Savoir comment organiser son travail efficacement est une des clés de succès pour un manager et son équipe. La bonne nouvelle c’est qu’il existe de nombreuses méthodes, règles, lois et astuces permettant de développer fortement notre capacité à nous organiser et à devenir plus efficace.

La contrepartie c’est que pour s’assurer que toutes ces techniques soient pleinement efficaces, il faut une certaine discipline. En d’autres termes, il est essentiel d’appliquer quotidiennement les meilleures pratiques organisationnelles. Si nous relâchons nos efforts, nous risquons de perdre ce que nous avons mis en œuvre.

Alors, comment organiser son travail efficacement ? Je pense qu’en commençant par simplifier nous pouvons être beaucoup plus efficaces et beaucoup mieux gérer notre temps.

Avant de vouloir chercher à améliorer sa gestion des priorités ou encore son organisation, il faut arrêter le gaspillage. Si nous sommes endettés, rien ne sert de se faire prêter de l’argent si nous dépensons toujours plus que ce que nous gagnons tous les mois. Nous allons surtout continuer à creuser nos dettes.

C’est la même situation avec l’organisation. Le temps est notre denrée la plus précieuse. Alors avant de l’optimiser, nous devons chercher à ne plus le gaspiller. Pour cela, voici 5 points clés pour simplifier les tâches qui nous entourent.

 

1 – Les croyances limitantes

Les croyances limitantes sont présentes dans notre esprit dans tous les aspects de notre vie. Comprendre ce concept, c’est comprendre comment organiser son travail par la simplification.

« La vie est dure », « le temps passe vite », « je suis débordé ». Toutes ces expressions sont des croyances. En effet, la vie n’est ni dure ni facile. Le temps ne passe ni vite ni lentement. Il passe. On a tous le temps de mettre en place des actions, mais pas d’autres. Ainsi, nous ne sommes ni débordés ni pas débordés. Nous utilisons le temps qui nous est imparti, ni plus ni moins.

En réalité, nos croyances définissent notre perception de la réalité. Le problème, c’est que ces croyances peuvent nous limiter. Si je pense que je suis débordé, je risque de me mettre dans un état de stress qui pourrait nuire à ma productivité. De plus, je peux avoir des difficultés à faire des tâches dans mon travail, car je pense ne plus avoir le temps. Enfin, je risque de manquer de recul et d’avoir des difficultés pour décerner mes bonnes priorités.

La réalité est plus neutre. Nous avons 24h par jour et nous les utilisons toutes sans exception. Courir dans tous les sens ne signifie pas que nous sommes débordés. Nous avons le choix de faire moins, mais d’y passer plus de temps ou de faire plus et d’y passer moins de temps. Mais faire plus et y passer plus de temps n’est pas possible, car nous n’avons que 24h.

Être débordé n’est qu’une vue de l’esprit. Il vaut mieux éviter de gaspiller son temps avec nos croyances limitantes. Pour cela, dites-vous plusieurs fois par jour pendant au moins un mois : « tout va bien, j’ai suffisamment de temps pour réaliser mes priorités ».

 

2 – La procrastination et les mauvaises habitudes

Procrastination et mauvaises habitudes sont assez proches, car elles nous font perdre du temps sans que nous nous en rendions compte. Savoir comment organiser son travail, c’est lutter contre ces concepts.

La procrastination est une sorte de fuite des tâches prioritaires à réaliser. Par exemple, nous avons peur de faire une tâche, parce qu’elle nous sort profondément de notre zone de confort. Nous allons en effectuer une autre en attendant. Mais en attendant quoi ? Il faut donc toujours s’assurer de savoir pourquoi nous faisons la tâche en cours, pour nous assurer qu’elle réponde bien à une priorité.

Autre questionnement à avoir régulièrement : quelles sont les raisons pour lesquelles je réalise cette habitude ou cette routine ? Est-ce bien la bonne manière pour être le plus efficace possible ? Le risque avec les routines c’est que nous les reproduisons toujours de la même manière. Nous n’essayons rien de nouveau qui pourrait nous permettre d’optimiser l’efficacité de notre routine.

Nous devons donc les remettre en question « manuellement » pour ne pas tomber dans des routines inefficaces ou inutiles qui nous feraient perdre notre temps.

 

3 – La diète médiatique

À l’heure du numérique, les sources qui peuvent nous déconcentrer, nous amener à procrastiner, à prendre de mauvaises habitudes ou encore à perdre du temps sur des actions non prioritaires sont nombreuses.

Entre les nombreux journaux numériques, les nombreux réseaux sociaux et les nombreux modes de communication comme nos téléphones et nos mails, nous recevons d’innombrables informations tout au long de la journée. Cela peut se faire de manière volontaire lorsque nous lançons une application. Nous pouvons aussi le subir lorsque nous recevons une alerte.

Toutes ces applications et alertes sont source de perte de temps. Personnellement, j’en ai fait l’expérience. Je vous conseille de supprimer toutes les notifications : journaux, réseaux sociaux et mails. Personnellement, j’ai gardé WhatsApp, Messenger et les messages pour rester en contact avec ma famille, mes amis et mes relations professionnelles (grosse priorité).

Ensuite, pour vous aider à savoir comment organiser son travail, je vous conseille de supprimer les applications ou de les « cacher » dans des dossiers pour ne pas y aller par habitude ou réflexe. Nous devons choisir de consulter les informations, mais jamais le faire involontairement. Les consulter une ou deux fois par jour suffit.

 

4 – La gestion des imprévus

Les imprévus sont aussi source de perte de temps. Nous devons donc agir pour savoir comment organiser son travail. Lorsqu’ils surviennent, nous devons passer du temps à nous réorganiser, mais aussi à gérer notre stress supplémentaire.

Or, ce qui est extrêmement surprenant c’est qu’il existe une méthode extrêmement efficace pour gérer les imprévus : prévoir un ou plusieurs créneaux horaires sur la semaine. Ceux-ci seront totalement libres. Lorsqu’un imprévu surviendra, il suffira de le planifier ou de décaler des tâches sur ces créneaux.

C’est très simple et très efficace. Je l’ai testé notamment lorsque j’étais directeur régional en Russie. Cette organisation a changé ma vie, car j’ai gagné beaucoup de temps, car je n’avais pas besoin de me réorganiser en cas d’imprévu. Le seul risque, c’est de prendre le réflexe de remplir sa semaine à 100% à cause de croyances limitantes. Par exemple, « je suis débordé » donc je me crée un agenda débordé. Autre exemple, « je n’ai pas le choix » donc je me positionne en victime et subis mon agenda.

 

5 – Définir des objectifs

Enfin, pour éviter de perdre son temps, il y a un point essentiel pour savoir comment organiser son travail. Nous devons toujours avoir un objectif et toujours le garder en tête. À chaque instant, nous devons nous poser la question de savoir à quel objectif est en train de répondre l’action que nous sommes en train de mener.

En y réfléchissant, qu’est-ce que perdre son temps ? Nous utilisons les vingt-quatre heures par jour mises à notre disposition. Gagner son temps ou le perdre n’est relatif qu’aux objectifs que nous nous sommes fixés. Nous devons donc constamment savoir si nous sommes dans la bonne direction (celle de nos objectifs) ou pas. Se contrôler régulièrement nous permettra de vérifier que nous posons les bonnes actions vers les bons objectifs.

Car dans toute mise en dynamique constructive, comme dans le coaching par exemple, l’objectif est central. Souvent, le manque de motivation, les mauvaises habitudes, la procrastination ou encore les croyances limitantes sont des attitudes que nous prenons parce que nous avons oublié nos objectifs ou parce que nous les fuyons. Nous « dérivons » donc. Alors, n’oublions pas de régulièrement nous poser la question « quel est mon objectif ? »

 

Assez semblables aux croyances limitantes, les drivers sont des messages contraignants que nous avons reçus durant notre vie et surtout notre jeunesse. Taibi Kahler est un psychologue américain qui a mis en avant ce concept et en a dénombré cinq :

• Fais plaisir
• Fais l’effort
• Sois parfait
• Sois fort
• Dépêche-toi

Ces messages contraignants peuvent nous amener à réaliser des actions inutiles.

Identifier les actions que nous menons sous l’emprise de ces drivers nous permettra de faire le tri dans ce que nous devons garder et supprimer. Nous pourrons ainsi mieux savoir comment organiser son travail.