Gestion de projet : les 3 étapes d’une bonne gestion de projet

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Tout projet commence par une « esquisse », une idée qui germe dans notre esprit, un rêve à concrétiser, qu’il s’agisse du nôtre ou de celui de l’entreprise pour laquelle nous travaillons. 

Pour que celui-ci devienne réalité, il est nécessaire de suivre une certaine planification déterminée. Il existe pour cela de nombreuses façons de conduire un projet jusqu’à son aboutissement et nous vous exposons ici les éléments essentiels pour parvenir à mener à bien votre projet. 

Bien que la gestion de projets soit loin d’être à la portée de tout le monde, elle est envisageable pour n’importe lequel (ou laquelle) d’entre nous dès lors que nous faisons preuve de discipline.

Gestion de projet : les 3 étapes d’une bonne gestion de projet

 

Quel est l’intérêt de la gestion de projet ? 

Combien de fois vous êtes-vous lancé dans un projet sans le terminer ? Au premier obstacle rencontré, ne vous êtes-vous pas remis en question ? Et qu’est-ce qui fait la différence entre l’avancement de votre projet et celui du voisin ? Il est tout à fait normal d’être confronté à des difficultés. La réussite d’un projet dépend en réalité de plusieurs facteurs.

 

Le gestionnaire 

Son état d’avancement va d’abord être la conséquence des capacités d’organisation de son concepteur, de sa persévérance et de son implication. Le pilotage du projet nécessite un bon gestionnaire / manager de projet pour le gérer du début à la fin.

 

La méthodologie et la planification

Aussi, est-il nécessaire de suivre quelques techniques, à commencer par une bonne méthodologie, qu’il convient de définir à l’avance afin de pouvoir visualiser le plan de manière globale, et ce, dès son commencement.

 

La concrétisation

Suite à la phase de planification s’ensuit la phase de la concrétisation. Il ne reste plus qu’à suivre l’enchaînement des missions intégrées au plan déjà établi.

 

Les finitions et l’itération dans la gestion de projet

Enfin, une fois la concrétisation du plan établie, il ne reste plus qu’à faire le bilan de ce qu’il reste à faire avant de clôturer le projet. Heureusement, il existe de nombreuses méthodologies et des outils de gestion pour aider à la conduite d’un projet et notamment favoriser l’itération de sa gestion. 

Notez que vous pouvez suivre un cours de management de projets auprès d’un coach afin de bénéficier de toutes les informations utiles.

 

1. La phase de planification

Qu’est-ce que la phase de planification ?

 

L’étude de marché

Avoir un plan « bien en tête » est déjà un bon début pour initier un projet, mais loin d’être suffisant. 

Au départ, vous allez vérifier des considérations légales, économiques, budgétaires et réaliser une étude de marché afin de savoir si votre projet est « tenable » ou non. Vous devez répondre à la question : « Est-ce pertinent de se lancer dans ce projet ? »

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Prenez votre temps ! Il est nécessaire de se rendre compte de l’impossibilité éventuelle de mener à bien un projet le plus tôt possible.

 

Le tableau de bord de la gestion de projet

Pour que la gestion de projets soit claire et précise, il est nécessaire de noter toutes les idées et de les intégrer dans un tableau de bord qui permettra de décrire le déroulement du projet « de A à Z ». S’aider d’un tel tableau de bord facilite grandement la visualisation du projet, et permet de conduire facilement sa réalisation.

 

La stratégie 

Votre planification doit s’inscrire dans une stratégie marketing ou commerciale et cela concerne la gestion de projets au sein de n’importe quelle entreprise. Il est nécessaire d’avoir une approche de projet globale afin d’anticiper les risques éventuels.

 

Le découpage 

Lors de l’avancement du projet (toujours en cours de planification), il est nécessaire d’étudier du déroulement du projet du début à la fin, qu’il s’agisse d’un projet complexe ou d’un projet simple. Il s’agit d’établir un planning clair, et de suivre le plan de projet comme vous l’avez défini.

L’objectif ? Réaliser un découpage, c’est-à-dire définir des étapes bien distinctes pour pouvoir mesurer l’avancement du projet lorsque celui-ci commence. La mesure de la performance est essentielle. Le suivi de ce planning permettra d’éviter d’abandonner au moindre problème, potentiellement décourageant.

 

Les échéances dans la gestion de projet

Le planning et la planification de projet doivent comprendre des échéances que vous devez respecter en fonction des tâches. Une fois les tâches estimées (en termes de durabilité), il est nécessaire de les intégrer dans un planning afin de déterminer des dates butoirs. Des outils tels que le diagramme de Gantt peuvent vous aider en ce sens.

 

L’assignation des tâches

Aussi, et toujours avec l’objectif de faciliter la concrétisation du projet, il convient de veiller au partage des responsabilités et donc d’assigner des tâches à tel ou tel collaborateur (dans le cadre d’un projet d’entreprise).

Pourquoi est-ce important ? Il est nécessaire d’intégrer chacun des collaborateurs afin de les responsabiliser et de leur permettre de réaliser ses missions en autonomie. Cela permet aussi à chacun des intervenants d’évaluer les risques dans son domaine de compétence. Ceci facilite postérieurement l’identification des problèmes rencontrés.  

Enfin, déléguer permet parfois d’atteindre les objectifs sans encombre et d’éviter les mauvaises surprises. 

À la suite de la phase de planification, il convient de « passer à la concrétisation ».

 

2. La phase de concrétisation dans la gestion de projet

Conduire un projet nécessite de découper celui-ci en différentes phases. Un bon chef de projet suit « à la lettre » les étapes qu’il définit au préalable. Ceci, afin que tout se déroule comme prévu.

 

Le suivi du planning et son besoin de souplesse

Lors de la phase de concrétisation, il convient évidemment de s’en tenir au plan. Mais la gestion de projets requiert, et c’est surtout vrai pour les projets d’envergure, de faire preuve de souplesse. Le chef de projet devra accepter que certains éléments ne puissent être planifiés en avance et nécessitent de s’adapter. 

Vous pouvez par exemple être confronté à des dépendances entre des tâches, des retards de planning en raison d’un congé maladie… Le planning est un outil de planification, mais peut faire l’objet de changements notamment lorsqu’il est en train d’être suivi !

 

La mise en place du projet

Voici venu le moment de concrétisation du projet. Il s’agit d’une des étapes clés de la gestion de projets, car elle concerne « le passage à l’action ». Elle renferme des notions de phase de gestion, qui va déterminer le respect des échéances et le maintien de la qualité des produits ou services. 

Il est donc nécessaire de suivre le projet et le planning scrupuleusement et de veiller au bon déroulement des différentes étapes établies. L’analyse des risques doit par ailleurs toujours être d’actualité au cours du déroulé du projet.

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3. Le suivi postérieurement au projet

Les managers doivent être en quête perpétuelle d’amélioration, et c’est la raison pour laquelle le suivi de projet postérieurement à la réalisation de celui-ci peut s’avérer intéressant. Quels sont les résultats ? Les échéances ont-elles été respectées ? Les collaborateurs ont-ils maintenu un niveau élevé de productivité ?

 

Faire le bilan dans la gestion de projet

Dresser un bilan permet d’avoir une vision globale, ce qui est important suite au procédé d’implémentation. La gestion des imprévus, la qualité du projet, les échéances, la cohésion de groupe, la productivité des collaborateurs… il est nécessaire de définir des axes d’amélioration pour être plus performant à l’avenir. 

L’objectif de ceux-ci est principalement de pouvoir « faire mieux » lors du prochain projet et apprendre de ses erreurs. Que faire pour que le projet soit plus efficace et connaisse le succès plus rapidement ? Faut-il améliorer la stratégie commerciale, la planification, augmenter les effectifs, mieux estimer les temps de travail pour obtenir un meilleur taux de satisfaction des clients ?

 

Féliciter ses collaborateurs

Autre élément important. Vous pouvez vous féliciter d’avoir réussi et féliciter vos collaborateurs pour le travail fourni. Vous avez suivi toutes les étapes clés de gestion de projets et vos chances de succès sont élevées.

Cette phase finale consiste à se féliciter en groupe, et à valoriser les points positifs de ce que l’équipe est parvenue à « créer ». Il s’agit d’une phase idéale pour renforcer le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs.

 

En conclusion sur la gestion de projet

Définir les tableaux de bord, respecter les échéances des livrables, piloter le projet et appréhender sa qualité, déterminer la gestion des tâches sur les plans opérationnels… La gestion de projets est l’un des référentiels de réussite d’une entreprise, qu’il s’agisse d’un projet web ou d’une gestion de projet informatique.  

La réussite du projet dépend de la maîtrise d’ouvrage. De plus, pour chaque projet, il existe une multitude de méthodologies de conduite de projet (ex. Kanban) pour ceux qui souhaitent déterminer la faisabilité d’un projet, qui espèrent une réussite rapide ou la concrétisation efficace de leurs projets.

De telles informations vous permettront d’endosser le rôle de gestionnaire de projet, éventuellement de vous lancer dans l’entrepreneuriat, et dans tous les cas d’être opérationnel sur le terrain. 

Inspirez-vous des fondamentaux du management afin de conduire votre projet jusqu’à sa concrétisation. Passez par un coach si nécessaire, ou tout autre professionnel doté d’une expertise particulière. Tout dépendra du projet qui vous anime. S’il s’agit d’un projet immobilier par exemple, il est vivement conseillé de faire appel à un agent immobilier. 

Si vous menez à bien tel et tel projet vous-même, votre portefeuille de projet peut requérir des interventions extérieures. Ceci, afin de minimiser les risques.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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