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Rechercher la plus grande efficacité fait partie de nos priorités. En effet, le temps manque et nous devons donc optimiser nos organisations jour après jour. Il est donc important de mieux s’organiser. La méthode NERAC peut nous aider.

Nous avons déjà vu quelques méthodes pour être plus efficace avec la méthode Pomodoro ou la méthode Getting Things Done.

Aujourd’hui, nous allons voir une nouvelle méthode : la méthode NERAC. Elle vous aidera surement à mieux faire le point sur vos priorités et à mieux vous organiser. Cela signifie : Noter, Estimer, Réserver, Arbitrer, Contrôler.

 

NERAC — Noter

Comme la plupart des méthodes, la première étape de la méthode NERAC est de prendre des notes. Il s’agit d’ailleurs d’une des étapes essentielles pour une bonne gestion du temps au travail. Comme nous l’avons déjà vu, il est essentiel d’avoir toujours de quoi noter sur soi. S’il vous est possible d’avoir un carnet et un stylo sur vous, c’est parfait. Sinon, sachez que tous les smartphones ont un système de note. Combiner la prise de note sur votre téléphone avec un système de cloud et vous pourrez les retrouver sur tous vos appareils : téléphone, tablette et ordinateur.

Pensez à ne pas avoir plusieurs supports pour votre prise de note. Cela évitera de les égarer et surtout cela vous prendra moins de temps à faire le tri ou à les consulter. En effet, imaginez 10 supports différents de prise de notes. C’est 10 fois plus d’énergie pour les consulter et les trier. C’est aussi autant de chances supplémentaires de perdre des informations.

Notez donc toutes vos activités au même endroit.

 

NERAC — Estimer

Une fois que les différentes activités et tâches sont notées, il faut estimer le temps nécessaire à leur réalisation lors de la méthode NERAC. Cela a toujours été un point délicat pour moi. J’ai toujours tendance à prévoir plus de temps nécessaire, par précaution. Or, je pense que c’est une grave erreur.

 

La loi de Pareto

Vous connaissez sans doute la loi de Pareto. C’est la loi du 20/80 : 20 % des tâches rapportent 80 % des résultats ou encore 20 % de nos clients rapportent 80 % de nos ventes, etc. C’est une loi universelle qui nous permet de prioriser nos tâches et qui nous évite de rentrer dans des détails inutiles. Le but est de réduire notre quantité de travail et donc notre temps de travail, tout en restant efficace. Par exemple, si je dois faire 4 tâches en 4 heures et que j’en retire une, je travaillerai moins.

 

Le parfait complément

En complément, nous avons une méthode qui consiste à réduire notre temps de travail pour réduire le nombre de tâches. En effet, si nous nous obligeons à ne travailler que 2 heures, nous en ferons moins que si nous travaillons 4 heures. Pour reprendre le fil de ce que j’écrivais, selon cette loi, c’est une erreur de planifier trop de temps pour une tâche. Si je prévois 4 heures pour une tâche, j’aurai tendance à les utiliser et donc à rentrer dans les détails ou à ralentir. Or les détails ne me rapporteront pas beaucoup (loi de Pareto) et si je ralentis, je serai moins efficace.

Je conseille de prévoir moins de temps plutôt que plus de temps. Si je planifie 2 heures pour faire une tâche, je m’oblige à ne faire que l’essentiel qui me rapportera 80 % de mes résultats et je m’oblige à mettre toute mon énergie pour m’assurer que tout soit fait.

 

NERAC — Réserver

Ce point est essentiel : il permet de prévoir l’imprévu. L’imprévu est ce qui survient alors que nous ne nous y attendions pas. Si nous nous mettons à attendre l’imprévu, ce n’est plus de l’imprévu :). Pour gérer l’imprévu, il faut le prévoir. Comment faire ? Il suffit, par exemple, de planifier un créneau horaire vide par semaine. Grace à la méthode NERAC, nous viendrons planifier la tâche non prévue dans ce créneau.

Nous limiterons notre stress, car nous aurons anticipé du temps pour ces nouvelles tâches. Au début, lorsque j’étais directeur régional, je n’avais pas prévu de temps pour les tâches imprévues. Pourtant, on me l’avait conseillé. J’optimisais bien mon agenda et il était bien rempli. Mon travail hebdomadaire avançait bien, mais les imprévus m’obligeaient constamment à me réorganiser. Je perdais du temps et cela me stressait aussi. Cela me demandait donc beaucoup d’énergie. Et je devais quand même faire les tâches imprévues.

Lorsque je me suis mis à prévoir une demi-journée par semaine pour les imprévus, j’ai gagné du temps, car je n’avais plus besoin de me réorganiser et surtout j’étais moins stressé, car j’avais toujours prévu de la place pour les nouvelles tâches. Finalement, j’étais plus efficace et moins stressé !

 

NERAC — Arbitrer

La méthode NERAC utilise le principe de la matrice d’Eisenhower pour décider de l’ordre de priorité de chaque tâche. Pour rappel, la matrice d’Eisenhower classifie les tâches en 4 catégories :

 

Important et Urgent
Important et Non Urgent
Peu Important et Urgent
Peu Important et Non Urgent

pour rappel, mais aussi pour vous aider, cette méthode nous conseille :

Important et Urgent = Je fais
Important et Non Urgent = Je planifie
Peu Important et Urgent = Je délègue
Peu Important et Non urgent = Je reporte

 

NERAC — Contrôler

Enfin, il est essentiel de régulièrement faire le point sur la réalisation de nos tâches, à travers la méthode NERAC. Personnellement, j’utilise une note sur laquelle je viens inscrire mes tâches à la journée, à la semaine et au mois. C’est très pratique, car avec le cloud, je peux les consulter sur mon téléphone et mon ordinateur.

Je contrôle donc à la fin de la journée si mes tâches quotidiennes sont faites. Je contrôle à la fin de la semaine si mes tâches hebdomadaires sont faites et je contrôle à la fin du mois si mes tâches mensuelles sont réalisées.

C’est simple et efficace. Si tout est validé, c’est top ! Sinon, je planifie ce qu’il me reste à faire. J’utilise donc en complément l’agenda de ma boite de messagerie : mes notes sont pour les routines quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. Mon agenda est utilisé pour les tâches qui diffèrent. Grâce au contrôle, je peux m’assurer que tout va bien et gérer les écarts.

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.