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Le défi qui s’impose le plus souvent aux managers est d’achever les projets à temps. En effet, il peut être difficile de mener des projets à terme dans les délais prévus à cause d’une mauvaise répartition des tâches ou à la mauvaise gestion du temps de travail. Pour corriger cela, de nombreux outils de gestion et de management peuvent vous aider à mener à temps vos différentes tâches. Parmi ceux-ci, nous pouvons citer le diagramme de Gantt.

Avec cet outil de gestion, vous avez la possibilité d’avoir une vue générale sur la gestion des tâches de votre entreprise. Que ce soit sur le plan matériel ou humain, vous avez la possibilité de mieux coordonner toutes vos activités.

C’est la raison pour laquelle, les gestionnaires de projets utilisent le diagramme de Gantt pour faire le suivi de leurs projets. De façon simple, cet outil de gestion permet de savoir quelle tâche doit être réalisée, quel est son délai d’exécution et qui est la personne indiquée pour le faire.

Ce que cet outil a d’exceptionnel, c’est sa lisibilité et sa compréhension. Sur le diagramme, chaque tâche est représentée par une barre et sa longueur indique le temps de son accomplissement. Vous pouvez également y retrouver toutes les informations liées à vos projets.

Découvrez dès à présent les 3 avantages à utiliser cet outil de gestion de projet ainsi que ses limites.

 

Nécessité d’utiliser cet outil de gestion de projet ou d’activité

Créé en 1910 par Henry Gantt, la mise en oeuvre de ce diagramme amène les employés à mener de bonnes réflexions. C’est à ce moment que tout se décide de façon concise et précise. Le manager ou le gestionnaire de projet attribue les tâches correspondantes à la personne qualifiée ou aux groupes qualifiés. Il définit aussi le temps de son exécution. Ce qui permet de déterminer avec exactitude et certitude si le projet est réalisable.

Lorsque toutes les ressources du projet (matérielles et humaines) sont mobilisées, le manager peut s’assurer de son achèvement. Toutefois, un diagramme bien conçu doit prévoir un plan B en cas de problèmes majeurs lors de l’exécution du projet. Et c’est la responsabilité du personnel chargé de la planification de disposer de certaines solutions pour remédier à tout problème éventuel dès le démarrage du projet.

Ce diagramme peut permettre à une organisation de prévoir tous les aspects difficiles et pratiques dans le cadre d’un management de projet. De plus, le manager peut l’utiliser pour identifier la succession des tâches qui peuvent être associées à un même projet. Ainsi, pourra-t-il mieux apprécier la tâche qui revient à chaque personne impliquée dans l’exécution d’une tâche particulière. Voici quelques avantages de l’utilisation du diagramme de Gantt.

 

3 Avantages de l’utilisation du diagramme de Gantt

 

1 – Permettre l’identification des points communs de certaines tâches d’un projet

Le diagramme de Gantt permet d’identifier avec précision les différents liens existants entre toutes les tâches d’un même projet. Cet outil de panification sert aussi à déterminer le délai des tâches ainsi que l’ordre de succession de ces tâches.

Pour cela, avant de réaliser votre diagramme, essayez d’abord d’identifier les tâches prioritaires du projet, et ensuite celles secondaires. Toutefois, n’essayez pas de concevoir un plan de projet qui vous amènera à lancer simultanément toutes vos activités.

Après avoir conçu et identifié les différentes activités concernant votre projet, vous pouvez commencer à concevoir votre diagramme. Par ailleurs, une bonne planification de votre projet permet d’avoir une parfaite compréhension de tout l’organigramme des activités.

Une fois le diagramme finalisé, vous pouvez identifier clairement tous les points communs à vos différentes activités. Cela permet de savoir les équipes ou les personnes qui doivent communiquer afin d’assurer l’exécution efficace du projet ou de la tâche. Ce qui permettra à une autre équipe ou à un employé d’entamer la tâche correspondante à accomplir. Cette façon de travailler permet une bonne coordination des tâches à effectuer pour arriver à finaliser tout le projet.

Cet outil de gestion vous donne la possibilité d’analyser et de suivre parfaitement la productivité de votre personnel. Elle permet surtout d’évaluer le temps d’accomplissement de chaque activité.

 

2 – Être en mesure d’évaluer vos projets dans le délai fixé

Une fois le diagramme de Gantt réalisé, vous avez la possibilité de vérifier ou d’évaluer la performance des employés. Vous pouvez contrôler de façon efficace les avancées réalisées sur votre projet. Avec un tel suivi, vous pourrez évaluer le niveau de développement selon votre cahier des charges prédéfini. Et enfin, vous avez surtout la possibilité de savoir si réellement votre projet est en retard ou en avance.

Ce diagramme vous permet d’avoir le pourcentage exact de la phase exécutive de l’avancée de votre projet. De plus, vous avez la capacité de mettre à jour toutes les tâches sur votre diagramme. Ce faisant, vous aurez une conception générale de la gestion de votre projet.

L’analyse régulière de cet outil de gestion des projets aide beaucoup d’entreprises à mener à bien leur projet. Il est considéré comme un excellent outil pour bien gérer le délai d’exécution d’un projet. Les équipes en charge d’un projet peuvent donc suivre et planifier, grâce à ce diagramme, les jalons de votre projet. Ainsi, le rendement et l’efficacité de chaque responsable en charge d’une tâche quelconque peuvent améliorer les performances du travail en équipe.

 

3 – Orienter les équipes avec le diagramme pour les rendre productives

Le diagramme de Gantt informe en temps réel le manager ou le responsable de l’entreprise des progrès éventuels du projet. Cet outil permet de suivre et d’orienter les parties en charge de l’exécution du projet pour améliorer leur productivité. Ce qui permet d’avoir une responsabilité accrue de toutes les parties concernées par le projet.

Lorsqu’un organe est défaillant, cela peut pénaliser le travail de l’autre partie. C’est pourquoi la partie défaillante peut être redirigée. Ceci redynamisera toutes les autres parties concernées.

De plus, avec ce diagramme, les managers peuvent apprécier les ressources de travail qui sont mises à leur disposition. Il s’agit :

• de la main d’œuvre,
• des outils de travail,
• de la méthodologie de travail, etc.

En utilisant ce diagramme, vous pouvez prendre des décisions cruciales pour faire avancer vos différentes tâches. Toutefois, vous devez savoir à quel moment utiliser ce diagramme, pour ne pas empiéter sur votre travail tout entier.

 

Les limites du diagramme de Gantt

Lorsque vous êtes à la phase de planification d’un projet, ne créez pas tout de suite le diagramme de Gantt. En fait, cet outil ne vous permettra pas de prévoir ou d’envisager toutes les éventualités de votre projet. En effet, lorsque votre premier réflexe consiste à énumérer toutes les tâches possibles de votre projet ainsi que leurs durées, vous risquez d’omettre quelques tâches.

De plus, n’utilisez pas le diagramme pour essayer de gérer toutes les ressources impliquées dans votre projet. Vous devez savoir que l’utilité première du diagramme de Gantt est la détermination du temps que doit durer un projet. L’erreur serait de croire que ce diagramme peut vous aider à estimer ou comprendre le coût global de tout votre projet. En effet, votre diagramme ne vous affichera pas la ressource financière dont vous aurez besoin pour effectuer une tâche.

Enfin, n’essayez pas également de maintenir coûte que coûte le plan d’exécution de votre projet. Il est possible que certaines situations vous amènent à effectuer quelques modifications. C’est pourquoi une mise à jour régulière de votre diagramme doit s’effectuer au fur et à mesure que le travail évolue.

 

Lorsqu’une entreprise opte pour l’utilisation du diagramme de Gantt, elle veut simplement avoir une gestion claire de son projet. Cette gestion permet de cerner toutes les difficultés que peuvent rencontrer les équipes lors de l’exécution de ce projet. Par ailleurs, l’utilisation de cet outil de gestion permet de travailler dans un cadre de travail adéquat et responsable.