Comment créer un livret d’accueil adapté pour les nouveaux employés ?

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L’accueil que vous réservez aux nouveaux employés pendant les premiers jours ou pendant les premières semaines de travail détermine la façon dont ils travailleront à long terme dans votre entreprise. En fait, les entreprises recrutent de nouveaux employés parce qu’elles ont besoin de nouvelles compétences pour un travail spécifique. Le livret d’accueil a un rôle à jouer dans ce processus.

Le nouvel employé doit donc s’intégrer rapidement dans l’organisation de l’entreprise et être productif le plus tôt possible. Pour faciliter le processus d’intégration (ou ce que certains appellent l’Onboarding) des employés, il est important, pour l’entreprise, d’élaborer un livret d’accueil. Certes, la création de ce livret d’accueil peut prendre du temps. Mais, il permet, toutefois, de réduire le temps d’intégration des employés. 

En effet, il permet aux nouveaux employés d’avoir une idée claire des attentes et de la culture de l’entreprise. Dans le livret d’accueil, les employés auront notamment les informations administratives ainsi que la politique de l’entreprise.

Dans cet article, vous découvrirez comment créer un livret d’accueil efficace. Vos employés pourront bien s’intégrer dans l’environnement de travail de votre entreprise dans les plus brefs délais.

Comment créer un livret d’accueil adapté pour les nouveaux employés ?

 

Qu’est-ce qu’un livret d’accueil ?

Le livret d’accueil est un guide de bienvenue destiné aux personnes qui viennent d’être recrutée par une entreprise. Cela pourrait aussi s’adapter pour une personne qui change de service et qui recevrait un guide spécifique. La plupart des grandes entreprises accueillent leurs nouveaux employés de façon créative et amusante. L’objectif est de montrer aux nouveaux venus qu’ils ont fait le bon choix de carrière en venant dans l’entreprise. Le livret d’accueil est donc ce processus dans lequel vous offrez à vos employés la possibilité de se faire une idée de la vie au sein de votre entreprise. 

Il existe différentes façons de façonner un guide de bienvenue efficace. Mais il faut retenir que c’est le moment de mettre en avant la culture de votre entreprise. Il est important, pour une entreprise qui recrute un employé, de mettre tout en œuvre pour permettre à ce dernier de poursuivre son aventure en son sein. En effet, recruter des employés compétents et œuvrer pour leur créer un cadre de travail adéquat vous permet d’améliorer la productivité de votre entreprise. Pour cela, il vaut mieux réduire au maximum le temps que prendra leur intégration. 

Selon les propos d’Amy Hirsh Robinson, CEO à The Interchange, le processus d’intégration des employés est le moment parfait pendant lequel les employés décident de rester dans l’entreprise ou de continuer leur aventure ailleurs. C’est le moment idéal pour impressionner vos nouveaux employés de façon positive ou négative. De toute façon, votre approche impactera l’employé durant toute sa carrière au sein de votre entreprise. Une mauvaise impression peut amener l’employé à conclure que votre entreprise est mal gérée. Ce qui peut conduire à un désengagement de sa part. 

 

4 éléments essentiels qui forment tout livret d’accueil des employés

La première impression du nouvel employé est capitale. C’est aussi un élément de motivation qui aide à maintenir l’engagement de ce dernier. Le livret d’accueil est indispensable pour les entreprises parce qu’il permet de :

  • stimuler l’engagement des nouvelles recrues,
  • valoriser la culture de l’entreprise et
  • accueillir efficacement les nouveaux employés.

Un livret d’accueil efficace doit :

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1 – Aider les employés à avoir des repères et à bien s’intégrer 

Le livret d’accueil fait donc partie du processus d’intégration. Outre les présentations aux collègues, le tour des bureaux et quelques explications sur son travail, le nouveau collaborateur se voit remettre un livret d’accueil. Il peut ainsi recevoir des informations complémentaires sur l’entreprise. Ces informations peuvent concerner les objectifs, la mission, la vision ou encore les valeurs, les modes de fonctionnement, les avantages et autres actions du comité d’entreprise. Le nouveau collaborateur peut donc mieux comprendre où il vient d’arriver.

De plus, ce n’est pas à l’avantage de l’entreprise de recruter un employé qui ne sera productif qu’après des jours, des semaines, voire même des mois. Il est donc indispensable que votre guide de bienvenue contienne toutes les informations, les conseils et outils essentiels pour permettre à l’employé d’être immédiatement opérationnel. 

Vous pouvez inclure des éléments informatifs dans votre guide. Il s’agit des informations de base de l’entreprise. L’employé reçoit alors le plan du bureau, une lettre du président de l’entreprise, la clé du bâtiment. Il reçoit aussi les informations sur les avantages liés à son poste, une liste de contrôle des tâches à faire pendant le premier mois et des instructions sur le stationnement. 

 

2 – Expliquer le rôle de chacun

Expliquer le rôle de chacun implique donc la planification du premier jour de travail de l’employé. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps dans l’exécution de votre projet et votre nouvelle recrue sera aussi opérationnelle. Assurez-vous donc, pendant l’élaboration de votre livret d’accueil, d’y inclure un plan détaillé des tâches du nouvel employé dès son premier jour afin qu’il ne se perde pas dans l’entreprise. 

Vous devez donc inclure dans votre guide des éléments pratiques ; c’est-à-dire des articles qui permettront à l’employé de bien exécuter son travail. Il s’agit d’un téléphone portable, d’une série de cahiers et de stylos, d’un support de moniteur, d’un lecteur Flash et même d’un livre de développement personnel. En effet, les employés sont plus motivés lorsqu’ils sentent que l’entreprise s’intéresse à leur développement personnel.

De plus, en incluant des éléments de plaisir qui ne sont pas forcément liés au travail, vous donnez la possibilité aux employés d’améliorer leur productivité. Ces éléments sont constitués essentiellement de vêtements, d’autocollants, d’épingles en émail, d’une bouteille d’eau, d’une tasse de café, d’un fanion, etc. 

C’est le genre d’attitude qui motive et amène les gens à s’engager dans votre entreprise. Vous pouvez aussi promouvoir, de façon subtile, la culture de votre entreprise. Il vous suffit de mettre votre message sur le t-shirt, la bouteille d’eau ou sur la tasse de café.

 

3 – Mettre en oeuvre la communication

Il existe d’excellents moyens de communication en entreprise. Elle peut se faire par voie téléphonique, par Slack, par boîte électronique ou face à face. Toutefois, il faut savoir quel type de moyen de communication convient le mieux dans une situation donnée. C’est une étape parfois difficile pour beaucoup de managers ou responsables d’entreprise. Par exemple, vous pouvez indiquer dans votre livret d’accueil que les discussions sur les collations de la cuisine se font sur Slack. Pour ce qui concerne les informations formelles de l’entreprise, les communications se font par e-mail. 

De toute façon, l’objectif est que dans votre guide de bienvenue, l’employé puisse bien se situer en ce qui concerne les moyens de communication dont dispose l’entreprise. Cela lui permettra de ne manquer d’aucune information afin d’être productif pour l’entreprise.

 

4 – Faire une Foire Aux Questions (FAQ)

Tous les nouveaux embauchés vont se poser des questions dans les premiers jours de travail. Et comme nous pouvons oublier d’évoquer certains sujets, il peut être judicieux de stipuler les questions et réponses fréquemment abordées par les nouveaux collaborateurs. Ainsi, serons-nous certains de ne rien oublier et que chaque personne aura des éléments d’information dans la FAQ.

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Ce qu’il faut retenir sur le livret d’accueil

Le livret d’accueil des employés ne consiste pas seulement à faire une bonne impression au nouvel employé le premier jour de travail. Il permet aussi à l’employé d’être rapidement productif. En effet, les entreprises prospères ne s’offrent pas le luxe de perdre du temps sur le processus d’intégration de leurs nouvelles recrues. 

En effet, elles recrutent parce qu’elles ont besoin d’une compétence qui doit être active dès le premier jour de travail. Si votre entreprise ne propose que le manuel de l’employé le premier jour de son travail, alors il est clair que l’entreprise manque une énorme opportunité d’accélérer le processus d’intégration de la nouvelle recrue. 

Beaucoup d’entreprises élaborent de différentes façons leur livret d’accueil. Certaines préparent des boîtes qui contiennent des fournitures de bureau, des autocollants, une carte de bienvenue, une bouteille d’eau, un t-shirt et bien d’autres éléments. 

Par exemple, Salesforce propose dans son guide de bienvenue pour les nouveaux designers UX du matériel de lecture pratique, des t-shirts, des épingles, des stylos, un crédit pour de nouveaux écouteurs, etc. Cela montre à quel point l’entreprise valorise les membres de son équipe de conception. C’est un moyen de donner une bonne impression de l’entreprise aux nouvelles recrues.

Cependant, il est important de bien réfléchir sur les éléments qui constituent votre livret d’accueil. Pensez aux choses qui peuvent vraiment être utiles aux employés. Vous perdrez de l’argent et n’atteindrez pas votre objectif si ces éléments ne servent ni à l’entreprise ni aux employés recrutés.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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