Gestion des priorités : la matrice gains/efforts pour mieux décider

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Parmi les nombreuses décisions que l’on prend au quotidien, décider des tâches, des projets et des idées sur lesquels travailler est probablement le plus important. C’est ce que nous appelons la gestion des priorités.

C’est ce qui fait la différence entre les personnes qui travaillent de manière productive et les personnes qui perdent leur temps. Ainsi, c’est aussi ce qui fait que certaines entreprises avancent plus vite que les autres ou que certaines équipes explosent leurs objectifs tandis que les autres restent à la traîne. 

Cela vient de leur capacité à choisir très stratégiquement où investir leur temps et leur énergie.

Alors, comment être stratégique ? Quelle technique de gestion des priorités utiliser pour décider de ce sur quoi travailler en premier ? Comment savoir quel projet doit passer en priorité ? Et comment s’assurer de passer notre temps sur les 20% d’effort qui apportent 80% des résultats  ?

Ainsi, pour décider efficacement du travail sur lequel se concentrer, la matrice gains/efforts peut se révéler être très utile.

Simon Cavé, du blog Everlaab, nous éclaire sur ce qu’est la matrice gains/efforts et comment l’utiliser.

Gestion des priorités : la matrice gains/efforts pour mieux décider

 

Gestion des priorités : Qu’est-ce que la matrice gains/efforts ?

La matrice gains/efforts, comme son nom l’indique est une technique de gestion des priorités qui permet de décider du travail à accomplir en tenant compte des gains potentiels que ce travail peut offrir et des efforts nécessaires pour l’accomplir. 

Quand je parle du travail, je l’entends au sens large du terme. C’est-à-dire que j’inclus toutes nos tâches, nos projets, nos idées, mais aussi les fonctionnalités éventuelles d’un produit, aux tactiques, etc. En résumé, tout ce que l’on souhaite prioriser dans notre travail.

Regardons maintenant d’un peu plus près ce que sont les gains potentiels et les efforts à fournir.  

 

Les gains potentiels 

Les gains potentiels font référence aux bénéfices que l’on peut obtenir en accomplissant un travail donné. Ainsi, certaines tâches et certains projets nous sont très bénéfiques tandis que d’autres sont une véritable perte de temps et d’énergie.

Dans la matrice gains/efforts, les gains sont représentés sur l’axe des ordonnées. Plus le travail est important et plus il montera le long de cet axe. Moins il est important et plus il se rapprochera du 0.

Gestion des priorités : la matrice gains/efforts pour mieux décider

 

Les efforts nécessaires 

Les efforts nécessaires correspondent à l’investissement nécessaire pour accomplir le travail. Ça peut être un investissement de temps, de capital, d’énergie, etc. C’est en fait la difficulté à laquelle on fait face pour accomplir nos tâches, projets ou idées.

L’effort se trouve sur l’axe des abscisses de la matrice gains/efforts.  

Ainsi, plus l’effort du travail à accomplir est important, plus on le placera sur la droite de l’axe. Moins il sera important et plus il se rapprochera de 0.

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Maintenant que vous savez à quoi ressemble la matrice gains/efforts, on va voir comment l’utiliser étape par étape dans la partie suivante.

 

Gestion des priorités : Comment créer une matrice gains/efforts ?

Note : La technique de gestion des priorités suivante est applicable pour un individu tout comme pour un groupe. Ainsi, vous pouvez créer une matrice gains/efforts avec votre équipe pour créer une roadmap des mois qui viennent.

 

Étape 1 : Listez les éléments

La première étape pour créer une matrice gains/efforts est de lister les éléments que vous souhaitez évaluer. Qu’il s’agisse de tâches, projets, fonctionnalités, idées, etc., vous devez les lister dans l’étape 1.

On va prendre un exemple pour mieux comprendre. 

Admettons que l’on soit directeur d’une agence de communication et que l’on cherche à avoir plus de clients, notre liste d’éléments pourrait ressembler à ça :

  • Organiser une conférence avec des experts et inviter des prospects
  • Participer à un évènement de notre industrie
  • Créer une formation sur le community management
  • Faire un partenariat avec un influenceur pour crédibiliser notre marque
  • Envoyer un email à nos prospects pour leur demander des mises en relation

En conclusion, ce sont toutes les idées que l’on veut prioriser et qui peuvent potentiellement nous aider à trouver de nouveaux clients.

 

Étape 2 : Évaluer chaque élément

Ensuite, avec cette technique de gestion des priorités, une fois que les éléments sont listés, vous devez évaluer les gains et les efforts pour chacun de ces éléments. Pour cela, attribuez-leur une note entre 0 et 10 (10 étant je le rappelle la note la plus importante).

 

Organiser une conférence

Pour « organiser une conférence », on met une note de 8/10 pour l’effort requis. On doit en effet trouver un lieu, trouver des experts volontaires et disponibles, envoyer des invitations, communiquer sur l’évènement, etc. Cela demande beaucoup d’efforts. 

Pour les gains, on met une note de 9/10 parce qu’organiser ce genre d’évènement est excellent pour créer une relation avec nos prospects et signer quelques contrats.

 

Participer à un évènement

Pour « participer à un évènement », on met un 2/10 pour l’effort requis. Si l’on vient en tant que visiteurs, l’effort est faible. On a généralement juste besoin d’acheter et imprimer notre invitation et établir une stratégie pour l’évènement, mais c’est à peu près tout. 

Pour les gains, on met une note de 8/10. Là encore, rencontrer des personnes physiquement est un bon moyen de réseauter et de trouver de nouveaux clients.

 

Créer une formation

Pour « créer une formation », on met une note de 7/10 pour l’effort. Écrire les cours et les filmer prend beaucoup de temps. Parfois plusieurs mois. L’effort est donc important. Les gains sont eux aussi importants. Une fois la formation créée, on aura un nouveau produit à vendre. Et en faisant quelques publicités, on pourra certainement générer plus de chiffres d’affaires. Donc on met un 7/10 pour gain. 

 

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Faire un partenariat avec un influenceur

Pour « faire un partenariat avec un influenceur », on met une note de 7/10 pour l’effort. Il faut trouver la bonne personne, s’assurer qu’elle n’est pas engagée avec d’autres partenaires et que sa communauté est pertinente pour nous. Ce genre de recherches peut prendre plusieurs semaines.

Pour le gain, on met un 4/10. Travailler avec un influenceur peut nous donner une forme d’autorité, mais ce n’est pas vraiment ce qui nous permettra de signer significativement plus de contrats.

 

Emails pour une mise en relation

Et enfin pour « “emails pour une mise en relation” cela demande peu d’efforts donc on met 2/10 et comme les gains de ce genre d’approche sont aussi assez faibles on met aussi 4/10 pour les gains. Les prospects prennent en effet rarement le temps de nous référer à leur réseau lorsqu’on leur envoie un simple email.

Maintenant que l’on a rempli le tableau, on passe à l’étape 3.

 

Étape 3 : Placez les éléments dans la matrice

Maintenant que nous avons noté chaque élément en fonction des gains et des efforts avec cette technique de gestion des priorités, il suffit de les placer dans la matrice de la façon suivante : 

Gestion des priorités : la matrice gains/efforts pour mieux décider

On voit ici que chaque élément apparaît dans une zone définie. Ce sont ces zones qui vont nous aider à décider dans l’étape 4.

 

Étape 4 : Décidez

Enfin, comment décide-t-on de ce qui est prioritaire une fois que l’on a cette matrice sous les yeux ? 

Et bien, on a 4 cas de figure possibles.

 

Les différentes zones de cette matrice de gestion des priorités

Tout d’abord, il y a la zone verte (gain entre 5 et 10 et effort entre 0 et 5). Tous les éléments qui sont dans cette zone requièrent peu d’efforts et offre des gains potentiels importants. C’est la situation parfaite. C’est celle où l’on investit peu d’effort et où l’on obtient des résultats importants. Ici, il faut donc agir rapidement et ne pas hésiter à saisir les opportunités.

Ensuite, le deuxième cas de figure est celui de la zone jaune (gain entre 0 et 5 et effort entre 0 et 5). C’est lorsque l’effort est faible et que les gains le sont aussi. Pour les éléments qui se situent dans cette zone, on doit les considérer, c’est-à-dire étudier s’il y a une réelle opportunité ou non.

Nous poursuivons avec la 3ème zone, qui est la zone bleue (gain entre 5 et 10 et effort entre 5 et 10). Dans cette zone, les efforts et les gains sont importants. Les éléments doivent donc être réfléchis et planifiés. 

Enfin, la 4ème et dernière zone est la zone rouge (gain entre 0 et 5 et effort entre 5 et 10). Tous les éléments qui atterrissent ici ne méritent pas notre temps ou notre attention, car ils requièrent beaucoup d’effort pour peu de résultats. 

Ce sont donc les 4 façons d’approcher les éléments que l’on place dans cette matrice de gestion des priorités.

 

Les limites de cette matrice de gestion des priorités

Maintenant même si cette matrice paraît tout à fait logique, elle comporte tout de même un défaut. Et ce défaut c’est de ne pas tenir compte du fait que nous sommes généralement mauvais à évaluer les gains potentiels et efforts nécessaires pour accomplir un travail donné. 

Parfois, on pense qu’une tâche va nous prendre peu de temps et l’on se retrouve finalement à passer plusieurs heures dessus. On peut aussi bloquer 2-3h dans notre calendrier en pensant qu’un travail sera chronophage alors qu’en réalité il ne nous prend que quelques minutes. Parfois, on pense qu’une action va nous être énormément bénéfique alors que dans les faits elle ne nous apporte rien et parfois on va penser qu’une action est peu bénéfique alors qu’elle a un gros potentiel.

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Nous sommes donc mauvais à estimer ces choses.

Le risque si l’on applique la matrice tel quel c’est de se retrouver avec beaucoup trop de travail à considérer, à planifier ou à faire immédiatement. Et comme vous pouvez vous en douter, c’est signe de surcharge de travail et d’inefficacité.

 

Compenser les limites de cette matrice

Pour éviter cela, il suffit de modifier légèrement la matrice gains/efforts pour qu’elle fonctionne.

Elle devrait donc plutôt ressembler à cela : 

Comme vous pouvez le voir, vous avez plus de chance de tomber sur la case “laissez tomber” et c’est une bonne chose. 

En utilisant cette matrice améliorée, cela vous permet d’être intransigeant sur le travail que vous accomplissez et la qualité de votre gestion des priorités. Vous pouvez vous concentrer plus souvent sur ce qui vous apporte le plus de gain possible avec un minimum d’effort.

Donc si l’on reprend notre exemple, voilà comment se positionnent nos idées dans cette nouvelle matrice. 

Gestion des priorités : la matrice gains/efforts pour mieux décider

Ainsi, voit-on ici qu’on se retrouve à abandonner l’idée de produire une formation. On constate que participer à un évènement mérite un peu plus de considération de notre part avant d’être définitivement validé.

 

En conclusion sur cette technique de gestion des priorités

Ainsi, la matrice gains/efforts peut-elle paraître un peu radicale. Cependant, elle nous permet de décider efficacement du travail à accomplir que ce soit à titre individuel ou en groupe.

Pour rappel, voilà les 4 grandes étapes de cette matrice de gestion des priorités : 

  1. Listez les éléments
  2. Notez chaque élément en fonction de leur gain et effort 
  3. Placez les éléments dans la matrice 
  4. Décidez en utilisant les 4 cas de figure possibles

 

En complément n’hésitez pas à consulter cet article sur la gestion du temps et des priorités : Gestion du temps et des priorités au travail : une méthodologie

 

Bio : Simon Cavé est le fondateur d’Everlaab, le blog minimaliste dédié à tous les passionnés de productivité et de performances mentales. Il interviewe régulièrement des personnalités (millionnaires, astronaute, agent de la CIA, etc.). 


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