Comment créer un livret d’accueil adapté pour les nouveaux employés ?

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L’accueil que vous réservez aux nouveaux employés pendant les premiers jours ou pendant les premières semaines de travail détermine la façon dont ils travailleront à long terme dans votre entreprise. En fait, les entreprises recrutent de nouveaux employés parce qu’elles ont besoin de nouvelles compétences pour un travail spécifique. Le livret d’accueil a un rôle à jouer dans ce processus.

Le nouvel employé doit donc s’intégrer rapidement dans l’organisation de l’entreprise et être productif le plus tôt possible. Pour faciliter le processus d’intégration (ou ce que certains appellent l’Onboarding) des employés, il est important, pour l’entreprise, d’élaborer un livret d’accueil. Certes, la création de ce livret d’accueil peut prendre du temps. Mais, il permet, toutefois, de réduire le temps d’intégration des employés. 

En effet, il permet aux nouveaux employés d’avoir une idée claire des attentes et de la culture de l’entreprise. Dans le livret d’accueil, les employés auront notamment les informations administratives ainsi que la politique de l’entreprise.

Dans cet article, vous découvrirez comment créer un livret d’accueil efficace. Vos employés pourront bien s’intégrer dans l’environnement de travail de votre entreprise dans les plus brefs délais.

Comment créer un livret d’accueil adapté pour les nouveaux employés ?

 

Qu’est-ce qu’un livret d’accueil ?

Le livret d’accueil peut être vu comme un guide de bienvenue destiné aux employés. La plupart des grandes entreprises accueillent leurs nouveaux employés de façon créative et amusante. L’objectif est de montrer aux nouveaux venus qu’ils ont fait le bon choix de carrière en venant dans l’entreprise. Le livret d’accueil est donc ce processus dans lequel vous offrez à vos employés la possibilité de se faire une idée de la vie au sein de votre entreprise. 

Il n’existe pas une façon unique de créer un guide de bienvenue efficace. Le plus important est de présenter la culture de votre entreprise. La nouvelle recrue doit être convaincue. Ne vous donnez donc pas de limite. Et n’ayez pas peur de prendre certains risques pour rendre exceptionnel votre livret d’accueil.

Il y a une guerre de recrutement des talents qui s’observe entre les entreprises. C’est pourquoi il est important, pour une entreprise qui recrute un employé, de mettre tout en œuvre pour permettre à ce dernier de poursuivre son aventure en son sein. En effet, recruter des employés compétents et œuvrer pour leur créer un cadre de travail adéquat vous permet d’améliorer la productivité de votre entreprise. Pour cela, il vaut mieux réduire au maximum le temps que prendra leur intégration. 

Selon les propos d’Amy Hirsh Robinson, CEO à The Interchange, le processus d’intégration des employés est le moment parfait pendant lequel les employés décident de rester dans l’entreprise ou de continuer leur aventure ailleurs. C’est le moment idéal pour impressionner vos nouveaux employés de façon positive ou négative. De toute façon, votre approche impactera l’employé durant toute sa carrière au sein de votre entreprise. Une mauvaise impression peut amener l’employé à conclure que votre entreprise est mal gérée. Ce qui peut conduire à un désengagement de sa part. 

 

4 éléments essentiels qui forment tout livret d’accueil des employés

La première impression du nouvel employé est capitale. C’est aussi un élément de motivation qui aide à maintenir l’engagement de ce dernier. Le livret d’accueil est indispensable pour les entreprises parce qu’il permet de :

  • stimuler l’engagement des nouvelles recrues,
  • valoriser la culture de l’entreprise et
  • accueillir efficacement les nouveaux employés.
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Un livret d’accueil efficace doit :

 

1 – Aider les employés à être immédiatement productifs 

Après l’accueil et la présentation du nouvel employé aux anciens employés de l’entreprise, il est important que ce dernier puisse prendre connaissance de ses tâches. S’il se retrouve dans son bureau, après les présentations, sans aucune directive ni aucun conseil, cela peut être très frustrant. Il aura une mauvaise image du style de gestion et de l’organisation de votre entreprise. 

De plus, ce n’est pas à l’avantage de l’entreprise de recruter un employé qui ne sera productif qu’après des jours, des semaines, voire même des mois. Il est donc indispensable que votre guide de bienvenue contienne toutes les informations, les conseils et outils essentiels pour permettre à l’employé d’être immédiatement opérationnel. 

Vous pouvez inclure des éléments informatifs dans votre guide. Il s’agit des informations de base de l’entreprise. L’employé reçoit alors le plan du bureau, une lettre du président de l’entreprise, la clé du bâtiment. Il reçoit aussi les informations sur les avantages liés à son poste, une liste de contrôle des tâches à faire pendant le premier mois et des instructions sur le stationnement. 

 

2 – Présenter les attentes de l’entreprise

Le guide de bienvenue de l’employé doit présenter clairement les objectifs de l’entreprise. Il y va des attentes spécifiques du département aux attentes sur la performance de chaque membre de l’équipe. Le nouveau venu doit savoir ce que l’entreprise ou son responsable attend de lui. Ce qui va l’aider à construire une bonne To do list. Ainsi, il pourra travailler de façon efficace. 

La présentation des attentes de l’entreprise implique donc la planification du premier jour de travail de l’employé. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps dans l’exécution de votre projet et votre nouvelle recrue sera aussi opérationnelle. Assurez-vous donc, pendant l’élaboration de votre livret d’accueil, d’y inclure un plan détaillé des tâches du nouvel employé dès son premier jour afin qu’il ne se perde pas dans l’entreprise. 

Vous devez donc inclure dans votre guide des éléments pratiques ; c’est-à-dire des articles qui permettront à l’employé de bien exécuter son travail. Il s’agit d’un téléphone portable, d’une série de cahiers et de stylos, d’un support de moniteur, d’un lecteur Flash et même d’un livre de développement personnel. En effet, les employés sont plus motivés lorsqu’ils sentent que l’entreprise s’intéresse à leur développement personnel.

De plus, en incluant des éléments de plaisir qui ne sont pas forcément liés au travail, vous donnez la possibilité aux employés d’améliorer leur productivité. Ces éléments sont constitués essentiellement de vêtements, d’autocollants, d’épingles en émail, d’une bouteille d’eau, d’une tasse de café, d’un fanion, etc. 

C’est le genre d’attitude qui motive et amène les gens à s’engager dans votre entreprise. Vous pouvez aussi promouvoir, de façon subtile, la culture de votre entreprise. Il vous suffit de mettre votre message sur le t-shirt, la bouteille d’eau ou sur la tasse de café.

 

3 – Faciliter la communication pour le nouvel employé

Le moyen le plus simple de faciliter l’intégration des nouveaux employés est d’avoir un bon système de communication. Il est essentiel de disposer, au sein de votre entreprise, d’un système de communication qui permet de communiquer de façon claire et simple. 

Il existe d’excellents moyens de communication en entreprise. Elle peut se faire par voie téléphonique, par Slack, par boîte électronique ou face à face. Toutefois, il faut savoir quel type de moyen de communication convient le mieux dans une situation donnée. C’est une étape parfois difficile pour beaucoup de managers ou responsables d’entreprise. Par exemple, vous pouvez indiquer dans votre livret d’accueil que les discussions sur les collations de la cuisine se font sur Slack. Pour ce qui concerne les informations formelles de l’entreprise, les communications se font par e-mail. 

De toute façon, l’objectif est que dans votre guide de bienvenue, l’employé puisse bien se situer en ce qui concerne les moyens de communication dont dispose l’entreprise. Cela lui permettra de ne manquer d’aucune information afin d’être productif pour l’entreprise.

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4 – Répondre aux interrogations fréquemment posées par les employés

Un livret d’accueil efficace et bien élaboré s’étale sur de longues périodes. Il contient généralement beaucoup de commentaires qui aident les employés à mieux s’intégrer dans l’entreprise. 

En effet, lorsque vous créez pour la première fois un livret d’accueil, vous aurez du mal à connaître les éléments qui fonctionnent et ceux qui ne fonctionnent pas. C’est pourquoi les commentaires que fournissent les membres de votre entreprise sont importants dans l’élaboration de votre guide de bienvenue. Vous devez donc les recueillir. Car ils vous permettront d’anticiper, avec plus d’efficacité et de prévoyance, les questions et préoccupations des employés.

 

Ce qu’il faut retenir sur le livret d’accueil

Le livret d’accueil des employés ne consiste pas seulement à faire une bonne impression au nouvel employé le premier jour de travail. Il permet aussi à l’employé d’être rapidement productif. En effet, les entreprises prospères ne s’offrent pas le luxe de perdre du temps sur le processus d’intégration de leurs nouvelles recrues. 

En effet, elles recrutent parce qu’elles ont besoin d’une compétence qui doit être active dès le premier jour de travail. Si votre entreprise ne propose que le manuel de l’employé le premier jour de son travail, alors il est clair que l’entreprise manque une énorme opportunité d’accélérer le processus d’intégration de la nouvelle recrue. 

Beaucoup d’entreprises élaborent de différentes façons leur livret d’accueil. Certaines préparent des boîtes qui contiennent des fournitures de bureau, des autocollants, une carte de bienvenue, une bouteille d’eau, un t-shirt et bien d’autres éléments. 

Par exemple, Salesforce propose dans son guide de bienvenue pour les nouveaux designers UX du matériel de lecture pratique, des t-shirts, des épingles, des stylos, un crédit pour de nouveaux écouteurs, etc. Cela montre à quel point l’entreprise valorise les membres de son équipe de conception. C’est un moyen de donner une bonne impression de l’entreprise aux nouvelles recrues.

Cependant, il est important de bien réfléchir sur les éléments qui constituent votre livret d’accueil. Pensez aux choses qui peuvent vraiment être utiles aux employés. Vous perdrez de l’argent et n’atteindrez pas votre objectif si ces éléments ne servent ni à l’entreprise ni aux employés recrutés.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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