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Faire un feedback : 8 étapes clés et 18 conseils pratiques

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Un feedback est une rétroaction ou un retour d’information donné à une personne ou à un groupe concernant leur performance, leurs actions ou leurs idées. Cela peut être positif, soulignant ce qui a été bien fait, ou négatif, mettant en évidence ce qui peut être amélioré. Savoir faire un feedback est donc une compétence incontournable du manager.

Les feedbacks sont souvent utilisés dans les environnements professionnels pour favoriser le développement personnel, améliorer les performances et renforcer les relations interpersonnelles. Ils peuvent également être utilisés dans d’autres contextes, tels que l’éducation, les relations personnelles ou même dans les interactions avec des produits ou des services pour les améliorer.

En tant que manager, l’un de nos objectifs est d’être capable de faire progresser nos équipes. Nous devons leur donner les moyens de développer leurs compétences. Pour cela, nous avons plusieurs outils comme leur donner de la confiance, réussir leur intégration, les former correctement, leur fixer des objectifs SMART ou encore les responsabiliser et leur donner de l’autonomie. Faire un feedback s’avère particulièrement important pour développer les compétences de nos collaborateurs.

Voici comment choisir le bon feedback, une méthode en 8 étapes pour le mettre en œuvre ainsi que 18 conseils pratiques.

Faire un feedback : 8 étapes clés et 18 conseils pratiques 

Les différents types de feedback

 

Le feedback positif : perpétuer un comportement

Avec le feedback positif, il s’agit de donner une reconnaissance, faire des commentaires positifs ou donner notre avis sur une situation qui s’est bien passée. L’objectif d’un feedback positif est de mettre en avant, auprès de notre collaborateur, ce qu’il a bien fait pour qu’il continue à le faire.

Ce type de feedback peut être perçu comme des compliments, mais constitue également un outil de management efficace. Le fait d’obtenir un retour très positif permet d’amplifier la motivation et l’efficacité personnelle de son collaborateur.

 

Le feedback correctif : faire évoluer positivement un comportement

Avec le feedback correctif, il s’agit de donner notre avis de façon constructive sur une situation qui s’est plus ou moins bien passée. L’objectif d’un retour constructif, à la manière d’un manager-coach, est de mettre en avant ce que notre collaborateur a bien fait et ce qu’il pourrait mieux faire en mettant en avant les points d’amélioration. Tout ceci, en vue de perpétuer ce qui se passe bien et rectifier les problèmes restants.

 

Feedback négatif : tout remettre en question et tout changer

Le feedback négatif peut exister en théorie, mais c’est plus difficile en pratique. En effet, je ne connais aucune situation où le collaborateur aurait tout fait mal. De plus, même si une telle situation pouvait se produire exceptionnellement, il faudrait tout de même trouver ce que le collaborateur a bien fait pour le garder motivé.

Ainsi, si nous lui envoyons un retour uniquement négatif, il y a de fortes chances qu’il soit démotivé. Le retour négatif, s’il devait être amené à exister, est donc à proscrire.

 

Les 8 étapes pour faire un feedback

Faire un bon feedback implique plusieurs étapes importantes pour s’assurer qu’il soit constructif et bien reçu. Voici quelques étapes clés :

 

1. Préparez la rencontre

Avant de donner un feedback, prenez le temps de réfléchir à ce que vous voulez dire. Clarifiez vos objectifs et assurez-vous d’avoir des exemples concrets à partager.

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2. Choisissez le bon moment et le bon endroit

Assurez-vous que l’environnement soit propice à une conversation ouverte et confidentielle. Évitez de donner un retour en public, sauf si c’est absolument nécessaire.

 

3. Commencez par le positif pour faire un feedback

Commencez par reconnaître les aspects positifs du travail ou du comportement de la personne. Cela aide à créer un climat de confiance et à ouvrir la voie à des discussions constructives.

 

4. Soyez spécifique

Fournissez des exemples concrets pour illustrer votre feedback. Évitez les généralités et donnez des détails sur ce qui a été bien fait ou ce qui pourrait être amélioré.

 

5. Restez objectif et centré sur le comportement

Évitez les jugements personnels et concentrez-vous sur les actions ou les comportements observables. Cela aide à rendre le feedback moins subjectif et plus utile. N’hésitez pas à utiliser le protocole de Communication Non Violente. Il se déroule en 4 étapes :

    1. Exposer la situation
    2. Donner son ressenti
    3. Faire part de son besoin
    4. Exprimer ses attentes

 

6. Écoutez activement pour faire un feedback

Après avoir donné votre retour, écoutez attentivement la réponse de la personne. Soyez ouvert aux commentaires et aux questions, et assurez-vous de comprendre leur perspective.

 

7. Mettez en dynamique 

Après avoir exposé la situation et les ressentis, il s’agira de définir un objectif. Grâce à celui-ci, le collaborateur pourra concevoir son plan d’action. Nous pourrons offrir des suggestions et des outils, favorisant ainsi l’autonomie et la responsabilisation.

 

8. Terminez sur une note positive

Concluez la conversation en exprimant votre confiance dans les capacités de la personne à s’améliorer. Encouragez-la à utiliser le feedback comme une occasion de croissance et de développement.

 

18 conseils pour faire un feedback

 

1. Planifiez le moment approprié

Sélectionnez un moment propice où la personne est disponible et ouverte à recevoir le feedback, en évitant les périodes de stress ou d’urgence.

 

2. Soyez cohérent pour faire un feedback

Implémentez des critères de feedback justes et uniformes pour tous les membres de l’équipe. Cette approche garantit une évaluation objective et favorise un environnement de travail équitable, renforçant ainsi la cohésion et la motivation au sein de l’équipe.

 

3. Prenez conscience que tout se joue lors de la préparation

Préparez soigneusement votre feedback en amont pour maximiser son efficacité. Clarifiez vos objectifs et rassemblez des exemples concrets rendant ainsi le retour plus précis et bénéfique pour son destinataire. Cette approche renforce la compréhension et l’impact du retour d’information.

 

4. Rencontrez en individuel

Il est crucial d’exprimer les appréciations ou critiques en personne pour éviter toute gêne. Donner un feedback collectif peut être contre-productif et constitue une erreur managériale à éviter. De plus, privilégiez les échanges en personne pour une communication chaleureuse et efficace, permettant d’exprimer intentions, sensibilités et bienveillance. Cette approche démontre un véritable souci du bien-être du collaborateur et vise à améliorer la situation.

 

5. Adaptez votre langage pour faire un feedback

Privilégiez un langage professionnel, clair et accessible, en évitant tout jargon technique ou ambigu. Cela garantit une compréhension facile et renforce l’efficacité de la communication lors du feedback, favorisant ainsi une réception optimale et une action appropriée.

 

6. Laissez le collaborateur s’exprimer

La présence physique favorise un échange direct et une rétroaction efficace. L’écoute active est primordiale pour permettre au collaborateur d’exprimer ses pensées et sentiments. En plus de fournir un apaisement psychologique, cela peut révéler des éléments précieux pour une meilleure compréhension de la situation et l’adoption de stratégies de gestion appropriées.

 

7. Soyez empathique

Dans votre communication, démontrez de l’empathie en cherchant à comprendre le point de vue de la personne. Cette approche favorise la création d’un lien de confiance et renforce la réceptivité du destinataire au feedback, conduisant à des interactions plus productives et respectueuses.

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8. Restez positif

Une attitude positive envers le collaborateur favorise un environnement constructif et respectueux. La méthode du « sandwich » – un compliment, un axe d’amélioration, un autre compliment – renforce ce principe. L’objectif est de maintenir une relation de confiance et de préserver les liens, essentiels pour une collaboration durable. Évitez les attitudes autoritaires et égocentriques pour que le feedback soit bien compris, écouté et accepté.

 

9. Soyez direct, mais respectueux pour faire un feedback

Communiquez de manière transparente et directe, tout en maintenant un ton respectueux envers la personne. Une communication claire favorise la compréhension et la réceptivité au feedback, renforçant ainsi l’efficacité de la rétroaction et préservant les relations professionnelles.

 

10. Restez professionnel et confidentiel

Maintenez la confidentialité des échanges lors du feedback et adoptez un comportement professionnel constant. Cela renforce la confiance et le respect mutuel, assurant un environnement propice à des discussions ouvertes et constructives.

 

11. Focalisez-vous sur le problème et non la personne

Pour un feedback positif et constructif, concentrez-vous sur le problème plutôt que sur la personne pour éviter la démoralisation et la défensive. Exprimez les incidents ou les problèmes à résoudre de manière constructive. De plus, assister à la situation renforce la crédibilité du retour, évitant les conjectures basées sur des rumeurs ou des ragots déformés.

 

12. Détaillez la situation pour faire un feedback

Des faits précis réduisent les ambiguïtés et renforcent l’impact du feedback. Décrivez en détail la situation en question pour une reconnaissance ou une correction efficace. Expliquez clairement le pourquoi du retour, mettant en avant les aspects constructifs. Une compréhension claire favorise la reproduction des comportements positifs et la résolution des problèmes.

 

13. Exposez la situation et demander le ressenti

Après avoir partagé la situation, explorez les sentiments du collaborateur pour une compréhension approfondie. L’empathie et une formulation positive facilitent l’acceptation des critiques. La colère révèle des valeurs bafouées, la tristesse indique un besoin non comblé, la peur signale un danger perçu, tandis que la joie favorise l’acceptation constructive.

 

14. Amenez le collaborateur à trouver la solution

Il est de notre devoir de soutenir nos collaborateurs face à leurs défis, sans forcément leur fournir la solution. L’idéal est de les coacher pour qu’ils trouvent eux-mêmes la réponse, les responsabilisant ainsi. Faire un feedback implique d’éclairer une situation tout en offrant un soutien actif.

 

15. Faites un suivi du feedback

Après le feedback, engagez-vous à prendre des mesures concrètes et à effectuer un suivi régulier pour évaluer les progrès réalisés. Cela garantit une responsabilisation et une progression continues, renforçant ainsi l’impact du retour et favorisant le développement personnel et professionnel.

 

16. Faites preuve de patience

Démontrez de la patience lors du processus de feedback. Accordez à la personne le temps nécessaire pour absorber les informations et pour apporter des changements progressifs. La patience favorise une réception ouverte et encourageante du feedback, contribuant ainsi à des améliorations durables et significatives.

 

17. Célébrez les succès

Reconnaître et célébrer les réussites est essentiel. Encouragez la personne en mettant en valeur ses accomplissements. Cela renforce la motivation et le sentiment d’accomplissement, favorisant ainsi un engagement continu et des performances optimales.

 

18. Apprenez à faire un feedback et évoluez

Restez réceptif aux retours sur votre propre méthode de feedback et aspirez à un perfectionnement continu. Cette démarche démontre un engagement envers l’amélioration continue, renforçant ainsi votre crédibilité et votre efficacité en tant que donneur de feedback.


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