Job description : toutes les informations pour la rédiger

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Une job description, ou description de poste en français, est une étape essentielle (première étape) au processus de recrutement. Elle permet d’améliorer vos chances de rencontrer le candidat idéal. 

L’offre comprend des étapes indispensables telles que : le titre de l’offre d’emploi, une présentation de l’entreprise ainsi que sa localisation, des informations relatives au poste, une liste des responsabilités clefs et une autre concernant les compétences et qualifications requises.

La description de poste, qu’est-ce que c’est ?

La description de poste est essentielle en ce qu’elle permet de résumer les responsabilités, les activités, et les qualifications nécessaires avant de pourvoir un emploi. Elle permet de comprendre le type d’emploi auquel on doit s’attendre avant d’être embauché et ainsi éviter les mauvaises surprises. 

Les informations relatives à l’entreprise sont importantes : secteur d’activité, missions, culture d’entreprise, avantages.

Une job description efficace et pertinente permet à un candidat de savoir en un clin d’œil s’il est qualifié pour le poste. Mais aussi s’il aurait des chances d’être sélectionné. 

Elle comprend plusieurs étapes.

Job description : toutes les informations pour la rédiger

 

Bien choisir le titre de l’annonce de la job description

Les titres d’annonce sont aussi nombreux qu’il existe de postes différents : assistant manager, assistant du directeur, assistant de gestion, assistant Ressources Humaines, secrétaire-comptable, gestionnaire administratif, assistante de formation, business developer, assistante de direction, représentant des ventes, web developer, agent administratif, assistante administrative, responsable administratif, assistant polyvalent…. Impossible donc, de vous orienter sur ce point. Cela dépend du secteur d’activité, et des compétences recherchées. 

Quelques points importants cependant : 

  • Le titre de l’annonce de la job description doit être précis. 

Le poste ne doit pas être générique, mais spécifique. Potentiellement, il doit décrire les missions en quelques mots-clefs judicieusement choisis et essentiels à la recherche des candidats. Il faut également favoriser un vocabulaire qui n’appartienne qu’au langage courant, c’est-à-dire « celui qu’on utilise le plus fréquemment dans des circonstances quotidiennes, à l’écrit comme à l’oral, » afin d’optimiser l’apparition de l’offre dans les moteurs de recherche. Des termes anglophones, souvent utilisés au détriment du français peuvent également être préférés : par exemple « senior » au lieu de « expérimenté ». 

  • Le titre de l’annonce doit être bref. 

Le titre doit comprendre une description brève (quelques mots seulement) du poste. À cet égard, il se différencie de l’offre en tant que telle, qui comprend des informations relatives à la fonction et au rang hiérarchique.

 

Présentation de l’entreprise dans la job description


Susciter l’envie
avec une phrase d’accroche peut s’avérer indispensable dans la job description.

Le résumé doit ensuite comprendre des informations relatives à l’entreprise : petites et moyennes entreprises PME / PMI, fonction publique, entreprises de taille intermédiaire, multinationale, présence en France, présence à l’étranger…

L’offre doit également comprendre les valeurs de l’entreprise et présenter sa manière de travailler (entreprise paternaliste, libérée, responsable, etc.).

 

La singularité de l’entreprise

Il est important de montrer en quoi vous êtes différent de la concurrence, pour ce qui concerne les clients, mais cela est aussi valable pour vos candidats. Votre image importe, ainsi que votre culture, votre vision, et sur l’importance que vous accordez aux « Soft Skills ». 

Le but est de donner envie à tout candidat qualifié d’envoyer son CV, sa lettre de motivation, et de se rendre à un entretien.

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Lieu de travail

Le lieu de travail est essentiel : Paris, province, en France ou à l’étranger ? 

Déplacements réguliers ou non ? Si oui, combien de fois par semaine, par mois, par année ? 

Aussi, de plus en plus de candidats sont également sensibles à la possibilité de télétravailler (par exemple 2/3 jours par semaine) et pourraient être susceptibles de répondre davantage si de telles informations sont précisées.

 

Type de contrat de travail

Stage, CDD, CDI, intérim… les candidats n’ont pas tous les mêmes attentes. Contrairement aux idées reçues, certains préfèrent les contrats à durée déterminée parce qu’ils ne veulent pas s’engager sur long terme, tout simplement.

 

Les responsabilités clefs du poste

Les attentes de la direction concernant le poste sont également précisées dans la job description: accueil physique, accueil téléphonique, gestion de projet, chargé de la gestion administrative, secrétariat commercial, secrétariat bureautique… la liste des responsabilités doit être claire et concise. 

Dans le cas où vous souhaitez recruter par exemple un conseiller de vente, l’une des missions consistera dans l’accueil du client et donc un bon relationnel. Cela permet aux candidats de savoir s’ils sont qualifiés pour répondre aux missions proposées par le poste.

 

Quelles sont les tâches quotidiennes à réaliser ?

Répondre à cette question permet au candidat de se projeter davantage et de s’imprégner des compétences nécessaires au poste. Gestion des documents administratifs, gestion administrative et comptable, appel des prospects, blogging, traduction… sont autant d’éléments pouvant être intégrés au quotidien d’un poste en particulier.

 

Le rôle au sein de l’entreprise

Il est également important de montrer comment le poste interagit avec les différents services. Ceci, afin de comprendre dans quelle proportion il s’imprègne du commercial, du marketing, de la production ou encore des ressources humaines.

Par exemple, un poste marketing devra s’imprégner d’éléments commerciaux et prendre en considération les budgets alloués.

 

L’importance de la perspective dans la job description

Vous pouvez et devez mentionner les compétences acquises grâce au poste en question.

La nouvelle recrue doit être en mesure de comprendre quelles sont ses perspectives. Par exemple le salaire, l’évolution hiérarchique, les déplacements, les changements de service, etc.

L’objectif du postulant sera d’acquérir des compétences dans un domaine spécifique tout au long de la durée de vie de son poste.

Les possibilités d’évolution doivent rester cohérentes. Il ne s’agit en aucun cas de planter un décor pour mettre le candidat au pied du mur une fois l’entretien engagé. 

Exemple : acquérir des compétences en vente afin de créer sa propre entreprise.

 

Les expériences professionnelles

Pour postuler, les candidats doivent comprendre les compétences requises pour le poste.

En tout état de cause, l’offre d’emploi doit préciser les expériences professionnelles précédemment réalisées : assistanat de direction, secrétariat de direction ou secrétariat général, administration du personnel, expérience administrative et commerciale, gestion des tableaux de bord et des documents administratifs, assistanat, social media, content marketing, appel des prospects, rédaction de contrats de droit social, management… Les expériences demandées sont nécessairement en lien avec le poste à pourvoir.

 

Le parcours académique

Niveau BAC, BTS assistant de gestion ou assistant direction des ressources humaines, business school en gestion administrative et financière ou comptabilité et gestion, master en traductions de langues anglophones, licence professionnelle…  

Il existe de nombreux cursus universitaires ou encore d’écoles ou d’organismes de formation.

Cette étape de la job description est d’autant plus importante que certains postes doivent répondre d’une obligation légale ; par exemple, avoir prêté serment dans le cas du métier d’avocat. 

La formation demandée doit rester généraliste (sauf exception). Le risque est de passer à côté de candidatures aux profils plus larges, mais par exemple mieux adaptables.

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Qualifications demandées dans la job description

Lors de leurs différentes expériences professionnelles ou personnelles, les candidats ont probablement acquis des compétences qui peuvent être mises en avant. 

L’apprentissage du portugais, la manipulation de wordpress, des outils de gestion du temps, suivi administratif, outil informatique, compétences rédactionnelles, usage de Google Analytics, gestion de bases de données, orthographe irréprochable…

Le service des ressources humaines doit être accompagné par des personnes dont la compétence est connexe à celle du poste envisagé. Par exemple, en termes de développement informatique, des connaissances relatives au codage sont nécessaires et celles-ci sont spécifiques, et se doivent d’être précisées.

 

Compétences interpersonnelles

Une grosse partie de la décision relative à un recrutement repose sur les qualités intrinsèques du candidat. Il s’agit de sa personnalité : leadership, autonomie, capacité d’adaptation… Il existe de nombreuses qualités en termes de personnalité qui peuvent correspondre à un poste de travail.

Le profil du candidat doit s’avérer en adéquation avec le style de management proposé. La fiche de poste peut donc être rédigée en partenariat avec le futur responsable du collaborateur.

 

Le salaire et les avantages à mentionner dans la job description

Le fait de mentionner le salaire pourrait augmenter le nombre de candidatures. En effet, la mention du salaire dans les offres d’emploi donne une information supplémentaire non négligeable.

Rémunération, politique de formation, avantages : la description de l’offre d’emploi doit nécessairement mentionner de telles informations. 

Les candidats qualifiés cherchent des opportunités dont le critère relatif au salaire est tout simplement essentiel à leur candidature.

Parmi les avantages qui peuvent être mentionnés, on retrouve les congés payés, les tickets restaurant, la prise ne charge des transports, un accès à la cantine, des voyages annuels ou encore la mutuelle. 

 

Et après ?

Indiquez les étapes qui suivront la candidature. Existe-t-il un test ou s’agit-il d’un entretien « simple » d’embauche ? Le but est notamment de projeter vos candidats, qu’ils ne restent pas sur leur faim. 

Aussi, un petit conseil : la bonne pratique requiert de répondre aux candidats, puisqu’il s’agit de personnes ayant pris du temps… Dans votre intérêt !

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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