Rapport d’étonnement : tout savoir pour le rédiger convenablement

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Un rapport d’étonnement est un rapport professionnel rédigé par un nouveau salarié à un poste de travail. Recruter un nouveau collaborateur suppose d’avoir connaissance de la qualité de son intégration. 

Quel est l’objectif du rapport d’étonnement ?  À la suite d’une nouvelle embauche, le rapport d’étonnement sera mis en place en fonction de différents paramètres comme la culture d’entreprise, son turnover, son secteur d’activité, sa politique d’intégration.  

Dresser un rapport d’étonnement est indispensable pour réussir son intégration, intégrer l’équipe dans de bonnes conditions et établir des axes d’amélioration. Être un nouveau collègue à la suite d’une embauche requiert aussi de repérer des dysfonctionnements grâce à un regard extérieur. Le nouvel arrivant peut notamment donner un feedback concernant la formation des nouveaux employés. 

Les intégrer au mieux, cela veut aussi dire leur donner la parole.

Rapport d’étonnement : tout savoir pour le rédiger convenablement

 

Quand dois-je rédiger mon rapport d’étonnement ? 

Le temps est essentiel pour ce qui concerne le rapport d’étonnement.

Rédiger un rapport d’étonnement dès le premier jour n’aurait pas de sens puisqu’il requiert de passer un certain temps au sein de l’entreprise. Les nouveaux arrivants doivent donc produire un rapport dès les premières semaines voire les premiers mois suivant leur arrivée. 

Qu’il s’agisse de l’intégration d’une nouvelle recrue, ou de la création d’un nouveau poste proposé à une personne interne à l’entreprise, qui change alors d’environnement de travail, un rapport d’étonnement peut être demandé.

 

Par qui et pour qui rédiger son rapport d’étonnement ?

Accueillir une nouvelle recrue dans un nouvel environnement requiert de lui proposer de rédiger un rapport d’étonnement : peu importe son niveau hiérarchique. Celle-ci peut avoir un rôle de stagiaire ou avoir un contrat à durée déterminée, son avis compte et peut s’avérer bénéfique. 

L’intégration de nouveaux embauchés, et quel que soit leur poste de travail, sous-entend un regard neuf et extérieur à une organisation, dont il est primordial de s’inspirer. 

Son destinataire ? Toute personne appartenant à son environnement de travail : le manager du collaborateur, les ressources humaines ou la direction générale.

 

Pourquoi ?

Accueillir une nouvelle personne nécessite du temps et de la bienveillance. 

Le but du rapport d’étonnement est double.  Il consiste d’abord à encourager la critique et favoriser la prise d’initiative, la créativité, et la liberté d’expression. Il permet ensuite de créer un climat de confiance au sein d’un nouvel environnement, et de favoriser la fidélisation des employés.

À la suite de l’intégration d’un nouveau salarié, le rapport d’étonnement sera d’abord bénéfique à l’entreprise, en tant qu’outil d’amélioration, d’intégration et de reconnaissance. 

Pour la nouvelle recrue, il s’agira davantage d’un outil pouvant évaluer la qualité d’une bonne intégration, mais aussi d’un élément de contribution. 

Comment réussir son premier rapport d’étonnement ?

 

Les points de vigilance à savoir

Lister les problèmes rencontrés au sein du rapport d’étonnement ne serait pas pertinent. Il s’agit d’expliciter les difficultés et de « proposer des solutions ». 

Il n’y aurait aucun intérêt à pointer du doigt des dysfonctionnements, qui sont parfois inhérents à l’activité, et auxquels il est tout simplement indispensable de s’adapter (exemple : saisonnalité d’un produit ayant pour conséquence une charge de travail variable).

La rédaction d’un rapport d’étonnement requiert de l’observation, de la curiosité, une certaine ouverture et un esprit critique. 

L’idée est de mettre en lumière « les points d’interrogation, les zones d’ombre, les incompréhensions ».

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Inutile de mentionner le nom de certains collègues au sein de votre rapport d’étonnement. Son objectif n’est pas de procéder à une certaine forme de délation, ni de faire des procès d’intentions et encore moins de juger certaines valeurs portées par l’entreprise. 

La diplomatie est de rigueur ! 

Il est donc nécessaire d’écrire au conditionnel, de peser les mots employés et de ne rien affirmer (comme en politique…) au risque que cela se retourne contre vous.

 

La réalisation du rapport d’étonnement

Tout d’abord, le salarié doit être au fait des objectifs d’un rapport d’étonnement, de sa structure, de sa méthode et du planning établi (à partir de la prise de poste, pour combien de temps, et pour quand ?).

Le rapport doit faire l’objet d’améliorations régulières. 

Vous pouvez tout à fait prendre des notes tout au long de votre prise de poste, puis formaliser vos idées préalablement à la restitution. Il s’agit en fait d’un journal de bord.

Ce qui compte, c’est définitivement le contenu, bien que la forme soit de rigueur.

La restitution doit d’ailleurs se réaliser au cours d’une réunion avec le manager et d’autres nouveaux collaborateurs concernés par la démarche, durant laquelle les nouvelles recrues exposent leurs axes de réflexion relatifs à leurs premières impressions.

 

Les différentes formes existantes du rapport d’étonnement

Accueillir les nouveaux arrivants suppose de collecter les retours d’expérience. Ces derniers sont pris en considération de différentes manières : 

  1. Les nouvelles recrues sont interrogées de manière informelle, par exemple à la fin de la période d’essai avec le responsable hiérarchique 
  2. La restitution s’organise de manière officielle et à l’oral
  3. Recevoir un livret d’accueil et remplir un questionnaire préparé par le service RH
  4. Remise d’un rapport écrit envoyé par courriel

 

Exemple de rapport d’étonnement

Par exemple, vous pouvez vous inspirer de la trame suivante :

Questions portant sur le recrutement :

  • Quid du processus de recrutement ? (Objet, qualité, durée)
  • Quid de l’entreprise ? (Valeurs, culture)
  • Qu’avez-vous apprécié ?
  • Qu’avez-vous moins apprécié ?
  • Que préconisez-vous ?

Questions relatives à l’intégration :

  • Quand êtes-vous arrivé dans l’entreprise ? (Prise de poste)
  • Avec quelle équipe avez-vous travaillé ? (Ambiance, cohésion) 
  • Avez-vous bénéficié d’une formation ? Si oui, s’avère-t-elle pertinente ? 
  • Êtes-vous familier avec le matériel mis à disposition ? (Locaux, logiciels, organisation)
  • Qu’avez-vous apprécié ?
  • Qu’avez-vous moins apprécié ?
  • Que préconisez-vous ?

Questions relatives au travail proposé :

  • Compréhension de ce qui est attendu de vous 
  • Les zones d’ombre
  • Les axes d’amélioration
  • Qu’avez-vous apprécié ?
  • Qu’avez-vous moins apprécié ?
  • Que préconisez-vous ?

Dans chaque cas, vous pouvez préciser si vos attentes ont été satisfaites, ce qui vous étonne (que ce soit positif ou négatif), ce qui vous pose question et vos idées d’amélioration.

 

Répondre à un rapport d’étonnement ?

L’analyse fait naturellement suite à la rédaction du rapport. 

Chacune des problématiques soulevées doit faire l’objet d’un commentaire. Celui-ci peut s’écrire dans un objectif informatif, et/ou dans l’intérêt de l’organisation, c’est-à-dire dans un intérêt collectif. 

L’idée n’est pas de révolutionner la structure organisationnelle de la société, mais de comparer le rapport d’étonnement avec celui des autres arrivants.

 

La réponse doit conforter le salarié dans ses remarques positives :

Collaborateur : « Je suis heureux de constater à quel point la direction est disponible pour répondre à mes questions et fait preuve de bienveillance. » 

L’idée est de montrer au salarié qu’il soulève des points qui ne sont pas anecdotiques, mais bien partie intégrante d’une volonté culturelle d’entreprise :

« Le but de la direction est de renforcer l’entreprise dans son modèle libertaire en amenuisant le poids des liens hiérarchiques. »

Les commentaires doivent reprendre chaque problématique soulevée, l’expliciter, et relever la pertinence (ou non) des solutions proposées.

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Collaborateur : « Je suis surpris du manque de formation relatif à l’utilisation du logiciel, indispensable pour mener à bien ma mission. » 

Dans cet exemple, les éléments de réponse peuvent par exemple contenir des liens vers des tutos ou des FAQ : « la digitalisation des moyens mis à disposition est indispensable à notre croissance et nous ne pouvons pas nous permettre de mobiliser le temps des collaborateurs à la formation du logiciel, car le temps nous est compté et nous sommes une petite structure avec de grandes ambitions ».

 

Structurer la réponse en répondant point par point aux commentaires du rapport d’étonnement devient essentiel, car l’employé saura qu’on l’entend et que son avis compte.

 

Quels sont les avantages apportés par le rapport d’étonnement ?

L’entreprise peut faire un état des lieux de ce qui se passe bien ou moins bien au sein de l’entreprise. Cela peut concerner toutes les étapes : recrutement, intégration, travail au quotidien, réunions, etc.

Se remettre en question, c’est se donner la possibilité de s’améliorer. Donner la parole au plus grand nombre permet l’exacerbation du nombre d’idées, ce qui est profitable à l’organisation (outils, management). 

Enfin, le rapport d’étonnement s’avère essentiel en ce qu’il permet de fidéliser les nouveaux employés et surtout d’identifier de nouveaux talents

De plus, il est bénéfique au salarié en ce qu’il offre la possibilité d’accélérer son intégration, de se faire remarquer (en bien) et de contribuer à l’amélioration de son environnement de travail. Il se sentira compris et entendu.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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