Pour gagner du temps et optimiser la performance de l’entreprise, il est essentiel de maîtriser l’emploi du temps dans la gestion de projet et le management d’équipe. La matrice Eisenhower est notamment un outil incontournable pour assurer la gestion du temps et d’organisation. Il permet de gérer les tâches de manière à être plus productif et plus efficace grâce à ses quadrants qui facilitent l’aide à la prise de décision et la détermination des priorités.

Simple d’utilisation, la matrice Eisenhower permet ainsi d’organiser les tâches à accomplir mais également d’optimiser le temps dans leur réalisation. Que ce soit pour l’entreprise ou au sein d’une équipe, cet outil est utilisé pour améliorer la performance et gagner en productivité.

En effet, la matrice Eisenhower permet de prioriser les tâches ainsi que les activités en se référant à deux variables simples, l’urgence et l’importance. Imaginé par Dwight David Eisenhower, cet outil constitue un cadre simple permettant la hiérarchisation des tâches et la gestion des charges de travail. Ce dernier affirmait : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important. »

Cette matrice est également appelée Eisenhower Box ou encore la matrice urgent-important. Il s’agit d’une approche qui a fait l’objet de plusieurs études autour de la définition des objectifs et de la gestion du temps. La matrice Eisenhower met tout simplement en pratique l’évaluation du degré d’urgence et d’importance des tâches. Voici tout ce qu’il y a à savoir sur cet outil de gestion des priorités, du temps et d’organisation.

 

Qu’est-ce que la matrice Eisenhower ?

Avant son utilisation en management, la matrice Eisenhower était un outil de stratégie militaire redoutable. Dwight D. Eisenhower, 34^e président des Etats-Unis, l’a notamment imaginé pour gagner en productivité dans tous les domaines possibles. Cet outil permet ainsi de prioriser les tâches en fonction de deux axes : importance et urgence. Ce qui permet de distinguer 4 quadrants dans la matrice Eisenhower.

1. Les tâches importantes et urgentes ;
2. les actions importantes, mais non urgentes ;
3. les tâches non importantes, mais urgentes ;
4. les actions non importantes et non urgentes.

La priorité absolue est ainsi attribuée aux tâches qui sont les plus importantes et les plus urgentes. Les tâches qui ne figurent pas dans les objectifs prioritaires peuvent être remises à plus tard ou abandonnées lorsqu’elles sont réellement inutiles. Pour cela, il est important de faire la différence entre l’urgence et l’importance. Ce qui est urgent nécessite notamment une attention immédiate tandis que ce qui est important fait référence aux activités qui permettent d’avancer, de créer de la valeur et d’atteindre un objectif.

En matière de stratégie et de management, la matrice Eisenhower s’applique dans plusieurs domaines, notamment en gestion du temps, organisation de travail ou encore pour la prise de décision. Cette matrice amène ainsi l’équipe à mieux s’organiser et à optimiser leur temps pour être plus productif.

 

Fonctionnement de la matrice Eisenhower

La matrice Eisenhower est un outil pratique qui permet de répartir les tâches suivant leur degré d’urgence et d’importance. Cette approche sert ainsi à planifier, programmer, déléguer et hiérarchiser les tâches et les activités suivant quatre axes.

 

Les tâches importantes et urgentes

Il s’agit des tâches à traiter en priorité. Lorsque l’importance et l’urgence d’une tâche est confirmée, il est nécessaire de la réaliser le plus rapidement possible. Ce type de tâche présente généralement des conséquences immédiates lorsqu’il n’est pas traité à temps ou remis au lendemain. Pour cela, il est important de réaliser une estimation sûre et juste pour assurer une répartition efficace des tâches à accomplir.

Les tâches importantes et urgentes sont celles qui nécessitent une décision rapide ou une intervention immédiate. Elles peuvent découler de circonstances imprévues et avoir des conséquences qui peuvent retarder l’avancement d’un projet. Il s’agit également des tâches qui sont indispensables pour résoudre une situation urgente ou un problème urgent. Ce sont les tâches qui vous permettront d’atteindre vos objectifs. Nous devons nous occuper personnellement de ces tâches.

 

Les tâches importantes mais pas urgentes

Ces tâches concernent les tâches importantes qui peuvent être réalisées plus tard. Elles ne sont pas à exécuter dans l’immédiat et doivent être planifiées dans le temps suivant les circonstances. Toutefois, il est nécessaire de bien les programmer pour assurer une bonne organisation. Ces tâches aident notamment à l’atteinte des objectifs mais sont souvent négligées en passant ce qui est urgent avant les tâches importantes.

Au sein de l’entreprise, il peut s’agir de la préparation d’un plan d’action, la mise en place d’une étude de marché ou encore d’un business plan. En management d’équipe, ces tâches concernent généralement le suivi des équipes, les séances de coaching ou de formation.

 

Les tâches urgentes mais pas importantes

Les tâches non importantes mais qui sont urgentes sont de manière générale les petites tâches qui perturbent l’avancement du projet. Pour le manager, il peut s’agir des tâches qui ne sont pas importantes pour lui mais qui le sont pour les autres. Ces tâches requièrent tout de même une attention immédiate car elles peuvent entraîner des conséquences négatives.

Pour agir de manière efficace, il est nécessaire de bien s’organiser et de mettre en place une bonne communication. Le manager doit ainsi déléguer ses tâches au maximum. Il peut notamment s’agir d’une réponse à un mail urgent, d’un appel téléphonique, etc. L’urgence du traitement de ces tâches peut affecter la performance globale et engendrer des conséquences néfastes pour toute l’équipe.

 

Les tâches ni urgentes ni importantes

Ces tâches sont celles qui perturbent votre organisation alors qu’elles ne sont ni importantes ni urgentes. Elles concernent les éléments qui vous font perdre du temps ainsi que les tâches inutiles. Pour gérer ce type de tâches, il est nécessaire de les éliminer. Cela permettra notamment de se concentrer sur les tâches importantes et de réduire le stress. Il peut s’agir des distractions inutiles ou des activités improductives.

 

Utilisation de la matrice Eisenhower 

La matrice Eisenhower se base sur deux axes qui permettent de définir l’importance et l’urgence des tâches à accomplir. Les tâches importantes sont notamment celles qui font avancer l’entreprise ou l’équipe. Leur importance impacte d’autres éléments et apporte de la valeur ajoutée. Quant aux tâches urgentes, ce sont celles qui nécessitent une intervention immédiate. Elles reposent notamment sur le temps de réalisation et les conséquences immédiates qu’elles peuvent engendrer.

Il est important de tenir compte des priorités et de mettre en place un planning qui permet de réaliser les tâches importantes et urgentes. Pour remplir la matrice, il est notamment nécessaire de faire preuve d’objectivité et de se référer à des éléments concrets et factuels :

1. Lister les tâches (Checklist);
2. Poser les questions relatives à l’importance et à l’urgence d’une tâche ;
3. Classer les tâches suivant leur degré d’importance et d’urgence.

Dans le cadre de l’élaboration d’une stratégie ou en management d’équipe, la matrice Eisenhower permet de déterminer avec précision l’ordre de priorité des tâches quotidiennes. Il s’agit également d’un outil qui permet de distinguer les tâches à déléguer et les actions à réaliser. L’objectif est de maîtriser son temps et s’assurer de réaliser les tâches qui permettront de progresser.

 

Avantages et limites

La matrice Eisenhower s’applique aussi bien dans la vie professionnelle que dans la vie quotidienne. Elle permet de gérer son temps, de mieux s’organiser et de donner une priorisation aux tâches. Cet outil facilite également la prise de décision et rend plus productif. Elle permet ainsi de donner la priorité aux tâches importantes et de prendre le temps de réaliser celles qui en sont moins.

La matrice Eisenhower présente également l’avantage de donner la priorité aux tâches urgentes et de les déléguer autant que possible. En fonction du temps disponible et du degré d’importance d’une tâche, le manager peut notamment décider de la déléguer à un collaborateur. Le but est de gagner du temps et contrôler sa charge de travail.

La simplicité et l’accessibilité de cette méthode permettent de déterminer rapidement lorsque les tâches sont importantes et urgentes. Toutefois, il est nécessaire de bien cerner les différences entre urgence et importance pour pouvoir trier toutes les tâches. Le manque de graduation constitue entre autres une des limites principales de la matrice Eisenhower. Le classement des tâches repose uniquement sur deux critères : les tâches urgentes et les tâches importantes. Ce manque de graduation rend l’analyse subjective et ne permet pas de déterminer les nuances entre les tâches d’une même case.