Comment créer un livret d’accueil adapté pour les nouveaux employés ?

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L’accueil que vous réservez aux nouveaux employés pendant les premiers jours ou pendant les premières semaines après l’embauche détermine la façon dont ils travailleront à long terme dans votre entreprise. En fait, les entreprises recrutent de nouveaux salariés parce qu’elles ont besoin de nouvelles compétences et de nouveaux talents pour un travail spécifique. Le livret d’accueil a un rôle à jouer dans ce processus d’intégration des nouveaux salariés.

Le nouvel arrivant doit donc s’intégrer rapidement dans l’organisation de l’entreprise et être productif le plus tôt possible pour garantir une phase d’intégration réussie. Pour faciliter le processus d’intégration (ou ce que certains appellent l’Onboarding) des employés, il est important, pour l’entreprise, d’élaborer un livret d’accueil pour chaque nouveau salarié. Certes, la création de ce livret d’accueil peut prendre du temps. Mais, il permet, toutefois, de réduire le temps d’intégration des employés mais aussi de réussir leur intégration.

En effet, les livrets d’accueil permettent aux nouveaux arrivants d’avoir une idée claire des attentes et de la culture de l’entreprise. Dans le livret d’accueil, les collaborateurs de l’entreprise auront notamment les informations administratives ainsi que la politique de l’entreprise.

Dans cet article, vous découvrirez comment créer un livret d’accueil efficace. Chaque collaborateur au sein de l’entreprise pourra bien s’intégrer dans son environnement de travail dans les plus brefs délais.

Comment créer un livret d’accueil adapté pour les nouveaux employés ?

 

Qu’est-ce qu’un livret d’accueil ?

Le livret d’accueil est un guide de bienvenue destiné à un nouvel embauché et qui permet de  faciliter son intégration dans un nouvel environnement de travail. Cela pourrait aussi s’adapter pour une personne qui change de service et qui part pour un nouveau poste. Elle recevrait un guide spécifique pour réussir une bonne intégration. Ce qui permettra d’assurer une prise de fonction rapide. La plupart des grandes entreprises accueillent leurs nouveaux employés de façon créative et amusante. Cela permet de renforcer les valeurs de l’entreprise et réussir l’intégration de chaque salarié. L’objectif est de montrer aux nouveaux venus qu’ils ont fait le bon choix de carrière en venant dans l’entreprise. Le livret d’accueil est donc ce processus dans lequel vous offrez à vos employés la possibilité de se faire une idée de la vie au sein de votre entreprise.

Il existe différentes façons de façonner un guide de bienvenue efficace et optimiser l’intégration d’un collaborateur. En plus de réussir son intégration, il faut aussi retenir que c’est le moment de mettre en avant la culture de votre entreprise. Il est important, pour une entreprise qui recrute un employé, de mettre tout en œuvre pour permettre à ce dernier de poursuivre son aventure en son sein. En effet, recruter de nouveaux collaborateurs compétents et œuvrer pour leur créer un cadre de travail adéquat vous permet d’améliorer la productivité de votre entreprise. Pour cela, il vaut mieux réduire au maximum le temps que prendra l’intégration d’un collaborateur.

Selon les propos d’Amy Hirsh Robinson, CEO à The Interchange, le processus d’intégration des collaborateurs est le moment parfait pendant lequel les employés décident de rester dans l’entreprise ou de continuer leur aventure ailleurs. C’est le moment idéal pour les fidéliser et impressionner vos nouveaux entrants de façon positive ou négative. De toute façon, votre approche impactera l’employé durant toute sa carrière au sein de votre entreprise. Une mauvaise intégration des nouveaux arrivants peut amener le futur collaborateur à conclure que votre entreprise est mal gérée. Ce qui peut conduire à un désengagement de sa part et au départ d’un collaborateur après les embauches.

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4 éléments essentiels qui forment tout livret d’accueil des employés

La première impression du nouvel entrant est capitale. C’est aussi un élément de motivation qui aide à maintenir l’engagement de ce dernier. Le livret d’accueil est indispensable pour les entreprises parce qu’il permet de :

  • stimuler l’engagement des nouvelles recrues,
  • valoriser la culture d’entreprise et
  • accueillir les nouveaux venus de manière efficace.

Un livret d’accueil efficace doit :

 

1 – Aider les employés à avoir des repères et à bien s’intégrer dans l’entreprise

Le livret d’accueil fait donc partie du processus d’intégration du salarié. Outre les présentations aux nouveaux collègues, le tour de l’espace de travail et quelques explications sur son travail, un livret d’accueil sera remis au nouveau collaborateur. Il peut ainsi recevoir des informations complémentaires sur l’entreprise. Ces informations peuvent concerner la présentation de l’entreprise, les objectifs, la mission, le planning, la vision ou encore les valeurs. Elles peuvent aussi expliquer les modes de fonctionnement, les avantages, les différents services et autres actions du comité d’entreprise. Le nouveau collaborateur peut donc mieux comprendre où il vient d’arriver.

De plus, ce n’est pas à l’avantage de l’entreprise de recruter un collaborateur qui ne sera productif qu’après des jours, des semaines, voire même des mois. Il est donc indispensable que votre guide de bienvenue contienne toutes les informations utiles, les conseils et outils essentiels pour permettre à l’employé d’être immédiatement opérationnel.

Pour les nouvelles intégrations, vous pouvez inclure des éléments informatifs dans votre petit livre. Il s’agit des informations de base de l’entreprise. Le nouveau collègue reçoit alors le plan de son lieu de travail, une lettre du président de l’entreprise, la clé du bâtiment. Il reçoit aussi les informations sur les avantages liés à son poste de travail, une liste de contrôle des tâches à faire pendant la première semaine ou le premier mois.

 

2 – Expliquer le rôle de chacun

Expliquer le rôle de chacun implique donc la planification du premier jour de travail de l’employé. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps dans l’exécution de votre projet et votre nouvelle recrue sera aussi opérationnelle. Assurez-vous donc, pendant l’élaboration de votre livret d’accueil, d’y inclure un plan détaillé des tâches du nouvel employé dès son premier jour et pendant les premiers mois afin qu’il ne se perde pas dans l’entreprise. Ce qui permettra également de favoriser son intégration dans l’entreprise.

A l’arrivée d’un nouveau collaborateur, vous devez donc inclure dans votre guide des informations pratiques ; c’est-à-dire des articles qui permettront à l’employé de bien exécuter son travail dès son intégration dans l’équipe. Pour l’accompagner dans la prise de poste, il peut s’agir d’un téléphone portable, d’une série de cahiers et de stylos. Vous pouvez aussi lui offrir un support de moniteur, un lecteur Flash et même un livre de développement personnel. En effet, nombreux collaborateurs sont plus motivés lorsqu’ils sentent que l’entreprise s’intéresse à leur développement personnel.

De plus, en incluant des éléments de plaisir qui ne sont pas forcément liés au travail, vous donnez la possibilité aux employés d’améliorer leur productivité et d’assurer la fidélisation des salariés. Ces éléments sont constitués essentiellement de vêtements, d’autocollants ou d’épingles en émail. On peut aussi y retrouver une bouteille d’eau, une tasse de café, un fanion, etc.

C’est le genre d’attitude qui motive et qui crée un sentiment d’appartenance. Ce qui amène les gens à s’engager dans votre entreprise. Vous pouvez aussi promouvoir, de façon subtile, la culture de votre entreprise dans les pratiques d’intégration. Il vous suffit de mettre votre message sur le t-shirt, la bouteille d’eau ou sur la tasse de café.

 

3 – Mettre en oeuvre la communication

Il existe d’excellents moyens de communication en entreprise. Elle peut se faire par voie téléphonique, par Slack, par boîte électronique ou face à face. Toutefois, il faut savoir quel type de moyen de communication convient le mieux dans une situation donnée. C’est une étape parfois difficile pour beaucoup de managers ou responsables d’entreprise. Par exemple, pour accueillir les nouveaux arrivants vous pouvez indiquer dans votre livret d’accueil que les discussions sur les collations de la cuisine se font sur Slack. Pour ce qui concerne les informations formelles de l’entreprise, les communications se font par e-mail. Ce qui les permettront de devenir rapidement opérationnels.

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De toute façon, l’objectif d’intégration est que dans votre guide de bienvenue, l’employé puisse bien se situer en ce qui concerne les moyens de communication dont dispose l’entreprise. Cela lui permettra d’intégrer l’équipe et de ne manquer d’aucune information afin d’être productif pour l’entreprise.

 

4 – Faire une Foire Aux Questions (FAQ)

Tous les nouveaux embauchés vont se poser des questions dans les premiers jours de travail. Et comme nous pouvons oublier d’évoquer certains sujets pendant le processus d’accueil, il peut être judicieux de stipuler les questions et réponses fréquemment abordées par les nouveaux collaborateurs au cours de la journée d’intégration. Ainsi, serons-nous certains de ne rien oublier et que chaque personne aura des éléments d’information dans la FAQ préparée pour l’intégration dans l’entreprise.

 

Ce qu’il faut retenir sur le livret d’accueil

Lors du recrutement d’un collaborateur, le livret d’accueil des employés ne consiste pas seulement à bien accueillir et à faire une bonne impression le premier jour de travail. Il permet aussi à l’employé d’être rapidement productif. En effet, les entreprises prospères ne s’offrent pas le luxe de perdre du temps sur le parcours d’intégration de leurs nouvelles recrues.

En effet, recruter un nouveau collaborateur est nécessaire pour répondre aux besoins de l’entreprise. C’est une compétence qui doit être active dès le premier jour de travail. Si votre entreprise ne propose que le manuel de l’employé le premier jour de son travail, alors il est clair que l’entreprise manque une énorme opportunité de réussir le processus d’intégration des salariés.

 

Exemples

Pour embaucher des collaborateurs, beaucoup d’entreprises élaborent de différentes façons leur livret d’accueil. Certaines préparent une boîte à outils originale qui contient des fournitures de bureau, des autocollants, une carte de bienvenue. Certaines peuvent contenir une bouteille d’eau, un t-shirt et bien d’autres éléments.

Par exemple, Salesforce propose dans son guide de bienvenue pour les nouveaux designers UX du matériel de lecture pratique, des t-shirts, des épingles, des stylos, un crédit pour de nouveaux écouteurs, etc. Cela montre à quel point l’entreprise valorise les membres de son équipe de conception. C’est un moyen de favoriser l’intégration au travail et de donner une bonne impression de l’entreprise aux nouvelles recrues.

Cependant, il est important de bien réfléchir sur les éléments qui constituent votre livret d’accueil pour garantir le succès de l’intégration. Pensez aux choses qui peuvent accompagner l’intégration et être vraiment utiles aux employés. Vous perdrez de l’argent et n’atteindrez pas votre objectif si ces éléments ne servent ni à l’entreprise ni aux collaborateurs recrutés.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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Une réflexion sur “Comment créer un livret d’accueil adapté pour les nouveaux employés ?

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    Bonjour, je vous félicite pour votre article, très intéressant. Samuel

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