Gestion des plannings : un outil de management essentiel

N'hésitez pas à partager cet article :

Une gestion des plannings efficace contribue à l’atteinte des objectifs dans les organisations. Assurée par le service des ressources humaines ou par les managers opérationnels, la planification du planning du personnel vise à anticiper les besoins et optimiser les ressources de l’entreprise. Elle permet notamment aux collaborateurs et aux managers d’être plus efficaces et productifs. 

Bien qu’elle soit nécessaire, la gestion du planning peut s’avérer complexe pour les managers. En effet, ces derniers doivent tenir compte des compétences, de la charge de travail et des horaires de travail de chacun. S’entourer ainsi d’outils de gestion de planning est indispensable. Il permet d’optimiser l’organisation de travail et de gagner du temps. 

L’élaboration des plannings donne la possibilité aux managers de mieux gérer les imprévus, les congés et les absences. C’est un outil de gestion qui va également permettre d’éviter les tâches répétitives et de respecter les normes concernant les heures de travail.

Gestion des plannings : un outil de management essentiel

 

En quoi consiste la gestion des plannings ?

La gestion des plannings c’est l’organisation dans le temps et l’optimisation de toutes les ressources au sein de l’entreprise pour permettre d’atteindre les objectifs. La planification des plannings est ainsi un pilier du succès des organisations, car elle permet d’anticiper les besoins et contribue à mieux gérer les ressources disponibles. 

Dans une entreprise, l’organisation des plannings est généralement assurée, soit par le service des ressources humaines, soit par les managers. En effet, la gestion des plannings est un outil de management qui permet au manager de gérer efficacement ses équipes. 

Elle permet non seulement d’assurer la planification des ressources, mais favorise également une bonne communication entre les collaborateurs. Les employés bénéficient entre autres de plus d’autonomie et s’épanouissent dans leur travail. Ce qui permet de gagner en productivité et en efficacité.

Pour les managers, il est important de mettre en œuvre une gestion des plannings efficace, car celle-ci garantit la bonne marche de l’entreprise. Elle assure ainsi de meilleures performances, car les salariés sont plus épanouis et moins stressés. 

Grâce à la gestion des plannings, le manager peut gérer l’ensemble des ressources de l’entreprise. Il est également à même d’encadrer ses équipes par rapport aux objectifs de production. En effet, la planification des plannings est étroitement liée à la gestion du temps. Elle permet d’assurer le respect des normes liées au temps de travail et de repos des salariés.

 

L’intérêt à mettre en place une solution de gestion des plannings en entreprise

La gestion des plannings a pour objectif principal de mettre en rapport les ressources au sein de l’entreprise avec les objectifs fixés. Elle aide le manager à organiser et à gérer les tâches, les absences et les heures travaillées, le nombre de ressources disponibles en fonction de leurs profils. La gestion des ressources permet également de contrôler le temps de travail des salariés. Elle assure notamment le respect des normes et des dispositions légales en rapport avec les congés, le temps de travail ainsi que le repos de chaque collaborateur. 

Pour assurer le planning du personnel, il importe de connaître les activités du salarié pendant son temps de travail. L’utilisation d’un outil de planification permet ainsi de simplifier les tâches du manager. Grâce à un logiciel de gestion de planning, ce dernier peut facilement identifier les situations de sous-effectif ou de sureffectif.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :  Organisation quotidienne : 10 astuces, 3 pièges et quelques outils

En effet, les logiciels de gestion sont des outils dont les entreprises ont de plus en plus besoin. Ils sont conçus pour aider notamment les managers et les services des ressources humaines en matière d’organisation. En matière de gestion de planning, ce type d’outils dispose de plusieurs fonctionnalités. Il permet de gagner du temps et facilite le travail d’équipe. C’est un outil qui favorise également la communication et la diffusion d’informations entre tous les services.

 

Les différents types de planning

Faire un planning efficace consiste à avoir la bonne personne pour le poste concerné. Le manager doit également s’assurer que cette personne soit au bon endroit au bon moment. L’organisation des plannings permet ainsi une meilleure utilisation des ressources humaines tout en tenant compte des besoins des salariés. 

En effet, la mise en place d’un bon équilibre entre la vie professionnelle et vie personnelle des salariés est indispensable pour leur permettre d’être plus impliqués au travail.  Ainsi, il est nécessaire de connaître les types de planning et leurs principes fondamentaux. Chaque type de planning présente des informations différentes suivant les besoins du manager d’équipe, du service RH ou encore des salariés.

 

Le planning collectif

Le planning collectif permet d’avoir une vision globale pour le suivi de l’activité. Il peut contenir plusieurs informations sur les équipes en fonction des charges de travail et des objectifs de production. On peut notamment y retrouver le cycle de travail, les plages horaires de présence, les postes occupés par les salariés, les absences et autres.

 

Le planning individuel

Le planning individuel ne concerne qu’un seul salarié. Il contient généralement les mêmes informations que l’on retrouve dans les plannings collectifs. Ce type de planning permet notamment de mieux gérer les emplois du temps de travail de chaque salarié avec notamment les horaires, le suivi des activités, la gestion des congés et absences.

 

Le planning journalier, hebdomadaire mensuel ou annuel

Le manager peut travailler sur la gestion du personnel grâce à des plannings établis sur différentes périodes. Il peut s’agir de plannings collectifs ou individuels en fonction des besoins. Ce type de planning met notamment en évidence le suivi des activités et des ressources sur une période donnée. Un planning journalier permet par exemple d’avoir une vision précise des heures travaillées de chaque salarié avec les pointages, les heures supplémentaires et les pauses. Lorsque vous réalisez un planning mensuel, cela vous permet de réunir différentes informations liées au temps de travail et aux activités durant un mois.

 

Comment mettre en place un planning efficace ?

La mise en place d’un planning efficace permet de superviser l’activité globale de l’entreprise et d’assurer son bon fonctionnement. Cet outil permet également d’anticiper le volume de travail, de faciliter l’atteinte des objectifs et de mieux gérer les imprévus. 

Pour établir un planning de travail, le manager doit sectionner le projet en tâches ou en sous-tâches suivant les objectifs fixés. Le planning permet ainsi de garder un œil sur l’avancement du projet tout en s’assurant de la mise en œuvre de chaque opération par les personnes concernées et du temps de réalisation de chaque tâche. 

Il faudra également s’occuper des tâches à réaliser en priorité. Le manager devra notamment définir les opérations qui devront être menées en premier tout en tenant compte de la charge de travail et des ressources disponibles au sein de l’entreprise.

C’est grâce à un planning détaillé que le manager pourra superviser les activités de ses équipes avec efficacité. L’élaboration du planning permet également de déterminer les écarts entre les objectifs fixés et les objectifs réalisés. Mais pour le manager, cet outil permet surtout de mettre en place une communication claire et précise avec ses collaborateurs.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :  Courriels : 13 clés pour une bonne gestion des courriels

 

Quels sont les enjeux de la gestion des plannings ?

Gérer les plannings permet non seulement de suivre l’emploi du temps de chacun, mais également de respecter les normes légales en matière de temps de travail. Le manager doit mettre en place une répartition adaptée des ressources suivant les besoins. Pour une gestion des plannings optimisée, il est important de bien s’organiser en tenant compte de la gestion des ressources et de la gestion du temps.

 

De meilleures performances

Une bonne gestion de la planification contribue à améliorer les performances d’une entreprise. Grâce à un planning optimisé, on constate notamment peu de retards ou d’absences de la part des salariés. Établir un planning efficace et adapté permet ainsi de garder les employés motivés et de favoriser leur bien-être au travail. 

Elle permet également de régler les problèmes de sureffectif et de sous-effectif.  Ce qui impacte entre autres la rentabilité de l’entreprise. Ainsi, le manager doit élaborer des plannings adaptés permettant de pallier toutes les situations qui peuvent entraîner des coûts supplémentaires à l’entreprise. 

La gestion des plannings permet de faire face aux imprévus, notamment lorsqu’un salarié est absent ou lorsque l’entreprise a besoin de plus de ressources. Gérer le planning c’est également savoir anticiper et assurer la bonne marche de l’entreprise en toute circonstance.

Pour garantir la performance de l’entreprise, il est également important de tenir compte du respect du droit du travail, notamment du temps de travail des salariés. En entreprise, il existe en effet, des réglementations qui concernent le temps de repos légal ou encore la durée du temps de travail.

 

Un outil de communication efficace

Que ce soit pour les managers ou les employés, le planning constitue un outil de communication interne efficace. En effet, le planning doit être mis à la disposition de chaque collaborateur afin de les informer. Pour cela, le manager peut utiliser plusieurs supports. Il peut s’agir de tableaux ou des outils accessibles depuis les ordinateurs ou les Smartphones. Chacun peut ainsi suivre son temps de travail, faire des demandes d’absences et planifier ses congés.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


N'hésitez pas à partager cet article :

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

%d blogueurs aiment cette page :