Intelligence collective : définition, mise en place et outils utilisés

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Sans le savoir, vous utilisez certainement l’intelligence collective depuis longtemps dans votre organisation personnelle ou professionnelle. Cette méthode, qui s’inspire du comportement animal en collectivité, utilise les connaissances et les compétences de chaque individu pour réaliser des objectifs communs.

En tant qu’humains, nous évoluons en société et nous sommes tous les jours confrontés aux échanges et au partage avec les autres. Pour cela, nous mettons en place des mécanismes naturels d’organisation et de coopération afin d’aller toujours plus loin.

Dans une entreprise, le principe est le même ! L’émergence de l’intelligence collective dans le monde professionnel découle d’un constat : le manque de collaboration est un frein majeur au développement des organisations. Vous vous demandez alors surement comment utiliser cette intelligence collective au service de l’organisation ? Pourquoi cette méthode peut-elle avoir un impact positif et durable sur le groupe et donc sur la croissance de l’entité ?

Pour répondre à cela, nous allons vous donner toutes les informations utiles afin que vous puissiez comprendre ce qu’est l’intelligence collective et les outils nécessaires à sa mise en place au sein des équipes. Vous découvrirez les fondements de cette méthode de management et connaîtrez ses limites. Tout ceci vous permettra d’instaurer un travail collaboratif de manière optimale dans votre entreprise pour innover et atteindre un but partagé.

Intelligence collective

 

Intelligence collective : définition et fondements

 

Qu’est-ce que l’intelligence collective ? 

En dehors du fait qu’il s’agisse d’une méthode de management en entreprise, l’intelligence collective est avant tout un état d’esprit qui s’appuie sur des principes de fonctionnement simples : respect des règles communes, développement du lien social et partage de l’information. Elle a pour mission de mettre en commun le savoir, la capacité de réflexion et les compétences d’un groupe de personnes afin de résoudre des problèmes ou d’atteindre des objectifs partagés.

L’interaction entre les individus sera bénéfique pour l’organisation à différents niveaux. Elle est notamment utile pour :

  • effectuer des tâches complexes ;
  • augmenter la créativité ;
  • favoriser l’innovation ;
  • accroître la synergie d’un groupe.

Ce n’est qu’après avoir intégré cet état d’esprit dans la culture d’entreprise que vous pourrez mettre en place les outils spécifiques qui en découlent. Il s’agit d’outils d’organisation et de communication qui faciliteront les échanges.

On parle d’intelligence collaborative lorsque l’intelligence collective est utilisée de façon délibérée pour créer des synergies.

 

Intelligence collective animale

Si vous découvrez aujourd’hui ce qu’est l’intelligence collective, sachez qu’elle est utilisée depuis toujours chez les insectes comme les fourmis et les abeilles ou chez les animaux comme les oiseaux ou les poissons. Leur point commun est qu’ils ont pour habitude de fonctionner en colonie.

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Par exemple, les fourmis utilisent l’intelligence collective pour s’adapter aux changements d’environnement et pour résoudre des problèmes. Elles le font de façon naturelle sans aucun contrôle externe. C’est grâce à cela qu’elles ont pu se développer partout dans le monde.

Que ce soit chez les abeilles ou les fourmis, la répartition des tâches se fait en fonction des besoins de la colonie (chez les fourmis, la répartition se fait selon 3 catégories : la reine, les soldats et les ouvrières). La proportion d’individus se consacrant à une tâche peut varier en fonction de la situation. En effet, s’il manque de soldats pour protéger le nid, certaines ouvrières endosseront ce rôle naturellement, le temps que la situation s’arrange.

Les oiseaux migrateurs, quant à eux, utilisent l’intelligence collective pour réduire l’énergie dépensée lors de leur voyage. Ils adoptent pour cela la formation en V. Ainsi, ils augmentent la distance parcourue tout en se fatiguant moins.

 

Le management par l’intelligence collective

Management par l'intelligence collective

 

Mise en place dans l’entreprise et avantages

De manière générale, une entreprise a pour vocation de faire collaborer des profils d’individus variés au sein d’une même entité, dans le but de la faire évoluer. Il s’agit du schéma classique de l’intelligence collective. Cependant, pour que ce mécanisme de travail se déroule dans les meilleures conditions, il faut le structurer. Pour cela, la mise en place d’un management spécifique sera nécessaire.

Tout comme les fourmis, l’organisation doit être à la fois structurée, avec des tâches spécifiques déterminées selon les compétences de chacun, mais aussi flexible pour faire face aux imprévus.

Afin de mettre à profit l’intelligence de chacun, le management mis en place privilégie la prise de parole et le dialogue entre les individus. Les positions hiérarchiques sont toujours présentes, mais leurs relations changent. En effet, plutôt que d’imposer une façon de travailler aux collaborateurs, la direction établit un système d’écoute active et de confrontation d’idées, sans porter de jugement. L’approche managériale est entièrement repensée, elle devient plus agile et moins hiérarchique. Enfin, l’ego est mis de côté.

Il en est de même pour les relations entre collaborateurs. Travailler ensemble, sur le même pied d’égalité, devient un réel fondement de cette nouvelle organisation.

Les avantages d’un management basé sur l’intelligence collective sont nombreux. Les travailleurs évoluent dans un contexte dynamique où les actions sont constructives. Chacun participe pour faire émerger de nouvelles idées, ce qui a pour effet de motiver les équipes. On privilégie ainsi un climat de confiance et de partage, au profit de la stratégie globale de l’entreprise.

 

Le rôle du manager

Le rôle du manager est nettement différent d’un manager “classique”. Il n’est plus sollicité pour donner des ordres, mais plutôt pour piloter et coacher les équipes, tout en s’appuyant sur leurs idées, afin de trouver des solutions innovantes.

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À première vue, on peut imaginer que son rôle est moindre et que ce sont les collaborateurs qui font la majeure partie du travail. Or, ce n’est pas le cas. Le manager doit non seulement avoir la capacité de repérer les talents, mais aussi de les stimuler avec agilité. On se rapproche alors du management agile. Il met en place un véritable coaching sur le long terme. Pour cela, il doit mener plusieurs actions de front :

  • instaurer un climat de confiance ;
  • responsabiliser les collaborateurs ;
  • dégager de la bienveillance, de l’empathie et de la transparence ;
  • développer l’intelligence émotionnelle de chacun en leur faisant prendre conscience de leurs compétences ;
  • organiser les échanges pour que l’information circule librement et de façon claire ;
  • favoriser le travail d’équipe plutôt que les actions individuelles ;
  • trancher sur les idées proposées dans le respect des stratégies collectives ;
  • gérer les conflits.

Afin de mettre toutes ces opérations en place, le manager peut s’appuyer sur différents outils collaboratifs.

 

Les outils d’intelligence collaborative ou collective

 

Outils de facilitation et de coordination

Il ne suffit pas d’avoir un groupe de personnes qui travaillent ensemble pour que l’intelligence collaborative soit présente. Il faut pour cela créer des conditions de travail favorables grâce notamment à une mise en place de différents outils de coordination et de facilitation :

  • création de livres de procédures et des normes en tant que support pour l’entreprise ;
  • mise en place d’un processus d’évaluation, de contrôle et de correction des erreurs ;
  • archivage des connaissances et classement de l’information.

 

Outils favorisant les échanges

Parmi les outils favorisant les échanges, il y a les outils d’information :

  • intégration d’un intranet au sein de l’entreprise pour informer les collaborateurs régulièrement ;
  • création d’un extranet pour éteindre la diffusion de l’information ;
  • mise en place d’un réseau social d’entreprise pour une communication en temps réel ;
  • mise à disposition d’un logiciel de veille stratégique.

Ces outils facilitateurs permettent de communiquer et de transmettre des informations de manière régulière avec l’ensemble des collaborateurs et des intervenants externes à l’entreprise.

En plus des outils d’information, il y a les outils de participation active :

  • organisation de réunions régulières afin d’échanger sur de nombreux sujets et activer la prise de décision. Au cours de ces réunions, les individus peuvent exprimer librement leurs idées. C’est le cas notamment du brainstorming ; 
  • développement d’activités de team building. Elles permettent de renforcer le lien social et de développer la cohésion d’équipe dans un cadre extérieur à l’entreprise ;
  • mise en place de logiciels groupés afin que chacun puisse discuter et intervenir sur un document pour y ajouter ses idées. Ce type de logiciel est très pratique en cas de travail collectif sur un même dossier ;
  • création de plateformes collaboratives (type RSE) qui permettent aux travailleurs de partager de bons plans ou de faire un retour sur une formation par exemple. 

Ces outils de partage appuient cette volonté de transparence de la direction et favorisent l’interaction entre les membres d’une même entité.

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Cependant, certains facteurs peuvent freiner la mise en place de ces outils.

 

Intelligence collective et limites

L’intelligence collective repose en partie sur la sensibilité sociale des individus. Or chaque personne est différente et donc possède une sensibilité plus ou moins élevée. Cette disparité peut alors provoquer des déséquilibres au sein d’une communauté.

De plus, l’effet de groupe peut largement limiter l’utilisation de l’intelligence collective dans l’entreprise. En effet, sous l’influence du groupe, l’individu seul peut avoir des craintes à exprimer ses opinions ou donner ses idées. Ceci peut être dû à la timidité, à la peur du regard des autres ou à l’angoisse de penser différemment. Ces craintes poussent souvent à l’acceptation passive des décisions prises par la communauté, malgré qu’elles soient mauvaises.

Si des “experts” sont présents lors des échanges, certaines personnes auront là encore tendance à s’effacer et à approuver sans réfléchir les décisions de ces derniers. À l’inverse, les idées provenant d’experts peuvent être mises de côté par l’opinion de la majorité. Or la majorité n’est pas garante de la pertinence des décisions prises.

Enfin, l’effet de groupe peut avoir pour limite une diffusion confuse des idées. En effet, le flot d’informations peut noyer ou brouiller le message transmis. Ainsi on ressort de la réunion sans aucune idée concrète.

Nous pouvons alors noter dans les cas évoqués ci-dessus que l’intelligence individuelle peut parfois dépasser l’intelligence collective. En effet, l’individu isolé active son esprit critique sans être orienté par l’effet de groupe.

 

Vous l’aurez compris, l’évolution du monde actuel nécessite de réorganiser le schéma traditionnel du management en entreprise. L’intelligence collective apparaît alors comme un levier de compétitivité dans un univers où la créativité et l’innovation sont devenues essentielles.

La supériorité de l’intelligence collective passe par la structuration de l’organisation et la mise en place d’outils de partage d’information. Pour qu’elle soit optimale, les individus doivent évoluer dans un climat de confiance et de respect mutuel.

Enfin, l’intelligence collective combinée à l’intelligence individuelle peut faire obstacle aux limites évoquées ci-dessus et ainsi améliorer la qualité de vie au travail et enrichir la production collective.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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