Le management agile : philosophie, principes et méthodologie concrète

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Le management agileLe management agile ou les méthodes agiles sont très utiles pour la gestion de projet. Ou plutôt dans le cadre de la gestion de produit, car comme nous allons le voir, la satisfaction client est l’objectif ultime pour le management agile. Concevoir un produit qui répond aux attentes du client est donc l’objectif du management agile.

Mais plus encore qu’un management ou une méthode, l’agilité est un vrai état d’esprit qui, pour chercher la satisfaction du client, va développer la capacité d’adaptation et la réactivité pour toujours plus de proximité. Souvent, nous pouvons penser que les méthodes agiles ont été conçues pour le développement du web. Mais en réalité, la philosophie et l’état d’esprit de cette méthode sont beaucoup plus larges et peuvent être appliqués pour la conception de produits.

L’efficacité du management agile, couplé à la satisfaction du client donne d’excellents résultats. Voyons donc dès à présent quelle est donc cette philosophie et quels sont ses principes fondateurs. Ensuite, nous parlerons plus concrètement à travers la méthode SCRUM, qui est une méthode agile.

Le management agile

 

1 – Philosophie pour le management agile

Voici les 5 grands points de la philosophie pour le management agile.

 

La satisfaction client

Comme son nom ne l’indique pas, la priorité pour le management agile est de viser la satisfaction client. Répondre aux attentes des clients est la clé d’entrée de la méthode agile. Nous ne sommes donc plus dans une philosophie de la procédure ou de la rigidité, mais dans un état d’esprit ou tout ce qui peut être fait pour satisfaire le client doit être fait.

Ainsi, il faut s’assurer que le client est complètement enchanté par notre produit plutôt que de vérifier si le cahier des charges ou les termes contractuels ont bien été respectés. Le budget importe, mais il se valide au fur et à mesure de l’avancement du projet pour s’assurer de la satisfaction du client étapes après étapes. Le management agile peut faire peur, car nous pouvons y voir des risques de dérives budgétaires. Cependant, la responsabilisation des personnes étant forte, les risques sont faibles.

 

Embrasser le changement

Le terme agilité vient donc de cette capacité à rebondir et à changer de chemin très facilement et très rapidement. La réactivité devient essentielle : le client veut une nouvelle option ? Pas de soucis, nous allons l’intégrer à son produit. Le client ne veut plus de cette caractéristique ? Pas de soucis, nous allons lui retirer. Ainsi, le changement est essentiel dans l’état d’esprit du management agile. Il est vu comme l’opportunité de satisfaire encore plus le client.

 

Des organisations à taille humaine

Mais pour pouvoir gagner en agilité, les organisations doivent être à taille humaine. Le produit est donc découpé en projet, puis en sous-projets qui vont être confiés à une équipe. Les projets sont donc à taille humaine et sont rapidement réalisés (généralement, entre 2 et 4 semaines). Ainsi, il est beaucoup plus facile de réajuster en cas de besoin. Les cycles courts sont donc privilégiés.

 

La culture du feedback

Afin de s’assurer de l’adéquation des besoins clients, qui sont souvent changeants, et de la réalisation du produit, qui rencontre souvent des problématiques, une culture du feedback est mise en place. Des feedbacks rapides, mais quotidiens, aux feedbacks plus longs, mais plus espacés dans le temps, les organisations favorisent les rencontres régulières pour toujours plus de communication et de réajustement.

La philosophie s’inspire donc des managements collaboratifs où chacun participe. Les projets et organisations sont donc coconstruits. Chaque personne doit ainsi assumer sa part de responsabilité dans l’unique but de satisfaire le client.

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Une méthode au plus proche du terrain et des clients

J’aime beaucoup le site internet « L’agiliste » que je trouve très clair. Je vais reprendre leur expression qui illustre parfaitement ce que nous venons de voir. Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à vous rendre sur leur page en cliquant ici :

  • Mieux vaut des interactions et de la coopération plutôt que des processus
  • Mieux vaut des logiciels opérationnels plutôt que des documents exhaustifs
  • Il vaut mieux collaborer avec le client plutôt que de la négociation contractuelle
  • Mieux vaut s’adapter au changement plutôt que de suivre un plan

La méthode agile peut s’illustrer avec l’exemple du voyage :

Nous voulons aller dans le sud de la France. Nous allons nous fixer pour objectif d’atteindre une grande ville et nous partons sans tarder. Une fois arrivé, on réajuste le chemin en fonction de la situation du moment.

 

2 – Les principes fondateurs de l’agilité

Nous comprenons mieux l’état d’esprit concernant le management agile. Quels sont ses piliers et propices fondateurs ? Selon le livre « le manager agile » de Jérôme BARRAND, les 4 principes fondateurs de l’agilité sont :

 

Donner du sens

La satisfaction du client étant essentielle, elle donne la direction et cette direction peut-être changeante. Nous devons aussi avoir une implication des équipes qui doit être forte. Ainsi, le sens et le pourquoi de ce que nous devons faire sont essentiels pour s’assurer de la cohésion des équipes, mais aussi s’assurer qu’elles soient bien en dynamique vers la bonne direction. Le sens permettra aussi de maintenir sur la durée l’implication de chacun.

 

Anticiper

Le changement est un aspect essentiel des méthodes agiles. Il faut savoir faire preuve d’ouverture d’esprit et pouvoir réagir rapidement. Pour cela, il ne suffit pas de le décider. En effet, si nous sommes pris de vitesse, nous aurons des difficiles à nous adapter. L’anticipation des besoins du client ou des nouvelles tendances sera la clé pour gagner encore plus en réactivité sans dépenser trop d’énergie et ainsi satisfaire encore plus les besoins clients.

 

Coopérer

Pour que chacun puisse y trouver son compte, la coopération sera essentielle. Coopérer avec le client nous permettra de mieux connaitre ses besoins et de les satisfaire au mieux. La coopération entre individus permettra de s’assurer que chacun a bien compris le travail de l’autre, n’y nuit pas, mais au contraire, va chercher à travailler dans le même sens. C’est la culture du feedback ou chacun peut s’exprimer et exprimer ses besoins et difficultés. Ainsi, chacun peut s’adapter à l’autre et chercher à l’aider et répondre à ses attentes.

 

Innover

Enfin, satisfaire les clients c’est savoir s’adapter à leurs besoins spécifiques. L’organisation est découpée en unités opérationnelles au plus proche du client pour mieux le comprendre. Ensuite, il faudra savoir innover pour trouver les solutions spécifiques qui nous permettront de satisfaire à ses exigences. Ainsi, il faudra connaitre les tendances pour inventer le monde de demain et donc la satisfaction des besoins de demain. Mais il faudra aussi savoir innover de manière unique pour satisfaire les clients un par un.

 

3 – Un exemple avec la méthode SCRUM

Afin de rendre le management agile plus concret, voici un exemple de méthodologie : la méthode SCRUM.

 

Qui participe ?

Le Product Owner : il est le garant de la vision du produit à réaliser. Finalement, il défend la vision du besoin du client et s’assure que tout le monde vise bien la satisfaction du besoin de ce dernier.

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Le Scrum Master : il est le garant du respect de la mise en place de la méthode SCRUM. Ainsi, s’assure-t-il que l’agilité est bien en place.

L’équipe de développement : c’est elle qui va produire.

 

Comment se déroule le projet ?

Le management agile est efficace lors de conduite de projet. Voici les différentes étapes.

 

a – Définir la vision produit :

La première étape vise à définir quel type de client est visé et quels sont les objectifs, ainsi que faire la liste de toutes les fonctions du produit. Cette liste est appelée le Product Backlog. Dans cette première étape, il s’agit de retraduire les besoins du client en un produit, puis de découper ce produit en différents projets. Il faudra définir le temps nécessaire à chaque projet. Les méthodes agiles et notamment la méthode SCRUM sont beaucoup utilisées dans le développement de programmes informatiques. Mais nous pouvons aussi les utiliser dans d’autres domaines.

Je vais prendre l’exemple de la construction d’une voiture. Nous visons le père de famille qui va conduire sa famille en vacances. L’objectif est donc de construire une voiture familiale. Les projets seront : la carrosserie, la peinture, la sécurité, le confort, l’aspect ludique (écrans à l’arrière, etc.), etc.. Enfin, il faudra définir le temps que prend chaque projet.

 

b – Estimer le coût de chaque exigence

La deuxième étape va être de définir combien coute chaque exigence ou chaque projet. Par exemple, combien coutent les écrans à l’arrière, la peinture ou encore les équipements de sécurité ?

 

c – Le démarrage

Chaque projet va être redécoupé en sous-projet. La liste de ces sous-projets s’appelle le Sprint Backlog. Par exemple, pour la peinture, il va y avoir la préparation de la peinture, peindre les portes d’une certaine couleur, le toit d’une autre, etc. Il faudra estimer le temps nécessaire à ces sous-projets que l’on appelle des sprints ou des itérations. Ils ne doivent pas durer plus de 4 semaines. Ce qui s’est passé avant (définir la vision produit et le coût) est souvent considéré comme le sprint 0.

Régulièrement, il faudra organiser des réunions de planification de sprint. On estime leur temps à 2 heures par semaine de sprint (si le sprint dure 2 semaines, la réunion durera 4 heures). L’objectif est de revoir : le quoi, la vision du produit, les estimations, le comment et (re) faire la liste des sous-projets (sprint backlog).

 

d – Le sprint (2 à 4 semaines)

Les sprints sont lancés. Il s’agit de produire et de se concentrer uniquement dessus. Les sprints ne doivent pas durer plus de 4 semaines. Des réunions quotidiennes, appelées des mêlées quotidiennes ou stand-up meeting sont réalisées. Elles durent environ 15 minutes et elles se déroulent debout. Elles ont pour but de permettre un échange sur les problématiques concernant le sprint. Ce n’est pas du reporting, mais de la synchronisation. Le lieu et l’heure sont fixes.

Un graphique de l’état d’avancement se met en place. Toutes les tâches et sous-tâches apparaissent. Ce graphique est appelé le Burndown Chart Exigence. Les mêlées sont l’occasion de le mettre à jour pour voir l’état d’avancement des sprints et donc du projet.

En plus des mêlées, un autre type de réunion, qui s’appelle la Revue de Sprint se tient à la fin de chaque sprint. C’est l’occasion de faire le point sur l’avancement du projet. Le Product Owner donne le feedback sur l’adéquation entre la réalisation et le besoin du client. Cette réunion dure environ 1 heure par semaine de sprint. Si le sprint a duré 2 semaines, la réunion durera 2 heures.

 

e – La rétrospective de sprint

Cette dernière réunion va plutôt être accessible sur la méthodologie agile en place. Elle dure 45 minutes par semaine de sprint. C’est le Scrum Master qui l’anime. L’objectif est de développer la méthode et d’améliorer le processus.

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En synthèse

À travers la méthode SCRUM, nous voyons bien tout le management agile. En reprenant les points de la philosophie du management agile et les principes fondateurs, nous les retrouvons bien.

 

  • La satisfaction du client est bien la priorité et une personne est dédiée à cette tâche : le Product Owner. Ensuite, nous pouvons changer lors de la Revue de Sprint en fonction du résultat et du besoin du client. Si celui-ci change, il est donc possible de réajuster.
  • Embrasser le changement se fait lors des diverses réunions ou chacun s’exprime et se synchronise. Si le besoin client change, le Product Owner sera là pour en faire part.
  • Des organisations à taille humaine apparaissent avec la décomposition du projet en tâches puis en sprint.
  • La culture du feedback peut librement s’exprimer à travers les différentes réunions.

 

  • Donner du sens est possible grâce au Product Owner qui donne la direction à suivre et la première étape qui permet de définir la vision du produit.
  • L’anticipation se fait grâce à une bonne communication avec le client, mais aussi les nombreuses réunions, notamment les mêlées qui permettent de faire part des difficultés rencontrées lors des sprints.
  • La coopération se fait bien grâce aux différentes réunions qui ont chacune une fonction particulière et le Product Owner, garant de la satisfaction client et le Scrum Master, garant de l’agilité de la méthode.
  • Enfin, l’innovation se fait chaque fois que les besoins changent. Il suffit alors de définir un nouvel objectif et de lancer un nouveau sprint.

 

En complément sur le management agile

Le management agile peut donc s’appliquer à toutes sortes de projets et de produits. Son principe est donc de découper le projet en morceau à taille humaine et de lancer des sprints dans la relaxation de chacune de ses sous-tâches. La collaboration des individus est essentielle pour s’assurer de l’atteinte des objectifs (la satisfaction du client) et du bon déroulement des modes opératoires. Afin de toujours s’améliorer, le feedback est omniprésent.

Certaines entreprises libérées comme Buurtzorg aux Pays-Bas ont réussi à appliquer le management agile. Pour plus d’information, n’hésitez pas à cliquer ici. Cette entreprise, qui emploie des infirmiers à domicile est plus que leader sur son marché. Elle a su constituer des unités opérationnelles, générales ne dépassant pas les 12 personnes, et peut fournir tous les soins et prendre des décisions au plus près du terrain.

Finalement, l’état d’esprit agile, qui veut satisfaire les clients en étant au plus proche de leurs besoins et à leur écoute peut s’appliquer aux services. Toute la philosophie et les principes fondateurs sont présents. Ces unités opérationnelles sont si autonomes, réactives et à l’écoute des patients, que les résultats sont excellents et ont fait faire des milliers d’euros d’économie à la sécurité sociale des Pays-Bas. Isaac Getz en parle aussi très bien dans son livre « Liberté & Cie ».


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