Pot de départ : comment l’organiser et quel discours ?

Remerciements, réceptions, cartes d’invitations, olives et cacahuète, cake au saumon fumé, petits-fours et cocktails, verrines et quiches, plateaux de charcuteries, discours humoristique, pot de l’amitié pour le futur retraité ou le collaborateur qui procède à un changement radical de carrière professionnelle, réceptions, idées originales, pinte de l’amitié… Le départ d’une entreprise est un moment tout aussi important que l’arrivée. Le pot de départ est donc un moment qu’il ne faut pas rater.

Quel que soit votre état d’esprit au moment de quitter l’entreprise, organiser un pot de départ fait partie d’un savoir-vivre qu’il est conseillé de ne pas ignorer. Car quitte à s’en aller, autant le faire convenablement afin de laisser un bon souvenir ! Il est cependant nécessaire de suivre quelques règles essentielles dès lors que vous avez à cœur de réussir ce moment.

Pourquoi faire un pot de départ ?

Un pot de départ est une célébration organisée pour marquer le départ d’un collègue, d’un ami ou d’un membre de la famille qui quitte une entreprise, une organisation ou un groupe. Voici quelques raisons pour lesquelles il est courant de faire un pot de départ :

Départ volontaire

Cela peut être un départ volontaire qui se traduit par une démission, la fin d’un contrat ou d’une période de stage, un départ à la retraite ou une retraite anticipée, une rupture conventionnelle, etc.

Célébration des contributions

C’est une occasion de reconnaître et de célébrer les contributions de la personne partante. Cela permet de montrer que ses efforts et son travail ont été appréciés.

Clôturer une période à travers un pot de départ

Un pot de départ offre une manière formelle de clôturer une période de la vie professionnelle ou personnelle. C’est un moment pour faire le point sur les expériences passées et pour marquer une transition vers une nouvelle étape.

Renforcement des liens sociaux

Ces événements renforcent les liens sociaux et l’esprit de camaraderie au sein d’un groupe ou d’une équipe. Ils permettent à tout le monde de se réunir dans une ambiance détendue et festive.

Souhaiter bonne chance

C’est une occasion de souhaiter bonne chance à la personne qui part pour ses nouvelles aventures, que ce soit un nouveau poste, un changement de carrière, ou une retraite bien méritée.

Échange de souvenirs lors du pot de départ

Les pots de départ permettent de partager des souvenirs, des anecdotes et des moments marquants vécus ensemble. Cela crée des souvenirs durables et renforce les relations.

Maintenir le moral de l’équipe

Organiser un pot de départ peut aider à maintenir le moral de l’équipe en montrant que les départs sont pris en compte de manière positive et célébrés. Cela peut aussi atténuer la tristesse ou le stress associés au départ d’un collègue apprécié.

10 conseils généraux pour organiser un pot de départ

Voici dix conseils pour organiser un pot de départ réussi :

1. Planification à l’avance

Commencez à organiser l’événement bien à l’avance pour assurer la disponibilité des invités et du lieu. Cela permet également de gérer tous les détails sans stress de dernière minute.

2. Choisir le bon lieu

Sélectionnez un lieu approprié en fonction du nombre d’invités, du type d’ambiance souhaitée et de votre budget. Pensez à des options comme la salle de pause de l’entreprise, un restaurant, un bar, ou même un parc.

3. Invitations claires et précises pour le pot de départ

Envoyez des invitations claires et détaillées via email, calendrier d’entreprise, messagerie instantanée, ou affiches. Incluez toutes les informations essentielles : date, heure, lieu, et programme.

4. Prévoir les rafraîchissements et de quoi manger

Prévoyez des rafraîchissements variés et de quoi grignoter en fonction des préférences des invités. Cela peut inclure des boissons non alcoolisées, des snacks, des plats plus substantiels, ou même un gâteau d’adieu.

5. Décoration

Décorez le lieu pour rendre l’événement festif. Utilisez des ballons, des banderoles, des photos de la personne partante, et des éléments décoratifs en lien avec ses goûts ou le thème de l’événement.

6. Activités et discours lors du pot de départ

Planifiez quelques activités ou jeux pour animer l’événement. Préparez un discours pour la personne partante et encouragez les collègues à partager des anecdotes et des souvenirs.

7. Cadeaux et souvenirs

Organisez un cadeau collectif ou des souvenirs pour la personne partante. Un livre de souvenirs où chacun peut laisser un message, un cadeau personnalisé ou même une carte signée par toute l’équipe sont des idées appréciées.

8. Logistique et matériel

Préparez tout le matériel nécessaire comme des chaises, des tables, des verres, des assiettes, des serviettes et des couverts. Assurez-vous que l’équipement audiovisuel est fonctionnel si nécessaire.

9. Musique et ambiance lors du pot de départ

Préparez une playlist musicale** pour créer une ambiance agréable. Choisissez des chansons qui plaisent à la personne partante et aux invités.

10. Respecter les horaires

Respectez les horaires annoncés pour l’événement. Commencez et terminez à l’heure prévue pour respecter l’emploi du temps des invités et éviter tout désagrément.

Exemple de Check-list

– [ ] Fixer une date et une heure
– [ ] Réserver le lieu
– [ ] Envoyer les invitations
– [ ] Commander ou préparer les rafraîchissements
– [ ] Décorer le lieu
– [ ] Préparer le discours et les activités
– [ ] Acheter ou organiser un cadeau
– [ ] Vérifier la logistique et le matériel
– [ ] Préparer la playlist musicale
– [ ] Confirmer les détails avec tous les participants

Pot de départ : Qui convier ?

Pour organiser un pot de départ réussi, il est important de bien choisir les personnes à inviter et de les convier de manière appropriée. Voici quelques conseils pour vous aider :

Collègues de travail

Invitez les collègues avec qui la personne partante a travaillé étroitement, ainsi que les membres de son équipe ou département.

Superviseurs et managers

Incluez les superviseurs, les managers et les membres de la direction avec qui la personne a collaboré.

Collaborateurs d’autres départements pour le pot de départ

Si la personne partante a souvent interagi avec des collaborateurs d’autres départements, il est bienvenu de les inviter aussi.

Amis proches au travail

N’oubliez pas d’inviter les amis proches de la personne au sein de l’entreprise.

Partenaires externes

Si pertinent, vous pouvez aussi inviter des partenaires externes ou des clients importants avec qui la personne a eu des relations de travail étroites.

Comment les convier pour le pot de départ ?

De nombreuses solutions existent pour convier tous les invités.

1. Envoyer des invitations électroniques

 – Email

Rédigez un email convivial et informatif, indiquant la date, l’heure, le lieu et le programme du pot de départ.

 – Calendrier d’entreprise

Envoyez une invitation via le calendrier d’entreprise (comme Outlook ou Google Calendar) pour que les invités puissent ajouter l’événement à leur planning.

2. Utiliser des outils de communication interne

 – Intranet

Publiez une annonce sur l’intranet de l’entreprise pour informer tout le monde de l’événement.

 – Messagerie instantanée

Utilisez des outils de messagerie instantanée comme Slack, Teams ou WhatsApp pour partager l’invitation.

3. Affichage de l’information pour le pot de départ

 – Affiches

Placez des affiches dans les espaces communs, comme la salle de pause ou à l’entrée de l’entreprise, pour rappeler l’événement.

 – Tableau d’affichage

Utilisez le tableau d’affichage de l’entreprise pour annoncer le pot de départ.

4. Invitation personnelle

 – Face-à-face

Informez personnellement les collègues les plus proches, soit en face-à-face, soit par téléphone pour une touche plus personnelle.

 – Carte d’invitation

Pour une touche spéciale, surtout si c’est un départ marquant, vous pouvez imprimer des cartes d’invitation et les distribuer.

5. Exemple de texte d’invitation

Objet : Invitation au pot de départ de [Nom]

Bonjour à tous,

Nous avons le plaisir de vous inviter à un pot de départ en l’honneur de [Nom], qui quittera notre équipe pour de nouvelles aventures. Rejoignez-nous pour célébrer ses contributions et lui souhaiter bonne chance pour l’avenir.

Date : [Date]
Heure : [Heure]
Lieu : [Lieu]

Votre présence serait grandement appréciée pour rendre cet événement mémorable.

Cordialement,
[Votre Nom],

En suivant ces étapes, vous pourrez organiser un pot de départ convivial et bien coordonné, permettant à tout le monde de dire au revoir de manière chaleureuse et appropriée.

Le lieu de l’événement du pot de départ : Est-ce important ?

Le choix du lieu pour organiser un pot de départ dépend de plusieurs facteurs tels que la taille de l’événement, le budget, et les préférences de la personne partante et des invités. Voici quelques suggestions de lieux adaptés :

Lieux en entreprise

Salle de réunion

Si l’équipe n’est pas trop grande, une salle de réunion peut être transformée en un espace convivial pour l’occasion.

Salle de pause ou cafétéria

Ces espaces sont souvent idéaux, car ils sont déjà conçus pour des interactions sociales et peuvent accueillir un bon nombre de personnes.

Terrasse ou jardin d’entreprise

Si votre entreprise dispose d’une terrasse ou d’un jardin, cela peut être un cadre agréable, surtout par beau temps.

Hall d’entrée ou atrium

Un grand hall peut être utilisé pour accueillir plus de monde, et souvent il peut être décoré facilement.

Lieux externes

Restaurant

Réserver une salle privée dans un restaurant peut offrir une ambiance détendue et permettre de profiter d’un bon repas ensemble.

Bar ou pub

Un bar ou un pub local peut être un excellent choix pour un événement plus informel et décontracté.

Parc

Si la météo le permet, organiser un pot de départ dans un parc peut être une option agréable et économique.

Salle de réception

Pour des départs marquants ou si beaucoup de personnes sont invitées, louer une salle de réception peut être une bonne idée.

Café ou salon de thé

Pour un événement plus intime, un café ou un salon de thé peut offrir un cadre confortable.

Lieux spécifiques pour des ambiances particulières pour le pot de départ

Bateau-mouche ou péniche

Pour une expérience unique, organiser un pot de départ sur un bateau peut offrir une vue magnifique et une ambiance mémorable.

Vignoble ou cave à vin

Pour les amateurs de vin, un vignoble ou une cave à vin peut offrir une expérience exceptionnelle avec dégustation.

Atelier de cuisine

Une activité de groupe dans un atelier de cuisine peut être amusante et interactive.

Centre culturel ou artistique

Pour ceux qui apprécient l’art, une galerie ou un centre culturel peut ajouter une touche créative à l’événement.

Considérations pratiques

Accessibilité

Assurez-vous que le lieu est facilement accessible pour tous les invités.

Capacité

Le lieu doit pouvoir accueillir confortablement le nombre d’invités prévus.

Budget

Tenez compte des coûts de location, de la nourriture, des boissons et de la décoration.

Confort

Choisissez un lieu qui offre un confort suffisant en termes de sièges, de climatisation ou de chauffage.

Disponibilité

Vérifiez la disponibilité du lieu à la date et à l’heure souhaitées.

En choisissant soigneusement le lieu, vous pourrez créer une atmosphère agréable et mémorable pour le pot de départ, en accord avec les préférences de la personne partante et des invités.

Le discours du pot de départ 

Faire un discours de pot de départ peut être un moment émouvant et mémorable. Voici quelques étapes et conseils pour préparer et délivrer un discours efficace :

1. Préparation du discours

Réfléchir à la structure :

• Introduction : Commencez par saluer tout le monde et remercier les personnes présentes.
• Reconnaissance : Mentionnez et remerciez spécifiquement des personnes ou des groupes qui ont été importants pour vous.
• Souvenirs : Partagez des anecdotes et des souvenirs marquants de votre temps dans l’entreprise.
• Appréciation : Exprimez votre gratitude pour les opportunités, le soutien et les amitiés développées.
• Perspective future : Parlez brièvement de vos projets futurs et de ce que vous allez faire.
• Conclusion : Terminez par des vœux pour l’avenir de l’équipe et un remerciement final.

Écrire le discours :

• Soyez concis : Essayez de garder votre discours entre 3 et 5 minutes.
• Soyez sincère : Parlez du cœur et soyez authentique.
• Humour : Ajoutez une touche d’humour si approprié, pour alléger l’atmosphère.
• Personnalisation : Mentionnez des détails spécifiques et des personnes pour rendre le discours plus personnel.

2. Exemples de discours

Introduction :

« Bonjour à tous, merci beaucoup d’être venus aujourd’hui. Cela signifie beaucoup pour moi de voir tant de visages familiers. »

Reconnaissance :

« Je tiens à remercier particulièrement [Nom] pour son soutien et son mentorat au cours des dernières années. Et bien sûr, à toute l’équipe [Nom de l’équipe], travailler avec vous a été un véritable plaisir. »

Souvenirs :

« Je me souviendrai toujours de ce projet sur lequel nous avons travaillé ensemble, quand nous avons dû rester jusqu’à minuit pour respecter la deadline. C’était difficile, mais aussi un moment où nous avons vraiment appris à nous connaître. »

Appréciation :

« Je suis tellement reconnaissant pour toutes les opportunités que j’ai eues ici. J’ai beaucoup appris et grandi, tant sur le plan professionnel que personnel. »

Perspective future :

« Pour ceux qui se demandent ce que je vais faire ensuite, je vais [décrire brièvement votre prochain projet ou aventure]. Je suis très excité par ce nouveau chapitre. »

Conclusion :

« Je souhaite à chacun de vous tout le succès possible pour l’avenir. Merci encore pour tout, et n’oubliez pas que vous avez un ami pour la vie. »

3. Prise de parole lors du pot de départ

Enfin, si la prise de parole en public vous gêne, consultez mon article « Prise de parole en public : 5 conseils pour être à l’aise ».

Pratique :

• Pratiquez votre discours plusieurs fois pour vous sentir à l’aise.
• Entraînez-vous devant un miroir ou avec des amis proches.

Pendant le discours :

• Contact visuel : Regardez les gens dans les yeux pour établir une connexion.
• Parlez lentement : Prenez votre temps et respirez profondément.
• Langage corporel : Utilisez des gestes naturels pour accompagner votre discours.
• Émotions : Ne cachez pas vos émotions, laissez-les transparaître de manière naturelle.

Interaction avec le public :

• Impliquez le public en posant des questions ou en mentionnant des souvenirs partagés.
• Soyez prêt à répondre à des réactions ou des commentaires spontanés.

Finalisation

• Faites une dernière répétition avant l’événement pour vous assurer que tout est en place.
• Ayez des notes ou un plan détaillé à portée de main pour ne pas vous perdre.

En suivant ces étapes, vous serez bien préparé pour donner un discours de pot de départ mémorable et significatif. Bonne chance !

Julien Godefroy

Podcast: Play in new window | Download (24.0MB)

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