Lettre de refus de candidature : gérer cette étape délicate

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La lettre de refus de candidature est souvent négligée. En effet, lors du processus de recrutement, nous nous centrons sur les candidats qui correspondent au mieux à ce que nous recherchons. Cependant, nous oublions que les autres candidats méritent aussi tout notre respect.

En effet, ils ont passé du temps à rédiger leur CV, écrire leur lettre de motivation ou encore venir à l’entretien d’embauche. La moindre des politesses est de les contacter, même s’ils ne sont pas retenus. De plus, ils sont peut-être un de nos clients ou en lien avec notre entreprise. Il est donc important de maintenir un dialogue même en cas de mauvaise nouvelle. Enfin, peut-être qu’un jour notre entreprise aura besoin de ce candidat. Si nous l’avons respecté, il sera plus facile de le recruter par la suite.

La lettre de refus de candidature est donc importante et doit être prise très au sérieux. Voici comment bien gérer cette étape délicate.

Lettre de refus de candidature : gérer cette étape délicate

 

Quand envoyer une lettre de refus de candidature ?

Pour envoyer une lettre de refus de candidature, vous avez 2 grandes possibilités :

  • Au fur et à mesure du traitement des candidatures.
  • Attendre la fin du traitement des candidatures pour envoyer toutes vos lettres de refus.

C’est la même logique pour une lettre de refus après l’entretien :

  • Au fur et à mesure des entretiens.
  • Attendre la fin de tous les entretiens pour envoyer toutes vos lettres de refus.

Je pense que le plus important est d’assurer l’envoi d’une lettre de refus. Dans cette optique « Mieux vaut tard que jamais ». Selon moi, et si cela est plus confortable pour vous, il est donc préférable d’attendre et de toutes les envoyer ensemble, plutôt que de s’épuiser à le faire au fur et à mesure et de finir par arrêter.

En effet, les candidats n’attendent pas les réponses pour postuler ailleurs. Ils sont donc prêts à recevoir une lettre de refus un peu plus tard sans que cela les gêne pour la suite de leurs recherches. Par contre, ils se sentiront beaucoup plus respectés de recevoir une réponse.

 

Pourquoi ne pas essayer l’automatisation de la lettre de refus de candidature ?

Aujourd’hui, la majorité des candidatures se font par email. Tout est donc automatisé. Il est donc tout à fait possible de préparer des réponses au fur et à mesure des processus pour avertir les candidats.

Dans un premier temps, une fois que le candidat a postulé, il est tout à fait possible de lui envoyer un email pour lui confirmer la bonne prise en considération de sa demande. Cela le rassurera et lui permettra de se sentir valorisé et respecté. Il est aussi possible de l’informer sur les dates de sélection. Ainsi, saura-t-il le temps qu’il va devoir attendre.

Si le processus de sélection dure plus longtemps que prévu, le responsable du recrutement pourra envoyer un email aux candidats pour les en informer. L’image employeur sera ainsi, grandement préservée.

Enfin, grâce aux autorépondeurs d’aujourd’hui, il est possible d’individualiser les réponses. Donc, dans le cas des lettres de refus de candidature, nous pouvons les adapter en fonction des personnes tout en faisant des envois massifs. Cette solution permet de concilier une bonne image entreprise tout en préservant son temps pour les candidats qui nous intéressent.

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Plutôt une lettre ou un email ?

Pour moi, la seule question à se poser est de savoir si la personne a bien accès à ses emails. Il peut toujours y avoir une catégorie de personnes qui maitrise mal internet ou qui a des difficultés à s’y connecter.

Si vos candidats sont dans cette situation, mieux vaut envoyer une lettre de refus par courrier. Dans tous les autres cas, choisissez ce qui est plus simple et plus confortable pour vous. Encore une fois, l’objectif est bien de donner une réponse respectueuse aux personnes qui ont pris du temps pour votre entreprise.

Que les personnes reçoivent un courrier ou un email importe peu. C’est bien la démarche et la prise de contact qui seront plus importantes.

 

Que doit contenir cette réponse ?

Je pense que n’importe quel candidat sera déçu de recevoir une telle lettre. C’est pour cela que je préconise une lettre de refus simple.

Vous pouvez adapter la lettre en fonction de la relation que vous eue avec la personne. Si vous l’avez rencontrée dans un cadre convivial, vous pouvez avoir une approche plus conviviale. Vous pouvez aussi individualiser au maximum votre lettre. En effet, cela sera encore plus apprécié par le candidat.

Cependant, plus vous individualiserez la lettre de refus, plus vous risquez d’y passer du temps et de perdre votre énergie. Il n’y aurait rien de pire que d’abandonner cette démarche.

Pour cette raison, vous pouvez rester simple et concis.

En effet, toute l’idée est de :

  • Remercier le candidat d’avoir pris le temps de postuler.
  • Exprimer le refus.
  • Donner les éléments qui ont amené le refus.
  • Rassurer le candidat sur ses capacités.
  • Maintenir une certaine relation (si besoin).
  • Conclure la lettre.

 

Un exemple type de lettre de refus de candidature

Voici un exemple de lettre ou d’email.

 

Object : Lettre de refus de candidature au poste de [préciser le poste]

Madame, Monsieur, 

Nous avons bien reçu votre candidature pour le poste de [préciser le poste] et nous vous remercions de l’intérêt et du temps que vous avez portés à notre société. 

Cependant, après une attention toute particulière portée à votre candidature, nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons pas y donner une suite favorable. 

En effet, [expliquer la raison du refus].

Toutefois, sachez que cela ne remet nullement en question vos qualités personnelles.

Nous sommes très touchés de l’intérêt que vous portez à notre entreprise et conservons tous vos documents pour vous recontacter en cas de besoin.

Nous vous souhaitons une pleine réussite dans vos recherches et nous vous prions d’agréer, Madame / Monsieur, l’expression de nos sentiments distingués.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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