelles faites à partir de tickets ou de Post-it. Cependant, chaque carte doit contenir une activité ou tâche spécifique du projet. L’objectif est de proposer à l’équipe Kanban et à tous les intervenants une visualisation complète du travail en cours et à venir.

Un tableau Kanban est également caractérisé par plusieurs colonnes. Chaque activité du projet est répartie sur chacune d’elles afin de former un workflow. Pour bien distinguer les workflows, ils sont nommés en fonction de leur ordre de priorisation : en cours, à faire, réalisé, etc. Il est également essentiel de définir les limites WIP (Work in Progress) sur chaque colonne d’un tableau Kanban. En pratique, elles servent à limiter la quantité de travail en cours attribuée à chaque workflow. L’objectif est de cerner les blocages et d’améliorer le flux afin de bien équilibrer le travail attribué à chaque membre de l’équipe projet.

Lors de son utilisation, le tableau Kanban est souvent associé à un backlog. Cela permet de regrouper les idées des clients et de toutes les parties prenantes sur un même support. Ces idées sont ensuite traitées afin d’apporter une amélioration au produit. Une fois fait, l’équipe Kanban définit le point d’engagement qui fait référence au moment opportun pour exécuter le travail.

Enfin, le point de livraison signale la fin du workflow dans un tableau Kanban. Il s’agit de la date au plus tard à laquelle le produit doit être livré. La méthode Kanban a pour but de réduire le temps écoulé entre le point d’engagement et le point de livraison. Plus le délai d’exécution est court, plus l’équipe gagne en productivité et en efficacité.

 

Quels sont les principes de la méthode Kanban ?

La méthode Kanban utilise, soit un tableau virtuel, soit un tableau physique pour représenter les différentes étapes du travail. Les tâches du projet sont inscrites sur des cartes et se succèdent l’une à l’autre dans chaque workflow jusqu’à leur point de livraison. Cependant, il est important de respecter quelques principes fondamentaux pour tirer profit de tous les bienfaits de cette méthodologie.

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Principe 1 – Appuyez-vous sur l’existant

La méthode Kanban peut être appliquée sur n’importe quel type de processus ou flux de travail en cours. Elle est simple à comprendre et aucun changement radical n’est recommandé pour la mettre en place. Il suffit de faire une amélioration de processus bien adaptée au rythme actuel de l’équipe projet.

Il arrive souvent que la peur du changement rende complexe toute initiative d’amélioration au sein d’une entreprise. Cependant, aucun changement organisationnel n’est requis pour mettre en place la méthode Kanban. L’essentiel est de simplifier l’introduction du nouveau système sans brusquer les collaborateurs. Pour ce faire, il faut conserver le statut, le rôle et les responsabilités de chacun.

 

Principe 2 – Miser sur des changements progressifs

Il est important de maintenir la performance actuelle des collaborateurs. Au lieu de transformer soudainement les procédures de travail, il convient de choisir une amélioration continue accompagnée de légères modifications. Il s’agit de la meilleure initiative pour intégrer le nouveau système tout en permettant à l’équipe de se familiariser petit à petit avec les changements.

 

Principe 3 – Inciter les prises d’initiatives avec la méthode Kanban

Le succès de la méthode Kanban dépend de la capacité de chaque acteur clé du projet à faire preuve d’initiatives. Il s’agit même d’un acte nécessaire pour implanter une amélioration continue durable. Peu importe le statut hiérarchique, chaque membre de l’équipe doit contribuer à la recherche de solutions et procédures efficaces pour faciliter le changement.

 

Quels sont les avantages de la méthode Kanban ?

 

Une équipe de travail efficace

Le Kanban fait référence à un outil visuel pratique pour identifier les goulots d’étranglement. En effet, la méthode propose une visualisation complète de toutes les activités et processus de la chaîne de production. De ce fait, il est plus facile pour l’équipe de détecter les tâches qui risquent d’entraîner des retards et par conséquent de maintenir la cadence du flux de production.

 

Une méthode de travail flexible

La flexibilité de la méthode Kanban offre à l’équipe projet la capacité de s’adapter rapidement aux contraintes du marché. L’utilisation du backlog facilite le traitement des éventuels changements du besoin des clients. Cela permet certainement de travailler sur des tâches importantes instantanément.

 

Une quantité de travail appropriée avec la me2thode Kanban

La mise en place des limites WIP dans un tableau Kanban offre de nombreux avantages à l’équipe projet. Le fait de s’accorder sur la quantité de tâches à exécuter dans chaque étape du processus constitue un moyen efficace pour bien organiser le travail. Cela permet aux collaborateurs de se focaliser sur les tâches en cours et d’éviter les surcharges de travail.

 

Une élimination des gaspillages 

Le gaspillage se définit par l’action d’employer des ressources sans ajouter de valeur. Cela peut concerner le temps, les matériels, les efforts individuels ou collectifs, etc. La méthode Kanban a pour principal objectif de réduire ou d’éliminer tous actes de gaspillages lors de la réalisation de projet. Elle permet de bien allouer les ressources et de bien équilibrer le délai d’attente entre les tâches.

 

Comment utiliser la méthode Kanban en gestion de projet ?

 

Étape 1 : visualisez le flux de travail

La visualisation du workflow est primordiale pour bien débuter avec la méthode Kanban. Cela permet de comprendre la situation actuelle du projet et de connaître le mode de fonctionnement mis en place par l’équipe. À cette fin, il convient de détailler chaque étape du projet et ses tâches respectives sur le tableau Kanban.

Pour bien organiser le travail, il est important de définir le nombre de tâches à exécuter simultanément. Il est dans l’intérêt du chef de projet de les limiter selon la capacité et la performance des membres de son équipe. De plus, une tâche ne peut commencer qu’au moment où la précédente est validée par tous.

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Étape 2 : mettez en place un suivi régulier avec la méthode Kanban

Le système Kanban recommande un suivi régulier de l’avancement du travail réalisé dans chaque workflow. Cette démarche est essentielle pour évaluer la rapidité et la fluidité du travail. Par conséquent, l’équipe peut intervenir à tout moment pour faire des ajustements afin de réduire les délais de réalisation des tâches.

Pour garantir le succès du système, Kanban mise en place, il est impératif de définir des lignes directrices explicites. Les règles à suivre doivent être précises et claires afin que chaque membre de l’équipe prenne connaissance du travail qui lui est attribué. En parallèle, des boucles de feedback sont requises pour encourager les améliorations futures.

 

Étape 3 : identifiez les axes d’amélioration

À cette étape, l’équipe Kanban maîtrise peu à peu le fonctionnement du nouveau mode de travail. Les éventuels problèmes qui surviennent au cours de chaque étape du projet sont de plus en plus faciles à gérer. En effet, la compréhension de la théorie du travail aide l’équipe à rapidement résoudre les blocages et à trouver des initiatives d’amélioration efficaces.

 

Quels sont les différents types de tableaux Kanban ?

La méthode Kanban s’adapte à tous types d’activités ou projets. Elle a tout son intérêt, que ce soit dans les entreprises de fabrication, les industries automobiles, le développement de logiciels, etc. Cependant, le type tableaux Kanban dépend souvent du contexte et de l’environnement de travail. Selon la disponibilité de l’équipe, il peut s’agir de tableaux Kanban physiques ou de tableaux Kanban numériques.

Les tableaux physiques sont à la fois simples et pratiques. Ils sont accessibles à tout moment et ne nécessitent aucun support de technologie pour être utilisés. Néanmoins, les équipes qui travaillent à distance ont plus tendance à opter pour des tableaux numériques. Jira Software et Trello sont parmi les logiciels les plus utilisés grâce à leurs fonctionnalités simples et complètes.

 

Méthode Kanban et Méthode Scrum

Le Kanban et le Scrum représentent des outils courants dans la gestion des projets Agiles. Il se peut même qu’un tableau Kanban soit utilisé pour gérer la progression des tâches au cours d’un sprint Scrum. Néanmoins, les deux méthodologies restent assez différentes. Si l’approche Kanban ne nécessite pas de mettre en place des rôles formels dans le processus, l’approche Scrum privilégie la clarification des rôles au sein de l’équipe projet : équipe de développement, Product Owner et Scrum Master. L’autre différence concerne le fait que chaque sprint nécessite la mise en place d’un nouveau tableau Scrum tandis qu’un tableau Kanban reste le même du début jusqu’à la fin du projet.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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Une réflexion sur “Méthode Kanban : un outil visuel efficace pour bien gérer les tâches

  • à
    Permalien

    Merci pour cet article.
    Des explications simples qui permettent d’y voir clair.
    Pour ma part, je travaille avec Trello et je me demande comment j’ai pu m’en passer pendant si longtemps.

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