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Les réunions font partie du quotidien d’une entreprise. Il est donc impossible de passer à côté. Et qui dit réunion, dit compte rendu de réunion ! C’est sur ce dernier point que nous allons nous attarder. 

La fin de la réunion ne sonne pas la fin du travail. Vous ressortez la tête pleine d’idées et d’informations qu’il va falloir retenir, formaliser et mettre en application. Pour éviter des séances de discussions inefficaces, qui n’aboutissent à aucun résultat concret, il faut pouvoir s’appuyer sur le compte rendu. En véritable outil de communication, il sera ensuite transmis aux personnes concernées.

Si sa mise en place et son utilisation vous paraissent vagues, voici nos meilleurs conseils pour rédiger un compte rendu de réunion efficace. Quelles sont les étapes de rédaction ? Quelles informations doit-on intégrer dans le rapport ? Qui se charge de l’écrire ? 

Voici les réponses à toutes ces questions afin que le compte rendu de réunion n’ait plus aucun secret pour vous. 

 

Qu’est-ce qu’un compte rendu de réunion ?

Un compte rendu de réunion est un document sur lequel on inscrit les informations issues des échanges survenus en réunion. Il doit être neutre et factuel, contrairement au carnet de notes qui peut contenir des avis personnels. 

Le compte rendu permet de conserver une trace écrite et de structurer les idées pour pouvoir mieux les communiquer. 

 

Qui rédige et signe le rapport ?

La personne en charge de sa rédaction dépend du type de réunion : formelle ou informelle.

Dans le cadre de réunions formelles comme les réunions de comité d’entreprise (CE) ou de comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), c’est le secrétaire qui se charge d’écrire le compte rendu. 

Pour les réunions informelles comme les réunions de service, les réunions annuelles ou le brainstorming, le choix du rédacteur est libre et se fait en fonction des compétences de chacun.

Lors de réunions formelles, c’est le secrétaire ou le président de séance qui a pour responsabilité de signer le compte rendu. Dans les autres cas, le choix d’apposer une signature est libre. Généralement, ce sont les participants de la réunion qui signent le document en guise de certification.

 

Quand rédiger et communiquer le compte rendu ?

Il est important d’avoir les idées en tête pour pouvoir les formuler efficacement. Pour cela, rédigez le rapport immédiatement après la réunion. Ensuite, vous pouvez le transmettre aux personnes concernées : supérieurs et participants, dans un délai de 24 à 48 heures maximum après l’échange.

 

Exemple de compte rendu de réunion

Pensez à définir le modèle de compte rendu en amont de la réunion afin de faciliter le travail de rédaction. Cette trame comporte des éléments essentiels comme :

• la page de garde : titre du document, date, lieu et objectif de la réunion, ordre du jour, noms des personnes présentes et des personnes absentes ;
• le développement des sujets abordés : présentation des idées, synthèse des discussions et des questions posées, rapport des décisions prises et des actions à mener (par qui, quand et comment) ;
• les appréciations générales du déroulement de la séance : atteinte ou non de l’objectif de la réunion, présentation des difficultés rencontrées et des axes d’amélioration à prévoir ;
• la programmation de la prochaine réunion : date, lieu et ordre du jour s’il est connu.

Sachez que le support du compte rendu de la séance peut être papier ou numérique. Il doit être clair et structuré. Selon son objectif, il sera plus ou moins synthétique.

 

Comment faire un compte rendu de réunion ?

 

1. La prise de notes

Cette première étape permet de poser les bases du travail et se déroule pendant la réunion. Il existe 2 façons différentes de prendre des notes.

1/ Utiliser un dictaphone : il s’agit d’enregistrer les échanges et les résultats obtenus. Il est possible de donner des précisions orales comme le nom de l’intervenant et le sens des termes employés.

2/ Retranscrire les échanges au fur et à mesure de la réunion : pour cela l’utilisation d’un ordinateur avec un logiciel de traitement de texte (Word ou Google Docs par exemple) permet de gagner du temps.

Dans un premier temps, je vous conseille de préparer la prise de note quelques jours avant la réunion en vous renseignant sur les thèmes abordés (lecture des documents supports, échange avec les participants, etc.).

Ensuite, ne notez jamais une information sans l’avoir comprise, car elle sera inexploitable par la suite. N’hésitez pas à poser des questions si vous avez besoin de clarifier un sujet.

De plus, pensez à synthétiser les informations pour qu’elles soient plus digestes et éliminez les éléments superflus. Il ne doit rester que les notes les plus pertinentes en bout de course.

Enfin, pour gagner en efficacité, évitez de détailler les informations que vous connaissez (vous le ferez plus tard) et utilisez vos propres mots ainsi que des abréviations. 

 

2. La rédaction

Cette étape correspond à la transcription de notes et se déroule après la réunion.

Elle doit répondre aux attentes des responsables et des participants. En effet, s’ils désirent un rapport exhaustif, il faudra reprendre l’intégralité de ce qui a été dit (sauf les passages redondants). À l’inverse, s’ils souhaitent une version synthétique des échanges, il faudra trier et organiser les informations pour ne garder que les grandes lignes. 

Lors de la rédaction d’un compte rendu de réunion, utilisez de préférence le style direct. Retirez les abréviations qui seront difficilement comprises par d’autres et évitez les formules vagues. De plus, n’hésitez pas à insérer un sommaire au début du rapport afin d’avoir un accès rapide aux informations souhaitées. Enfin, n’oubliez pas de structurer vos écrits avec des titres, des paragraphes, des listes à puces, etc.

Gardez toujours en tête que vos écrits seront probablement réutilisés par la suite et de nombreuses personnes seront amenées à les consulter. Ils doivent donc être simples à comprendre et clairs.

 

3. La relecture

Il s’agit de la dernière étape de l’élaboration d’un compte rendu de réunion et il ne faut pas la négliger. En effet, un bon compte rendu ne doit présenter aucune « coquille » comme des fautes de frappe ou des fautes d’orthographe.

Pour cela, il est recommandé de procéder à 2 relectures distinctes.

La première est faite par les rédacteurs eux-mêmes, plusieurs heures après la rédaction. Elle se fait à tête reposée afin de mieux détecter les incohérences, les répétitions, etc.

La seconde est réalisée par des tiers. Il peut s’agir d’un des participants ou d’une personne extérieure. Dans le premier cas, le participant pourra apporter des précisions à vos écrits. Dans le deuxième cas, la personne sera neutre et donc plus objective quant à la difficulté ou non de compréhension. 

 

Pourquoi le rapport de réunion est-il important ?

N’importe quelle réunion s’organise dans le but d’avoir un impact sur l’activité de l’entreprise. Il peut s’agir de faire naître de nouvelles idées, de gérer un conflit, d’organiser un événement ou de suivre un projet. Dans tous les cas, il est primordial de rendre compte de ce qui se dit pendant la réunion pour ne rien oublier.

En effet, les comptes rendus de réunions servent à :

• résumer les échanges et dégager des solutions concrètes aux problèmes rapportés ;
• garder une trace écrite des décisions actées ;
• formaliser les votes s’il y en a ;
• établir un suivi détaillé de l’avancée des projets, des améliorations à apporter et des actions à mener ; 
• informer les destinataires de façon claire ;
• prévoir les futures réunions en servant de support.

Aussi, en plus de servir à tous les participants dans l’avancement de leur travail, le rapport de la réunion est un excellent outil de communication interne. En effet, l’ensemble des salariés peut accéder à certains comptes rendus pour une meilleure prise de connaissance des décisions de l’entreprise. Ils sont ainsi mieux impliqués dans la stratégie globale de l’organisation, ce qui est toujours perçu de façon positive !

De plus, le fait de sauvegarder des notes écrites permet de conserver l’information malgré d’éventuels va-et-vient au niveau du personnel. Ces notes retracent l’historique des projets et des décisions prises. Ainsi, les nouveaux arrivants comprennent plus facilement l’organisation et le contexte de l’entreprise.

 

Vous l’aurez compris, le compte rendu de réunion devient un élément indispensable dans le bon fonctionnement d’une organisation. Même si sa rédaction demande de la rigueur et de la méthodologie, les bienfaits sont nettement plus importants. En plus d’être un véritable support pour la mémoire, il permet à chacun d’optimiser son travail et donc renforce l’efficacité globale de l’entreprise.

Ceci explique aussi pourquoi il existe de plus en plus d’entreprises spécialisées dans la rédaction de comptes rendus.