Control management : définition et mise en œuvre pratique

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Le CNRS définit notamment le « contrôle » comme une « vérification portant sur des choses en vue d’examiner si elles remplissent les conditions demandées. » Dès lors que le contrôle s’insère dans les relations professionnelles en entreprise, il prend le nom de « control management ». 

Le dictionnaire en ligne de Cambridge définit le control management comme « un système utilisé par les managers pour s’assurer que l’entreprise ou l’organisation est gérée de la bonne manière : certains secteurs d’activité nécessitant le control management peuvent comprendre des méthodes comptables ou des outils de mesure de performance ».  

Pour d’autres, le contrôle est l’une des nombreuses fonctions qui sont attribuées au manager à l’instar de la planification, de l’organisation, de la gestion du personnel ou de la gestion de projet.

Control management : définition et mise en œuvre pratique

 

Qui remplit la fonction de control manager ? 

L’importance du control management dépend de la culture d’entreprise, du secteur d’activité, et des différents services concernés. Plus le management est hiérarchique, plus le contrôle peut s’avérer présent.

 

La gouvernance 

La fonction de contrôle est d’abord, à l’instar de celle de risk-management, l’apanage du chef d’entreprise, qui devra élaborer une cartographie des risques afin de mener à bien la gestion d’entreprise. 

Dans le cadre du besoin de l’entreprise, la direction générale, de concert avec la gouvernance d’entreprise, permettra dans le cadre de son système organisationnel de mettre en place des procédures de contrôle, outils d’aide à la prise de décision.

 

L’intelligence stratégique 

Ces derniers pourront cependant s’appuyer sur une business intelligence de plus en plus externalisée afin d’appuyer le management stratégique dans ses orientations.

 

Les contrôleurs  

Fraîchement sortis d’école de commerce et diplômés d’un MBA, nombreux sont les contrôleurs, travaillant comme assistant de gestion, auditeur, qui gravissent les échelons jusqu’à devenir directeur du contrôle puis DAF par suite d’une expérience professionnelle riche en réussites. 

Le métier d’auditeur et ceux de contrôleurs ont de beaux jours devant eux, puisque le contrôle interne et le contrôle de gestion aussi bien que la gestion comptable sont devenus indispensables à l’aide à la gestion et dans le control management

Ces derniers font preuve d’efficience, permettent le maintien d’une trésorerie équilibrée et la transmission d’indicateurs-clés. Ils sont donc des outils de gestion indispensables, en particulier pour les grandes entreprises.

 

La Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) 

La RSE des entreprises a également le vent en poupe, et remplie des fonctions de contrôle.

Il s’agit d’une référence notamment pour ce qui concerne le contrôle opérationnel en termes de gestion des ressources humaines. 

Droit du travail, santé et sécurité, processus d’entreprise responsable : ce service pilote un plan d’action destiné à la consolidation de stratégies managériales permettant de remplir ses objectifs. 

Cependant, et de manière générale, il va de soi que l’ensemble des managers remplit des fonctions de contrôle.

 

Le contrôle, fonction de tous les managers 

L’une des qualités essentielles d’un manager est de savoir se faire respecter de son équipe. Cela lui permet ainsi de mener à bien des projets et de contrôler leur réalisation effective. 

Que ce soient les articles de presse, des blogs universitaires, ou des professionnels de ce sujet, tous s’accordent à considérer le contrôle comme l’une des fonctions les plus importantes du manager.

 

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Le contrôle est indispensable 

La célèbre citation de Lénine « la confiance n’exclut pas le contrôle » peut paraître paradoxale de prime abord. Pourquoi contrôler son collaborateur dès lors que la confiance est installée entre deux individus ?  Si la confiance était inébranlable, alors le poste de manager aurait disparu depuis bien longtemps. 

Or, le contrôle permet de s’assurer que les subordonnés sont parvenus à réaliser l’objectif et que les activités d’une organisation sont menées à bien. 

Le contrôleur s’assure notamment que les ressources sont effectivement et efficacement utilisées pour l’atteinte des objectifs prédéterminés.

Le contrôle permet de repérer les erreurs, de prendre des mesures correctives adéquates et de réaliser les objectifs de l’entreprise.

 

Les composantes du control management 

Le contrôle comprend plusieurs composantes essentielles. Ces composantes font partie intégrante de la vie professionnelle du manager. 

Tout d’abord, le contrôle est une fonction orientée vers un objectif (ou plusieurs objectifs) précis. Ensuite, il s’agit de la fonction première d’un manager. De plus, le contrôleur se voit assigner la tâche de contrôle de manière constante, c’est-à-dire que cela fait partie de son quotidien. 

À tous les niveaux, les managers remplissent des fonctions de contrôle, pour ce qui concerne les activités de leur service.

 

Le control management et ses objectifs connexes 

Le contrôle n’est pas la fonction ultime ni l’unique fonction du manager. Cette dernière inclut des fonctions sous-jacentes de planificateur et d’organisateur. 

Des actions correctives sont nécessaires et inhérentes au contrôle pour que ce dernier ne soit pas vain. Celles-ci permettent d’améliorer les standards de performances, de les réorienter et de les remodeler. L’idée est de tendre vers une amélioration constante ou amélioration continue. 

Le rôle du manager est également, et cela va de pair avec un contrôle opéré efficacement, de faire évoluer la gestion, et d’optimiser les ressources humaines. Son rôle est également de garder les salariés motivés : il devra avertir sa hiérarchie en cas de surcharge de travail, par exemple. 

Le manager assure l’ordre et la discipline, et encourage la coordination dans l’action.

 

Les différentes étapes du control management

Il existe différentes étapes inhérentes à un control management efficace – celles-ci sont notamment et en partie explicitées sur le site internet de la société de service en ressources humaines Cleverism dans son article intitulé « Management Control System ».

 

1. Définir les objectifs de manière juste dans le control management

Selon M. Vancil, professeur en administration des entreprises au sein de la prestigieuse Harvard Business School, le « contrôleur » doit impérativement avoir une connaissance approfondie de la stratégie globale et de la structure organisationnelle de l’entreprise au sein de laquelle il travaille.

Cette connaissance lui permet de fixer des objectifs quantitatifs et de définir la manière dont ces derniers sont mesurés. 

Les objectifs doivent répondre à des critères d’équité et de cohérence, mais plus généralement être en accord avec l’ensemble des objectifs fixés par l’entreprise et correspondre à une logique de suivi d’une stratégie préétablie.

 

2. Communiquer les objectifs et tout mettre en œuvre pour les réaliser 

Pour la HBR – Harvard Business Review, rédigée par le professeur cité plus haut, le control management n’est possible et envisageable qu’au travers d’un objectif financier clair pour ce qui concerne chacun des services et des activités concernées. 

L’article précise que de nombreux objectifs ne sont pas déterminables d’un point de vue quantitatif, mais qualitatif et incluent des considérations sociales et éco-responsables.

 

3. Comparer les objectifs avec les résultats obtenus

Le contrôle permet de comparer l’objectif avec les résultats obtenus, afin de se poser la question de savoir comment l’atteindre.

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4. Analyser pourquoi les résultats escomptés n’ont pas été obtenus 

Dans la mesure où le résultat escompté n’est pas obtenu, il est nécessaire de se poser la question : « pourquoi ? » à l’instar des 5P du diagramme d’Ishikawa.

 

5. Prendre des mesures correctives afin de réduire les écarts 

Cette étape consiste tout simplement à prendre des mesures qui permettent d’atteindre les objectifs.

 

6. Ajuster en fonction des nouveaux résultats obtenus

L’idée étant de s’améliorer et de tendre vers un objectif prédéterminé, il est nécessaire de faire preuve de résilience : « Rome ne s’est pas faite en un jour ». Si les mesures correctives ne fonctionnent pas, il faut en trouver d’autres. Le control manager idéal doit aimer les contraintes, adorer la recherche de solutions, et faire preuve de ténacité.

 

7. Vers de nouveaux objectifs toujours plus grands

Le rôle du manager en général et celui de control manager en particulier est de s’améliorer de manière continue, d’accepter de nouveaux défis dès lors que ses objectifs sont atteints. 

 

L’évolution du control management : vers un terme désuet ?  

Selon Nathalie Lapayre, auteure de « la dialectique autonomie contrôle dans le management par projet » pour ce qui concerne les nouvelles formes d’organisation du travail dans leurs « formes modernes », les « modes de contrôle […] visent tantôt à contrôler les acteurs, afin de respecter les contraintes [d’un] projet, tantôt à leur laisser un maximum de champ libre en vue de libérer les énergies créatrices ». 

Il existerait donc bien une nouvelle forme de gestion sociale, moderne, consistant à « lâcher du lest » au salarié en intégrant de l’agilité dans les tâches qui lui sont confiées : le contrôle permanent ne serait donc plus au goût du jour.

D’ailleurs, de nouveaux styles de management voient le jour comme le management bienveillant ou le management participatif.

 

En conclusion sur le control management

Bien que le chemin emprunté pour atteindre le statut de « contrôleur » soit distinct d’un manager à l’autre, d’une méthode à l’autre, d’un service à l’autre, l’objectif de tous n’en reste pas moins d’atteindre… les objectifs ! Le control management est donc promis à un bel avenir.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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