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L’entretien professionnel est devenu un incontournable dans le management d’entreprise. Il permet d’officialiser les échanges entre le salarié et la direction sur différents thèmes comme les compétences, l’évolution de carrière ou la formation professionnelle. 

Malgré une application rigoureuse imposée dans les entreprises, cet entretien suscite de nombreuses interrogations. Comment bien préparer un entretien professionnel ? L’entretien professionnel est-il annuel ? Est-il obligatoire ? Comment se déroule un entretien professionnel individuel ? Etc. 

Voici les réponses à ces questions et la mise en lumière des enjeux de l’entretien professionnel, du point de vue du salarié et de l’employeur.  

 

Le principe de l’entretien professionnel

 

Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?

Un entretien professionnel est un moment d’échange, encadré, entre le salarié et sa direction. Il peut s’agir de son manager, du responsable des Ressources humaines ou bien de l’employeur. 

Il représente également un excellent outil de management pour l’entreprise. Nous verrons pourquoi dans la dernière partie.

Il permet de faire le point sur le développement des compétences du collaborateur et sur ses perspectives d’évolution au sein de l’entreprise. Enfin, les deux parties mettront en avant les besoins de formation pour ensuite déclencher les actions adéquates. Par exemple :

• l’activation du Compte Personnel de Formation (CPF) ;
• l’orientation vers une Validation des Acquis d’Expérience (VAE).

À noter : tous les salariés sont concernés par l’entretien professionnel. Peu importe le contrat de travail (CDI, CDD, contrat temporaire, contrat de professionnalisation, etc.), le nombre d’heures travaillées et le secteur d’activité de l’entreprise. C’est une obligation légale pour l’employeur.

 

Différence entre entretien professionnel et entretien annuel d’évaluation

Il est important de distinguer l’entretien professionnel de l’entretien d’évaluation. En effet, ils n’ont pas le même cadre juridique, la même organisation et les mêmes enjeux.

1. Un entretien professionnel doit être proposé au salarié tous les 2 ans, ou suite à une période d’absence prolongée (congé maternité, congé parental, arrêt maladie de plus de 6 mois, congé sabbatique, etc.) alors que l’entretien d’évaluation se tient chaque année. 
2. L’entretien professionnel est obligatoire alors que l’entretien d’évaluation est facultatif.
3. L’entretien professionnel permet de prévoir l’évolution de carrière du salarié alors que l’entretien annuel concerne l’évaluation du travail du collaborateur sur son poste, au cours de la dernière année.

Malgré leurs différences, ces deux entretiens restent complémentaires. Ils peuvent être menés l’un à la suite de l’autre à condition de bien les distinguer (utilisation de différents supports et identification claire du contenu de chaque entretien). 

 

Les étapes clés d’un entretien professionnel individuel

 

La planification et la convocation 

En tant que manager d’une équipe de plusieurs collaborateurs, il est important de planifier les entretiens. Définir la date, le lieu et la durée de l’échange pour que l’entretien se passe dans les meilleures conditions possibles. En effet, il faut privilégier les endroits calmes et prendre le temps de communiquer avec le salarié sans bâcler le rendez-vous pour qu’il ne soit pas frustré.

Lorsque la phase de planification est terminée, il faut envoyer la convocation de l’entretien professionnel aux collaborateurs concernés. Cette étape est très importante, car elle informe chaque salarié sur les modalités de l’entretien, afin qu’il puisse s’y préparer au mieux (date et heure, lieu, objectifs, etc.). Il est recommandé d’envoyer les convocations au moins 10 jours avant la rencontre. Cette dernière peut être accompagnée d’une trame faisant apparaître les points à aborder lors de l’entretien.

 

La préparation 

La préparation de l’entretien se fait aussi bien pour les managers que pour les salariés.

Le manager, le responsable RH ou l’employeur doit réunir toutes les informations concernant la stratégie de l’entreprise, l’évolution du secteur d’activité et les objectifs du service. Cela lui permet de définir les besoins en compétences et les éventuelles opportunités à saisir.

Ensuite, il fait un bilan sur la situation du collaborateur : a-t-il déjà suivi des formations ? Quels sont les retours de son dernier entretien annuel d’évaluation ? Etc. Ainsi, il sera plus facile d’orienter les actions managériales à mettre en place. Il est important de réunir les documents rattachés au salarié comme sa fiche de poste et son dernier entretien annuel, ainsi que des fiches pratiques faisant la synthèse des différents dispositifs managériaux (formation, GPEC, VAE, etc.).

Enfin, le manager se charge de préparer des propositions d’évolution en accord avec ses analyses précédentes. Doit-il changer de poste ? Si oui, sur quel poste l’affecter ? Doit-on le former sur de nouvelles technologies ? Etc.

Toutes ces décisions feront l’objet d’une discussion et d’un accord avec le salarié lors de l’entretien.

L’employé doit, de son côté, réfléchir à son projet professionnel. Il fait également un bilan sur sa situation actuelle, son parcours professionnel et sur ses souhaits d’évolution. Il est préférable de s’appuyer sur les trames communiquées lors de la convocation afin de n’oublier aucun point.

 

L’animation 

Le jour J, l’entretien professionnel se décompose en plusieurs étapes :

1. L’introduction : le manager rappelle le déroulement et les objectifs de la rencontre. Il instaure un climat de confiance dès le début pour encourager les échanges.
2. L’état des lieux : les deux parties font le point sur :
   • les actions déjà menées (formation ou autres) ;
   • la situation actuelle du salarié et de l’activité ;
   • les volontés du collaborateur et les besoins de l’entreprise.
3. Le plan d’action : le salarié et le manager déterminent ensemble les actions à mettre en œuvre, en accord avec les besoins de l’activité, pour répondre au mieux à l’évolution professionnelle du collaborateur.
4. La conclusion : il s’agit de reformuler les échanges clés de l’entretien, informer le salarié du suivi de ces échanges et l’écouter s’il a des remarques.

Lors de l’entretien, la direction doit rester à l’écoute du salarié et s’assurer qu’il puisse s’exprimer librement. 

 

Le compte rendu 

Le compte rendu d’entretien professionnel est une preuve écrite attestant la tenue de l’échange. Rédigé en 2 exemplaires, les 2 parties doivent le signer.  

Il récapitule les objectifs et les attentes de chacun ainsi que les actions à mettre en place. 

Suite à ce compte rendu, le manager informe le salarié de l’avancement des dispositifs mis en œuvre (planning de réalisation, inscription à une formation, etc.). Il transmet également les conclusions à l’employeur et au service des ressources humaines.  

 

Les objectifs managériaux d’un entretien professionnel

 

Des objectifs pour le salarié

Le principal objectif de l’entretien professionnel individuel est de permettre au salarié de s’exprimer. Il peut faire part de ses envies et de ses projets de manière officielle et encadrée. 

Grâce à un bilan détaillé, le salarié peut faire le point sur sa situation professionnelle, son parcours et ses besoins d’évolution. Il obtient donc une visibilité de carrière.

L’entretien est une véritable opportunité pour les collaborateurs d’évoluer professionnellement en ayant accès à de nouvelles opportunités de travail ou à des actions de formation.

Enfin, tous ces points permettent aux salariés de conserver et même d’améliorer leur employabilité.

 

Des objectifs pour l’entreprise

Nous savons que l’un des enjeux principaux pour un manager est de garder des équipes de travail motivées et performantes. D’après la pyramide de Maslow, le salarié a des besoins de reconnaissance et d’écoute. Pour cela, l’entretien professionnel est un excellent moyen d’y répondre. En effet, il met en avant ses compétences et lui permet de discuter de son évolution. Les collaborateurs se sentent alors valorisés et importants, ce qui accentue leur efficacité.

De plus, le rapprochement des compétences des salariés avec les besoins de l’entreprise permet de trouver des solutions favorisant le développement de l’activité. Grâce à l’évolution des collaborateurs, l’entreprise acquiert de nouvelles compétences. Elle est donc plus compétitive.

Enfin, l’entretien professionnel permet de détecter les talents et d’anticiper les besoins des ressources humaines, grâce notamment à la mise en place de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC). C’est un vrai plus dans l’organisation interne d’une entreprise.

 

 

Il est maintenant clair que l’entretien professionnel nécessite une préparation rigoureuse et une réalisation dans les meilleures conditions afin qu’il soit efficace. Chaque partie doit « jouer le jeu ».

Identifié comme étant un véritable outil de management, l’entretien professionnel permet de fidéliser les équipes et d’accroître la compétitivité d’une entreprise en valorisant les compétences des collaborateurs.

Les bienfaits seront alors de type gagnant gagnant !