Classement de documents : les clés pour bien classer ses documents

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Il est primordial de bien classer les documents en entreprise. Cela figure même parmi les procédures indispensables pour garantir une bonne organisation interne. En effet, de nombreux dossiers circulent quotidiennement au niveau de chaque département. Afin de maintenir une méthode de travail efficace, il convient de mettre en place un système de classement de documents simples et précis.

Le classement de documents se définit par la manière d’ordonner et d’archiver toutes les pièces administratives d’une organisation. Quels que soient les formats des dossiers, l’essentiel est de créer une archive fiable et accessible. Toutefois, un processus de rangement opérationnel s’impose. L’objectif est de retrouver facilement les fichiers à n’importe quel moment.

La conservation des documents est parfois obligatoire dans le monde des affaires. Cela concerne notamment les pièces justificatives pour la saisie des opérations comptables et les documents fiscaux. Il est important de numériser et de sauvegarder ces dossiers selon les délais convenus. Pour ce faire, adopter des supports de rangement appropriés permet de réduire les risques de perte et de dégradation.

Classement de documents : les clés pour bien classer ses documents

 

Pourquoi classer les documents d’entreprise ?

Établir une méthode de classement structurée offre plusieurs avantages à l’organisation. Du côté du manager, cela facilite la recherche des documents indispensables pour les rendez-vous professionnels. Du côté des salariés, cela favorise le maintien d’un espace de travail organisé et l’accès au bon dossier à tout moment. En conséquence, faire valoir ce processus propose à la fois un gain de temps et de productivité.

Le travail collaboratif est un concept courant en entreprise. Malgré la diversité des tâches, les employés collaborent pour atteindre un objectif collectif. De ce fait, un nombre incalculable de dossiers se transfère régulièrement entre les divers services. Dans une telle circonstance, installer un centre de documentation commun permet de garantir et de promouvoir une bonne gestion administrative.

Développer un plan de classement des dossiers constitue une étape cruciale pour une société. Il faut cependant définir un système de rangement clair et sécurisé. Par conséquent, il est préférable de bien gérer la gestion électronique de documents (GED) tout en assurant leur protection contre les infractions.

Il est également capital de classer la totalité des documents comptables en entreprise. Ces derniers servent généralement de pièces justificatives pour toutes les opérations financières de l’entité. De plus, il est judicieux de préserver toutes les factures et les rapports financiers en lieu sûr. Au risque de défaillance de l’archivage numérique, les gestionnaires peuvent disposer de copies physiques authentiques.

 

Classement de documents : comment choisir entre archivage physique et numérique ?

Le monde des affaires est actuellement plongé dans une ère numérique. Les documents électroniques prennent de plus en plus de valeur dans les transactions commerciales et les procédures de l’organisation. De plus, le classement numérique constitue une meilleure solution pour archiver les volumes conséquents de dossiers. Cependant, les frais de location d’un coffre-fort électronique varient en fonction du volume des pièces numérisées à stocker.

Le classement physique a également toute son utilité en entreprise. Un document papier propose souvent une excellente qualité de lecture. En plus, il est convenable de traiter les documents à multiples pages comme le bilan annuel et les états financiers en format papier. Malgré cela, il est parfois difficile d’aménager un espace de rangement adéquat dans les bureaux de petite taille.

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Il n’y a pas de formule concrète pour le classement des dossiers. Néanmoins, un système de rangement est opérationnel lorsqu’il permet de réduire le temps de recherche. Pour ce faire, il convient de choisir une méthode de classification bien adaptée au secteur d’activité de l’entreprise. L’idéal est d’installer des supports de rangement physique pour les documents papier et d’adopter un serveur informatique pour les fichiers électroniques.

Quelles que soient les solutions d’archivage choisies, il est impératif de suivre une règle de base pour bien ranger les documents. Il est méthodique d’effectuer la classification dès le moment de réception ou d’édition du dossier. Cela réduit forcément les risques d’entassement et de débordement. En outre, il faut miser sur un système de sécurité fiable tout en limitant l’accès aux documents afin d’éviter les fuites de dossiers stratégiques.

 

Quel est le matériel nécessaire pour le classement de documents ?

Le classement de dossiers vise à mettre en place un processus efficace pour la gestion des archives. Pour débuter, les classeurs à anneaux constituent des supports idéals pour classer plusieurs papiers administratifs dans un support unique. En effet, ils peuvent contenir assez de pochettes et d’intercalaires nécessaires pour bien distinguer les sous-dossiers. Il suffit de les choisir en plusieurs couleurs pour apporter plus de différenciation.

Il est conseillé de choisir un support de rangement compatible avec l’espace de travail. Les étagères et armoires de classement existent en plusieurs formats et elles sont parfaites pour ranger les documents courants. Il est souvent astucieux de mettre un porte-étiquette sur les dossiers afin de permettre une identification rapide des contenus.

Voici une liste complémentaire de fournitures et matériels de bureau indispensable pour un bon classement de documents :

  • Les classeurs à leviers : ils sont habituellement utilisés pour conserver les dossiers plats et les dossiers suspendus. On peut facilement consulter chaque dossier sans pour autant créer de désordre.
  • Les chemises : on peut les choisir soit en carton soit à soufflet. Elles sont tout simplement parfaites pour recueillir les documents en vrac. Les chemises sont souvent mises à l’intérieur de boîtes ou de dossiers suspendus.
  • Les dossiers à clips : ils sont idéals pour les documents utilisés quotidiennement. Ils fonctionnent de manière à empêcher la dispersion des papiers.
  • Les fichiers de boîte : ils servent souvent de support de rangement pour les dossiers volumineux. Il arrive même qu’ils contiennent des livres et des magazines.
  • Les dossiers suspendus : ils contiennent l’ensemble des archives classées dans les classeurs. En pratique, ils sont généralement disposés dans une armoire de rangement. Seuls les documents contenus dans ses dossiers peuvent être retirés.

 

Comment procéder à un classement de documents ?

En termes de gestion administrative, il est exigé de bien entretenir et conserver les papiers administratifs. Certaines opérations nécessitent impérativement la tenue des pièces justificatives. Les gestionnaires doivent ainsi adopter une solution d’archivage pour réaliser convenablement leurs tâches. Dans cette optique, voici quelques exemples de procédés à suivre pour mieux classer des dossiers.

 

Le classement par catégorie

Ce mode de classement est basé sur des critères bien définis. Pour le classement par catégorie, on prend en compte la nature de tous les types de documents. Il peut s’agir de la création d’une catégorie des papiers d’identité, une catégorie des documents personnels et une catégorie des documents d’entreprise. Cette méthode est habituellement utilisée dans les administrations publiques.

Pour nuancer dans ce modèle de classement, les centres d’intérêt des documents peuvent aussi établir le critère de classification des dossiers administratifs. Il consiste précisément à effectuer un classement par thème ou par sujet. Cette méthode permet de ranger indépendamment tous les documents de l’entreprise tels que les contrats de travail, les fiches de paie, les factures, les documents bancaires, etc.

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Le classement par ordre chronologique

Ce type de classement consiste à numéroter les dossiers selon l’ordre chronologique de leur réception. En effet, le gestionnaire effectue une numérotation par ordre chronologique de chaque document tout en ajoutant des libellés. Le système de classement par ordre numérique est particulièrement utilisé dans les services de comptabilité.

 

Le classement par ordre alphabétique

De par sa simplicité et son efficacité, la méthode de classement alphabétique constitue une pratique courante en entreprise. Pour ce faire, il suffit de procéder à une classification de noms de A à Z. Si le travail consiste à classer des noms de personnes, les prénoms doivent être mis entre parenthèses. S’il s’agit de classer des articles, on doit avant tout réaliser un travail d’indexation.

 

Combien de temps doit-on conserver les documents administratifs ?

Quel que soit le statut judiciaire de l’entreprise, la gestion administrative constitue une activité inéluctable. En effet, l’État effectue un contrôle de l’administration d’une organisation chaque année. Dans ce contexte, la loi oblige l’entité à déclarer ses TVA et ses impôts. Afin d’éviter des pénalisations, il est important de fournir tous justificatifs et preuves pendant cette procédure.

Classement de documents : les clés pour bien classer ses documents

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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