La communication interne en entreprise : point complet

N'hésitez pas à partager cet article :

La communication interne en entreprise est très proche des techniques de communication marketing. En effet, le marketing utilise la communication dans le but d’atteindre les clients de l’entreprise. La communication interne en entreprise vise, elle, les employés de l’entreprise. Elle concerne toutes les actions de communication interne à l’entreprise à destination de ses salariés.

Elle peut être du ressort du service des ressources humaines, du service marketing ou même directement du service de communication s’il existe.

L’idée est de définir une politique de communication globale. Celle-ci se déclinera en une partie externe et une partie interne. Ce qui nous intéresse est donc la partie interne. Une stratégie spécifique sera donc mise en œuvre à travers un plan stratégique de communication interne.

C’est un outil managérial qui va permettre de motiver ses salariés. Elle permettra une meilleure gestion du personnel et une meilleure diffusion de l’information à leur intention. Nous allons donc voir le fonctionnement de ce flux d’information, ses objectifs ainsi que les différents médias utilisés.

La communication interne en entreprise

 

1 – Fonctionnement du flux d’information de la communication interne en entreprise

 

Le flux d’information fonctionne de 3 manières différentes : la communication descendante, la communication ascendante et la communication transversale.

  • La communication descendante : c’est ce que nous appelons la descente d’information. Le top management décide de l’information qu’il doit diffuser vers toutes les strates de l’entreprise. Cela peut concerner de nouveaux processus, les dernières actualités, les décisions prises ou encore donner les résultats de l’entreprise.
  • La communication ascendante : c’est ce que nous appelons la remontée d’information. Elle part du bas de l’entreprise pour remonter vers le top management. Ainsi, les employés ou les strates intermédiaires peuvent s’exprimer directement vers leur hiérarchie. Les employés peuvent s’exprimer sur les retours d’information des clients. Ils peuvent donner des feedbacks sur les nouvelles procédures. Cela donne aussi l’occasion à chacun de s’exprimer sur ce qui va bien, sur ce qu’il est possible d’améliorer. Ils peuvent aussi donner leur ressenti à un instant T.
  • La communication transversale : cette communication concerne les échanges entre les services ou personnes du même rang hiérarchique. Elle permet d’échanger des informations cruciales pour une bonne coopération entre les services. Une bonne cohésion pourra s’instaurer entre les équipes pour donner un travail de qualité. Elle développera aussi les relations entre le siège et le terrain.

 

2 – Les objectifs

 

La communication interne en entreprise qu’elle soit descendante, ascendante ou transversale vise à faire circuler l’information. Elle répond à de nombreux objectifs. Ceci la rend incontournable et stratégique au sein de l’entreprise.

 

Transmettre des informations

Elle permet de transmettre des informations comme les résultats de l’entreprise (communication financière) ou les feedbacks des collaborateurs.

Ainsi, chacun peut avoir le bon niveau d’information pour réaliser son travail dans les meilleures conditions. Parce que chacun aura la bonne information, les prises d’initiatives seront plus justes. Les employés seront aussi plus impliqués, car ils auront une meilleure notion du contexte et de la situation de l’entreprise. Cela répondra à leurs attentes en matière d’information.

Lorsque les employés sont informés de tout ce qui concerne l’entreprise, cela crée un environnement d’ouverture et de transparence. Ils sont alors plus confiants et s’engagent à s’invertir davantage dans les réalisations de l’entreprise. Un système de communication interne permettra donc d’informer facilement les employés des :

  • changements de politique de l’entreprise,
  • événements à venir au sein de l’entreprise,
  • roulements du personnel et
  • objectifs atteints par les membres de l’entreprise.
Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :  Comment encadrer une équipe ? 6 points incontournables

En effet, les employés n’aiment pas généralement rester sous-informés dans l’entreprise où ils travaillent. Ils sont à la recherche de la vraie information et l’absence d’une communication interne peut faire naître dans l’organisation beaucoup de contrariétés.

Par ailleurs, un tel environnement pousse les employés à se mettre à la recherche d’un autre emploi. Ce qui peut revenir coûteux pour l’entreprise. En effet, les employés veulent avoir le sentiment que leurs efforts contribuent au développement de l’entreprise. Il est donc important de les tenir informés de la progression de l’entreprise. Ainsi, cela leur permettra d’améliorer leurs compétences pour un meilleur rendement. Grâce à votre système de communication interne, les employés ont une connaissance plus générale de l’entreprise.

 

Communiquer sur ce qu’est l’entreprise

C’est ce que nous pouvons appeler la communication interne institutionnelle. Elle porte sur l’image que le top management veut véhiculer au sein de l’entreprise. Ainsi, la communication interne en entreprise va permettre de développer une culture d’entreprise pour donner une meilleure cohésion d’équipe.

Le projet commun véhiculé donnera une direction commune à tous les individus. Il ne s’agira donc pas simplement de groupes de travail, mais bien d’équipes.

La vision, la mission ainsi que les objectifs sont les éléments essentiels qui forment la culture d’une entreprise. Il est donc essentiel pour une entreprise qui aimerait attirer ou retenir des compétences au sein de l’entreprise de transmettre de façon claire ces éléments aux employés.

En effet, la communication interne en entreprise permet de rendre manifeste la culture d’une entreprise. Les employés interprètent la culture de l’entreprise à travers les messages, les annonces et les pages d’actualités. Ces informations permettent aux employés de déterminer ce que votre entreprise représente, valorise et l’importance de sa mission. Il est donc précieux pour une entreprise d’instaurer une communication interne efficace pour mieux communiquer sur sa culture.

En développant la culture de votre entreprise auprès de vos employés, vous créez un lien fort entre leurs valeurs personnelles et celles que défend votre entreprise. L’engagement des employés est ainsi renforcé, ce qui contribue à améliorer leurs performances. Ils sont alors plus susceptibles de :

  • faire des commentaires sur une mise à jour publiée sur l’intranet de l’entreprise,
  • partager le projet de l’équipe avec les autres membres de l’entreprise,
  • formuler des questions réfléchies, etc.

 

Donner du sens avec la communication interne en entreprise

Avec ce type de communication, le management pourra donner du sens sur les décisions prises ou encore sur le contexte et la situation de l’entreprise.

Chacun pourra donc mieux comprendre ce qui se passe. Cela évitera les tensions liées aux incompréhensions. De plus, chacun pourra mieux comprendre la direction prise par l’entreprise et le rôle qu’il doit jouer. Chacun sera donc plus impliqué, capable de prendre les bonnes décisions et d’avoir la bonne attitude.

La communication interne en entreprise est donc aussi très utile surtout en période de changement structurel de l’entreprise ou en période de crise.

Le système de communication interne vous permettra de communiquer clairement sur ce qui se passe, les actions qui sont en train d’être menées, etc. Cela permettra aux employés d’être plus sereins durant cette phase de turbulence de l’entreprise. Vous pouvez améliorer votre gestion de façon efficace pendant les moments de grands changements en :

  • étant attentif aux différentes préoccupations des employés,
  • communiquant régulièrement,
  • suivant la progression du changement,
  • récompensant les employés qui ont appliqué avec succès les changements
  • partageant les avantages ainsi que les inconvénients liés au changement,
  • invitant les employés à donner leurs opinions,
  • soutenant les communications bidirectionnelles,
  • organisant des réunions de groupe ou individuelles avec les employés qui sont plus susceptibles d’être affectés par les changements
  • utilisant les moyens de communication comme l’écriture, la prise de parole, la formation, la vidéo, les tableaux d’affichage, les forums de discussion pour passer l’information,
  • passant l’information le plus vite que possible pour permettre aux employés de prendre leurs dispositions face au changement,
  • fournissant toutes les informations importantes liées au changement,
  • expliquant la façon dont ces changements affecteront les emplois individuels et l’entreprise.
Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :  Plate-forme d’intégration d’entreprise : pour améliorer ses résultats

 

Motiver les collaborateurs, développer la cohésion d’équipe et gérer le climat social

Parce que communiquer auprès des collaborateurs va leur donner de l’importance, il y aura plus de motivation. Ils ne se sentiront pas à l’écart de l’entreprise, mais bien des parties prenantes. Cette reconnaissance par l’information qui leur est communiquée va donc les impliquer, mais surtout les motiver. Ils auront réellement l’impression de faire partie de l’entreprise.

Une bonne communication interne en entreprise permet aussi de développer les échanges. Ainsi, la communication est meilleure entre les différents niveaux hiérarchiques de l’entreprise et créera un dialogue global.

Lors d’une communication ascendante, les employés auront le sentiment d’être écoutés. Lors d’une communication descendante, les leaders se donneront les moyens de faire adhérer leurs équipes au projet. La communication transversale permettra un meilleur travail entre tous les services de l’entreprise.

Ainsi, cela rassemblera tous acteurs autour d’un projet d’entreprise et donnera un sentiment d’appartenance.

Enfin, la communication interne en entreprise permettra de mieux gérer le climat social. Cet outil aura une grande utilité en cas de crise (communication de crise).

En effet, la communication ascendante permettra de « prendre la température » du climat social de l’entreprise. Cela permettra aussi de mieux comprendre les attentes de chacun. La communication descendante pourra axer ses efforts sur ce qui est déjà fait et ce qui doit être mené dans les prochains mois.

En cas de crise, la communication interne en entreprise pourra viser à rassurer. Elle pourra aussi donner du sens et expliquer ou éviter les fausses rumeurs qui pourraient être préjudiciables à une solidarité entre tous.

 

Créer un lieu de travail innovant

Lorsque vos employés ressentent le désir de s’impliquer davantage dans le développement de la culture de l’entreprise, il est important qu’ils disposent des moyens pour apporter leurs contributions. Avec un bon système de communication interne, vous êtes en mesure de les informer sur :

  • les programmes de formation au leadership,
  • les conférences et formations organisées par l’entreprise,
  • les avis des clients, etc.

La communication interne en entreprise permet aussi de favoriser la créativité et l’innovation au sein de l’entreprise, ce qui renforce le travail en équipe. En effet, les membres de l’équipe en étant plus engagés dans la vie de l’entreprise, se remettent régulièrement en question et sont plus ouverts aux commentaires honnêtes et constructifs du manager. Cela leur permet de réfléchir pour émettre des idées innovantes. L’entreprise se donne ainsi les moyens d’avoir une longueur d’avance sur ces concurrents.

 

3 – Les principaux responsables d’une communication interne en entreprise

Dans une entreprise, l’instauration d’une communication interne est la responsabilité de différentes personnes. De nombreuses entreprises s’interrogent à ce sujet en vue de former leurs services de communication interne. Toutefois, il faut l’implication des 4 acteurs ou groupe d’acteurs majeurs pour instaurer une bonne communication interne en entreprise. Il s’agit :

 

Du directeur général de l’organisation

La participation du directeur général de l’entreprise est primordiale pour créer un environnement favorable à la communication interne. L’absence de ce dernier peut créer de la méfiance entre les employés de l’entreprise. En effet, les informations et les échanges sont des éléments qui favorisent l’instauration d’une bonne communication interne en entreprise.

Par conséquent, il est important que les propriétaires de l’entreprise aient cette aptitude. Elle consiste à passer par exemple des communiqués ou à partager les nouvelles de l’entreprise et inviter les employés à donner leurs points de vue. Ces échanges peuvent se faire sur des plateformes de communication comme Smap, par exemple, dans le but de créer un climat propice à la liberté d’expression.   

 

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :  Comment travailler en équipe en 5 points clés ?

Le département des ressources humaines

Créer un lieu de travail parfait pour les employés est le principal objectif pour le département des ressources humaines. Ils savent le rôle que joue l’implication du directeur général dans la satisfaction et l’engagement des employés au travail.

Par conséquent, le département des ressources humaines se doit de jouer un rôle bien plus que transactionnel dans la communication interne d’une entreprise. Il est donc nécessaire que les membres du département des ressources humaines ne se contentent plus seulement de communiquer des annonces administratives ou des messages sur la gestion des performances, mais qu’ils deviennent des leaders.

 

Le manager d’équipe

En matière de communication, le manager d’équipe se doit de développer de nouvelles compétences. Il est le garant de la réussite des objectifs de l’équipe et plus proche des propriétaires de l’entreprise. Une mauvaise communication de la part du manager peut entrainer des confusions au sein de l’équipe, ce qui influencera sa productivité.

Il est donc indispensable que le manager entretienne une bonne relation avec le directeur général et l’équipe des ressources humaines pour éclairer, comme il le doit, les membres de sa propre équipe.

 

Les professionnels de la communication interne en entreprise

Les professionnels de la communication interne en entreprise sont tenus de faciliter aux employés l’accès aux informations pertinentes.

En général, seules les grandes entreprises sont en mesure de s’offrir de tels services.

 

4 – les différents médias de la communication interne en entreprise

 

Il existe de nombreux médias écrits, oraux, audiovisuels et électroniques utilisés en interne. Ainsi, pouvons-nous trouver la communication :

  • Écrite : ce sont les affichages, le règlement intérieur, le journal d’entreprise, le livret d’accueil, les notes de service, mais encore, pour la communication ascendante, les boites à idées, les sondages ou encore les enquêtes internes.
  • Orale : ce sont les séminaires, les conférences d’entreprise, tous les rythmes managériaux comme les briefings, les réunions individuelles et collectives ou encore les visioconférences.
  • Audiovisuelle : ici, nous pouvons parler des vidéos disponibles sur l’intranet, clé USB, CD ou sur le blog de l’entreprise. Soit, un ou plusieurs dirigeants prennent la parole. Soit, cela peut aussi consister en de courtes séquences illustrées sur une ou plusieurs thématiques.
  • Électronique : dans ce cas, nous parlons de l’intranet qui permet de favoriser les échanges à distance, l’extranet, une newsletter électronique, un blog d’entreprise ou encore la messagerie.

 

Ce qu’il faut retenir sur la communication interne en entreprise

Le développement d’une entreprise dépend de plusieurs éléments et un système de communication interne en entreprise est aussi important pour plusieurs raisons. Il permet en effet de :

  • partager les informations,
  • communiquer sur ce qu’est l’entreprise,
  • donner du sens,
  • motiver les collaborateurs, développer la cohésion d’équipe et gérer le climat social
  • créer un cadre de travail innovant et créatif.

Avec la mondialisation et les outils technologiques disponibles, les responsables de la communication interne dans les entreprises sont faces à de nouveaux défis. Réussir une communication interne en entreprise revient à créer un cadre de travail qui permet de développer le bien-être des employés. Ceux-ci seront ainsi plus efficaces et amélioreront la productivité de l’entreprise.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


N'hésitez pas à partager cet article :

4 réflexions sur “La communication interne en entreprise : point complet

  • à
    Permalien

    Bonjour Julien, vraiment votre message me va droit au cœur j’ai besoin de ces informations pour me cultiver dans le domaine. Je tiens à vous remercier et vous dire que j’ai une petite entreprise que j’ai déjà monté avec deux employés dans le souci de bien me former. Donc à très bientôt pour d’autres modules.
    Regma Arnaud cordialement

    Répondre
    • à
      Permalien

      Avec grand plaisir Regma Arnaud.

      Je vous dis à bientôt pour de nouveaux articles !

      Julien

      Répondre
  • à
    Permalien

    Bonjour Julien,

    Si vous saviez à quel point vos articles m’aident au quotidien.
    Ils éclairent mon chemin managérial.
    Merci infiniment
    Cédric

    Répondre
    • à
      Permalien

      Bonjour Cédric,

      merci beaucoup.
      Je suis ravi que mes articles vous aident.

      Je vous dis à très vite,

      Julien

      Répondre

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

%d blogueurs aiment cette page :