Organiser et planifier le travail de son équipe : les questions et les outils

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Travailler en équipe de manière efficace peut être un véritable moteur de croissance pour les entreprises. Le fait de bien déléguer permet aux membres de l’équipe de travailler de manière autonome. Ainsi, ces individus peuvent atteindre collectivement les objectifs fixés par le manager et sa hiérarchie. Organiser et planifier le travail de son équipe est donc un incontournable.

Mais la tâche n’est pas simple. En effet, chaque collaborateur a son propre niveau de motivation et de compétence. Chacun a donc plus ou moins envie de faire telle ou telle tâche. Chacun a plus ou moins la capacité de faire telle ou telle tâche.

Savoir organiser et planifier le travail de son équipe nécessite une bonne compréhension de ses propres forces, une bonne connaissance de ses équipes ainsi que des tâches à réaliser.

Comment organiser et planifier le travail de nos équipes ?

Organiser et planifier le travail de son équipe : les questions et les outils

 

Organiser et planifier le travail de son équipe : une tâche managériale 

La charge de travail doit être répartie entre les différents collaborateurs de manière équitable. Ceci en fonction des expertises de chacun. C’est le manager qui veillera à ces prérogatives d’organisation. 

L’objectif doit être déterminé, clair et précis, mais surtout compris par l’ensemble des membres de l’équipe. Savoir définir un objectif est obligatoire.

Son rôle est de déterminer les tâches qui incombent à chacun de ses collaborateurs, à les estimer en termes de temporalité, et de permettre leur planification. Cela étant, le manager optimise les temps de travail en fonction des ressources matérielles, financières et humaines. 

L’objectif de sa fonction est de faciliter le travail de ses collaborateurs. 

Heureusement, il existe des outils qui favorisent l’organisation et la planification du travail d’équipe dans la gestion de leurs projets.

 

Les questions à se poser pour organiser et planifier le travail de son équipe

Mieux gérer la charge de travail de votre équipe suppose d’être capable d’évaluer la charge de travail en elle-même. Ceci, dans le but de permettre l’atteinte des objectifs. 

Il sera nécessaire de connaître l’étendue des connaissances techniques (Hard Skills) de vos collaborateurs afin de déterminer d’éventuels besoins en formation. 

De tels éléments permettront de définir au mieux les objectifs et de déterminer la liste des tâches à réaliser, de les prioriser. Enfin, il sera possible de procéder à la planification en fonction des collaborateurs et des ressources à leur disposition.

Pour ce faire, voici les questions à se poser :

 

Comment l’équipe fonctionne-t-elle ? 

L’équipe est-elle nouvellement créée ou ses membres travaillent-ils ensemble depuis longtemps ? Quelle est la dynamique de groupe ? Comment interagissent les collaborateurs ? Existe-t-il des points de frictions ? Quels sont les points forts de chaque collaborateur ? Leurs axes d’amélioration ?

Pour résumer, vous devez comprendre quelles sont : 

  • Les compétences interpersonnelles individuelles
  • Les compétences techniques 
  • La capacité de travail collective de chaque membre de l’équipe
  • Les capacités de l’équipe à travailler ensemble
  • L’ambiance entre les membres de l’équipe

 

Pourquoi l’organisation et la planification sont-elles essentielles ? 

L’organisation est inhérente à la gestion de projet en ce qu’elle permet d’abord de procéder à l’équilibre de la charge de travail de chacun des collaborateurs, et qu’elle conduit ensuite à optimiser les ressources humaines disponibles. 

La planification est en réalité un « sous-jacent » de l’organisation, car elle va permettre de mettre en œuvre l’organisation choisie, par ordre chronologique. La planification permet également de déterminer des échéances et de mieux procéder à la gestion du temps. 

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Ainsi, le temps passé sur chacune des tâches sera estimé, évalué puis mis en œuvre en fonction des collaborateurs, de leur vitesse de traitement et de leur expertise. Les temps passés sont définis grâce à un tel planning, et c’est lors des réunions d’équipe qu’il est défini.

 

Comment bien procéder à la planification ? 

Le but premier de la planification est de fixer les objectifs. Par exemple, » le projet doit être terminé avant le 31 décembre ». Une fois le planning déterminé, il est nécessaire de mettre en place un plan d’action, qui comprend l’ensemble des tâches, ainsi que leur coordination (les dépendances) et les moyens mis à disposition pour les réaliser.

Pour ce faire, le diagramme de GANTT est un outil formidable. 

Il peut être défini grâce à la matrice Eisenhower qui permet quant à elle de définir efficacement les priorités. 

Au-delà de ces aspects, les temps de travail qui incombent aux collaborateurs doivent être estimés. Piloter de manière efficace un projet requiert donc de connaître les temps de travail de vos collaborateurs.

C’est ensuite que la planification pourra être déterminée par le manager.

 

Comment déterminer des objectifs clairs et les communiquer ?

Il s’agit d’une caractéristique de management indispensable. 

Le manager doit veiller à ce que l’ensemble des collaborateurs aient compris l’orientation du projet, et les objectifs qui leur sont attribués. 

Les membres de l’équipe doivent donc avoir conscience que le projet est commun à tout le monde, de l’importance de la répartition des tâches et idéalement, la charge de travail est répartie d’un commun accord lors de réunions de projet.

 

Comment prioriser efficacement ?

Nous l’avons déjà souligné, le fait d’organiser et de planifier le travail de son équipe requiert de savoir prioriser efficacement. Prioriser est essentiel afin de respecter les échéances, de traiter en priorité les tâches urgentes, et de distinguer les tâches urgentes des tâches importantes (rappel : matrice d’Eisenhower).

 

Comment communiquer et faire preuve d’écoute active ? 

C’est en forgeant qu’on devient forgeron. 

Certaines personnes sont naturellement à l’écoute, d’autres éprouvent plus de difficulté. L’empathie, la capacité de communication et l’écoute active de vos collaborateurs sont pourtant des qualités indispensables pour être un bon manager et organiser et planifier le travail de votre équipe. 

Notez bien que l’objectif n’est pas nécessairement d’améliorer vos compétences interpersonnelles, mais bien de gagner en productivité. Apprenez à vous inspirer du management situationnel et faites preuve d’intelligence émotionnelle auprès de vos collaborateurs.

Pour ce faire, le manager doit gérer les interruptions, gérer les mails reçus en continu et réaliser régulièrement des planifications de réunions avec les personnes concernées.

 

Comment (bien) piloter l’activité ?

Les tableaux de bord permettent aux managers de piloter efficacement les projets.  

Qu’ils soient individuels ou collectifs, les plans d’action doivent être déterminés, suivis, contrôlés, et mis en œuvre pour qu’ils soient constamment améliorés.

 

Comment appréhender l’organisation dans le temps ? 

Vous pouvez favoriser la solidarité, car des collaborateurs peuvent avoir des charges de travail qui s’avèrent inéquitables.  

Vous travaillez avec des bourreaux de travail ? Encouragez vos collaborateurs à venir en aide de leurs collègues afin d’alléger leur charge de travail.

 

Comment faire preuve d’adaptation et pourquoi est-ce important ?

Organiser et planifier le travail en équipe requiert de modifier régulièrement les agendas des uns et des autres, que la charge de travail soit trop importante ou trop légère. Il se peut que les objectifs temporels définis pour les collaborateurs soient trop ambitieux et que leurs temps de travail soient trop importants.

 

Quelles sont les performances de l’intelligence collective ?

Comment interagissent les collaborateurs entre eux ? Les collaborateurs sont-ils déterminés à aider leurs collaborateurs ? Essaient-ils de gagner du temps en faisant appel à l’intelligence collective ? En tant que manager, vous devez être capable de déterminer le degré d’efficacité de l’intelligence collective de votre équipe, et de l’augmenter.

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Dresser un bilan, pour quoi faire ? 

La gestion de projet requiert de dresser des bilans des résultats. Êtes-vous parvenu à respecter vos échéances ? Étiez-vous souvent tenu d’itérer ? Le bilan permet d’apprendre de ses erreurs, et apprendre de ses erreurs permet… de s’améliorer !

 

De l’importance du stress positif, pour ou contre ?

Le fait d’organiser et de planifier le travail requiert de générer un stress positif au sein de l’équipe et parmi les collaborateurs. 

Les imprévus, les activités chronophages, l’usage alambiqué des nouvelles technologies comme les logiciels d’organisation… autant de facteurs de stress qui peuvent paraitre de prime abord nocifs à la bonne organisation du travail, mais qui permettent en réalité de générer un stress utile pour planifier son travail au mieux et se tenir à son agenda.

A contrario, le manager a une certaine charge de travail dont il a la responsabilité. Si celle-ci est insoutenable aux yeux des collaborateurs, c’est au responsable d’équipe de s’entretenir avec la direction. 

Le stress positif est indéniablement bienvenu en ce qu’il permet de motiver les collaborateurs au sein des entreprises.

 

Les outils permettant d’organiser et de planifier le travail de son équipe 

Fort heureusement, les managers peuvent s’aider d’outils numériques, de logiciels et d’applications interactives qui permettent d’améliorer la productivité de leur équipe.

 

L’agenda 

Sans surprise, organiser et planifier le travail requiert d’utiliser un agenda : respect des échéances de chaque collaborateur, transmission des événements au supérieur hiérarchique et indication du suivi de réunions… autant d’outils organisationnels devenus indispensables !

 

Les outils de gestion de tâches

Le chef de projet crée des tâches, les assigne et les estime. 

Celles-ci sont indiquées sur un planning, ainsi que leur état d’avancement, ce qui permet au manager d’avoir un aperçu global des réalisations et des retards au sein de l’équipe.

 

Le partage des documents (drive)

Les collaborateurs peuvent désormais gagner en productivité en travaillant « en direct » sur un seul et même document.

 

Les outils de communication

Slack est une excellente alternative aux mails entre collaborateurs. 

Un tel outil de communication permet de créer des chaînes en fonction de thèmes à aborder et en fonction des projets. Il permet notamment de motiver les équipes. 

Vous travaillez ainsi plus efficacement !

 

Les outils de suivi

Les outils de suivi qui permettent de prendre connaissance de l’état d’avancement des projets facilitent la démarche qui consiste à organiser et planifier le travail de son équipe. Cela conduit à déterminer la pertinence de la charge de travail à chacun des collaborateurs.

 

En conclusion pour organiser et planifier le travail de son équipe : et si l’on suivait une formation ? 

Une fois de plus, organiser et planifier le travail d’équipe est une fonction à part entière. 

Piloter, accompagner, déléguer… nos collaborateurs représentent l’ensemble ou une partie des ressources humaines confiées par l’entreprise, qu’il est nécessaire d’optimiser. 

Des formations apprennent à planifier son travail, à fixer des objectifs à l’ensemble des collaborateurs (fixer des objectifs à court terme ou sur la durée, dans tous les cas réalistes). 

Les managers doivent s’imprégner de leur expérience, et garder en tête la volonté de s’améliorer.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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