Accueillir un nouveau collaborateur : bien débuter

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Un départ qu’il faut remplacer ou une activité qui nécessite une nouvelle recrue et il va être question d’accueillir un nouveau collaborateur. La situation est positive. Un nouveau salarié, c’est toujours une nouvelle énergie, de nouvelles compétences ou encore un regard nouveau sur nos activités.

Cependant, cette dynamique positive peut rapidement tourner au cauchemar. Un recrutement raté, un accompagnement non approprié ou encore quelques surprises auront rapidement raison d’une situation qui se voulait positive.

Les débuts sont sûrement ce qu’il y a de plus important pour maintenir une bonne dynamique et la motivation de nos équipes. Lorsqu’un candidat a accepté de rejoindre notre équipe et notre entreprise, il est motivé. La motivation est donc présente dès le début. C’est à nous de nous assurer qu’elle se maintient. Si tout se passe bien, nous pourrons peut-être même la développer.

Mais pour cela, nous allons devoir être vigilants tout au long des premiers pas que fera notre nouveau collaborateur au sein de notre entreprise. Et même bien avant.

 

Accueillir un nouveau collaborateur : bien débuter

 

1 – Le recrutement

Pour accueillir un nouveau collaborateur, prenons garde à la phase de recrutement. Il faudra y expliquer comment fonctionnent l’entreprise et les équipes ainsi que les valeurs et les missions avec le plus de franchise et d’honnêteté possible. En effet, si le candidat, une fois recruté, s’aperçoit d’un décalage entre ce qu’on lui a vendu et la réalité, il pourra rapidement perdre sa motivation.

Ensuite, lors de cette phase de recrutement, il peut être intéressant de faire participer nos équipes. En effet, le nouveau collaborateur va passer beaucoup de temps avec ses collègues. Sûrement plus qu’avec son manager. La cohésion, entre ce nouveau salarié et les équipes existantes, est donc très importante.

Nos équipes peuvent donc participer au recrutement. Cela peut se faire de manière individuelle avec le candidat ou par groupe de deux ou trois employés. Car en validant le candidat, les équipes reconnaissent qu’elles peuvent travailler avec cette personne. De plus, en prenant part à la décision, les équipes s’engagent et se responsabilisent. Elles chercheront donc à faire que tout se passe bien avec cette personne et qu’elle reste donc motivée.

 

2 – Accompagner les débuts

 

L’intégration

Ensuite, pour accueillir un nouveau collaborateur, il est essentiel de bien l’intégrer. Il est dans une bonne dynamique et heureux de nous rejoindre. La motivation est présente. À nous de la maintenir ou de la décupler. Pour cela, il faudra préparer sa venue. Mieux vaut décaler son arrivée d’une semaine pour s’assurer que tout est prêt plutôt que de vouloir aller trop vite.

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Certes, nous pouvons être débordés et compter sur ce nouveau collègue le plus rapidement possible. Cependant, à vouloir aller trop vite, nous prenons le risque de démotiver notre nouvel employé. Pire, nous pourrions le faire fuir. Alors que si nous avons tout préparé, il se sentira déjà comme faisant partie de l’équipe.

Tout préparer, c’est s’assurer dans un premier que le contrat de travail et tous les documents juridiques soient prêts au moins le jour de l’arrivée du collaborateur. Ensuite, cela signifie que tout le matériel dont il a besoin, comme par exemple un bureau, un ordinateur, un téléphone, des outils, une tenue ou encore un casier, etc. soient prêts.

Il faudra prévoir du temps pour accueillir le collaborateur afin de lui faire visiter les locaux, lui présenter les premières personnes, mais aussi répondre à ses interrogations.

Enfin, toutes les personnes travaillant avec cette nouvelle personne doivent avoir été informées de son arrivée. Elles devront prévoir rapidement un créneau pour échanger avec lui et faire connaissance.

Le premier jour, une marque d’attention est très importante. Un petit cadeau comme un bouquet de fleurs ou une tasse portant le nom de la personne peuvent faire beaucoup d’effet. Un accueil chaleureux comme un écriteau à l’entrée de l’entreprise ou en salle de pause où il serait noté « Bienvenue à Julien ! » et quelques personnes présentes pour accueillir la personne peuvent avoir un impact fort.

 

La formation

Enfin, enclencher les premières formations pour que le collaborateur développe rapidement ses compétences le maintiendra motivé. Nous pourrons ainsi nous assurer de tout mettre en œuvre pour accueillir un nouveau collaborateur.

Le développement de nos compétences est une des sources de motivation. Démarrer un parcours de formation rapidement montrera que nous avons confiance et que nous comptons sur lui. Il n’y a rien de plus motivant.

Certes, nous pourrions nous dire « Si je forme trop rapidement un nouveau collaborateur et qu’il part, j’aurai investi de l’argent pour rien ». Cependant, je préfère me dire que si j’ai choisi ce nouveau collaborateur, c’est que j’y crois. En le formant dès le début, je m’assure de maximiser mes chances qu’il reste au sein de mon entreprise. De plus, je gagne du temps dans le développement de ses compétences.

 

3 – Mettre en place la relation de confiance

Une fois les débuts réussis, l’important pour accueillir un nouveau collaborateur est de mettre en place la relation de confiance. En effet, pour maintenir la motivation et la cohésion, il doit y avoir une relation fluide et de la confiance entre le manager et son équipe. Le nouveau salarié n’échappe pas à la règle.

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Cette relation de confiance est essentielle pour le bon déroulement des missions et l’atteinte des objectifs dans son ensemble. Mais au-delà de ce point, le fait qu’un collaborateur puisse compter sur son manager est qu’il ait confiance en lui, va lui procurer de la motivation.

Les raisons sont nombreuses : cela donne un sentiment de sécurité, cela donne de l’importance au collaborateur, cela lui donne aussi une place au sein de l’équipe et le sentiment qu’il est utile, etc.

 

Comprendre l’autre

Pour mettre en place la relation de confiance, le premier aspect est de chercher à comprendre l’autre. Nous devons mieux savoir comment il fonctionne, raisonne, mais aussi ce qu’il vit et ressent. Il faudra donc faire preuve d’écoute active pour mieux comprendre la vision de notre interlocuteur.

Mais au-delà de savoir les situations, événements ou encore problématiques qui lui importent, il faudra savoir aller en profondeur. Comprendre les ressentis de notre interlocuteur nous permettra d’en savoir plus. L’intelligence émotionnelle aura donc toute sa place dans la relation de confiance. Comprendre les émotions et savoir les identifier chez notre interlocuteur nous donnera une meilleure compréhension de ce qu’il vit.

Mais la vraie force de cette démarche, c’est que notre collaborateur, se sentant compris par son manager, sera plus motivé que jamais. Car être compris, c’est être reconnu. Être reconnu, c’est exister. Et exister, au sein de son entreprise et à travers les yeux de son manager, c’est extrêmement motivant.

 

Relation +/+

Le niveau de la relation est aussi important pour accueillir un nouveau collaborateur. En effet, si nous nous positionnons au-dessus de lui (+/-), nous risquons de l’inhiber et de ne pas lui donner la possibilité ou l’envie de nous exprimer ce qu’il souhaite.

À l’inverse, le laisser se positionner au-dessus de nous (-/+), de par son expérience ou ses compétences, provoquerait le risque de créer un déséquilibre dans la relation. Cela pourrait même avoir des impacts auprès de ses nouveaux collègues.

Je ne parle pas de la relation où chacun se sous-estime (-/-) qui ne permettrait pas d’atteindre les objectifs.

Il est donc essentiel de savoir rapidement positionner une relation +/+ ou chacun respecte l’autre pour ce qu’il est et dans sa fonction au sein de l’entreprise. L’idée et de se considérer comme un adulte responsable et de considérer l’autre comme un adulte responsable également.

Ainsi, nous aurons mis en place une relation qui valorise tous les acteurs. Cette relation va aussi mettre en œuvre un cadre de travail propice aux échanges, à la responsabilisation et à l’autonomie.

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La confiance

Enfin, développer la confiance sera essentiel pour accueillir un nouveau collaborateur. Dans un premier temps, parce que nous aurons validé ce nouveau collaborateur, nous lui donnerons de la confiance. Au fur et à mesure de son travail, notre confiance grandira… ou non.

L’attitude du collaborateur sera donc importante pour qu’il garde notre confiance. À nous de l’accompagner pour qu’il ne croie pas bien faire alors que nous ne sommes pas satisfaits. Lui exprimer ce que nous voyons et pensons, notamment grâce au protocole de Communication Non Violente, nous permettra de maintenir une bonne relation.

Il faudra aussi de notre côté envoyer des signaux pour que notre collaborateur ait confiance en nous. Il faudra savoir être exemplaire, tenir ses engagements, garder la confidentialité ou encore reconnaitre ses torts. En effet, la confiance fonctionne dans les deux sens.

Si notre collaborateur ne nous fait pas confiance ou si nous ne faisons pas confiance à notre collaborateur, alors la relation sera bancale et finira par ne plus être une relation de confiance.

 

En complément pour accueillir un nouveau collaborateur

Accueillir un nouveau collaborateur c’est être vigilant dès la phase de recrutement. Ensuite, l’intégration et la mise en œuvre du plan de formation permettront de bien commencer cette nouvelle collaboration.

Il faudra continuer en mettant en place très rapidement une relation de confiance. Pour cela, il faudra chercher à comprendre notre nouveau collaborateur et mettre en œuvre une relation d’adulte responsable à adulte responsable. Bien évidemment, nous devrons aussi agir sur la confiance pour qu’elle soit dans les deux sens.

Enfin, parce que nous aurons bien accueilli ce nouveau collaborateur, nous pourrons aller plus loin. Il sera alors question de développer ses compétences, sa motivation, sa responsabilisation, son implication ou encore son autonomie. Pour cela, n’hésitez pas à télécharger mon eBook gratuit « Comment avoir des équipes plus motivées et plus efficaces ».


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