Comment bien intégrer un nouvel embauché pour le faire réussir ?

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Après avoir choisi le candidat qui rejoindra notre équipe et notre entreprise, l’intégrer est une étape importante. En effet, bien intégrer un nouvel embauché, permettra de « mettre sur orbite » notre nouvel arrivant.

La phase d’intégration contribuera fortement à ce qu’il se sente bien et donc à sa réussite professionnelle ainsi qu’à celle de l’entreprise. À l’inverse, une mauvaise intégration d’un nouveau collaborateur pourra faire qu’il se sente mal et nuira à son travail. Les chances qu’il puisse partir seront plus grandes.

Voici, selon moi, les 6 clés d’une intégration réussie d’un nouvel embauché + 1 bonus pour aller plus loin.

 

1. Préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur

Le premier point pour bien intégrer un nouvel embauché est de préparer sa venue. Il doit sentir immédiatement qu’il va pouvoir travailler dans de bonnes conditions dans ce nouvel environnement de travail. Ainsi, est-il important de faciliter son intégration et de mettre immédiatement à sa disposition tout le matériel et les outils dont il aura besoin pour sa nouvelle fonction.

Son ordinateur doit être prêt. Sa boite mail doit déjà être en service ainsi que tous les logiciels dont il aura besoin pour être opérationnel. S’il doit avoir un téléphone, celui-ci doit être activé et doit pouvoir fonctionner immédiatement pour réussir l’intégration et faciliter la prise de fonction. Son bureau ou son espace de travail doit clairement être libre et aménagé pour que le nouvel employé puisse s’y installer dès que possible.

Non seulement le collaborateur sentira qu’il existe, mais en plus, nous lui enverrons une image de professionnalisme qui le rassura et qui montrera aussi notre niveau d’exigence. En effet, avoir organisé de manière professionnelle l’intégration d’un collaborateur ne pourra que l’inciter à se comporter lui-même en professionnel dans son nouveau lieu de travail.

 

2. Annoncer l’arrivée du collaborateur

Ensuite, il est essentiel de prévenir toute l’équipe de l’arrivée d’un nouveau membre au sein de l’équipe. Il n’y aurait rien de plus gênant que de rencontrer des collaborateurs qui ignoreraient qu’un nouveau collègue arrive. Au lieu de se montrer chaleureux, ils se montreraient surpris.

En effet, les premiers instants d’une rencontre sont importants pour l’intégration des nouveaux salariés. Si chaque collaborateur est informé de l’arrivée d’un nouvel embauché, les premiers échanges seront plus humains et constructifs. De plus, le nouveau salarié se sentira flatté et sentira réellement qu’il est attendu. Il prendra donc ses marques beaucoup plus facilement et sera beaucoup plus en confiance pour sa prise de poste.

Un mail avec une photo et un descriptif du nouveau collaborateur peut être envoyé à toute l’entreprise quelques jours avant son arrivée pour une bonne intégration. Ainsi, chacun aura eu le temps d’en prendre connaissance et de savoir qu’un nouveau collaborateur arrive.

Si un endroit central existe, comme une salle de pause ou un passage obligé, il pourrait être très conviviale d’y inscrire sur un tableau « Bienvenue à » pour signaler à tout le monde l’arrivée du collaborateur et assurer le succès de l’intégration au travail. Ce dernier ne devrait d’ailleurs pas rester insensible à la démarche.

Enfin, un petit cadeau personnalisé, comme une tasse portant les couleurs de l’entreprise et le prénom du collaborateur, sera du plus grand effet pour donner un esprit corporate et sceller l’arrivée du nouveau venu.

 

3. Être disponible pour intégrer

Bien évidemment, il faudra prévoir du temps pour réussir son intégration. Il ne s’agira pas de lui consacrer une heure et de nous éclipser. En effet, il faut mettre en place la relation et créer du lien durant la période d’intégration.

Il faudra se présenter une nouvelle fois et le laisser en faire de même. Nous pourrons lui présenter l’entreprise, ses nouveaux collaborateurs et ses missions. Cette étape de l’intégration peut aussi être le moment d’expliquer les modes de fonctionnement et nos attentes. Les sujets sont donc très larges. Cela peut se faire autour d’un café ou à table. Ce sera l’occasion de lui remettre son livret d’accueil et l’organigramme de l’entreprise.

Ainsi, prendre le temps au début d’expliquer toutes les nouveautés est essentiel pour mener à bien le processus d’accueil. En effet, lorsque le collaborateur aura commencé à travailler, le temps manquera et nous serons à nouveau pris dans notre quotidien.

 

4. Lancer sa formation

Même si le candidat a une période d’essai, il est bon de lancer son programme de formation. En effet, nous pourrions être tentés d’attendre la fin de la période d’intégration pour lancer les formations couteuses.

Cependant, former le candidat rapidement montrera que nous lui faisons vraiment confiance, lui donnera la culture d’entreprise, l’impliquera au maximum et développera ses compétences. Ces 4 points assureront la fidélisation et l’aideront à s’adapter à l’entreprise. Ainsi, ces formations sont comme un investissement pour garantir le succès du collaborateur.

Ces premières formations n’ont pas l’obligation d’être profondément techniques. En effet, nous pouvons nous laisser du temps pour observer ce dont le collaborateur a vraiment besoin. Par contre, ces formations doivent parler du fonctionnement de l’entreprise, des modes de collaboration, du type de management utilisé, de la mission ou encore de la vision de l’entreprise. Le candidat doit être très rapidement immergé dans la culture de l’entreprise. Il pourra ainsi mieux la comprendre et s’y adapter au mieux.

Ensuite, il faut mettre en place des formations managériales, de coopération entre les individus, de communication interne ou encore de gestion des conflits afin de s’assurer des bonnes relations entre chacun dans le respect des valeurs de l’entreprise et de la vie professionnelle.

 

5. Lui donner la possibilité de s’intégrer auprès de ses collègues

Les relations entre les personnes et surtout les collaborateurs de l’entreprise étant essentielles pour bien accueillir un nouvel embauché, il faudra lui en donner le temps. Il faudra lui permettre de passer quelques heures ou quelques jours avec chacun de ses collègues pour qu’ils créent des liens en apprenant à mieux se connaitre professionnellement, mais aussi personnellement.

Ce sera aussi l’occasion d’impliquer et de responsabiliser ses collègues dans le succès de l’intégration. Nous pourrons les laisser le former et l’accompagner pendant plusieurs semaines. Ils se sentiront valorisés et reconnus à leur juste valeur. Parallèlement, ils lui montreront comment ils travaillent et pourront lui exprimer leurs attentes. Cela facilitera les relations et les chances de succès. En cas de difficultés, il leur sera plus facile de venir le voir pour ajuster la coopération.

 

6. Lui demander un rapport d’étonnement 

Enfin, intégrer dans l’équipe un nouvel embauché c’est aussi faire venir un regard neuf et extérieur au sein de son équipe et de son entreprise. Il est bon de connaitre son point de vue sur l’entreprise pour nous améliorer. Dès l’arrivée du collaborateur, nous devons lui expliquer que dans 6 ou 9 mois, nous lui demanderons de remplir un « rapport d’étonnement » afin de connaitre son avis sur l’entreprise.

Ainsi, nous pouvons responsabiliser notre collaborateur tout en obtenant un feedback nourrissant pour découvrir ou confirmer nos axes de progrès ainsi que nos forces.

 

7. Un exemple pour aller plus loin

Patagonia, permet à ses employés de passer plusieurs mois au sein d’une association. L’employé est toujours payé. L’objectif est qu’il puisse découvrir de nouveaux horizons afin de se sensibiliser sur de nouveaux sujets. Généralement, les employés partent dans des associations de protection de l’environnement. Ils sont ainsi directement sensibilisés et développent une culture d’entreprise commune ou la renforcent. En effet, Patagonia est une entreprise libérée et fortement impliquée dans une démarche environnementale.

Ainsi, est-il possible de prévoir quelques mois pour permettre à nos employés de vivre une expérience supplémentaire. Elle contribuera fortement à l’expérience du collaborateur en matière de développement des compétences et du savoir-être. Cela augmentera aussi sa fidélité envers son entreprise.

 

Il est vrai que toutes ses étapes-clés représentent un investissement en temps de notre part, mais aussi de la part de chaque collaborateur au sein de l’équipe pour réussir le processus d’intégration. Nous sommes toujours pressés et avons besoin de résultats rapidement. Il nous faudra donc être patients et imaginer le long terme, d’où l’importance de l’intégration. En effet, lorsque nous envisageons de recruter un nouveau collaborateur, c’est pour du long terme.

Investir du temps au début c’est s’assurer de bien l’intégrer, mais aussi s’assurer qu’il restera longtemps. Parce qu’il se sentira bien, il travaillera de manière très efficace et dans le respect de chacun. L’humain a besoin de plus de temps de préchauffage qu’une machine, mais sa plus-value en est proportionnelle.

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.