Savoir déléguer : responsabiliser ses équipes en 4 étapes

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Savoir déléguer consiste à responsabiliser. L’art de responsabiliser ses équipes serait l’art de les rendre conscientes de leurs obligations ou nécessités morales, d’y répondre et de s’en porter garant. En d’autres termes, le rôle du manager serait d’amener ses équipes à faire ce qu’elles ont à faire par elles-mêmes.

C’est une des clés du management et de la gestion d’équipe. Nous ne pouvons pas tout assumer. Nous devons donc savoir déléguer ou amener nos équipes à se responsabiliser par elles-mêmes. Des équipes responsables soulageront notre charge de travail. De plus, elles seront plus motivées, car elles auront le sentiment d’avoir de l’impact sur leur environnement tout en se sentant importantes. Responsabiliser ses équipes constitue un des fondamentaux du management d’équipe. Cela permet de gagner du temps tout en permettant de motiver l’équipe.

Pour responsabiliser ses équipes et savoir déléguer, nous avons quelques actions à mettre en œuvre. Selon moi, il y a 4 étapes essentielles.

 

 

1 – Mettre en place une relation de travail +/+

Le premier point pour responsabiliser ses équipes et savoir déléguer efficacement est de mettre en place une relation de travail +/+ ou d’adulte à adulte. En d’autres termes, il faut mettre notre collaborateur au même niveau que nous à travers un management de proximité. Ce mode de management permet notamment d’assurer l’encadrement de l’équipe et de faciliter la prise de décision.

 

Plusieurs types de relations

La relation manager/employé peut déséquilibrer la relation. Le manager peut être un peu comme le père de famille et l’employé comme son enfant. Nous sommes donc dans une relation déséquilibrée que l’on appelle adulte/enfant ou que l’on symbolise par +/-. D’autres fois, si le manager manque de confiance face à un employé, nous pouvons être dans une relation — /+. Enfin, si les 2 personnes sont dans un manque de confiance, nous sommes dans une relation -/-.

+/-, -/+, -/-, sont 3 relations déséquilibrées et il est essentiel de sortir de ces styles de management. La position +/+ est la plus profitable pour tous. C’est un prérequis pour la mise en place de la responsabilisation et de la proximité avec les équipes. En effet, chacun se comporte en adulte et chacun a confiance en soi. 

 

Comment mettre en place le +/+

Le chef d’équipe jouera un rôle essentiel dans l’encadrement de son équipe au quotidien. Pour cela, il devra mettre de côté son égo qui pourrait écraser le collaborateur et faire basculer la relation dans le +/-. Le plus important sera de considérer ses équipes comme des adultes et les mettre en confiance pour qu’elles soient en +. Il devra aussi gérer les égos des autres pour qu’ils ne soient pas trop forts avec une communication efficace. Si tel était le cas, une rencontre en individuel permettra de poser la problématique, d’expliquer ses attentes et de clarifier la situation. Si cela n’entraîne pas une baisse de l’égo de l’autre, des formations de développement personnel pourront l’aider.

En plus de compétences managériales requises, il faudra aussi former les équipes à mieux gérer les conflits et à la technique de la Communication Non Violente pour que les relations puissent se passer en bons termes. Elles ne doivent pas faire -/+, +/- continuellement.

Une fois le positionnement adulte/adulte mis en place, chacun est dans la bonne posture managériale et la relation est optimale pour que chaque collaborateur soit en mesure de prendre ses responsabilités. En effet, c’est bien le comportement adulte qui est responsable.

 

2 – Mettre en place la confiance

Afin de responsabiliser ses collaborateurs et savoir déléguer, il faudra aussi une relation de confiance entre le manager et les équipes. En effet, prendre ses responsabilités, c’est répondre à ses obligations et les assumer au sein de l’équipe. Nos équipes doivent donc être dans une situation où elles se sentiront en confiance pour agir et assumer leur responsabilité.

Pour cela, il faut travailler sur le relationnel. En tant que managers, nous devons bien comprendre nos équipes. Si elles se sentent comprises et acceptées, elles se sentiront plus en confiance. Ainsi, être un bon manager c’est comprendre les émotions de nos équipes et savoir y réagir. Il faudra aussi prendre le temps de rencontrer chaque membre de l’équipe en individuel de manière formelle et moins formelle pour prendre le temps de les écouter.

Etre un bon manager c’est également agir de manière exemplaire. En effet, nous montrerons la voie et les bonnes aptitudes managériales. Les équipes pourront donc se baser sur nos comportements pour savoir comment agir et réagir suivant les situations. Un bon manager agit souvent comme un phare dans le brouillard.

Mettre en place un cadre de confiance renvoie aussi à la notion de cohésion d’équipe. Je vous laisse consulter mon article sur ce sujet. En effet, la cohésion d’équipe est présente lorsque la confiance est présente. Créer et développer la cohésion d’équipe c’est créer et développer de la confiance au sein de l’équipe.

 

3 – Faire définir les objectifs et les plans d’action par ses équipes

Grâce à un management adapté comme une relation d’adulte à adulte, la confiance est en place. Maintenant, pour responsabiliser ses équipes et savoir bien déléguer, il va falloir les amener à s’engager sur des objectifs. Pour cela, rien de mieux qu’une bonne séance de coaching pour mettre nos équipes en dynamique !

Notre objectif en tant que manager-coach est que chaque individu ou que le groupe se fixe par lui-même ses propres objectifs. De cette manière, l’implication et la responsabilisation seront totales. Si nous imposons les objectifs, le groupe ou l’individu pourrait ne pas être en accord et finalement, les accepter uniquement par ce qu’ils n’ont pas le choix.

 

L’objectif ne nous appartient pas

Cela signifie que le groupe ou l’individu pourraient fixer des objectifs différents de ce à quoi nous avions pensé. Il faudra donc l’accepter surtout que cela n’est pas une mauvaise chose :

• Le groupe ou l’individu sont plus proches de leurs problématiques que nous. Si la responsabilisation porte bien sur leurs domaines, ils connaitront mieux que nous les problèmes et donc les solutions. Leurs solutions peuvent donc être meilleures.
• Le manager ne sait pas tout sur tout. Sa solution n’est pas forcément la plus adaptée.
• Il est préférable d’avoir une équipe complètement impliquée et responsabilisée sur un objectif différent ou incomplet que pas motivée du tout sur le bon objectif (encore une fois, il n’est pas certain que notre objectif soit le bon même en tant que managers expérimentés). Si nous pensons vraiment que l’objectif fixé est incohérent, nous pouvons l’évoquer auprès des équipes en toute bienveillance.
• L’erreur fait partie de l’expérience et de la montée en compétence. Au pire, l’équipe aura appris de cette expérience pour gérer les situations difficiles à l’avenir.

 

Comment faire définir l’objectif et les plans d’action par ses équipes ?

Je vous laisse prendre connaissance de mon article sur une méthode de coaching. Pour rappel, les grandes étapes sont :

• L’équipe ou l’individu exprime la problématique = comprendre la situation.
• L’équipe ou l’individu exprime leurs ressentis (leurs émotions) = comprendre l’état d’esprit des individus et ce qui peut les bloquer (voir les émotions et comment y réagir)
• Reformuler le constat et les ressentis pour s’assurer avoir bien compris = donne le sentiment d’avoir été compris ou la possibilité de s’exprimer à nouveau après les mises en situation.
• Demander : « et maintenant, que comptez-vous faire ? », « et maintenant, que comptes-tu faire ? »
• Faire confiance et laisser le temps à l’équipe ou à l’individu de réfléchir et de déterminer un objectif = étape importante dans la responsabilisation. Si les équipes ou l’individu ne trouvent pas tout de suite, il est possible de leur laisser plusieurs jours pour réfléchir et organiser une nouvelle rencontre.
• Une fois l’objectif ou les objectifs fixés, il faudra adopter un style de management efficace pour envisager les différentes pistes et réflexions à mener pour l’atteinte des objectifs.

 

4 – Normaliser les responsabilités

Enfin, selon moi, la dernière étape pour responsabiliser chaque membre de son équipe et savoir déléguer est de normaliser les comportements responsables. En effet, si à chaque fois que le groupe ou qu’un individu prend ses responsabilités nous lui donnons de la reconnaissance, le félicitons ou le mettons en avant, cela aura pour effet de rendre la responsabilisation exceptionnelle et de développer la performance de l’équipe.

À long terme, avoir des équipes responsables doit être quelque chose de normal. Sinon, le risque serait de rendre la responsabilisation comme exceptionnelle et donc comme une action qui n’est pas obligatoire. Ce comportement, en le normalisant, devient incontournable et quotidien.

C’est l’exemple de l’entreprise FAVI. Une personne devait venir, mais sans nouvelles de sa part, tout le monde a fini par rentrer chez soi. Le téléphone sonna et la femme de ménage, unique personne sur place, décrocha. C’était la personne en question qui avait eu un contretemps et qui attendait à l’aéroport. La femme de ménage prit les clés d’une voiture de l’entreprise pour aller la chercher. Elle n’en dit jamais rien au point que le directeur de l’usine mit très longtemps à savoir qui était allé chercher l’invité. Il ne la remercia jamais et elle n’attendait rien. Dans une entreprise libérée, où responsabiliser ses équipes est un acte fort, c’est normal.

Ainsi, pour motiver et encourager, un manager performant doit donner de la reconnaissance au début. Progressivement, il faudra en donner de moins en moins pour rendre la responsabilisation normale.

 

Responsabiliser ses équipes permet d’avoir des comportements adéquats. Les équipes vont faire des erreurs. Ceci fait partie de l’apprentissage. Qui n’est jamais tombé en apprenant à marcher ?

Ainsi, devons-nous travailler sur nous pour apprendre à accepter les erreurs. Sanctionner à la moindre erreur aurait pour conséquence de briser la confiance, de casser la relation +/+ et donc d’empêcher de responsabiliser ses équipes.

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.