À l’instar de la liste des choses à faire ou de la to-do-list, la checklist énumère « une liste de choses à faire » tout en permettant de cocher ce qui est effectué au fur et à mesure. 

La checklist est assimilable aux tableaux de bord et permet de ne rien oublier. 

Il s’agit d’un outil classique du quotidien permettant de mieux s’organiser et surtout de mener certaines actions à bien et de réaliser des tâches que nous devons réaliser depuis maintenant quelques jours. 

Sur un post-it, dans un carnet, sur un bout de papier, par l’intermédiaire des applications mobiles ou des logiciels de gestion, la checklist est un outil indispensable qui présente non seulement de nombreux avantages, mais qui est surtout très facile d’utilisation.

 

Qu’est-ce qu’une checklist ? 

La checklist est l’outil par excellence des professionnels et des particuliers. Autrement dit, la checklist est utile à tous.

 

La checklist est particulièrement adaptée à certains secteurs d’activité

Dans le dictionnaire, le terme checklist est associé au contrôle. Cela fait donc référence à une liste de vérification. Elle est particulièrement adaptée à certains secteurs d’activité.

 

L’aéronautique

La checklist est un outil traditionnellement utilisé dans le secteur du transport aérien. Par mesure de sécurité, le personnel prend des notes concernant chacune des étapes afin de pouvoir « cocher » les tâches effectuées et passer à l’étape suivante. Planning du vol, heure de décollage, heure d’atterrissage, descente, état du kérosène, pilotage automatique… La checklist permet de déterminer une liste de vérification comprenant les différentes étapes effectuées lors d’un vol.

 

La santé

À noter que la checklist est aussi utilisée dans le domaine de la santé. Les informations relatives au patient doivent être « consignées » au fur et à mesure de l’évolution de son état de santé. Son « avancement » est ainsi connu de l’ensemble du personnel et notamment de celui qui intervient durant la nuit. 

La checklist est cependant utile pour de nombreuses entreprises, et ce, quel que soit leur secteur d’activité.

 

La checklist est pluridisciplinaire

Élaboration des processus d’entreprise, automatisation des process, langage de programmation, gestion des documents, gestion de projets, gestion des bugs et logiciels malveillants, guide de style de gestion de contenu, travail collaboratif… la checklist est d’une précieuse utilité qu’il s’agisse de la préparation d’un webinaire ou de la préparation d’un reporting par suite d’une réunion importante.

 

La checklist s’adapte à n’importe qui

Elle apporte une grande visibilité et une certaine clarté. 

Que vous soyez entrepreneur, salarié ou mère au foyer, vous pouvez vous aider d’une checklist. Elle est particulièrement adaptée aux professionnels, par exemple lors des réunions, et/ou dans le cadre d’une gestion de projet. 

Freelance, startup, petite ou moyenne entreprise… Nous avons tous besoin de la checklist, et ce, quel que soit notre business model !

 

La checklist est pratique et adaptée

Il s’agit de l’un des outils collaboratifs (ou personnalisés) classiques permettant de prendre des notes dans le désordre, afin de vérifier que différents éléments ont été pris en compte.

Workflow, démo, content management ou CMS, codage HTML, intégration Google Play, processus métier et automatisation des processus de recrutements (RH), cycle de vie du produit, import des données, gestion du backend ou du front-end, campagne emailing, droit d’accès, web Analytics…

La checklist est propre à chaque domaine, cœur de métier, service. Sa configuration est aussi variable que les innombrables problèmes que nous pouvons rencontrer dans notre vie professionnelle et s’adapte à toute situation.

 

Les fonctions de la checklist sont multiples

Votre checklist peut également être conçue par l’intermédiaire d’un email, partagée sur Facebook, ou twitter et s’intégrer à votre communication auprès de vos clients afin de montrer les progrès de votre entreprise (par exemple concernant le développement de certaines fonctionnalités).  

La checklist peut également s’avérer utile afin de rédiger un tutoriel d’utilisation ou un « user manual » à destination de vos clients.

 

Les exemples de templates 

Sur le moteur de recherche Google ou via Play store, vous trouverez de nombreux modèles de checklists et Template propres à certains secteurs d’activité et prêts à être téléchargés sur votre téléphone, tablette, ordinateur ou iPad. Vous pourrez prendre exemple sur la dernière version en ligne qu’elle soit gratuite ou payante.

 

 

L’intérêt des checklists et leur mise en pratique

Qu’il s’agisse de sa liste de shopping ou des tâches à réaliser dans le cadre de l’organisation d’un évènement, la checklist, la liste des choses à faire ou la to-do-list permet de « cocher ».

 

Un outil d’organisation

La checklist est un outil qui facilite notre vie. Tous les professionnels l’utilisent, car c’est un outil indispensable à l’organisation quotidienne. 

L’intérêt est d’indiquer les tâches à effectuer et de pouvoir contrôler les tâches effectuées, éventuellement par ordre d’importance.

 

Allègement de la charge mentale

Créer des formulaires de contact, recruter des développeurs, gérer les bugs de l’intranet, mettre à jour les sauvegardes, créer une base CRM, réparer l’imprimante, optimiser le site de e-commerce, suivre une formation Photoshop… La checklist est absolument indispensable afin d’alléger notre charge mentale et de dormir sur nos deux oreilles.

 

Verba volant, scripta manent (les paroles s’envolent, les écrits restent)

Votre checklist peut aussi servir d’archive. Il s’agit là de l’un des nombreux avantages des écrits. Dès lors que vos checklists sont consignées dans un carnet, vous pouvez réutiliser certaines informations afin de créer de nouvelles checklists. Elles peuvent également être utiles pour lister les missions que vous déléguez à vos collaborateurs et garder en mémoire ce que vous leur avez demandé.

 

La checklist pour ne rien oublier

Vous pouvez utiliser la checklist à n’importe quel moment. En prévision d’un voyage, d’un évènement, d’une séance de shopping, d’une réunion professionnelle… L’objectif est d’utiliser cette checklist afin de ne rien oublier. De plus, vous pouvez enregistrer les informations dans le cloud, par exemple sur Google Drive.

 

 

Comment « faire une checklist » ? 

Les FAQ de la checklist peuvent s’avérer nombreuses. Comment faire une checklist ? Quelles informations mentionner ? Quels outils utiliser ? Pas de panique ! La checklist est un outil très facile d’accès. Nul besoin d’être un développeur expérimenté ni de connaitre tous les détails des langages de programmation. Il ne s’agit pas d’un outil technique. L’interface de la checklist est une interface très simple. Il s’agit de votre mobile app, d’un post-it ou d’un logiciel que vous avez téléchargé sur votre ordinateur.

 

Une checklist par domaine d’activité

Vous pourriez avoir besoin de distinguer les checklists personnelles des checklists professionnelles, de séparer celles relatives à votre compatibilité de celles concernant la prospection client. Bien que la checklist ne soit pas nécessairement ordonnée et qu’elle puisse regrouper différents aspects de votre vie, il est parfois nécessaire de compartimenter.

 

Les logiciels de gestion des tâches

Trello, OneNote de Microsoft Office… il n’existe pas un logiciel de gestion des tâches en particulier qui serve de référence en la matière. De tels outils permettent de faciliter la gestion de projet en général. 

Certains logiciels vous proposent même des démos. Ils vous invitent à programmer l’envoi de notifications. Ceci, afin de réaliser telle ou telle tâche à tel moment de la journée. De tels outils s’avèrent donc idéaux pour un manager de projet, car ils facilitent grandement le travail d’équipe.

 

Comment utiliser les logiciels de gestion des tâches

Concernant les applications ou les logiciels que vous avez choisis en raison de leur praticité, il suffit de vous connecter, d’entrer votre mot de passe et votre nom d’utilisateur puis d’ouvrir un fichier afin de commencer à « lister la liste de choses à faire ».

La mise en forme est normalement déjà préconfigurée. Une fois la liste accomplie, vous pouvez réaliser les tâches que vous vous êtes assignées et les cocher au fur et à mesure. Vous verrez, cela procure un sentiment de satisfaction immense !

 

Les limites de la checklist

Qu’il s’agisse de vos envies créatives ou de votre besoin de pragmatisme, la checklist peut vous aider à mener des actions concrètes. Cependant, la checklist se confronte rapidement à certaines limites. Il ne peut s’agir d’un outil de project management complexe. 

La checklist est actualisée au quotidien. Elle vous permet de savoir où vous en êtes dans votre travail. Il ne s’agit ni plus ni moins qu’un pense-bête permettant de répondre à la question « Que me reste-t-il à faire aujourd’hui ? » sans avoir à réfléchir ! Elle permet d’accompagner les projets, non de les construire et encore moins de planifier. 

En outre, il existe des outils de management de projet permettant d’assigner les missions, de déléguer, d’estimer les temps de tâches, et d’intégrer plusieurs personnes – il s’agit par exemple du diagramme de Gantt.