Organisation de bureau : 20 conseils pratiques pour bien s’organiser

N'hésitez pas à partager cet article :

La productivité d’une entreprise est souvent le résultat d’une bonne « organisation de bureau ». 

Ainsi, un bureau mal organisé peut conduire les collaborateurs à être moins productifs et à perdre du temps. De plus, un environnement désordonné peut entraîner une diminution de l’énergie et de la concentration des employés. 

Aussi, on peut constater une baisse potentielle de l’esprit d’équipe, de la créativité et de l’innovation. Voici donc 21 conseils d’organisation de bureau en entreprise. Garder votre espace de travail agréable et organisé peut vous permettre de faire la différence et de gagner en efficacité et en productivité.

Organisation de bureau : 20 conseils pratiques pour bien s’organiser

 

1. Organisation de bureau : le mobilier adapté 

Une meilleure organisation du bureau améliore la qualité de travail. Ainsi, que le bureau soit installé au sein d’une entreprise ou à domicile, vous devez considérer la disposition des mobiliers ainsi que leur praticité. Il s’agit d’organiser l’espace en amont et de choisir minutieusement l’installation des bureaux et autres meubles de bureau qui conviennent à l’environnement de travail.

Tiroir, porte-documents, compartiments, meubles à roulettes, pots à crayons, armoire pratique, etc. Investissez dans le mobilier de bureau afin de maximiser votre organisation.

 

2. Les accessoires de bureau

L’organisation de bureau doit également comprendre le mobilier et ses accessoires de bureau afin de le rendre agréable. Les touches personnelles permettront à votre espace de travail d’être à votre image, où vous vous sentez bien et pouvez vous épanouir, mais aussi et surtout, être plus productif.

 

3. Les fauteuils ergonomiques 

Investissez dans un bon fauteuil de bureau, car vous allez passer du temps (beaucoup de temps) assis à votre bureau. À l’instar du matelas dans la chambre à coucher, le fauteuil de bureau et l’investissement par excellence à privilégier !

 

4. Organisation de bureau : l’optimisation de l’espace

Vous pouvez organiser le bureau de telle manière que les objets inutilisés ne gênent pas le travail quotidien de vos collaborateurs en raison de l’espace important qu’ils prennent.

 

5. Les effets personnels de vos collaborateurs

Vous pouvez vous aider de boîtes ou casiers pour permettre à vos collaborateurs de ranger leurs effets personnels.

 

6. Manteaux, pulls, chapeaux, casquettes, bonnets…

Il est possible d’installer des vestiaires à l’entrée afin de vous aider à rendre l’espace plus agréable. Vous avez la possibilité d’installer des crochets pour ranger les vestes ou les sacs de sport.

 

7. Organisation de bureau : le positionnement des postes de travail 

En divisant les zones de travail par service et en gardant les collaborateurs impliqués dans le même projet à proximité des uns des autres, vous éviterez une perte de temps inutile. 

Assurez-vous que chaque étagère de travail soit équipée d’un classeur correspondant aux besoins des collaborateurs à proximité. Il s’agit d’un aspect logistique qui n’implique aucune dépense et permet d’encourager une bonne organisation du travail au sein d’un bureau. N’oubliez pas de leur attribuer une poubelle à proximité.

 

8. Encouragez vos collaborateurs à garder un bureau propre et bien rangé

Assurez-vous que tout le mobilier de bureau soit nettoyé en fin de journée. Par exemple, vous pouvez encourager vos collaborateurs à prendre soin de leur espace de travail respectif en prenant 2 minutes pour le ranger tous les soirs. Ainsi, vous contribuerez à améliorer l’image de votre entreprise auprès des collaborateurs, des nouveaux arrivants (marque entreprise) et des clients de passage.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :  Le diagramme d’Ishikawa : mieux comprendre la démarche

 

9. L’importance des équipements

Comment demander à ses collaborateurs d’être plus productifs dès lors que leurs équipements sont défectueux ? Qu’il s’agisse de l’ordinateur de bureau ou de l’ordinateur portable dont les mises à jour ne sont pas réalisées, de l’imprimante défectueuse ou d’autres outils chronophages, les salariés doivent évoluer dans un environnement de travail propice à leur productivité. N’hésitez pas à renouveler votre matériel informatique, car cela vous permettra d’optimiser à terme l’efficacité de vos collaborateurs.

 

10. Organisation de bureau : les fournitures de bureau

Le matériel et les outils adéquats pour maintenir sa productivité au bureau sont essentiels. Si vous souhaitez garder le bureau en ordre et améliorer l’organisation du travail, vous ne pouvez pas passer à côté du matériel spécialement conçu pour les bureaux d’entreprise. 

Pour les fournitures de bureau comme les crayons, les cahiers, les gommes, les trombones, les agrafes, les stylos, les marqueurs… Vous pouvez dédier un espace adapté. Il peut s’agir d’un meuble ou d’une remise. Dans tous les cas, cet espace doit être accessible à tous, car nous avons régulièrement besoin de crayons et autres fournitures de bureau. Elles doivent donc se trouver à portée de main.

Les machines à étiqueter peuvent également s’avérer utiles. Les machines à étiqueter peuvent s’avérer indispensables dès lors que vos piles de documents deviennent un cauchemar. Vous pouvez tout étiqueter, des documents situés sur étagères jusqu’aux classeurs.

 

11. Garder les câbles rassemblés et à portée de main

Le poste de travail est souvent encombré par de nombreux câbles de votre ordinateur ou autres outils. Pensez à les rassembler dans une boîte pour ceux que vous n’utilisez pas. Pour les câbles utilisés, vous pouvez vous servir de différents types d’attaches ou de rigoles pour ne pas entacher la qualité visuelle des locaux.

 

12. Les marqueurs colorés et les tableaux de bord

L’entreprise au sein de laquelle vous évoluez est sans doute en train de mener à bien différents projets et ces derniers doivent être organisés d’une certaine manière. Installer des tableaux de bord et des marqueurs dans les salles de réunion permettra de favoriser la créativité et la conception de projet.

 

13. Organisation de bureau et archivage

La bureautique peut s’avérer essentielle dans l’archivage. Mais certaines entreprises doivent répondre à des conditions de confidentialité. C’est donc là qu’intervient l’importance de l’archivage. Idéalement, stockez les archives dans un endroit séparé, comme une remise. Si vous ne disposez pas de la place suffisante, vous pouvez acheter des meubles aux portes coulissantes. Vous les laisserez fermées la plupart du temps.

 

14. La machine à café

Difficile de travailler huit heures consécutives et de maintenir un niveau de concentration et de productivité élevé. Il est donc nécessaire de créer un environnement agréable et de proposer une salle de repos à vos collaborateurs. Installez une machine à café et laissez-les récupérer de temps en temps de leurs longues heures de labeur.

 

15. Chaque chose à sa place 

Comme pour l’organisation personnelle, l’organisation de bureau doit s’imprégner du principe suivant : « Une place pour tout et chaque chose à sa place ». Pour cela, n’oubliez pas d’impliquer les éventuelles parties prenantes qui s’approprient de temps en temps votre bureau.

 

16. Organisation de bureau : les agendas et les priorités  

Vous pouvez indiquer la liste de choses à faire sur un bloc-notes qui se trouve toujours au même endroit sur votre bureau. Cela vous permettra d’améliorer l’organisation de votre bureau. Complétez-le avec un agenda pour y noter tous vos rendez-vous.

 

17. Scanners, imprimante multifonction et imprimantes sans fil 

Scanners et imprimantes peuvent permettre de maximiser la productivité de vos collaborateurs et peuvent faire l’objet d’un investissement de votre part, et ce, afin d’améliorer votre organisation de bureau.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :  Mesure de la performance : les étapes pour construire les indicateurs

Aussi, les imprimantes qu’elles soient sans fil ou multifonction, peuvent conduire les collaborateurs à s’isoler pour lire des documents volumineux qu’ils ont imprimés et dont il est difficile d’appréhender la complexité sur un écran d’ordinateur.

 

18. Le cloud et le partage des documents « en direct »

L’utilisation des outils appartenant aux nouvelles technologies peut s’avérer bénéfique et favoriser l’organisation de bureau. 

Il ne suffit pas d’avoir des dossiers suspendus et du matériel de bureau performant dans un environnement de travail agréable. Les outils de travail sont également nécessaires à une bonne organisation de bureau. Le partage de documents dans le cloud est par exemple utile pour rédiger un compte-rendu de réunion avec plusieurs personnes en même temps.

Nul besoin de se rencontrer, d’imprimer une version pour la modifier, ni d’aménager un espace pour se concilier. Pratiques, de tels outils favorisent donc l’organisation de bureau en général.

 

19. Organisation de bureau : proposez un smartphone à vos collaborateurs

Le fait de prêter un téléphone de fonction à vos collaborateurs les encouragera à être plus disponibles. Le téléphone permet de bénéficier d’internet de consulter ses mails à distance et cela peut s’avérer très pratique pour permettre à certains collaborateurs de télétravailler et de libérer les locaux l’espace d’un après-midi.

 

20. L’importance de l’organisation en télétravail

Chez soi, l’espace est généralement limité. Les enfants sont des sources de distractions à part entière et il devient difficile de rester concentré sur les missions qui nous sont assignées. Il est donc d’autant plus important de s’organiser lorsqu’on travaille depuis son domicile.

Il est nécessaire de dédier un espace pour le travail, et de bien séparer cet espace des autres espaces de vie de votre logement. Cela est d’autant plus essentiel que la séparation entre vie personnelle et vie professionnelle lorsqu’on travaille à domicile est difficile à établir.

Comme nous l’avons souligné concernant les bureaux situés en entreprise, il est nécessaire de prendre 2 minutes à la fin de sa journée pour remettre de l’ordre sur son bureau et nettoyer son espace de travail. 

Psychologiquement, cela vous aidera à démarrer de bon pied dès le lendemain.

 

En conclusion sur l’organisation de bureau

L’aménagement de bureau est essentiel, qu’il s’agisse du coin bureau de votre domicile ou du bureau en bois de votre open-space. Celui-ci doit être ergonomique et donc pratique, être décoré d’une boîte de rangement et de revues adaptées à votre activité, de caissons pour vos effets personnels et de petites fournitures pratiques comme des porte-revues, des feutres, des rubans adhésifs, une gomme, des surligneurs… Mais aussi un tableau mural avec votre agenda en tant qu’organisateur de bureau et permettant d’afficher des notes repositionnables. 

Peut-être qu’il ne s’agit que d’un caisson de bureau (chaque chose à sa place), d’articles de papeterie (carnets de notes) ou d’une simple lampe de bureau (importance des luminaires), mais de tels articles permettent de travailler dans de meilleures conditions et de développer votre productivité au quotidien.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


N'hésitez pas à partager cet article :

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

%d blogueurs aiment cette page :