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Dans le monde professionnel, savoir déléguer est une compétence indispensable pour tout manager souhaitant optimiser la productivité de son équipe. Cela consiste à responsabiliser les membres de l’équipe en les rendant conscients de leurs obligations et en les encourageant à y répondre par eux-mêmes. En d’autres termes, le rôle d’un manager est d’amener ses collaborateurs à agir de manière autonome et proactive.

La délégation est l’une des clés du management et de la gestion d’équipe. En réalité, il est impossible de tout assumer soi-même. Par conséquent, il est crucial de savoir déléguer ou d’encourager les membres de l’équipe à prendre des responsabilités. Non seulement cela allégera la charge de travail du manager, mais cela motivera également les collaborateurs, car ils se sentiront importants et auront l’impression d’avoir un impact sur leur environnement professionnel.

La responsabilisation de l’équipe constitue ainsi l’un des fondements essentiels du management d’équipe. Elle permet d’économiser du temps tout en favorisant la motivation et l’implication des membres de l’équipe.

Pour mettre en place une délégation efficace et responsabiliser son équipe, plusieurs actions peuvent être mises en œuvre. Selon moi, il existe quatre étapes clés qui permettent de faciliter ce processus.

 

1. Mettre en place une relation de travail équilibrée

Le premier élément clé pour responsabiliser son équipe et savoir déléguer réside dans l’établissement d’une relation de travail équilibrée et adulte à adulte. Il est essentiel de positionner nos collaborateurs sur un pied d’égalité en adoptant une approche de management de proximité. Ce style de management favorise un encadrement optimal de l’équipe et facilite la prise de décisions.

 

Les différents types de relations

La relation entre le manager et l’employé peut parfois entraîner un déséquilibre dans la dynamique. Le manager peut se retrouver dans un rôle semblable à celui d’un parent, tandis que l’employé est perçu comme un enfant.

Cette relation déséquilibrée est symbolisée par un schéma adulte/enfant ou un signe +/- . Dans d’autres cas, si le manager manque de confiance en soi, la relation peut être représentée par un signe -/+. Enfin, si les deux parties manquent de confiance mutuelle, nous sommes face à une relation -/-.

+/-, -/+, -/- : ces trois types de relations déséquilibrées doivent absolument être évités. La position la plus bénéfique pour tous est celle de l’équilibre, symbolisée par le signe +/+. C’est une condition préalable essentielle à la mise en place de la responsabilisation et de la proximité avec l’équipe. En effet, chaque individu se comporte en adulte responsable et possède une confiance en soi suffisante.

 

Comment instaurer le +/+

Le chef d’équipe joue un rôle crucial dans l’encadrement quotidien de son équipe. Pour ce faire, il doit mettre de côté son ego qui pourrait écraser le collaborateur et entraîner une relation de type +/- . Il est primordial de considérer ses collaborateurs comme des adultes responsables et de les mettre en confiance afin de favoriser une relation de type +/+.

La gestion des egos des autres membres de l’équipe est également importante, en utilisant une communication efficace. Si nécessaire, une réunion individuelle permettra de discuter de la problématique, d’exprimer les attentes et de clarifier la situation. Si cela ne suffit pas à réduire l’ego de l’autre personne, des formations en développement personnel pourront être envisagées.

Outre les compétences managériales requises, il est également important de former les équipes à la gestion des conflits et à la technique de la Communication Non Violente afin de favoriser des relations harmonieuses. Il est crucial d’éviter les interactions de type -/+, +/- de manière constante.

Une fois que la posture adulte/adulte est établie, chaque membre de l’équipe se trouve dans une position optimale et la relation est propice à ce que chaque collaborateur puisse assumer ses responsabilités. En effet, c’est le comportement adulte qui favorise la prise de responsabilité.

 

2. Établir une relation de confiance

Afin de responsabiliser les collaborateurs et de savoir déléguer, il est crucial d’établir une relation de confiance solide entre le manager et son équipe. En effet, assumer ses responsabilités implique de répondre à ses obligations et de les assumer au sein de l’équipe. Par conséquent, l’équipe doit se sentir en confiance pour agir et prendre des responsabilités.

Pour y parvenir, il est nécessaire de travailler sur le volet relationnel. En tant que managers, nous devons bien comprendre notre équipe. Lorsqu’elle se sent comprise et acceptée, elle gagne en confiance. Par conséquent, être un bon manager implique de comprendre les émotions de notre équipe et de savoir y réagir. Il est également important de prendre le temps de rencontrer individuellement chaque membre de l’équipe, de manière formelle et informelle, afin de leur donner l’occasion de s’exprimer.

Être un bon manager signifie également agir de manière exemplaire. En effet, nous devons montrer l’exemple et adopter de bonnes pratiques managériales. Les équipes pourront ainsi se baser sur nos comportements pour savoir comment agir et réagir dans différentes situations. Un bon manager est souvent un guide fiable dans un environnement parfois incertain.

La mise en place d’un climat de confiance est également liée à la notion de cohésion d’équipe. En effet, la cohésion d’équipe est renforcée lorsque la confiance est présente. Favoriser et développer la cohésion d’équipe revient donc à créer et renforcer la confiance au sein de l’équipe.

En somme, l’établissement d’une relation de confiance solide est un pilier essentiel pour responsabiliser les collaborateurs et optimiser la délégation. Une équipe qui se sent en confiance est une équipe qui est prête à assumer des responsabilités et à agir de manière autonome.

 

3. Impliquer l’équipe dans la définition des objectifs et des plans d’action

Grâce à une approche de management adaptée, basée sur une relation adulte à adulte et une confiance établie, il est temps de responsabiliser davantage son équipe et de maîtriser l’art de la délégation. Pour y parvenir, rien de tel qu’une séance de coaching stimulante pour dynamiser notre équipe !

En tant que manager-coach, notre objectif est de permettre à chaque individu, voire au groupe, de définir ses propres objectifs. Ainsi, leur implication et leur responsabilisation seront totales. Si nous imposons les objectifs, le groupe ou l’individu risque de ne pas être en accord et de les accepter uniquement par contrainte.

 

L’objectif ne nous appartient pas

Cela signifie que le groupe ou l’individu peut fixer des objectifs différents de ceux auxquels nous avions pensé. Il est donc important de l’accepter, car cela n’est pas nécessairement une mauvaise chose :

• Le groupe ou l’individu est plus proche de ses propres problématiques que nous. S’ils sont responsabilisés dans leur domaine, ils connaissent mieux que nous les problèmes et, par conséquent, les solutions. Leurs solutions peuvent donc être meilleures.
• Le manager ne possède pas toutes les connaissances dans tous les domaines. Sa solution n’est pas nécessairement la plus adaptée.
• Il vaut mieux avoir une équipe entièrement engagée et responsable pour un objectif différent ou partiellement complet que d’avoir une équipe complètement démotivée pour un objectif « supposé » correct (encore une fois, même en tant que managers expérimentés, il n’est pas certain que notre objectif soit le meilleur). Si nous pensons réellement que l’objectif fixé est incohérent, nous pouvons en discuter avec l’équipe dans un esprit de bienveillance.
• L’erreur fait partie de l’expérience et de la progression des compétences. Dans le pire des cas, l’équipe en tirera des enseignements pour mieux gérer les situations difficiles à l’avenir.

 

Comment faire participer l’équipe à la définition des objectifs et des plans d’action ?

Les grandes étapes du coaching sont les suivantes :

• L’équipe ou l’individu exprime la problématique. Il s’agit de comprendre la situation.
• L’équipe ou l’individu exprime ses ressentis (émotions). L’objectif est de comprendre l’état d’esprit des individus et les éventuels obstacles (voir les émotions et comment y réagir).
• Reformuler le constat et les ressentis pour s’assurer d’avoir bien compris. Cela donne le sentiment d’avoir été compris ou permet aux participants de s’exprimer à nouveau après des mises en situation.
• Poser la question : « Et maintenant, qu’avez-vous l’intention de faire ? »
• Faire confiance et laisser le temps à l’équipe ou à l’individu de réfléchir et de déterminer un objectif : cette étape est cruciale pour la responsabilisation. Si l’équipe ou l’individu ne trouve pas immédiatement, il est possible de leur accorder plusieurs jours pour réfléchir et organiser une nouvelle réunion.
• Une fois les objectifs fixés, il faudra envisager les différentes pistes et réflexions à explorer en vue de les atteindre. Il s’agit donc de définir les plans d’action.

En favorisant la participation active de l’équipe dans l’établissement des objectifs et des plans d’action, nous renforçons leur engagement et leur responsabilité, ce qui facilite la délégation et permet d’obtenir des résultats plus significatifs.

 

4. Normaliser les responsabilités

 

Savoir abandonner la reconnaissance

Enfin, la dernière étape cruciale pour responsabiliser chaque membre de l’équipe et savoir déléguer consiste à normaliser les comportements responsables. En effet, lorsque nous récompensons, félicitons ou mettons en avant chaque fois qu’un individu ou le groupe prend ses responsabilités, cela crée une culture où la responsabilisation est perçue comme exceptionnelle.

À long terme, avoir une équipe responsable doit devenir la norme. Sinon, il y aurait un risque de considérer la responsabilisation comme une action facultative. En normalisant ce comportement, il devient indispensable et fait partie du quotidien.

Ainsi, pour motiver et encourager, un manager performant doit accorder de la reconnaissance au début. Progressivement, il faudra réduire cette reconnaissance afin de rendre la responsabilisation comme un comportement normalisé.

 

Un exemple concret

Un exemple concret est celui de l’entreprise FAVI. Un jour, une personne devait se rendre à l’entreprise, mais sans nouvelles de sa part, tout le monde finit par rentrer chez soi. C’est alors que le téléphone sonna et la femme de ménage, seule personne présente, répondit. Il s’agissait de la personne en question qui avait rencontré un imprévu et attendait à l’aéroport.

La femme de ménage prit l’initiative de prendre les clés d’une voiture de l’entreprise pour aller la chercher. Elle ne mentionna jamais cet acte, au point que le directeur de l’usine mit beaucoup de temps à découvrir qui était allé chercher l’invité. Il ne la remercia jamais, et elle n’attendait d’ailleurs rien en retour. Dans une entreprise libérée, où la responsabilisation de l’équipe est une valeur forte, de tels actes sont considérés comme normaux.

 

 

Savoir déléguer et responsabiliser son équipe sont des éléments clés pour favoriser des comportements appropriés. Il est important de reconnaître que des erreurs peuvent survenir, car elles font partie intégrante du processus d’apprentissage. Après tout, qui n’est jamais tombé en apprenant à marcher ?

En fin de compte, savoir déléguer et responsabiliser son équipe permet de développer un environnement de travail épanouissant, où chacun se sent valorisé et impliqué. Cela favorise la croissance personnelle et professionnelle des membres de l’équipe, ainsi que la réussite collective de l’organisation.

 

Julien Godefroy

Auteur du livre « Prendre un poste de manager : 87 techniques pour développer son leadership et engager ses équipes » (Ed. Eyrolles 2023)
Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, livres, formations en ligne et coachings. Besoin d’échanger sur des questions de management ? Cliquez ici pour prendre rendez-vous