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Élaborer un plan de formation dans votre entreprise, c’est faire le choix de rester compétitif ! Pourquoi ? Parce que la valorisation et la bonne gestion des compétences de ses équipes favorisent leurs performances et apportent de la souplesse dans l’organisation interne.

Pour mettre en place une politique de formation efficace, plusieurs dispositifs existent, comme le projet de transition professionnelle (anciennement CIF), le CPF (compte personnel de formation) et la VAE (validation des acquis de l’expérience). Le plan de formation est un outil supplémentaire qui permet de gérer les compétences des collaborateurs en fonction des besoins de l’entreprise.    

À savoir : depuis le 1er janvier 2019, le plan de formation a évolué en plan de développement des compétences.

Alors, comment mettre en place un tel dispositif ? Quelles sont les règles à respecter ? Quels sont les impacts pour le management et la performance de l’entreprise ?

 

Définition du plan de formation en entreprise et généralités

 

Définition et rôle

Le plan de formation se caractérise comme étant un outil de gestion des compétences. Il regroupe l’ensemble des actions de formation, les bilans de compétences et les validations de connaissances acquises dans le passé. 

Utilisé en management, il se construit en lien avec la stratégie globale d’une entreprise.

Le rôle principal d’un plan de formation est d’identifier les besoins en compétence de l’entreprise et de les mettre en relation avec les connaissances, le savoir-être et le savoir-faire des salariés. Ainsi, est-il possible de repérer plus facilement le potentiel d’un collaborateur et de lui proposer la formation la plus pertinente. De plus, il permet au salarié de s’adapter à l’évolution de son poste et de maintenir son employabilité.

Obligations, bénéficiaires et intervenants

La mise en place du plan de formation reste à l’initiative de l’employeur. Il n’a donc pas d’obligation directe d’exécution. Cependant, tout employeur a une obligation de formation professionnelle envers ses salariés. En plus des dispositifs obligatoires comme l’entretien professionnel, le plan de formation lui permet de contribuer à cette obligation. 

Les représentants du personnel, s’il y en a, doivent être informés de ce dispositif par l’employeur. La validation du plan est nécessaire avant toute mise en œuvre.  

Toutes les entreprises sont concernées par le plan de formation (aucune restriction de taille ou de chiffre d’affaires) et tous les salariés peuvent en bénéficier (aucune condition d’ancienneté ou de type de contrat). Pendant la formation, le contrat de travail du salarié s’exécute de façon normale, il conserve sa rémunération et sa protection sociale. Dans la majorité des cas, la formation se fait pendant le temps de travail, sauf exception.

Si la décision de proposer un plan de formation incombe à l’employeur, il peut s’appuyer sur la participation des managers d’équipes, du service des ressources humaines ou encore du responsable de formation pour mener à bien le projet.

 

Comment faire un plan de formation ?

 

1. Identifier les priorités de formation

Afin de rester pertinent, l’employeur doit définir les priorités de formation en fonction de plusieurs critères : 

• le caractère obligatoire de la formation : formation en lien avec la santé ou la sécurité par exemple (permis spécifiques, mobilisation d’outils, etc.) ; 
• l’orientation stratégique de l’entreprise ;
• le besoin du salarié : par exemple le développement personnel. 

Pour identifier les formations directement en lien avec la stratégie d’entreprise, on peut se poser plusieurs questions. Quelles seront les évolutions techniques du secteur ? Quel est l’impact concurrentiel actuel et comment devrait-il évoluer ? Quelles sont les stratégies de développement commercial de l’entreprise ? L’entreprise souhaite-t-elle se diversifier ? Si oui, dans quels nouveaux secteurs d’activité ?

Ainsi, l’employeur peut-il visualiser les évolutions de l’entreprise à venir et identifier les métiers impactés. Il isole les urgences pour déployer un plan de formation par priorité.

2. Analyser les besoins en formation 

C’est notamment lors des entretiens individuels et professionnels que le besoin en formation est exprimé. En effet, l’analyse des points forts et des points d’amélioration du salarié, ainsi que l’étude des précédentes formations réalisées, permet de servir de base de travail. Il est donc recommandé d’utiliser ces documents relatifs aux entretiens pour renforcer l’analyse des besoins en formation.

De plus, il est possible de s’appuyer sur les demandes de formation faites par les employés auprès des représentants du personnel.

 

3. Construire le plan de formation

À l’aide d’un support détaillé, vous allez construire votre plan de formation. Souvent réalisé sous forme de tableau, le type de support reste néanmoins totalement libre.

Pour avoir un exemple de plan de formation, voici les différentes mentions à indiquer :

• le nom et la fonction du futur stagiaire ;
• la stratégie d’entreprise : axes stratégiques à développer sur l’année ;
• la catégorie de formation : formation d’adaptation au poste de travail, formation liée à l’évolution de l’emploi ou formation de développement des compétences ;
• le nom, la date et la durée de la formation ;
• les objectifs attendus : remise à niveau, amélioration des connaissances et performances sur un même poste de travail, découverte et apprentissage d’une nouvelle compétence, etc. ;
• le coût de la formation et les sources de financement : le coût et les frais annexes (déplacement, repas, hébergement) restent à la charge de l’entreprise. Il existe des possibilités de financement par les Organismes Paritaires Collecteurs Agréés (OPCA). 

4. Communiquer le plan et organiser la formation

Lorsque le cadre du plan est établi, il est important de le soumettre au salarié. En tant que principal acteur du projet de formation, il doit avoir connaissance des tenants et aboutissants du plan et y adhérer. Cela se fait généralement lors d’un entretien avec le responsable de la formation ou le manager.

L’action de formation peut être organisée en interne (avec les propres moyens pédagogiques et les formateurs de l’entreprise) ou en externe (par un organisme de formation agréé).  De plus, il peut s’agir d’une formation à distance.

5. Faire le bilan

Lorsque la formation est terminée, il est important d’analyser les retombées. Faire le point avec le stagiaire pour avoir son ressenti et communiquer les résultats des actions de formation à la direction et dans certains cas, au Comité d’entreprise. 

 

Plan de formation et management

 

Le rôle du manager

Il faut savoir que la majorité des managers ont un rôle décisionnaire dans la réalisation des actions de formation. De plus, ils peuvent revêtir 3 casquettes différentes :

• l’informateur : il explique la politique de formation de l’entreprise et les objectifs du plan de formation ; 
• le formateur : il transmet ses compétences et peut animer des formations collectives ;
• le prescripteur : il repère les attentes de ses équipes en matière de formation.  

Le manager doit faire preuve de qualité d’écoute, de rigueur et d’organisation pour élaborer un plan de formation efficace. 

Les impacts du plan de formation

Le plan de formation est un réel outil de management. Il met en avant le collaborateur et ses compétences au travers de la formation. Ceci a 3 intérêts majeurs :

• humain : les salariés sont motivés, car ils se sentent reconnus ; 
• technique : les collaborateurs améliorent leurs connaissances et leurs compétences ;
• économique : les équipes sont plus performantes, plus flexibles et plus innovantes.

 

Vous l’aurez compris, le plan de formation a de nombreux avantages. En plus d’agir directement sur l’organisation des ressources, il améliore la performance globale d’une entreprise. Longtemps réservé aux grands groupes, il se développe aujourd’hui dans les PME. 

Pour obtenir un plan de formation impactant, la rigueur et l’observation sont de mise.