Organisation du travail : comment gagner en efficacité ?
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L’organisation du travail a un impact majeur sur la productivité d’une entreprise. Il s’agit alors de définir qui fait quoi et comment pour acquérir une efficacité optimale. Les formes d’organisation choisies dépendent de la configuration, du secteur, de la taille et de la culture d’entreprise. De plus, elles touchent non seulement la structure globale, mais aussi l’organisation individuelle de chaque salarié. Il ne faut donc pas la négliger.
La direction, les managers, ainsi que les responsables des ressources humaines jouent un rôle important dans l’agencement et la coordination des tâches. En effet, les stratégies qu’ils adoptent ont des répercussions immédiates sur la qualité du travail de chacun.
Pour gagner en efficacité, il est alors conseillé d’organiser le travail autour de 2 axes fondamentaux : les tâches et les équipes. Découvrons ensemble comment la gestion des ressources humaines et la gestion des tâches jouent un rôle certain dans l’organisation du travail en entreprise.
Mettre la gestion des ressources humaines au cœur de l’organisation de travail
L’organisation du travail a nettement évolué au cours de l’histoire. On parlait d’Organisation Scientifique du Travail (OST) avec l’époque du taylorisme et la division horizontale (tâche par tâche) et verticale (écart hiérarchique marqué) du travail. Le fordisme s’appuie également sur le cloisonnement et la spécialisation. Il fait alors apparaître le fameux « travail à la chaîne ».
Aujourd’hui, les nouveaux modèles d’organisation du travail reposent davantage sur l’humain. Le but étant d’améliorer les conditions de travail pour tendre vers un climat social plus sain. Pour cela, il faut se baser sur 3 principes :
- flexibilité : flexibilité des horaires, prise en compte du feedback des collaborateurs dans l’élaboration d’un projet, etc. ;
- polyvalence : enrichissement et diversification des tâches pour les collaborateurs ;
- autonomie : évolution vers une hiérarchie horizontale. Les collaborateurs sont responsabilisés, formés et prennent davantage d’initiatives.
La gestion des ressources dans l’organisation du travail a pour objectif d’impliquer les collaborateurs dans la prise de décision afin de les faire adhérer plus facilement à la culture d’entreprise. C’est dans cette optique que le management participatif se développe.
De plus, on favorise le travail d’équipe et les relations humaines pour créer une synergie de groupe. On adopte une stratégie d’amélioration des conditions de travail afin que les collaborateurs se sentent bien.
Les managers et les responsables des ressources humaines organisent alors leur gestion en fonction des demandes et besoins des salariés : télétravail, espace de coworking, participation aux réunions de service, formation, etc.
Maîtriser la gestion des tâches et du temps de travail
Une bonne organisation du travail passe par une gestion des tâches adéquate. Il s’agit alors de découper, répartir et coordonner les tâches, comme dans la gestion de projet, de façon à gagner en efficacité.
Pour une bonne répartition des tâches, il est important de prendre en compte les facteurs de motivation des collaborateurs et d’étudier leur personnalité. Certains vont être motivés par des projets nouveaux, leur apportant des compétences supplémentaires et d’autres par des projets ayant un fort retour sur investissement par exemple. La coordination des tâches nécessite, quant à elle, une excellente communication entre les membres d’une même équipe, ainsi qu’avec les autres services. Il existe certaines méthodes organisationnelles comme la méthode Scrum ou le workflow qui permettent d’organiser le travail en plaçant la satisfaction du client au cœur du processus.
L’efficacité se mesure à travers l’organisation des tâches, mais aussi à travers le temps que nous consacrons à les réaliser. De ce fait, il est important d’agir également sur l’organisation du temps de travail. Grâce à des outils de coordination et de planification du travail, comme le diagramme de GANTT ou des logiciels spécifiques, il est plus facile d’optimiser son temps. De plus, il existe une méthode d’organisation basée sur la productivité (méthode Pomodoro), entraînant un gain de temps pour chaque tâche réalisée. Enfin, il est aujourd’hui possible de synchroniser les données sur le Cloud afin qu’elles soient visibles de tous et en temps réel. La centralisation des informations permet alors de gagner en efficacité.
Les impacts de l’organisation du travail pour l’entreprise
Les bienfaits d’une bonne organisation du travail
Les résultats d’une organisation efficace se ressentent à travers le bien-être au travail des salariés ainsi que la satisfaction des clients, des partenaires sociaux et des tiers. De plus, une bonne organisation aura des impacts positifs sur :
- la visibilité et le suivi du travail des collaborateurs ;
- la productivité des équipes ;
- la rentabilité, la réduction des délais et des coûts ;
- le développement de l’autonomie et de la responsabilisation des équipes ;
- les innovations ;
- l’engagement des collaborateurs ;
- la fluidité de circulation et de partage de l’information ;
- le dialogue social ;
- la sécurité au travail ;
- le contenu des missions et leur juste répartition ;
- l’environnement de travail ;
- la prévention des risques ;
- l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle du collaborateur.
Les conséquences d’une mauvaise organisation de travail
Si l’organisation du travail n’est pas bien pensée, les répercussions sur la motivation, la productivité et la qualité de vie au travail seront de taille :
- augmentation du turn-over ;
- fort taux d’absentéisme ;
- accidents du travail multiples ;
- difficultés pour faire face à la charge de travail ;
- apparition de doublons ou de redondance des tâches, donc perte de temps et d’argent ;
- développement des risques psychosociaux (mal-être, stress au travail ou burn-out par exemple).
On parle alors de pénibilité du travail. Pour y remédier, il est important de mettre en place un plan d’action rapide.
En résumé, la clé du succès est de placer le collaborateur au cœur du processus, tout en s’appuyant sur différents outils organisationnels et sur une bonne communication. Pour une organisation du travail performante, alliant productivité, efficacité et santé au travail, nous pouvons retenir les 2 leviers principaux suivants :
- la gestion des ressources conduisant l’implication de chacun ;
- la gestion des tâches ainsi que leur temps de préparation et d’exécution.
Adoptée de façon efficiente, une organisation du travail adaptée participe grandement à la pérennité de l’entreprise.
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