Planification hebdomadaire : 4 clés et 7 étapes pour bien s’organiser

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Une planification hebdomadaire, qui se base donc sur une semaine, est souvent nécessaire pour s’organiser en conséquence. 

Se procurer un tableau blanc effaçable et magnétique, imprimer un calendrier mural (exemple de planning disponible en ligne dont vous pouvez utiliser le modèle) ou acheter une ardoise et l’afficher sur le frigo permet d’indiquer par exemple le planning des congés, le planning journalier, le planning de la journée, la liste de course ou encore les tâches ménagères. 

Vous pouvez également vous procurer un agenda hebdomadaire (Quo Vadis ?) ou utiliser un agenda partagé disponible en ligne. 

Ces plannings sont personnalisables : pictogrammes, couleurs différentes, numéros de la semaine colorés, mois de l’année encadrés, jours fériés surlignés… 

Dans cet article, nous verrons quel est l’objectif de l’agenda. Quelles sont les clés de la planification hebdomadaire ? Mais aussi les étapes de la mise en œuvre de cette organisation.

Planification hebdomadaire : 4 clés et 7 étapes pour bien s’organiser

 

Quel est l’objectif de l’agenda dans la planification hebdomadaire ? 

Dans une entreprise, l’objectif du planning est d’allouer les ressources en fonction des objectifs. Un planning permet de déterminer les ressources humaines et temporelles nécessaires à la réalisation de missions.

Au travail, la gestion des plannings est intrinsèque aux considérations temporelles. Le respect des lois dans les domaines du temps de travail ou des congés est obligatoire.

La gestion des plannings permet aussi d’appréhender les temps de travail et de les équilibrer entre l’ensemble des collaborateurs.

Dans une entreprise, un bon planning doit comprendre des ressources qualifiées, appartenant au bon service, et auxquelles sont assignées des missions au moment propice. 

Évidemment, un planning hebdomadaire peut s’inscrire dans un cadre plus personnel. 

La gestion du temps perpétuelle requiert de faire le suivi des tâches, et ainsi de créer un calendrier, dont la mise en forme met en exergue un planning quotidien avec la liste des choses à faire.

 

Quelles sont les clés de la planification hebdomadaire ? 

La planification n’est pas facile à entreprendre. Il existe heureusement quelques conseils avisés qu’il est nécessaire de suivre afin de s’organiser au mieux. L’objectif est d’augmenter sa productivité, grâce à la gestion du temps, et donc de gagner en efficacité.

 

1. Le rituel, et encore le rituel : le pouvoir des habitudes

Le rituel hebdomadaire doit consister à faire le point concernant l’atteinte des objectifs : changement de code couleur, achat de marqueurs, le calendrier de bureau plastifié devient un planning mural aux plages horaires effaçables et modulables.

Adaptez le planning et son mode de présentation pour performer, encore et encore. 

Le planning de la semaine suivante s’inscrit dans la logique d’un calendrier mensuel et d’un planning annuel. Il s’accorde à une logique de stratégie définie sur le long terme.

Le rituel de planning hebdomadaire est donc essentiel dans la mesure où il convient d’adapter chaque semaine, en fonction des expériences passées.

 

2. Mise en dynamique de la planification hebdomadaire

Établir un planning requiert de la rigueur et de la motivation. Le rituel relatif au planning hebdomadaire vous permettra de remplir un emploi du temps vierge, et donc de repartir (potentiellement) depuis le début !  

Utilisez un bloc-notes et des mémos pour ne rien oublier de la semaine précédente et établissez la gestion du planning en conséquence.

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3. Le tableau de planification réaliste

Le calendrier de planification doit vous permettre de « tenir sur la durée » et les heures travaillées doivent être rémunérées en conséquence. Impossible d’être productif à long terme avec des journées de 12 heures.

Il est donc nécessaire de moduler le planning si celui-ci est surchargé. C’est d’autant plus important que dans le monde du travail et la sphère personnelle sont rythmés par des imprévus.

 

4. Le calendrier de planification, un travail d’équipe

De plus, le calendrier du projet est interactif. Instaurez un rituel hebdomadaire avec l’ensemble de l’équipe pour faire le point. Cela vous permettra une fois de plus d’adapter l’emploi du temps. Là aussi, l’union est d’une importance capitale et renforce l’engagement des collaborateurs. Cela permet in fine d’améliorer la productivité et donc d’augmenter les bénéfices de la société à l’origine de la planification hebdomadaire.

 

Planification hebdomadaire : 4 clés et 7 étapes pour bien s’organiser

 

Les étapes de la planification hebdomadaire 

Liste de courses, rappels, anniversaire, handball, mémos, etc. Vous avez mille choses à faire et à retenir. N’hésitez donc pas à tout noter, y compris les choses à faire.

 

1. La liste de choses à faire

Chaque semaine ou chaque mois, vous aurez des choses à faire. Cela peut donc s’inscrire dans une logique annuelle ou dans des calendriers mensuels. Certaines tâches seront des « annexes » au planning hebdomadaire. C’est par exemple le cas de la liste de courses. 

Cette liste de choses à faire peut s’inscrire dans la continuité d’un projet et être inclue, par exemple, dans le planning du personnel comme : établissement des nouvelles grilles de salaire, reliure des dossiers, trouver le meilleur commercial, racheter de la papeterie et notamment des crayons, mémos adhésifs ou encore procéder à la maintenance de la bureautique, etc.

Il peut aussi s’agir de considérations plus personnelles. La liste de choses à faire est ainsi intégrée à l’emploi du temps quotidien.

 

2. Les priorités

Les priorités peuvent être définies conformément à la matrice d’Eisenhower. Cela permettra d’établir ce qui est important et urgent, important, mais non urgent, urgent, mais non important et enfin, ni urgent ni important.

 

3. Planifiez la semaine à venir

Selon une étude publiée par le British Journal of Health Psychology, le fait de prévoir en amont l’heure à laquelle vous aller réaliser vos tâches rend efficace. Il s’agit d’une preuve supplémentaire montrant l’importance du planning.

Une fois que vous avez défini les priorités, vous pouvez planifier la semaine suivante.

 

4. L’importance des itérations

Selon Abert Einstein, « la folie, c’est de faire toujours la même chose et de s’attendre à un résultat différent ». 

Un rituel de planning hebdomadaire permettra d’adapter vos calendriers hebdomadaires suivants. Il est donc essentiel de rechercher un changement perpétuel et d’itérer la liste des choses à faire, de créer un planning en conséquence, avec une valorisation des différents jours de la semaine qui sont plus importants que les autres.

Pour cela, procédez au suivi du temps à l’aide d’outils tels que Trello ou utilisez un tableur. 

Le point hebdomadaire permet d’adapter les tâches à venir. 

Vous pouvez également tenir un journal permettant de déterminer votre rituel de planning hebdomadaire. Votre planning hebdomadaire doit être annoté au fur et à mesure des résultats de la semaine précédente.

Vous pouvez également utiliser une boîte à idées, et y intégrer chaque semaine de nouvelles idées. 

Chaque semaine, il est donc important de dresser des bilans. Établissez votre planning hebdomadaire et mensuel en conséquence des erreurs passées.

 

5. Contrôlez votre planification hebdomadaire

Une fois que vous avez défini votre liste de tâches de la semaine, établi les priorités et réalisé les itérations, refaites un tour d’horizon.  N’ai-je rien oublié ? 

La fonction checklist proposée par Trello est notamment intéressante en termes de gestion de projets.

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6. Les éléments du planning mensuel à ajouter

Certains éléments ne vont figurer que sur votre planning mensuel. Ceci parce qu’ils sont importants, mais non urgents. Ils concernent une mission ponctuelle que vous ne pouvez pas oublier, mais dont vous pouvez vous occuper plus tard.

 

7. La gestion des imprévus dans votre planning hebdomadaire

Il est possible de modifier le planning hebdomadaire au cours de la semaine en cours, car les projets ne sont pas déterminés dans le temps. Il est nécessaire de faire face aux imprévus et éventuelles demandes des clients.

Votre planning n’est donc pas figé et doit prendre en considération de nouveaux « entrants ».

Quelques conseils concernant la gestion des entrants : 

  • Si la gestion de l’imprévu prend moins de deux minutes (David Allen), alors attelez-vous dès maintenant à la tâche.
  • Laissez-vous toujours plusieurs blocs de temps libre sur la semaine (1h, 2h ou 1/2 journée). En effet, en cas d’imprévus, vous pourrez soit les effectuer tout de suite et déplacer votre tâche planifiée sur un bloc vide, soit planifier votre imprévu sur un bloc libre.

 

Agendas, emploi du temps hebdomadaire, autant de calendriers personnalisables du lundi au vendredi… Alors, n’attendez plus ! Imprimez un modèle de planning, un calendrier journalier et/ou un planificateur hebdomadaire. Il existe des milliers de modèles de calendrier ! Utilisez des marqueurs, choisissez la taille de la police de manière pertinente, aidez-vous d’outils magnétiques, d’autocollants… C’est parti !

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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