Prise de poste manager : conseils pour bien débuter

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Vous venez de connaitre une promotion interne au poste de manager, de changer de poste ou encore de prendre un nouveau poste à responsabilité. Pour mener à bien ce nouveau défi, votre prise de poste de manager doit se faire dans les meilleures conditions et respecter certaines étapes-clés incontournables.

En effet, pour réussir dans votre futur poste et devenir un leader charismatique vous allez devoir mettre en œuvre les fondamentaux du succès. Manager une équipe, devenir performant et atteindre le « seuil de rentabilité managériale », à savoir le point où vous créerez de la valeur, doivent rapidement se mettre en place. Pour autant, pour vous assurer la meilleure efficacité dans cette transition professionnelle, il vous faudra aussi prendre le temps.

Car la prise de poste de manager, qu’elle soit dans la cadre d’une promotion ou d’un changement de mission, doit répondre à ce paradoxe : aller suffisamment vite pour répondre aux contraintes de court terme des entreprises, mais aussi savoir prendre le temps de bien faire les choses pour s’imposer à moyen et long terme.

Voici, selon moi, les différentes étapes-clés à respecter pour réussir sa prise de poste de manager. En effet, il faudra bien anticiper sa prise de fonction, bien la mettre en œuvre lorsqu’elle se présentera et enfin éviter certaines erreurs.

Prise de poste manager : conseils pour bien débuter

 

1 – Bien préparer sa prise de poste de manager

Avant sa prise de poste, il est essentiel de se mettre dans les meilleures conditions. En effet, nous sommes face à un nouveau départ. Nous allons donc devoir réapprendre et nous adapter. Notre regard neuf sera une vraie force pour développer nos compétences, mais aussi faire avancer notre nouvelle entreprise. Pour autant, nous devrons savoir prendre du recul pour bien garder la tête hors de l’eau.

 

Gérer son stress

Ainsi, le premier point pour aborder sereinement sa prise de fonction est de bien se préparer physiquement et mentalement. Je ne peux que conseiller de prendre quelques jours de congés entre notre ancienne fonction et la nouvelle. Ainsi, nous n’enchaînerons pas directement. Nous pourrons prendre du temps pour nous et recharger les batteries.

La gestion du stress est aussi essentielle. Dans cette phase préliminaire à notre prise de poste de manager, nous pourrons envisager ou bien poursuivre une activité sportive ou relaxante et la poursuivre ensuite afin de bien gérer notre stress. Je vous renvoie aussi vers mon article « Comment déstresser : 5 astuces pour mieux gérer son stress au travail ». J’y évoque 5 points pour moins stresser au travail :

  1. Rationaliser la quantité d’objectifs.
  2. Rationaliser la qualité des objectifs.
  3. Avoir des passions.
  4. Décider.
  5. Savoir s’arrêter.

 

Se conditionner à commencer une nouvelle mission

Il faudra aussi bien se conditionner psychologiquement. Nous allons découvrir une nouvelle expérience. Nous allons donc connaitre une phase d’apprentissage. Pour cette raison, nous devons donc bien faire attention à ne pas copier/coller ce que nous faisions précédemment. Au contraire, comme nous allons le voir, nous devrons bien observer avant de commencer. Dès à présent, nous pouvons aussi commencer à réfléchir aux formations dont nous pourrions avoir besoin.

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En tout cas, avant la prise de poste de manager, nous devrons parfaitement connaitre la mission que nous allons devoir mener. Il ne s’agira pas de croire que nous connaissons déjà et de refaire ce que nous faisions. Nous devrons bien comprendre nos nouveaux enjeux et nos nouvelles responsabilités pour commencer notre prise de fonction dans les meilleures conditions.

 

Bien comprendre les attentes des collaborateurs

En tant que manager, notre objectif sera de mettre en dynamique nos équipes pour s’assurer de la réussite collective.

N’oublions pas, de nombreuses enquêtes ont été menées auprès des salariés concernant leurs attentes par rapport à leur manager. Ainsi, nous pouvons mieux comprendre le rôle du manager et la posture que ce dernier doit avoir. Les employés attendent de leurs managers qu’ils :

  1. Motivent et inspirent.
  2. Développent le potentiel de leurs collaborateurs.
  3. Communiquent facilement.
  4. Prennent des décisions.

 

2 – Prise de poste manager : les 100 jours en étapes clés

Une fois que la prise de poste de manager commence, nous devrons respecter une première règle : celle des 100 jours. En effet, pendant les 3 premiers mois, nous devrons faire attention à trouver le bon équilibre entre l’observation et l’action.

En effet, nous ne pourrons pas entamer de grands changements sans avoir observé et mis en place une relation de confiance avec les personnes. Pour autant, si nous n’agissons pas et n’obtenons pas de résultats lors de ces 3 premiers mois, nous risquons de perdre en crédibilité.

Voici donc une méthode pour trouver le bon équilibre entre les deux.

 

1ère semaine :

« Nous n’avons pas deux fois l’occasion de faire une bonne première impression ». Peut-être que comme moi, vous avez entendu de nombreuses fois cette citation. Même si je suis convaincu que tout le monde a le droit à l’erreur et que nous pouvons rattraper une mauvaise première impression, il est certain que faire une bonne entrée en matière nous permettra de partir sur de bons rails.

Pour cela, très rapidement lors de la prise de poste de manager, il faudra se présenter de manière collective auprès de ses équipes et collègues. L’idée, ici, est de simplement montrer notre arrivée poliment. Bien évidemment, cette phase de présentation n’est pas là pour soulever un quelconque problème. Pour cette raison, lors de cette première semaine, il faudra fixer les rendez-vous des rencontres collectives avec ses équipes et collègues.

Lors de ces réunions collectives, il sera aussi important de donner du sens sur les prochains 100 jours. Nous pourrons préciser que nous allons observer et rencontrer tout le monde individuellement. De plus, nous préciserons que nous pourrons avancer rapidement sur des sujets plus simples et que nous prendrons le temps de réfléchir et d’élaborer des plans d’action sur les sujets plus complexes. Enfin, nous pourrons expliquer que nous ferons un point d’étape au bout des 100 jours pour nous mettre en mouvement tous ensemble.

Lors des réunions individuelles, il sera question d’aller plus loin dans les présentations, de s’intéresser à ce qui motive nos équipes, leurs attentes, mais aussi leurs problématiques.

Il nous faudra aussi être disponibles durant les 100 jours pour pouvoir échanger avec toutes les personnes qui auraient des interrogations voire des appréhensions. Nous pourrons ainsi désamorcer beaucoup de situations sensibles.

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1er mois :

Toute l’idée de ce premier mois dans votre prise de poste de manager est de prendre vos marques. Pour cela, dans un premier temps, il s’agira de mettre en œuvre une phase d’observation. Celle-ci concerne :

  • Les modes de fonctionnement en place de nos équipes, mais aussi des différents services.
  • Apprendre à connaitre la culture d’entreprise.
  • Nous rencontrerons donc en individuel nos collaborateurs, nos collègues, notre manager, nos clients, nos fournisseurs et si possible les actionnaires avec pour objectif d’identifier les besoins et les leviers à mettre en œuvre en étant à l’écoute et emphatique.
  • Ne pas oublier de développer la relation avec son manager pour que les relations soient bonnes et permettent un travail de qualité.
  • Les jeux de pouvoir en place et les réseaux d’affinité.
  • Nous pourrons mieux comprendre nos points d’appui et les personnes sur lesquelles nous pourrons compter.
  • Identifier les zones d’ombre potentielles.

Nous en profiterons aussi pour commencer à asseoir notre crédibilité et notre autorité. Ainsi, cette phase d’observation va nous permettre d’identifier les actions faciles à mettre en œuvre comme le rangement des espaces de travail, la simplification ou la mise en place de procédures, les responsabilités évidentes de chacun, valider certains projets, etc. C’est ce qu’on appelle les « Quick Wins » ou les victoires rapides : ces actions simples et qui apportent immédiatement des résultats sans toucher aux sujets plus complexes pour ne pas prendre de risques.

Nous pourrons aussi aller directement sur le terrain pour montrer notre présence, être disponibles, envoyer un message d’action et prendre connaissance de notre environnement.

Nous n’oublierons pas de commencer à rédiger un rapport de synthèse ou un rapport d’étonnement qui nous permettra de nous souvenir des faits marquants.

 

2ème mois :

Le deuxième mois de la prise de poste de manager consistera à aller un peu plus loin dans la lignée du mois précédent. Notre phase d’observation et nos différentes rencontres nous permettront de commencer à tirer quelques conclusions.

Nous pourrons donc avancer dans notre diagnostic pour mieux définir :

  1. Les enjeux. Nous pourrons établir une cartographie de nos enjeux personnels et préciser nos points forts et axes d’amélioration.
  2. Les priorités des actions à mener.
  3. Le plan d’action et la feuille de route.
  4. Les différentes personnalités dans nos équipes ainsi que leurs niveaux compétences. Nous pourrons donc commencer à envisager les besoins de formations et d’accompagnements ainsi que les sujets que nous pourrons déléguer ou non.

Il sera temps de mettre en œuvre les Quick Wins pour commencer à obtenir des résultats et ainsi asseoir notre crédibilité auprès de nos équipes et de notre hiérarchie.

Enfin, nous irons plus loin dans la relation de confiance qui nécessite de :

  1. Tenir nos premiers engagements.
  2. Garder la confidentialité de ce qui a été évoqué lors des entretiens individuels.
  3. S’intéresser sincèrement à l’autre.
  4. Reconnaitre nos torts.
  5. D’être exemplaire.

 

3ème mois :

Enfin, le troisième de la prise de poste de manager consistera à mettre en dynamique nos équipes. Nous leur ferons part de nos observations. Nous partagerons avec elles notre plan d’action à travers une feuille de route ou nous la construirons directement avec elle si leur niveau d’autonomie est élevé.

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Ainsi, d’après notre phase d’observation, nous saurons le style de management à adopter. Il pourra être plutôt :

  • Directif : si les équipes sont peu motivées et peu compétentes.
  • Donneur de sens : si les équipes sont motivées, mais pas compétentes.
  • Participatif : si les équipes sont peu motivées, mais compétentes.
  • Délégatif : si les équipes sont motivées et compétentes.

Ce raisonnement est simpliste. Pour aller plus loin sur ce sujet, je vous invite à consulter mon article : « Les différents styles de management : un mythe ? »

À travers ces objectifs SMART, nous allons donner la direction du groupe pour en faire une équipe. Car ce qui distingue le groupe de l’équipe, c’est la mise en œuvre d’objectifs communs. Ces derniers donnent une raison d’être à l’équipe où chacun va dans la même direction.

Pour une meilleure cohésion d’équipe, il pourrait aussi être judicieux de définir de manière collégiale une charte de fonctionnement de l’équipe. Ainsi, à travers une réunion et des groupes de travail, nous pourrions définir ensemble les valeurs et règles de fonctionnement de l’équipe. Chacun aurait le bon comportement à adopter au sein du groupe. Nous éviterions les débordements et nous pourrions plus facilement fédérer notre équipe.

 

3 – Éviter certaines erreurs de la prise de poste de manager

Lors de notre prise de poste de manager, nous devrons aussi être vigilants à ne pas commettre certaines erreurs :

  • Ne pas mettre en œuvre de changements brutaux ou se précipiter, car cela pourrait générer des conflits et des résistances aux changements. Le changement doit se manager.
  • Ne pas parler de ses précédentes expériences tout le temps. En effet, nous sommes sur une nouvelle mission et une nouvelle équipe et c’est cela qui compte.
  • De ne pas maintenir, voire désapprendre, ses anciennes habitudes, car elles pourraient ne pas être appropriées dans le nouveau contexte.
  • Si ce poste est notre premier poste de manager, nous devrons bien prendre conscience que nous ne sommes plus des techniciens, mais bien des managers. Nous ne devrons donc pas nous concentrer sur la technique.
  • Ne pas se focaliser uniquement sur ce qui ne va pas, mais aussi mettre en lumière tous les points positifs.
  • Ne pas rester seuls, mais au contraire s’entourer pour progresser dans ce nouvel environnement plus rapidement et sereinement. Nous pourrions, par exemple, nouer des liens forts avec une personne qui fait le même métier que nous et qui pourrait nous aiguiller.

 

En résumé sur la prise de poste de manager

Ainsi, pour une bonne prise de poste de manager, il sera important de :

  • Bien préparer sa prise de poste de manager :
    • En gérant son stress.
    • En se conditionnant à commencer une nouvelle mission.
    • Ayant en tête les attentes des collaborateurs.
  • Mettre en œuvre les 100 jours à travers les étapes clés que nous avons vues.
    • 1ère semaine
    • 1er mois
    • 2ème mois
    • 3ème mois
  • Éviter certaines erreurs :
    • S’abstenir de mettre en œuvre des changements brutaux.
    • Ne pas parler trop fréquemment de ses anciennes expériences
    • Adapter ou supprimer ses anciennes habitudes
    • Se concentrer sur la technique
    • Ne parler que de ce qui ne va pas
    • Rester seul

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