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Organisation et gestion des priorités

Loi de Pareto : agir sur l’essentiel pour maximiser ses résultats

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La loi de Pareto est une méthode de gestion efficace qui permet de déterminer les priorités dans une entreprise. Elle a été découverte par Vilfredo Pareto, un économiste et sociologue italien, et elle est souvent utilisée au quotidien par les managers ou chefs d’entreprise.

La loi de Pareto s’applique en mettant en évidence que 80% des résultats proviennent de 20% des efforts ou des causes. Cela signifie qu’il est important de se concentrer sur les 20% des tâches qui sont les plus importantes pour maximiser ses résultats. Par conséquent, cette méthode peut être utilisée pour automatiser les tâches moins importantes et déléguer les tâches chronophages. Ainsi, pouvons-nous maximiser notre efficacité.

Pour mettre en œuvre la loi de Pareto, nous pouvons utiliser des tableaux de bord et des courbes pour déterminer les tâches les plus importantes. Il est également possible d’utiliser des outils tels que les matrices et les diagrammes pour établir des priorités. Cela permet de fixer des objectifs clairs et de maximiser les profits.

En utilisant la boîte à outils découlant de la loi de Pareto, nous pouvons également couvrir la gestion de stock, la gestion de projets ou encore la gestion de la relation client. Cela nous permettra de maximiser l’efficacité de notre structure et de maximiser nos profits en choisissant les priorités professionnelles les plus importantes.

Tout comme la matrice d’Eisenhower, la loi de Pareto va également nous aider à gérer efficacement notre journée de travail. En effet, voyons comment elle peut nous aider à établir des priorités en mettant l’accent sur les gros cailloux.

Loi de Pareto : agir sur l'essentiel pour maximiser ses résultats

 

Comment utiliser la loi de Pareto pour maximiser son organisation ?

La loi de Pareto peut être utilisée pour maximiser l’efficacité de notre entreprise ou de notre équipe en ciblant les priorités de travail qui ont le plus grand impact sur notre chiffre d’affaires.

La méthodologie ABC (ou analyse des activités de base) est un outil efficace pour identifier les tâches qui ont le plus grand impact sur notre chiffre d’affaires. En utilisant cette méthode, nous pouvons cibler les tâches qui ont la plus grande valeur pour notre structure et optimiser notre temps de travail en conséquence.

Autre exemple, pour augmenter notre productivité personnelle, nous pouvons utiliser une matrice pour identifier les interruptions courantes et les occurrences dans notre workflow. En utilisant cette méthode, nous pouvons créer une stratégie pour minimiser les interruptions et maximiser notre temps de travail.

En effet, il nous suffit d’identifier les interruptions les plus fréquentes et les plus longues et d’agir dessus. Nous n’avons pas besoin de toutes les supprimer, seulement celles avec le plus fort impact. De manière générale, il s’agit d’identifier les 20% de causes qui provoquent 80% des résultats.

 

Les histogrammes et diagrammes de Pareto

 

Pourquoi utiliser les histogrammes ou les diagrammes de Pareto ?

La productivité est un élément clé pour atteindre la réussite professionnelle. Pour maximiser notre productivité, il est important de savoir gérer notre temps et de hiérarchiser nos priorités. Les outils d’analyse tels que les histogrammes et les diagrammes de Pareto peuvent nous aider à atteindre ces objectifs en nous permettant de visualiser les fréquences des différentes tâches et d’identifier celles qui ont le plus grand impact sur notre productivité.

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Le principe de Pareto est souvent utilisé en gestion de projet et en gestion des stocks pour identifier les tâches les plus importantes qui ont le plus grand impact sur la productivité. Il peut également être appliqué à la gestion des ressources humaines, à la gestion des pannes et à la gestion d’entreprise.

En utilisant les histogrammes et les diagrammes de Pareto, nous pouvons visualiser les fréquences des différentes tâches et identifier les tâches qui ont le plus grand impact sur notre productivité. Cela nous permet de hiérarchiser nos tâches en fonction de leur importance et de nous concentrer sur celles qui ont le plus de valeur ajoutée. Cela nous permet d’accroître notre efficacité et d’augmenter notre productivité.

 

Les étapes à suivre pour faire un diagramme de Pareto

Joseph Juran, connu pour ses apports à la notion de démarche qualité, est l’inventeur de ce diagramme.

Loi de Pareto : agir sur l'essentiel pour maximiser ses résultats

 

Collecter les données

Pour créer un diagramme de Pareto, nous aurons besoin de données quantitatives sur les différents éléments que nous souhaitons analyser. Ces données doivent être classées par ordre de fréquence décroissante.

 

Calculer la part de chaque élément dans le total

Pour chaque élément de nos données, il nous faut calculer le pourcentage qu’il représente par rapport au total.

 

Tracer un histogramme

Ensuite, nous utiliserons les données de fréquence pour tracer un histogramme. Le long de l’axe des ordonnées, nous représenterons la fréquence de chaque élément, et le long de l’axe des abscisses, nous représenterons les différents éléments.

 

Tracer la courbe de Pareto

Nous poursuivrons en traçant une courbe en cumulant les pourcentages calculés à l’étape 2. Cette courbe représente les pourcentages cumulés de chaque élément. Ainsi, pourrons-nous visualiser les 20% des causes provoquant 80% des résultats.

 

Utiliser des techniques de coaching pour améliorer la gestion de l’emploi du temps

Enfin, nous pourrons utiliser des techniques de coaching pour améliorer la gestion de l’emploi du temps. C’est un moyen efficace pour augmenter l’efficacité professionnelle et augmenter les profits de l’entreprise. Le coaching peut aider à :

  • Mettre en œuvre des méthodes efficaces pour hiérarchiser les priorités ;
  • Gérer les imprévus et les tâches chronophages ;
  • Utiliser des outils d’analyse tels que les histogrammes et les diagrammes pour identifier les tâches les plus importantes ;
  • Mettre en place des systèmes pour gérer efficacement l’emploi du temps, tels que des listes de tâches ou des outils de gestion de l’emploi du temps ;
  • Mettre en place des méthodes pour gérer les imprévus et les tâches chronophages, telles que des méthodes de résolution de problèmes.
  • Etc.

 

En utilisant ces techniques, nous pouvons maximiser notre temps productif et accroître notre efficacité professionnelle. Enfin, une bonne gestion du planning est importante pour gérer les tâches urgentes et importantes pour les priorités de l’organisation.

 

Pourquoi et comment utiliser la méthode Pomodoro avec la loi de Pareto ?

La méthode Pomodoro et la loi de Pareto sont deux outils de gestion du temps efficaces qui peuvent nous aider à optimiser notre temps de travail. En combinant ces deux méthodes, nous pouvons cibler les tâches les plus importantes et les réaliser le plus efficacement possible. Nous maximiserons donc notre temps de travail.

La méthode Pomodoro consiste à diviser notre temps de travail en périodes de 25 minutes. C’est ce que nous appelons les « Pomodori ». Il y aura des pauses courtes entre chacun. Cette méthode a été créée dans les années 1980 par Francesco Cirillo. Elle est devenue populaire pour sa capacité à améliorer la concentration et la productivité. En utilisant cette méthode, nous pouvons nous concentrer sur une tâche pendant 25 minutes. Ensuite, nous pourrons prendre une courte pause avant de passer à la tâche suivante.

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En combinant ces deux méthodes, nous pouvons cibler les tâches les plus importantes. Ensuite, nous les réaliserons de la manière la plus productive possible. Il est important de bien hiérarchiser ses priorités en utilisant le principe ABC (haute, moyenne, basse valeur). Ainsi, pourrons-nous classer les tâches et savoir dire non aux tâches de moins haute valeur tout en étant le plus productifs possible sur celles qui provoquent le plus de résultats.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Auteur du livre « Prendre un poste de manager : 87 techniques pour développer son leadership et engager ses équipes » (Ed. Eyrolles 2023)
Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, livres, formations en ligne et coachings. Besoin d’échanger sur des questions de management ? Cliquez ici pour prendre rendez-vous

 


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