Courriels : 13 clés pour une bonne gestion des courriels

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Les notifications d’emails (courriels) ne cessent de défiler sur votre écran d’ordinateur ou sur l’interface de votre téléphone et cela fait plusieurs mois (voire plusieurs années) que vous devez configurer votre compte de messagerie ?

Votre courrier électronique s’accumule, et disposez de plusieurs adresses qu’il est nécessaire de combiner dans une seule et unique adresse email ? Mail orange, Webmail, Hotmail, Gmail, Outlook… Il est temps de vous retrousser les manches et de commencer à vous occuper de votre messagerie.

Courriels : 13 clés pour une bonne gestion des courriels

 

Les bonnes pratiques de votre service de messagerie électronique

Avant de renforcer votre productivité en matière d’email et de gérer votre messagerie efficacement, sachez que vous pouvez mettre en applications certaines bonnes pratiques propres à la messagerie Web et prendre des habitudes pour ce qui concerne votre boite de messagerie.

 

Pratique n°1. Limitez votre temps passé sur votre adresse mail 

Bonne nouvelle ! Votre fournisseur d’accès à internet vous permet d’être connecté 100% du temps afin de recevoir vos emails en direct. Le problème ? Trop d’emails ou un flux régulier d’emails au cours de la journée peut vous être notifié instantanément. Il est donc important de s’accorder des moments au cours de la journée pour consulter votre adresse mail et « traiter vos mails ». 

Quelques précisions cependant : 

  • Évitez au maximum de consulter vos courriels au lever du lit. Prenez le temps de mettre en place votre routine matinale et de prendre du temps pour vous (je sais, facile à dire !)
  • Définissez un temps au cours de la journée durant lequel vous pouvez traiter vos emails. Peut-être que le moment idéal serait en fin de journée, avant de déconnecter, ou juste après la pause déjeuner, lorsque votre productivité est au plus bas (vous êtes en pleine digestion…) 
  • Certains sont accros aux notifications, d’autres s’en passent. Dans la mesure où vous souhaitez gagner en productivité, sachez que les notifications sont des sources de distraction. L’idéal est donc de modifier les paramètres de votre compte, de manière à ne pas recevoir les notifications. 
  • Naturellement, si vous n’êtes pas en mesure de désactiver les flux de mails (et donc de notifications) au cours de la journée, mettez-les en veilleuse durant la nuit (d’ailleurs, votre téléphone doit être en mode AVION pour un sommeil de qualité…)

 

Pratique n°2. L’importance de la déconnexion

La déconnexion dans la gestion des emails est elle aussi importante pour la déconnexion en général. À quoi cela est-il utile d’avoir une journée de repos si vous répondez à vos courriels ? Votre boite de réception professionnelle n’a pas sa place sur votre ordinateur personnel (ni sur votre smartphone perso !). Ce ne sont pas des endroits appropriés pour recevoir des notifications.

 

Pratique n°3. Dois-je mettre à la corbeille certains courriels ou non ?

« Je garde ou je ne garde pas ? » Dès que vous avez un doute sur un mail que vous souhaitez ou non conserver, sachez que votre messagerie est dotée d’une capacité importante de stockage d’emails. Alors, profitez-en ! Qu’il s’agisse de clients, de l’administration fiscale, de reçus… Privilégiez la conservation, car cela peut vous être profitable à l’avenir. Stockez, car « on ne sait jamais ».

L’objectif est de vous protéger par l’intermédiaire de ces courriers qui ne sont finalement rien d’autre que des preuves !

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Pratique n°4. Stop aux courriels newsletters qu’on ne lit jamais

En matière de messageries, il existe un bouton magique. C’est celui qui s’intitule « BLOQUER CE DESTINATAIRE » ou « se désinscrire ». Il s’agit de tous ces abonnements auxquels vous avez le plus souvent souscrit sans vous en rendre compte, ces newsletters qui polluent vos boites mail et que vous supprimez patiemment depuis plusieurs années sans jamais les avoir lus. Votre messagerie doit recevoir des messages (emails) pertinents et non des spams. Utilisez donc un antispam autant que possible et laissez de côté les courriers envahissants.

 

Pratique n°5. L’efficacité n’est pas proportionnelle à la réactivité

Vous ne pourrez pas être efficace à long terme si vous restez en alerte 100% du temps. Comme nous le soulignons plus loin, vous vous devez de déconnecter afin de maximiser votre efficacité. Votre cerveau n’est pas conçu pour rester concentré 24H/24 ni même 10h consécutives dans une journée. 

Il est donc nécessaire d’éviter de consulter ses mails tout au long de la journée, de ne pas être réactif et de ne pas répondre directement. Le principe d’un mail consiste à réaliser une demande formelle et non d’avoir une réponse rapide (auquel cas, on décroche le téléphone). Il est donc envisageable d’attendre quelques jours avant de formuler une réponse.

 

Pratique n°6. L’importance de la régularité et des habitudes 

Cependant, vos courriels ne peuvent pas rester « non lus » durant plusieurs jours d’affilée au risque que vous cédiez à la panique. Il convient donc de donner 2 créneaux à la gestion des emails, un le matin et un le soir. Il faudra être régulier dans cette pratique pour ne pas être dépassé par les événements et devoir traiter plus d’une centaine d’emails d’un.

 

Pratique n°7. Le contenu des emails & leur organisation 

Dès lors que vous passez du temps sur un seul et même mail, vous pouvez y intégrer vos questions, vos interrogations et tous les éléments que vous souhaitez communiquer en une seule fois. Cela permet au destinataire de se tenir au courant des différents aspects que vous désirez aborder, et donc de répondre en conséquence, lui aussi dans un seul et même mail.

Cela permet d’éviter de perdre du temps, et donc de l’énergie. De plus, vous retrouvez toutes les informations dont vous avez besoin… dans un unique mail.

 

Renforcer l’efficacité de votre système de messagerie 

Il est possible de renforcer l’efficacité de sa messagerie professionnelle ou personnelle grâce à une adresse électronique unique et efficace qui nous permet de déterminer en un clin d’œil les messages reçus « prioritaires » de ceux qu’il faut ajouter dans la catégorie « à traiter ». Vous vous rendrez compte que votre espace de stockage est immense et que la création d’un compte optimisé est essentielle pour optimiser son efficacité.

 

1. Les emails prioritaires 

Votre boite de réception est peut-être envahie de mails, votre compte de messagerie plein et votre serveur de messagerie saturé… Dans un tel cas, PRIORISEZ ! Les mails qui doivent être traités en priorité doivent être traités sur-le-champ et ceux qui peuvent attendre seront décorés d’une étoile (adresse Gmail) ou d’un drapeau (Microsoft Outlook).

 

2. Le classement des courriels 

Des courriels peuvent être importants, mais non urgents et s’avérer chronophages. De tels emails peuvent être catégorisés dans une rubrique que vous pouvez renommer. Qu’il s’agisse de votre webmail orange personnel ou de votre mail professionnel, vos comptes de messagerie doivent être répertoriés ! C’est toujours agréable de retrouver un mail important en quelques clics… et cela évite bien des tracas.

 

3. Synchronisation de vos adresses électroniques 

La boite de réception est un outil de travail à part entière qui peut vous permettre de gagner en productivité, et de synchroniser les agendas de vos collaborateurs par exemple. Vous pouvez également créer une adresse mail commune, pour laquelle différentes personnes ont des accès. La boite de réception n’est donc plus seulement « un espace où l’on reçoit des mails », mais bien un « espace potentiellement collaboratif permettant de gagner en productivité ». 

 

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4. Profitez de la mémoire disponible pour stocker l’important

Répertoires permettant de garder vos emails pertinents, vos emails non lus, vos emails à classer, vos emails à archiver… Les boites de messagerie professionnelles ont plusieurs fonctionnalités qui contribuent à l’efficacité et elles sont idéales dès lors que vous souhaitez mener à bien des projets et stocker des documents importants.

 

5. La création d’une signature électronique pour vos courriels

Créer une boite mail, cela vous offre la possibilité de créer un compte à votre image, et au-delà d’enregistrer les paramètres d’authentification (mot de passe et adresse du compte email), votre logiciel de messagerie vous permet de créer une signature électronique.

L’objectif ? Gagner du temps et ne pas avoir à réécrire votre nom, prénom et fonction à chaque fois que vous envoyez un email. Aussi, vous avez la possibilité de créer plusieurs signatures électroniques. Vous pouvez donc créer une signature pour vos échanges personnels et une autre pour vos échanges personnels.

 

6. L’envoi des réponses automatiques pour déconnecter 

Vous partez en congés et souhaitez DÉCONNECTER ? La déconnexion (voire le droit à la déconnexion, inscrit dans le Code du travail) est indispensable pour :

  1. Éviter le burn-out,
  2. et gagner en productivité.

L’expéditeur recevra ainsi une notification de votre retour prochain, ainsi que du délai d’attente.

 

En conclusion sur les courriels

Votre adresse de messagerie renferme donc un potentiel à part entière, mais peut rapidement devenir contreproductive dès lors que sa gestion n’est pas à la hauteur. À l’instar d’une boite aux lettres trop remplie, votre boite de réception doit être « entretenue ». 

Quel que soit le fournisseur, l’application « mails » est disponible où que vous vous trouviez, et son interface est facile d’utilisation. Mais son optimisation rarement réalisée. 

Créer une nouvelle adresse mail et repartir de zéro serait malvenu. Autant utiliser l’adresse de courrier électronique que vous possédez actuellement, et commencer à traiter vos mails reçus, à optimiser votre propre messagerie grâce à différentes techniques (antispam, mails frauduleux, blocage mails intempestifs…) et à profiter pleinement de vos services de messagerie ! Pensez aussi à compléter votre gestion des courriels avec une bonne organisation de bureau, ou encore, pourquoi pas, des supports matériels compléter vos supports immatériels !

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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