Management visuel : comment et pourquoi le mettre en place dans votre entreprise

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Le management visuel représente un ensemble de techniques de communication avec l’utilisation de messages visuels

Il est reconnu qu’une information délivrée par une image ou un signe est perçue, comprise, retenue et assimilée beaucoup plus facilement qu’un message vocal. De plus, 65 % de la population a une dominante de mémoire visuelle. Cela renforce l’étude sur la communication non verbale qui montre que plus de 90 % de la communication d’un message se transmet autrement que par des paroles.

 

Grâce à l’utilisation d’outils visuels, il est donc possible d’améliorer nettement la communication au sein d’une organisation et ainsi, de réduire les erreurs, la perte de temps ou le gaspillage. 

 

Pour les entreprises qui souhaitent modifier leur style de management en favorisant l’implication et la responsabilisation des collaborateurs, alors, le management visuel leur sera très utile. Il devient également indispensable lorsque les managers sont dans une démarche lean.

 

Découvrez maintenant les étapes de mise en place du pilotage visuel, les outils phares d’un tel management et les impacts pour vos équipes et la performance globale de votre entreprise.  

Management Visuel

 

Principe et mise en place du management visuel en entreprise

 

Principe

 

Le principe du management visuel est de représenter les processus de travail à travers des outils visuels afin d’informer et d’alerter les managers, les collaborateurs et les clients.

Il affiche les idées, les instructions et les résultats obtenus de façon claire et rapide, à l’ensemble des acteurs. 

Ainsi, il est plus facile de faire passer certaines informations et d’évaluer les situations. 

 

Il apporte aussi un aspect visuel dans les espaces de travail.

Par exemple, dans les ateliers, il peut s’agir de la mise en place d’une signalisation des zones de danger afin de sécuriser l’espace des travailleurs. Dans les bureaux, le classement des dossiers grâce à des codes couleur ou des étiquettes favorise la bonne gestion de la documentation. La signalisation est aussi présente dans les espaces communs afin d’indiquer le chemin à prendre et de fluidifier le trafic. 

 

Le management visuel s’applique aussi dans la vie de tous les jours. 

Par exemple, les panneaux de signalisation sur les routes nous indiquent précisément quoi faire et à quel moment. Nous recevons l’information de s’arrêter au feu grâce à un code couleur rouge et de démarrer grâce à un code couleur vert. Ils sont aussi présents sous forme de pictogrammes sur les vêtements que nous achetons.

 

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Mise en place

 

La mise en place du management visuel dépend du contexte et de la taille de l’entreprise. En effet, il n’est pas indispensable dans les petites structures où les collaborateurs échangent directement avec la direction. En revanche, il devient nécessaire dans les organisations plus grandes et plus complexes, comprenant plusieurs antennes par exemple. 

Avant de le mettre en place, l’entreprise doit analyser sa situation et notamment repérer les différentes sources de problèmes en matière d’organisation et de performance. Exemple : mauvaise gestion des stocks, taux d’absentéisme élevé, communication difficile entre les équipes, etc. Ensuite, elle réfléchit à comment le management visuel pourrait l’aider à résoudre ses problèmes.  

 

Une fois cette analyse faite, il faut procéder par étapes

  • définir un périmètre restreint afin de tester le projet sur une petite partie de l’activité avant de le déployer ; 
  • constituer une équipe projet responsable du déploiement. Il est conseillé de choisir des collaborateurs de plusieurs services et de responsabilités différentes afin de multiplier les points de vue et de rompre avec l’organisation hiérarchique traditionnelle ; 
  • déterminer les objectifs attendus avec l’équipe projet : améliorer la communication des informations, apporter une meilleure compréhension des tâches aux salariés, augmenter la satisfaction du client, etc.
  • identifier des indicateurs clairs à mettre en place : on parle de visuels chiffrés et documentés (indicateurs de performance, indicateurs d’analyse et de résultats) ; 
  • créer un tableau de missions à afficher  : identification des tâches, de leur statut (“à faire”, “en cours”, “terminée”), des intervenants et du temps nécessaire pour les réaliser ;
  • choisir les outils à utiliser : affichage physique, logiciels, etc. ;
  • faire le bilan avec l’équipe projet et l’ensemble des collaborateurs.

 

Grâce au tableau de missions et aux indicateurs, le management visuel implique les salariés sur le court, moyen et long terme. En effet, ils ont une totale connaissance de ce qu’ils doivent faire tout en ayant un regard sur la vision globale de l’entreprise.

 

Les outils du management visuel

 

Le management visuel s’appuie sur différents outils de gestion. On parle d’outils de communication et d’outils de suivi.

 

1. Les supports visuels 

 

  • Les tableaux d’affichages : souvent présents dans les ateliers ou les parties communes, ils facilitent la communication interne et permettent de présenter et structurer les procédures et les missions de l’ensemble des acteurs. 
  • Les indicateurs visuels et la signalétique : il s’agit notamment des signes, symboles, graphiques, couleurs ou pictogrammes. Ils sont indispensables pour une lecture rapide de l’information. 
  • Les textes : ils doivent être concis et clairs pour renforcer l’information principale apportée par l’indicateur visuel.

 

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2. Le Mind Mapping 

 

Lorsque vous êtes submergé par une quantité importante d’informations ou que vous avez des difficultés à vous organiser, la mise en place d’un Mind Mapping (ou carte mentale) vous sera d’une grande aide. 

Il s’agit d’une méthode visuelle permettant d’organiser, de hiérarchiser et de relier vos idées afin d’y voir plus clair. 

Vous partez d’une idée ou d’un objectif principal et vous développez les idées annexes. Une bonne carte utilise des mots-clés précis, des codes couleur et des pictogrammes. 

Le Mind Mapping est utilisé dans la gestion de projet, dans le développement d’une stratégie d’entreprise ou encore dans le management d’équipe. Plusieurs logiciels proposent de créer des Mind Mappings virtuels.

 

Exemple de Mind Mapping :

 

Mind Mapping

 

 

 

3. La méthode KANBAN

 

Utilisée en lean management et en management agile, cette méthode a pour principe de produire sur demande. Les collaborateurs ne travaillent donc pas sur des prévisions, mais plutôt sur de la demande en temps réel. Cela permet de réduire le surplus de stocks ou d’information et de maîtriser au mieux les délais.

 

Concrètement, la méthode Kanban est représentée par un tableau comprenant plusieurs colonnes (“à faire”, “en cours”, “terminé”). Chaque colonne contient des étiquettes ou des post-its associés à des tâches. 

 

méthode Kanban

 

Afin que cette méthode soit efficace et permette de développer l’agilité d’une équipe, d’un service ou d’une organisation en général, il est important de respecter plusieurs règles : 

  • annoncer quand et pourquoi une étiquette est déplacée d’une colonne à une autre ;
  • animer le tableau en expliquant comment on suit et on mesure les informations liées aux tâches ;
  • définir la quantité de tâches maximum que le tableau peut contenir ;
  • faire des points réguliers avec les différents acteurs afin d’analyser ce qui a été fait, ce qu’il faut améliorer et comment. 

 

Avec le développement du travail à distance et l’apparition des nouvelles technologies, la méthode Kanban évolue. Elle devient de plus en plus virtuelle avec l’intégration de nouveaux logiciels de gestion.  

 

Les avantages du management visuel

 

Des avantages pour le collaborateur

 

Le travailleur reçoit l’information en temps réel et de façon claire et compréhensible. Il n’a pas besoin d’attendre les instructions du manager et devient donc immédiatement acteur de son travail. Cela encourage le développement de ses capacités organisationnelles et de son autonomie, ce qui favorise un comportement responsable.

Mis en place dans un esprit collaboratif, le management visuel met en avant le partage d’idées et la cohésion d’équipe. Il renforce la transparence, la confiance et le développement personnel, car chaque acteur se sent impliqué. Le quotidien des travailleurs est ainsi nettement amélioré.

 

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Les bénéfices pour l’entreprise

 

On ne peut pas changer ce que l’on ne voit pas. Le fait de rendre les processus visuels permet de prévenir des risques et d’apporter des améliorations si besoin. Avoir accès rapidement aux informations clés sert à identifier les écarts entre les objectifs attendus et les objectifs obtenus et ainsi, de mettre en oeuvre les plans d’action adaptés.

De plus, l’utilisation d’outils visuels facilite le management d’équipe grâce notamment à une communication interne plus fluide.

Enfin, il représente une aide à la prise de décision et permet de piloter la performance de l’entreprise.

 

En l’espace de quelques années, le management visuel est devenu un outil indispensable pour les managers. En effet, les entreprises sont constamment confrontées aux évolutions du monde qui les entoure et doivent s’adapter pour rester compétitives. Cette forme de management comporte beaucoup d’avantages et s’adapte à de nombreuses organisations.

Malgré tout, certaines directions s’accrochent encore à un style de management directif. Elles pensent détenir le pouvoir sur l’entreprise en maîtrisant l’information. De ce fait, elles ont des difficultés à mettre en avant la transparence et le développement des collaborateurs.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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