Comment créer un organigramme d’entreprise professionnel ?

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Le développement d’une entreprise dépend de plusieurs facteurs. Il peut être lié au style de management du manager, au système de communication interne de l’entreprise ou aux leviers de motivation. Il en existe bien d’autres. Toutefois, un organigramme d’entreprise peut aussi contribuer au développement d’une entreprise.

En effet, certaines entreprises utilisent l’organigramme d’entreprise comme outil de gestion, tandis que d’autres l’utilisent comme un répertoire du personnel ou à des fins de planification. Peu importe l’usage qu’on en fait, un organigramme d’entreprise est un moyen pour afficher la structure d’une entreprise. C’est-à-dire la hiérarchie des relations ou des rapports entre les membres d’une entreprise.

Dans cet article, vous découvrirez comment créer un organigramme d’entreprise et 6 types d’organigrammes que les entreprises utilisent le plus souvent.

Comment créer un organigramme d’entreprise professionnel ?

 

Organigramme d’entreprise

Un organigramme est comme un arbre avec des branches et des feuilles qui définissent la fonction de chaque individu au sein d’une entreprise. L’organigramme est essentiel pour toute entreprise, car il présente le rang et la responsabilité de chaque membre de l’entreprise. C’est donc sa structure interne. Parfois appelé graphique hiérarchique, il est utile pour éviter les problèmes de communication au sein de l’entreprise. En fait, l’organigramme permet aux employés d’avoir une idée claire sur leur responsable hiérarchique et de savoir à qui s’adresser en cas de besoin.   

L’organigramme facilite le flux d’informations et les employés ont une meilleure connaissance de l’évolution des responsabilités au sein de l’entreprise. Ce faisant, les employés sont au courant des promotions en perspective. Les entreprises avec un graphique hiérarchique montrent leur transparence, ce qui est un élément de motivation pour les employés.

Les organigrammes sont très importants pour les entreprises, car ils permettent :

  • d’afficher les responsabilités professionnelles de chaque membre de l’entreprise,
  • d’afficher les rapports hiérarchiques entre les employés,
  • au leader, de mieux gérer la croissance ou les changements dans l’entreprise,
  • d’améliorer la communication au sein de l’entreprise,
  • de présenter des informations telles que les hiérarchies de données et les structures d’entités commerciales de l’entreprise, etc.

Par ailleurs, il est important que l’organigramme que vous créez reflète votre structure organisationnelle ainsi que la philosophie de gestion de votre entreprise. Il existe plusieurs types d’organigrammes d’entreprise de base. Toutefois, nous vous présentons ceux qui se retrouvent le plus souvent au sein des entreprises, qu’elles soient grandes ou petites.

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Organigramme hiérarchique

Encore appelé structure d’organisation de type scalaire, il présente la façon dont l’autorité passe d’un niveau supérieur à un niveau inférieur. L’organigramme hiérarchique clarifie et simplifie les relations d’autorités, de responsabilité ainsi que d’imputabilité. Dans ce type d’organigramme, l’autorité est définie selon la chaîne de commandement. Ce type d’organigramme convient le mieux aux petites entreprises dans lesquels le nombre de cadres supérieurs est faible et aux entreprises dont le travail est de type routinière.

Un tel organigramme souffre du manque d’avis d’expert. En effet, lorsque l’autorité principale est confrontée aux difficultés de prise de décision, il n’y a personne de mieux qualifiée vers qui se tourner. De telles situations peuvent influencer la productivité de l’entreprise.

 

Organigramme de l’autorité fonctionnelle ou du personnel

Un organigramme fonctionnel est une structure organisationnelle dans laquelle les employés sont hiérarchisés selon leurs compétences et connaissances spécifiques. Dans ce type d’organisation, la structure organisationnelle de l’entreprise est divisée en département en fonction des spécialités.

Dans une pareille structure, le département financier est à part, de même que le département marketing ou le département informatique. De plus, chaque département est dirigé par un expert du domaine. Ce qui permet d’améliorer l’efficacité au sein de chaque département et, par conséquent, d’accroître la productivité de l’entreprise.

 

Organigramme fonctionnel et hiérarchique

C’est une combinaison de l’organigramme hiérarchique et de l’organigramme fonctionnel. L’un se concentre sur l’autorité tandis que l’autre divise la structure de l’entreprise en plusieurs départements fonctionnels. La plupart des grandes entreprises utilisent ce type d’organigramme afin de pallier aux limites des deux organigrammes.

Dans ce type d’organigramme, les responsables fonctionnels jouent le rôle de conseillers au côté des responsables hiérarchiques. Les responsables hiérarchiques laissent alors la recherche et la planification aux experts de la spécialité pour mieux se concentrer sur l’exécution du plan établi. Ici, le supérieur hiérarchique est le seul responsable habilité à prendre des décisions importantes de l’organisation. En effet, l’autorité, dans ce type de structure, est descendante.

 

Organigramme en matrice

L’organigramme en matrice est l’une des structures organisationnelles les plus observées dans les entreprises. Elle met en particulier l’accent sur :

  • la créativité,
  • l’innovation et
  • l’efficacité.

En effet, c’est une combinaison de plusieurs organigrammes dans laquelle les membres d’une équipe ont la possibilité d’avoir plusieurs responsables. Par exemple, il peut s’agir du chef du projet qu’ils pilotent et le chef de leur propre service.

Cet organigramme facilite la communication entre les différents départements de l’entreprise. Elle contribue, par ailleurs, à une bonne collaboration entre les employés. Aussi, le fait que les employés interviennent dans différents projets contribue à développer leurs connaissances.

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Structure organisationnelle divisionnaire

Ce type d’organigramme tient d’abord compte du marché et de la géographie avant d’organiser les activités d’une entreprise. La structure organisationnelle divisionnaire convient, en particulier, aux entreprises qui proposent plusieurs produits ou services.

Dans cette structure organisationnelle, chaque département se concentre sur les problèmes les plus urgents tout en travaillant séparément. Ici, chaque division a son propre personnel de vente, de publicité de production, de comptabilité, de bureau et de développement.

 

Structure d’organisation de projet

L’organigramme de projet facilite la gestion et l’exécution d’un projet. Cette structure organisationnelle regroupe les spécialistes des domaines fonctionnels de l’entreprise afin d’exécuter le projet. Cela participe à l’atteinte rapide des résultats spécifiques.

En élaborant sa structure d’organisation de projet, l’entreprise porte à la connaissance de tout le monde le rôle que joue chaque membre de l’équipe. Cela aide à comprendre la structure de l’organisation du projet, la situation des responsabilités ainsi que les relations qui existent entre les membres de l’équipe.

 

Comment créer un organigramme d’entreprise ?

Vous n’avez pas besoin d’une compétence particulière pour créer un organigramme d’entreprise d’aspect professionnel et bien formaté. Toutefois, pour de tels organigrammes, il est important de tenir compte de certains facteurs. Il s’agit notamment :

  • du type d’informations qui doit être inclus dans les cases de l’organigramme,
  • de savoir si le graphique doit se dérouler du bas vers le haut ou dans le sens inverse.
  • de savoir s’il y a des personnes au sein de l’entreprise qui jouent plusieurs fonctions, etc.

 

Les organigrammes numériques

En répondant à ces différentes thématiques, vous serez en mesure de savoir comment créer un organigramme conforme à la situation particulière que présente votre entreprise.

En dehors des organigrammes imprimés, les structures organisationnelles en ligne offrent une interaction particulière. Vous avez la possibilité de créer des hyperliens qui vous dirigeront vers d’autres ressources ou des informations supplémentaires. Ces organigrammes en ligne peuvent facilement être partagés avec les membres de l’organisation ou avec d’autres personnes à l’extérieur.

De plus, avec un organigramme en ligne, vous pouvez mettre à jour les informations plus facilement. Vous n’avez plus besoin de réimprimer et de redistribuer à chaque fois que vous élaborez une nouvelle structure organisationnelle.

 

Exemples d’organigrammes d’entreprise numériques

Vous pouvez créer l’organigramme de votre entreprise avec SmartDraw. Cela vous permet de transférer votre organigramme vers n’importe quels autres produits de Microsoft Office. Il s’intègre facilement avec Microsoft Office, avec Dropbox, OneDrive, Google Drive et bien d’autres services.   

Toutefois, vous pouvez aussi créer votre organigramme d’entreprise à partir d’un fichier de données importé. Pour créer votre organigramme avec un logiciel comme Edraw Orgcharting, il vous faut :

  • télécharger et ouvrir le logiciel Edarw Orgcharting,
  • cliquer ensuite au niveau du menu Fichier sur le bouton Nouveau et choisir dans la fenêtre Modèle un organigramme d’entreprise,
  • déplacer les formes d’organigrammes de la bibliothèque et les déposer dans le canevas. Si vous souhaitez ajouter des textes, il vous suffit de faire un double clic sur la forme pour faire apparaître la zone de texte. Vous pouvez aussi ajouter des effets de thème à votre organigramme.
  • enfin, insérer les photos des membres de votre entreprise dans les cases correspondant à leurs profils respectifs en cliquant sur le bouton Insérer une photo.
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Ce qu’il faut retenir sur l’organigramme d’entreprise

Un organigramme d’entreprise présente la façon dont chaque individu est réparti au sein de l’entreprise. À travers votre structure organisationnelle, vous amenez vos employés à avoir une bonne compréhension des responsabilités et des rôles de chaque membre. Ce qui favorise une meilleure organisation du travail au sein de l’entreprise.

De plus, l’organigramme contribue à établir une bonne communication entre les différents services ou départements de l’entreprise. L’organigramme permet aussi de mieux planifier la restructuration de votre entreprise. Vous pouvez créer votre organigramme d’entreprise selon le type d’organigramme que vous voulez pour votre entreprise. Toutefois, pour que votre organigramme soit bien formaté et ait un aspect professionnel, il est important de prendre en compte les quelques facteurs cités dans cet article.


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