Comment organiser son temps ? 4 lois incontournables

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Avant de chercher à mieux savoir comment organiser son temps à travers 4 lois fondamentales, il nous a fallu mettre en place de bonnes pratiques. Dans un premier temps, nous avons appris à simplifier et à ne plus perdre notre temps. En effet, rien ne sert de chercher à être plus efficace si nous gaspillions notre temps et notre énergie.

Ensuite, nous avons compris qu’il fallait se focaliser sur les bonnes priorités. En effet, comme le disait Peter Drucker « Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne doit pas du tout être fait ». Savoir se fixer la bonne direction et donc les bonnes priorités et un exercice crucial pour notre efficacité.

Les méthodes

Une fois que nous avons supprimé les tâches inutiles et les pertes de temps ainsi que défini nos bonnes priorités, il faut agir. Pour cela, des méthodes d’organisations efficaces existent. La méthode Agile, va nous être très utile. Son état d’esprit nous permettra de mieux nous adapter pour toujours plus d’efficacité. Son fonctionnement, qui consiste à diviser des tâches en sou-tâches, nous sera aussi précieux au moment de « produire ».

La méthode NERAC, nous permettra de nous organiser au quotidien et de ne rien oublier. Elle signifie Noter, Estimer, Réserver, Arbitrer et Contrôler. Ainsi, nous devrons noter toutes nos tâches puis estimer le temps que nous devrons leur consacrer. Il ne faudra pas oublier de gérer les imprévus en réservant un créneau libre pour les faire. Ensuite, nous devrons arbitrer et décider de nos priorités, pour enfin régulièrement contrôler l’avancement de notre travail et réajuster.

Enfin, la méthode Pomodoro nous permettra d’être les plus efficaces possible lorsqu’il s’agira de produire. En mettant en place des créneaux de 20 minutes de production, nous aurons la concentration maximale pour être les plus efficaces possible.

Sublimer avec 4 lois incontournables

Désormais, nous avons tous les bons outils pour savoir comment organiser son temps. Il nous faut saupoudrer le tout avec 4 lois incontournables pour sublimer nos organisations et notre efficacité. Il existe une bonne dizaine de lois. Mais, selon moi, celles-ci sont vraiment bien au-dessus en termes d’efficacité.

Comment organiser son temps ? 4 lois incontournables

 

1 – La loi de parkinson

Cyril Northcote Parkinson est un essayiste et historien britannique. Il est l’auteur de la loi de Parkinson. Celle-ci met en avant que « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». En d’autres termes, si nous prévoyons 2 heures pour faire une tâche, nous mettrons 2 heures à la réaliser.

 

Le travail est extensible

En effet, Cyril Northcote Parkinson nous dit que le travail est extensible. Cela signifie que chaque tâche peut être poursuivie de manière indéfinie, car nous aurons toujours des détails à faire ou des tâches complémentaires. Par exemple, nous devons faire un rapport. Nous pourrons toujours écrire plus, ou encore travailler plus sur la mise en page, la mise en forme ou encore sur la précision du vocabulaire.

Par conséquent, Cyril Northcote Parkinson a aussi montré que la taille des équipes avait tendance à augmenter. En effet, il nous dit que « le travail étant extensible, il n’y a pas (ou très peu) de relation entre un travail donné et la taille de l’équipe qui en est chargée ». Cette loi est même présentée sous une forme mathématique.

Cette loi a aussi donné naissance à la loi des gaz, valable dans le domaine informatique. « Les données s’étendent jusqu’à remplir l’espace disponible pour leur stockage ». Parce que nous avons de la place de stockage, nous allons être incités à utiliser des outils plus gourmands en termes de stockage et donc à remplir tout l’espace.

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Réduire le temps pour réduire à l’essentiel

Pour revenir à « comment organiser son temps », quelle est la conséquence de la loi de Parkinson ? Si nous prévoyons une certaine quantité de temps pour une tâche, il est quasiment certain que nous utiliserons tout ce temps pour cette tâche. Cette tâche étant extensible, nous trouverons toujours quelque chose à faire ou à ajouter.

Il est donc fondamental de planifier correctement nos tâches pour savoir quand y mettre un terme. Car sans date ou heure de fin précise, nous serons moins efficaces. Nous allons passer plus de temps que nécessaire. En d’autres termes, il faut réduire le temps consacré à une tâche, pour s’assurer de ne faire que ce qui est important. D’où l’importance de planifier au plus juste.

 

2 – La loi de Carlson

Sune Carlson, économiste suédois, a étudié le travail des cadres dans les années 50. Il s’est rendu compte qu’ils étaient régulièrement coupés dans leurs tâches. En effet, ils sont régulièrement dérangés. Ce morcellement des tâches entraine une forte baisse de leur productivité et donc de leur efficacité.

 

Réaliser un travail en continu

Carlson en arriva à la conclusion qu’« un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ». En effet, passer d’une tâche à une autre ou se remettre sur une tâche que nous réalisions avant d’être interrompus nous demande un certain temps de préchauffage. Nous voyons bien que nous mettons quelques minutes avant d’être pleinement efficace sur une tâche.

 

Regrouper les tâches

C’est précisément ces temps de préchauffage qui sont les sources de perte d’efficacité. Par conséquent, Sune Carlson nous invite à regrouper les tâches qui sont identiques ou proches et à les faire « d’un bloc ». Par exemple, nous devons regrouper le traitement de tous les mails. Il est profondément inefficace de traiter quelques mails tout au long de la journée. Il vaut mieux les regrouper et les traiter une ou deux fois par jour au maximum. Ainsi, au lieu d’avoir n’innombrables préchauffages, nous n’en aurons qu’un ou deux.

 

Être séquentiel

Par conséquent, puisque nous cherchons à réduire les interruptions et à regrouper les tâches, nous devrons faire les tâches les unes après les autres. Faire plusieurs tâches en même temps est profondément inefficace. Cela nécessiterait d’innombrables temps de préchauffages. Pire, à peine serions-nous efficaces sur une tâche que nous devrions passer sur une autre. Être multitâches consomme beaucoup de temps de préchauffage. Certes, le multitâches est présent dans beaucoup de métier. Pour savoir comment organiser son temps dans ce genre de situation, il convient de réduire le nombre de tâches simultanées au maximum.

 

Limiter les risques de coupure

À l’ère du numérique, les sources de distractions et de coupures sont nombreuses. À chaque mail, nouvelle ou message, nous recevons une notification pour nous en informer. Le risque est d’être constamment coupé et surtout désorganisé. En effet, nos priorités peuvent constamment changer sans que nous terminions quoi que ce soit.

Pour cela, il existe une astuce, directement issue de la diète médiatique. Dans un premier, il faut supprimer toutes nos applications de réseaux sociaux et de journaux sur notre téléphone. Ainsi, nous ne serons plus distraits. Ensuite, nous devrons couper nos alertes mails pour ne plus être dérangés.

De cette manière, nous pouvons arrêter de subir les alertes de notre téléphone. Nous perdions en efficacité, car nous étions régulièrement interrompus. Désormais, nous pouvons choisir quand nous voulons consulter les informations, les réseaux sociaux ou nos mails. Nous sommes devenus « acteurs » de notre consommation d’information ou de nos distractions.

 

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3 – La loi de Pareto

Grand classique des lois d’efficacité, la loi de Pareto est essentielle pour mieux savoir comment organiser son temps. Cette loi part d’un phénomène constaté de manière empirique. En effet, environ 80% des effets sont produits par 20% des causes. Ce constat étant tellement fréquent qu’il en est devenu une loi.

Vilfredo Pareto, économiste italien, analysa à la fin du 19e siècle les données fiscales de plusieurs pays. Il remarqua que la répartition des richesses répond a un certain dosage proportionnel. D’où l’autre nom de la loi de Pareto, la loi du 80/20.

 

Peu représente beaucoup

D’autres constats dérivés ont pu être observés. C’est par exemple la loi du 20/1. Soit 20% des effets sont produits par 1% des causes. Nous pouvons même aller plus loin dans l’observation avec cet exemple. Selon consoglobe.com, 1% des plus riches de la planète se partagent 50% de la richesse mondiale.

Car c’est bien ce qui nous intéresse dans la loi de Pareto afin de mieux savoir comment organiser son temps. Un minimum de causes entraine un maximum d’effets. Pour mieux savoir comment organiser son temps, il est donc très important d’avoir en tête ce constat : rien ne sert de faire beaucoup pour obtenir beaucoup de résultats.

Je pense que nous sommes encore dans des logiques quantitatives. Culturellement en France, nous pouvons travailler beaucoup en croyant que nous produirons ainsi beaucoup de richesses. Mais le principe de Pareto vient mettre à mal cette croyance qui apparait comme limitante.

 

Les impacts en termes d’organisation

Nous pouvons donc considérer que 20% de nos actions nous permettent d’obtenir 80% de nos résultats. Il est donc incontournable de bien identifier ces actions pour ne pas les lâcher. Le risque serait donc de les abandonner, car nous n’avons pas pris conscience de leur importance et de voir nos résultats s’effondrer sans comprendre.

Nous pouvons appliquer cette loi dans tous les domaines. Autre exemple : 20% des clients représentent 80% de notre chiffre d’affaires. Il nous faut donc nous consacrer en priorité sur ces 20% de clients. Bien sûr, nous pouvons chercher à satisfaire de plus en plus de clients. Car le risque serait de rester dans la stabilité et que tout cela s’effrite. Pour autant, nous ne devons jamais oublier ces 20% qui nous sont fidèles et qui nous permettent de travailler au quotidien.

 

Utiliser la loi de Pareto au quotidien

La loi de Pareto nous invite donc à réduire nos tâches, nos actions et notre quantité de travail pour nous focaliser sur l’essentiel qui nous permet de vraiment obtenir des résultats. La logique pour mieux savoir comment organiser son temps est bonne, mais limitée. En effet, comme nous l’avons déjà entraperçu, si nous ne nous concentrons que sur le 80/20, nous risquerions de toujours faire les mêmes tâches sans essayer de nouvelles choses.

Même s’il faut conserver ce qui fonctionne, nous devons tout de même essayer de nouvelles actions pour sortir de notre zone de confort. Ainsi, nous pourrions trouver des actions encore plus efficaces. Je préconise donc d’utiliser le 80/20 régulièrement, mais pas constamment.

Par exemple, faire un point sur nos actions, tâches et organisations tous les mois. Ainsi, nous ferions le bilan de toutes nos actions et ne garderions que le 80/20. Le mois suivant, en plus de ces actions 80/20, nous ajouterions quelques actions supplémentaires pour tester de nouvelles choses. Au bout d’un mois, nous ferions à nouveau un bilan 80/20. Nous ne garderions que le plus efficace et ajouterions encore quelques nouvelles actions.

 

4 – La loi de Laborit

Henri Laborit qui a donné son nom à cette loi était un chirurgien et neurobiologie. Il s’intéressait au rythme biologique de l’homme. Selon lui, l’homme recherche le plaisir et fuit ou combat toutes les tâches trop difficiles ou qui l’ennuie. Ainsi, nous aurions tendance à faire ce que nous aimons bien et à abandonner le reste.

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Attention à la gestion des priorités

Le risque est donc évident. Nous ferions en premier les tâches que nous préférons. Si celles-ci sont prioritaires, c’est parfait, car nous serions extrêmement efficaces. Mais si des tâches ennuyantes ou trop difficiles venaient à être prioritaires, nous pourrions les fuir et faire d’autres tâches avec des enjeux moindres.

Ainsi, en poussant le raisonnement jusqu’au bout, nous pourrions tomber dans la procrastination. Nous ferions des tâches inutiles parce que nous n’aimons pas faire les tâches difficiles.

Ensuite, plus la journée passe, moins nous avons d’énergie pour faire ce qui nous semble difficile ou ennuyant. Nous pourrions donc tomber dans une spirale inefficace. Je fuis ce qui est important et urgent, car c’est difficile et ennuyant. Je fais d’autres tâches inutiles ou moins importantes. J’ai moins d’énergie et ne peux plus faire le plus difficile, important et urgent. Finalement, j’obtiens de mauvais résultats.

 

Les rythmes biologiques

Dorian Vallet, dans son livre « Gérer son temps grâce à 3 méthodes, 7 techniques, 27 règles et une histoire frappante », met en lumière le cycle d’efficacité journalier. Nous serions les plus efficaces entre 8 h et 12 h puis entre 18 h et 20 h. Nous avons tous vécu le fameux « coup de barre » après manger. Pas étonnant que ce ne soit pas une bonne période pour être efficace.

La loi de Laborit veut que nous fassions les priorités les plus difficiles en premier, car c’est à ce moment que nous avons le plus d’énergie. De plus, cela nous permet d’éviter la procrastination. En observant les rythmes biologiques, le matin étant le moment où nous sommes les plus performants, il se confirme que c’est à ce moment que nous devons faire les tâches prioritaires les plus difficiles ou ennuyeuses.

Mieux savoir comment organiser son temps, c’est planifier les tâches les plus difficiles ou ennuyeuses en premier. Il ne faudra donc pas oublier de les planifier sur nos cerneaux à forte efficacité : 8 h/12 h et 18 h/20 h.

 

En complément pour mieux savoir comment organiser son temps

Mieux savoir comment organiser son temps, c’est donc sublimer toutes nos organisations avec 4 lois fondamentales. La loi de Parkinson, la loi de Carlson, la loi de Pareto ainsi que la loi de Laborit. En d’autres termes :

  • réduire la durée des tâches pour les réduire à l’essentiel
  • regrouper les tâches et les faire les unes après les autres
  • se concentrer régulièrement sur les 20% de tâches qui rapportent 80% des résultats
  • faire les priorités les plus difficiles ou ennuyeuses en premier.

Certes, beaucoup d’autres lois existent sur l’efficacité au travail et peuvent aider pour mieux savoir comment organiser son temps. Mais soyons cohérents. Pour réduire le temps passé à étudier les lois (Parkison), tout en regroupant tout ce qui nous intéresse (Carlson), ainsi qu’en se concentrant sur les lois avec les plus fortes valeurs ajoutées (Pareto) et enfin faire le plus difficile en premier (Laborit), restons sur ces 4 lois qui maximiseront notre efficacité !


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