Méthode 5S : définition, application et bienfaits

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La méthode 5S se base sur le constat suivant : un espace de travail propre et organisé favorise la qualité de production d’une entreprise ainsi que l’atteinte de ses objectifs. 

Pour pallier les problèmes d’organisation d’un bureau, d’un garage ou d’un atelier de production, la démarche des 5S devient courante. Cette approche s’applique dans toutes les structures : petite, moyenne ou grande entreprise. 

Même si la méthode paraît simple et logique au premier abord, il n’est pas toujours évident de l’appliquer. En effet, c’est l’ensemble du système de management qu’il faut revoir. 

Alors, comment mettre en place la méthode 5S pour qu’elle soit la plus efficace possible ? Point sur les étapes clés et sur les bienfaits de cette démarche universelle.  

Méthode 5S : définition, application et bienfaits

 

Qu’est-ce que la méthode 5S ?

5S définition

La méthode 5S est une technique de management d’origine japonaise, initialement créée pour la production des usines Toyota. Il s’agit d’une pratique d’optimisation de l’organisation de travail et de son environnement (propreté, sécurité).

Cette méthodologie s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue.

Le terme « 5S » représente 5 verbes d’action en japonais :

  • Seiri : débarrasser
  • Seiton : ranger
  • Seiso : nettoyer
  • Seiketsu : standardiser
  • Shitsuke : respecter

Il est important de respecter l’ordre chronologique des étapes afin de mettre en place des conditions de travail efficaces et sécurisées.

 

Une méthode par action

La méthode des 5S est simple à comprendre et pleine de bon sens. Les 3 premiers « S » représentent des actions opérationnelles et les 2 derniers désignent des pratiques plutôt managériales. Voyons ensemble en quoi consistent ces 5 actions.

 

Seiri

Il s’agit d’éliminer le superflu et de se débarrasser des éléments inutiles à la réalisation du projet en cours. Vous pouvez alors archiver, recycler ou même jeter les outils, dossiers ou documents non utilisés.

 

Seiton

Ranger de manière rationnelle l’espace de travail afin de situer facilement les objets et de limiter les déplacements physiques. Placer les objets ou les documents utiles à portée de mains, sur le plan de travail ou directement sur l’opérateur. Les outils peu exploités (moins d’une fois par semaine, voir moins d’une fois par mois) seront classés et rangés dans une armoire par exemple. On parle d’optimisation de rangement et de hiérarchisation du matériel.

 

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Seiso

Nettoyer régulièrement le poste de travail ainsi que le matériel utilisé comme les machines de production. En plus de travailler dans un environnement propre, sain et sécurisé, le nettoyage permet de détecter des traces d’usure précoces ou d’éventuelles anomalies. Il est, en effet, plus facile de repérer une fuite d’huile sur une machine propre.  

 

Seiketsu

Maintenir ces pratiques de tri, rangement et nettoyage de manière à ce qu’elles deviennent des actes du quotidien. Il s’agit alors de standardiser ces actions à travers des procédures simples afin de faire adhérer les équipes sans grande difficulté. Pour cela, il est possible de recourir au management visuel (marquage au sol par exemple).

 

Shitsuke

Respecter les 4 premiers « S » de manière rigoureuse et durable. Pour cela, il est important de suivre et de surveiller assidûment la bonne application des règles, puis d’apporter des corrections si besoin. Cette dernière action doit s’accompagner de la mise en place d’indicateurs de progression afin de mettre en avant les résultats positifs de l’application d’une telle démarche.

 

Comment appliquer les 5S en entreprise ?

 

Les règles de base 

Avant de mettre en place la méthode 5S de manière opérationnelle, il est important de respecter 2 règles de base.

La première règle consiste à ne pas imposer les 5S, mais plutôt à faire en sorte que les équipes y adhèrent. Pour cela, il est nécessaire de les convaincre du bien-fondé de cette discipline, relativement contraignante au départ. Expliquer le but, les moyens et les responsabilités de chacun pour mieux sensibiliser.

La deuxième règle est de développer un esprit collaboratif. Pour une bonne application des 5S, les équipes doivent se sentir impliquées. Ainsi, il est intéressant d’encourager les initiatives ou de demander les avis de chacun. Une approche participative favorise l’intérêt et donc la motivation des collaborateurs. 

 

La mise en place opérationnelle 

La mise en place de la méthode 5S passe par la création d’un groupe de travail en charge du déploiement de la méthode. Le plus souvent, on sélectionne un ou plusieurs membres de différents services afin d’avoir un panel d’idées et d’expérience. À défaut et selon la taille de l’entreprise, la direction ou le service qualité peut être directement impliqué. Ils devront alors définir le plan d’organisation des tâches et réfléchir aux outils à utiliser. Il s’agit notamment de créer des plannings et des systèmes d’affichages.  

Les responsables de services seront en charge de veiller à la bonne application des règles et au maintien des actions au quotidien. Pour y parvenir, ils peuvent prévoir des points réguliers (d’environ 5 minutes) pour échanger avec leur équipe, détecter les éventuels dysfonctionnements et envisager ensemble des solutions d’amélioration.

Enfin, la mise en place de la méthode 5S passe aussi par la formation des opérateurs. En effet, ils sont sollicités pour repenser leur travail et peuvent ainsi se voir déléguer de nouvelles responsabilités comme la maintenance d’une machine ou l’entretien de certains équipements. Ceci est fait dans le but de valoriser leur poste et de gagner en efficacité.

 

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Conseil : il est judicieux de commencer le déploiement des 5S dans un service déjà bien organisé afin de tester l’approche. Ensuite, il sera plus simple de l’étendre aux autres services et ateliers. 

 

Les bienfaits de la démarche 5S

Appliquer la méthode 5S dans une organisation a des effets positifs sur la qualité et l’efficacité du travail, le comportement des collaborateurs et l’image de l’entreprise.

La réorganisation logique du lieu de travail a plusieurs avantages : 

  • réduire les pertes d’outils, de documents, de fichiers, etc. ;
  • optimiser les déplacements ;
  • éliminer le gaspillage de temps et de matière ;
  • augmenter la sécurité des travailleurs ;
  • fluidifier le travail ;
  • développer la maîtrise des équipements ;
  • améliorer les conditions de travail.

De plus, le management par les 5S implique davantage les collaborateurs, et ce, à tous les niveaux hiérarchiques : direction, managers de services et opérateurs. Les équipes sont valorisées, ce qui favorise un climat sain et entraîne une réelle dynamique de travail. 

Enfin, un environnement organisé, propre et sécurisé donne une meilleure image de l’entreprise auprès des visiteurs, des clients et toute autre personne extérieure. Indirectement, on constate des effets positifs sur la qualité des résultats des différents projets et donc sur la compétitivité de l’entreprise. 

 

 

En résumé, la méthode 5S est perçue comme une démarche stratégique d’entreprise. Les 5 actions (débarrasser, ranger, trier, standardiser et respecter) représentent les leviers du développement de l’efficacité de travail des équipes. Pour que sa mise en place se passe dans les meilleures conditions, il ne suffit pas de faire adhérer les collaborateurs. En effet, la direction et les managers devront aussi appliquer les principes 5S afin de montrer l’exemple. De plus, ils s’engagent à mettre à disposition les moyens matériels, humains et financiers nécessaires à la bonne pratique de cette démarche.


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