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Une entreprise ne peut exister sans projets. Dès lors que l’on pense à l’avenir, on se projette. On imagine dans un premier temps et on prépare dans un second temps. Pour y parvenir, il est nécessaire de s’organiser. C’est dans ce contexte qu’il est favorable d’adopter une démarche de management de projet. 

Cette organisation du travail autour de projets est utilisée pour atteindre des objectifs précis. Elle nécessite une bonne communication et une réelle coordination des tâches. 

Que vous cherchiez à lancer un nouveau produit, à développer une application ou à organiser un séminaire, il est recommandé de construire un plan de management de projet. Nous allons voir ensemble quels sont les étapes clés d’une telle démarche et les impacts pour votre organisation.

 

Qu’est-ce que le management de projet ?

 

Management de projet définition

Le management de projet se définit par un ensemble de méthodes et d’outils permettant au chef de projet et à son équipe de conduire et coordonner les tâches, dans le but d’atteindre un objectif précis. 

Un projet relève d’une démarche temporaire avec une date de début et une date de fin, qui se réalise par étape et qui débouche sur un résultat nouveau (le résultat n’est pas forcément matériel). 

Le management de projet est souvent confondu avec la gestion de projet. Il s’agit de deux démarches différentes, mais complémentaires. En effet, en plus de mettre en avant les performances techniques, contrôler les coûts et maîtriser les délais, le management de projet intègre une dimension stratégique et organisationnelle qui n’apparaît pas dans la gestion de projet. De plus, il implique une dimension humaine beaucoup plus importante. 

Le management de projet est donc composé à la fois de la gestion de projet et de la direction de projet. 

 

Le rôle du manager de projet

L’atteinte des objectifs fixés dépend directement de l’impact du manager de projet et de son leadership.

Contrairement au gestionnaire de projet qui possède surtout des compétences techniques développées, le manager de projet déploie des compétences plus larges. En effet, afin de piloter le projet de façon optimale et de garantir son bon déroulement, il devra faire appel à :

• ses compétences en gestion : maîtrise des outils de pilotage afin de contrôler les délais et les coûts (diagramme de Gantt, réseau PERT) ;
• ses connaissances techniques : compréhension des aspects techniques du métier pour mieux coordonner les acteurs ; 
• son sens du relationnel : gestion et motivation des équipes pour les faire adhérer au projet. 

Ce dernier point représente la pièce maîtresse des fonctions d’un chef de projet. Pour parvenir à mobiliser les acteurs et favoriser le travail de groupe, il devra maîtriser plusieurs aspects comme la gestion des équipes et la psychologie du travail. 

 

Les étapes clés du management par projet

 

1. Définition et planification du projet

Avant de commencer, il est important de définir la raison pour laquelle on lance le projet et de préciser son contexte. 

Ensuite, on étudie la faisabilité et on planifie les tâches en réalisant un cahier des charges. Pour cela, on élabore des objectifs concrets et mesurables, on identifie les acteurs du projet (ressources internes ou externes à l’entreprise), on fixe les coûts et les délais de réalisation. 

Il est important de scinder le projet en plusieurs phases avec des objectifs intermédiaires. En effet, cela permet d’assurer un meilleur suivi et d’identifier plus facilement les éventuels problèmes. Chaque phase sera alors organisée en plusieurs tâches et pour chaque tâche, on associera les équipes à mobiliser. 

 

2. Exécution du projet 

Cette deuxième phase du management de projet consiste à lancer les étapes planifiées pour livrer le produit, le service ou le résultat attendu. Il est important de respecter le plus possible le plan initial tout en gérant les imprévus. L’exécution du projet s’accompagne d’outils de suivi comme des logiciels de gestion ou des bases de données. De plus, cette étape s’accompagne de points réguliers lors de réunions de suivi ou de réunions de résolution de problèmes.

 

3. Suivi de projet

Cette troisième étape du management par projet se superpose dans le temps avec l’étape précédente. Il s’agit de surveiller l’avancement du projet grâce notamment à des indicateurs clés de performance (KPI). On contrôle particulièrement le respect de la qualité, des délais et des coûts. 

Lors de cette phase, on s’assure également de l’atteinte des objectifs intermédiaires et on gère les désaccords. 

En cas de problèmes, il faudra mettre en place les mesures correctives afin de maintenir le projet sur la bonne voie.

 

4. Clôture et bilan du projet

À la fin du projet, il est nécessaire de prévoir une réunion de clôture. Elle permet de vérifier sa conformité avec les objectifs initialement fixés. De plus, c’est l’occasion d’informer les équipes de l’achèvement du projet et de les remercier pour leur implication.

Le bilan s’accompagne de l’élaboration des documents de clôture comme le rapport de fin de projet ou le manuel d’utilisation (si nécessaire). Il faut s’assurer de l’archivage de la documentation et de la clôture des comptes financiers liés au projet.

Enfin, lors de cette dernière étape, c’est l’occasion de faire le point sur les succès et les échecs afin d’en tirer les leçons pour les projets futurs.  

 

Les enjeux et impacts du management de projets

 

Conduite de projet : les enjeux

Comme nous l’avons vu précédemment, les compétences du manager sont essentielles dans la réussite du projet, mais ce n’est pas tout. Le processus de management par projets présente un paradoxe majeur qu’il faudra compenser. En effet, lors du lancement les connaissances sont faibles, mais la marge de manœuvre et la capacité d’action sont fortes. À l’inverse, en fin de projet, les connaissances sont élevées, mais la capacité d’action est très restreinte (manque de temps). L’enjeu est donc d’acquérir rapidement de la connaissance pour faire les bons choix. 

De plus, le succès d’une telle démarche dépend directement de la qualité d’organisation des équipes de travail et de la permanence des contrôles. Il est donc important de maintenir une certaine rigueur du début à la fin.

Enfin, le management par projet ne peut être efficace sans l’implication des équipes. Pour favoriser le travail de groupe et motiver les acteurs, il est nécessaire notamment de mettre en place une bonne communication afin d’éviter les malentendus. 

 

Les avantages du management par projets

Les bénéfices d’un management par projets efficace sont nombreux :

• la probabilité d’obtenir le résultat souhaité est plus grande ;
• l’organisation du travail devient plus efficace ;
• les équipes se sentent impliquées et cherchent ainsi à développer leurs performances ;
• la gestion des risques permet d’éviter d’être déstabilisé en cas d’imprévus ;
• l’amélioration de la communication et le suivi permanent des étapes entraînent plus de flexibilité ;
• l’organisation du travail en mode projet améliore le respect des coûts et des délais et donc augmente la satisfaction du client ;
• l’interaction des équipes et la dynamique de groupe favorisent les innovations.

 

En résumé, le management de projet consiste à développer un environnement sain afin d’augmenter la capacité d’une entreprise à réaliser ses objectifs. 

Piloter un projet pour la première fois ou de façon récurrente nécessite d’être agile. La compréhension du processus dès le début du projet et la bonne mise en place des 4 étapes clés influencera immédiatement votre résultat final.